關(guān)于現(xiàn)代檔案整理理念與技術(shù)的探討

王海英

摘 要：在檔案形成的過程中，對其進(jìn)行必要的整理可以更好地使用檔案，其對檔案本身也是十分重要的。在現(xiàn)代檔案整理中也存在許多的管理技術(shù)，面對不同的管理技術(shù)結(jié)合現(xiàn)代檔案整理理念進(jìn)行必要的分析，不僅可以解決一些在整理過程中可能存在的問題，而且還可以促進(jìn)檔案整理技術(shù)的進(jìn)步與發(fā)展，優(yōu)化檔案形成的過程，并進(jìn)一步可以更好的保護(hù)檔案。本文以關(guān)于現(xiàn)代檔案整理理念與技術(shù)的探討為題，展開了一系列的探討與分析。

關(guān)鍵詞：檔案整理；理念；技術(shù)

進(jìn)入二十一世紀(jì)信息時(shí)代以來，在全世界范圍內(nèi)，雖然傳統(tǒng)檔案實(shí)體整理技術(shù)已經(jīng)相當(dāng)?shù)某墒炝?，但是面對電子文件的出現(xiàn)，其也遇到了許多無法克服的困難，絕大多數(shù)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案整理理論與方法，早已無法滿足我國各行業(yè)飛速發(fā)展以及各部門正常工作的需求?，F(xiàn)階段，檔案整理技術(shù)已經(jīng)進(jìn)入了一個(gè)較為多樣化以及最為活躍的變革時(shí)代；檔案整理作為檔案管理工作的一個(gè)核心環(huán)節(jié)，其工作水平的高低將直接影響其他檔案管理工作的質(zhì)量與效率。

1 現(xiàn)代檔案整理理念的認(rèn)識

做好檔案整理工作，首先要理解以及全面認(rèn)識檔案整理工作的具體內(nèi)容與性質(zhì)，可以準(zhǔn)確地確定檔案里包括哪些資料，在整理過程中，哪些資料是需要整理歸檔的，哪些資料是缺少的。因此，檔案整理人員的數(shù)量與質(zhì)量就顯得尤為的重要了。若在某些專業(yè)的檔案整理人員，其數(shù)量與質(zhì)量無法保證的話，或者是其檔案整理人員的專業(yè)素質(zhì)無法保證的話，則將很難確保其檔案整理工作可以高質(zhì)量以及高效的完成。

其次還要規(guī)范檔案整理工作，完善其檔案整理制度，基于傳統(tǒng)的檔案整理方法，選擇合適的檔案整理方法，努力形成一個(gè)較為規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、科學(xué)的檔案整理操作手冊。端正檔案整理工作態(tài)度，提高檔案整理意識，將檔案整理工作依章程進(jìn)行，杜絕出現(xiàn)隨意性的情況發(fā)生。再有效地結(jié)合計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)以及數(shù)字技術(shù)，合理搭配人員，接收一些新技術(shù)，努力使檔案整理更加的規(guī)范、科學(xué)、合理。

通常情況下，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案整理工作主要是通過某些固化的文件排序，去維護(hù)其檔案文件之間的相互關(guān)系的，利用文件等一些實(shí)體性的排列方式，將各檔案文件之間的某種歷史聯(lián)系進(jìn)行反映。而現(xiàn)如今，隨著在檔案整理工作中應(yīng)用與發(fā)展計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，對全新的電子檔案整理工作，相關(guān)的檔案整理人員認(rèn)識有了較為新的突破，其已不能僅僅是通過物理方法的排序?qū)㈦娮訖n案文件進(jìn)行排序，從而進(jìn)一步地反映出電子檔案文件之間的某些歷史聯(lián)系，所謂的物化檔案整理方法，現(xiàn)如今已無法派上用場。由于，在計(jì)算機(jī)中，電子檔案文件的存儲是依據(jù)其計(jì)算機(jī)本身的邏輯算法所決定的，無論相關(guān)工作人員后期對電子檔案文件采用何種檢索方法重新排序，都不會(huì)改變其電子檔案文件的原始存儲位置。所以便衍生了一些例如利用一些符號，虛擬排序某些電子檔案文件的整理技術(shù)，將電子檔案文件之間的某些相互關(guān)系，通過邏輯去記錄。

