自考管理中電子檔案的實際應用分析

邱金學

摘 要：自學考試，在我國高等教育中占據(jù)著重要地位，日漸形成社會化和規(guī)?；慕逃?。對自學考試檔案的管理，是高等教育檔案管理的重要內容。傳統(tǒng)的紙質檔案管理效率極低，耗費巨大的人力物力，且難以取得良好的檔案管理效果。因此，亟須加強電子檔案在自考管理中的實際應用。本文簡述了自考電子檔案的特點，淺析了電子檔案在自考管理中實際應用的意義，探討了自考管理中電子檔案實際應用中的制度和技術要求，以期為我國自考管理中電子檔案的實際應用提供借鑒。

關鍵詞：自考管理；電子檔案；實際應用

自考檔案，即自學考試考生的考籍檔案，包括了自考生從報名到考試到畢業(yè)全過程的各種記錄資料，諸如考試報名登記表、考試試卷、考試成績、在校違紀情況等。自考電子檔案，是將紙質檔案的信息，通過各種技術手段，諸如鍵盤輸入、數(shù)碼照相等實現(xiàn)對計算機的錄入，并存儲在硬盤等存儲介質中，以代替?zhèn)鹘y(tǒng)落后的紙質檔案。電子檔案管理具有極其高效的特點，對檔案的查詢方便快捷，能實現(xiàn)良好的長期儲存。由于電子檔案的諸多優(yōu)勢，在自考管理中得到了日益廣泛的應用。

1 自考電子檔案的特點

1.1 具有較多的種類

自考電子檔案的內容包括了自考生報名、考試直至畢業(yè)全過程的各種記錄資料，具有較多的種類。其中，最主要的是對考生基本資料的存儲檔案、考生的考務檔案以及考生的考籍檔案。根據(jù)自考電子檔案訪問性質的不同，可以將電子檔案分為兩類，一類是以硬盤為代表的在線檔案，一類是以CD-ROM為代表的離線檔案[1]。

1.2 具有龐大的數(shù)量

隨著我國高等教育的發(fā)展，自學考試日漸規(guī)?；?，各種自考項目急劇增多，自考生的規(guī)模與日俱增。加上各種證書類考試層出不窮，自考的學制限制也日益消失，自考電子檔案的數(shù)量急劇增多。當前，自考電子檔案已經(jīng)具有極其龐大的數(shù)量，占據(jù)了較大的存儲容量。

1.3 具有復雜的管理軟件程序

自考電子檔案的建立管理，依托于大型的數(shù)據(jù)庫技術。在自考電子檔案管理中，除了較簡單的辦公類軟件之外，大多是具有復雜的管理軟件程序的管理系統(tǒng)。自學考試的組織工作包含了諸多環(huán)節(jié)，諸如考生報名、考場安排、考卷命題、考卷評分等。針對自學考試組織工作中的每一個環(huán)節(jié)，都需要對管理程序進行開發(fā)。同時，還需要確保各環(huán)節(jié)的管理程序實現(xiàn)彼此銜接，以實現(xiàn)對整個流程的管理。這就導致了管理程序具有極大的容量，需要采用具有復雜程序的管理軟件，諸如SQL server數(shù)據(jù)庫軟件等[2]。

1.4 具有較強的保密性

自考電子檔案涉及自考命題等諸多絕密性的檔案材料，對于這些絕密材料，必須通過專用的設備進行管理，確保絕密材料的安全性和保密性。因此，自考電子檔案具有較強的保密性。

1.5 具有較大的查詢量

自考生在自學考試之后，需要對其考試成績進行查詢，同時各種成績證明、成績檔案遺失證明、考試證書驗證等極為頻繁，這就導致了對自考電子檔案的頻繁調閱。因此，自考電子檔案具有較大的查詢量。

2 自考電子檔案的意義

2.1 有利于提高高校管理水平

高校通常設置有專門管理自考檔案的部門，與學校的行政管理部門、財務管理部門進行配套。傳統(tǒng)紙質檔案管理效率較低，且耗費巨大的人力、財力、物力、造成了高校自考檔案管理的缺陷。高校自考檔案管理部門的缺陷會對高校其他部門的工作效率造成嚴重的不良影響[3]。因此，推動自考電子檔案代替?zhèn)鹘y(tǒng)紙質檔案，有利于節(jié)省自考檔案管理的成本，提高對自考檔案管理的效率，有利于提高高校的管理水平。

2.2 有利于提高檔案管理效率

傳統(tǒng)自考檔案采用紙質檔案，因此檔案管理大多需要繁重的手工操作，耗費較多的勞動力資源，管理效率極其低下，且容易產(chǎn)生各種錯誤。高校為節(jié)省檔案管理成本，通常安排業(yè)余人員對自考檔案進行管理，業(yè)余人員缺乏對信息技術的了解和掌握，嚴重加劇了檔案管理的低效率。另外，傳統(tǒng)的紙質檔案管理，不利于對檔案信息和數(shù)據(jù)進行便捷的調閱，且檔案管理自身無法提供準確的檔案信息和數(shù)據(jù)。自考電子檔案以先進的計算機技術和信息技術為支持，能實現(xiàn)對檔案信息和數(shù)據(jù)的快速查閱，能提供準確的檔案信息，有利于提高檔案管理效率[4]。另外，自考電子檔案能實現(xiàn)對證書真?zhèn)蔚臏蚀_驗證，抵制假證之風，還能為考生提供便捷的信息服務。

3 自考管理中電子檔案的實際應用分析

3.1 電子檔案實際應用中的制度要求

明確管理職責。自考電子檔案的管理人員要明確管理職責，確保電子檔案制作的準確無誤。對于自考電子檔案的非管理人員，只允許使用只讀權限對自考電子檔案進行調閱。這樣有利于防止非管理人員的操作失誤，杜絕有意刪改的行為，實現(xiàn)對電子檔案信息真實性的有效保障。（2）進行及時歸檔。在自學考試項目結束之后，應對自考生考試庫進行全面細致的檢查，確保其真實完整可靠。當對各類信息確認無誤之后，要對之進行及時歸檔，并進行備份，防止信息的損失變動。對重要信息的更改，必須對相關審批手續(xù)進行嚴格履行。（3）加強嚴密保管。對于已經(jīng)歸檔的自考電子檔案，其存儲介質應具備只讀權限。對自考電子檔案的安全有效，要進行定期的檢查，及時發(fā)現(xiàn)并采取有效措施維護載體損傷以及信息損傷，可采用修復手段或者拷貝技術。對于自考電子檔案的入庫載體，禁止外借，只允許對其信息進行拷貝。（4）建立記錄系統(tǒng)。自考電子檔案形成之后，會受多種因素的影響，轉換其載體和格式，并改變其信息內容。因此，要建立記錄系統(tǒng)，對信息存在形式的改變進行詳細的記錄，為信息的真實性提供有效保障。（5）實施分級管理。由省級考試機構對自考電子檔案進行統(tǒng)一領導，由省、市、縣考試機構進行三級保管。在各級管理部門和管理人員之間，要對自考電子檔案進行獨立備份，以避免自考電子檔案的更改和損壞[5]。

3.2 電子檔案實際應用中的技術要求

確保自考電子檔案的信息安全，必須做到以下幾個方面：（1）確保自考電子檔案的訪問安全。通過加密技術和身份驗證技術加強對訪問者的控制。通過對加密技術的使用，實現(xiàn)對在線自考電子檔案內容非公開性的有效保障。通過對身份驗證技術的使用，實現(xiàn)對在線電子檔案信息訪問和數(shù)據(jù)訪問的限制。系統(tǒng)會對合法訪問用戶設置“密碼”，對于超級用戶，系統(tǒng)會對兩人進行密碼分置。（2）確保電子檔案機器設備安全。主要通過熱備份技術和鏡像技術，防止機器設備損壞造成的信息丟失[6]。（3）對于離線電子檔案的安全保護，主要通過防寫技術。通過只讀介質對電子檔案進行保存，通過只讀介質的不可逆性，防止用戶對電子檔案信息的更改，實現(xiàn)對電子檔案信息真實性和原始性的有效保障。

4 結語

綜上所述，自考電子檔案具有較多的種類和龐大的數(shù)量，具有復雜的管理軟件管理程序和較大的查詢量，同時保密性極強。電子檔案在自考管理中的實際應用，有利于提高高校的管理水平，有利于提高檔案管理效率，有利于提高信息服務水平。自考管理中電子檔案的實際應用具有制度和技術兩方面的要求，從制度上，要明確管理職責、進行及時歸檔、加強嚴密保護、建立記錄系統(tǒng)、實施分級管理；從技術上，要進行加密和身份驗證。

參考文獻

[1]金高揚.電子檔案在自考管理中的應用[J].浙江檔案，2003（10）：20-20.

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[3]陳漢華.關于使用高清攝像頭進行自學考試電子檔案采集的研究[J].中國考試，2012（4）：39-42.

[4]曾敏.淺談自學考試考籍檔案的電子化管理[J].黃岡師范學院學報，2008，28（4）：157-158.

[5]張夢源.自學考試考籍檔案的電子化管理探析[J].商情，2013（33）：257-257.

[6]江平.談自學考試電子檔案的建設[J].陜西教育：高教，2009（3）：120-120.