2 現(xiàn)代檔案整理工作的現(xiàn)狀

（一）檔案整理缺乏合適的方法

現(xiàn)如今，由于絕大多數(shù)的檔案整理工作者缺乏科學(xué)、正確的整理方法，這便會(huì)導(dǎo)致其嚴(yán)重質(zhì)疑檔案整理工作的重要性?，F(xiàn)階段存在一大部分的企業(yè)，他們的檔案整理方法仍然是按照之前的老辦法、老思想而進(jìn)行整理的，依然沿襲著傳統(tǒng)的整理辦法。導(dǎo)致了其檔案整理工作出現(xiàn)了較為落后的情景，根本無法跟上現(xiàn)代社會(huì)信息發(fā)展的步伐。傳統(tǒng)的檔案整理工作缺少數(shù)字化、信息化的管理，缺少高效的專業(yè)整理知識與辦法。另外，絕大多數(shù)企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為，檔案整理不需要進(jìn)行專門管理，就是一般的工作，往往只會(huì)安排一兩個(gè)人進(jìn)行相關(guān)的看管。

（二）檔案整理意識薄弱

在絕大多數(shù)的企業(yè)與政府部門中，檔案整理工作往往是所有日常工作的一個(gè)最后環(huán)節(jié)，是最不受重視、也最不起眼的工作，這便造成了檔案整理工作成績不好，工作不被人們重視的現(xiàn)象。在企業(yè)里有相當(dāng)數(shù)量的員工以為檔案整理工作只是單一的體力勞動(dòng)，沒有什么技術(shù)含量，根本也不休投入過多的物力、人力進(jìn)行相關(guān)的管理；甚至還有一些人，他們以為檔案整理工作意義不大，存有一定的抵觸心理，認(rèn)為這個(gè)工作僅僅是勞民傷財(cái)，這些不科學(xué)的認(rèn)知，導(dǎo)致了相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)并沒有充分認(rèn)識到檔案整理的重要性，使得檔案整理工作的推進(jìn)更加困難。

3 現(xiàn)代檔案整理技術(shù)的探析

（一）元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)

元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)是一種較為科學(xué)、先進(jìn)的檔案數(shù)據(jù)整理技術(shù)，在檔案整理發(fā)展的過程中，其提出的時(shí)機(jī)是在電子檔案出現(xiàn)后，其理論基礎(chǔ)與前提是生命周期理論，其是西方檔案界針對檔案整理技術(shù)所作出的一個(gè)重大地進(jìn)步與突破，其實(shí)踐的基礎(chǔ)與前提是文檔是一體化。

最初文件生命周期理論是依賴于剛剛出現(xiàn)的文件中心理論發(fā)展而來的。在當(dāng)時(shí)文件中心理論可以將文件管理與檔案管理看成一個(gè)互相統(tǒng)一的文件系統(tǒng)，是一種較為新型的文件保管機(jī)構(gòu)；其還可以將相互間銜接與連續(xù)的工作程序，通過某種相同的工作制度與工作方法進(jìn)行控制。

利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，元數(shù)據(jù)檔案整理可以成功地將電子文件轉(zhuǎn)化為電子檔案，在現(xiàn)代的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，在西方檔案界已經(jīng)成為進(jìn)行電子文件整理的一個(gè)關(guān)鍵技術(shù)。由于元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)的核心是檔案元數(shù)據(jù)集，具備某些特殊的實(shí)踐背景與實(shí)踐條件，就現(xiàn)階段我國的科技發(fā)展水平與檔案管理事業(yè)的發(fā)展?fàn)顩r來看，在短時(shí)間內(nèi)無法對我國的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)一、完整的管理，并不是我國檔案管理的一項(xiàng)主要技術(shù)。

（二）非元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)

由上文可知，由于元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)具有一定的特殊條件與特殊背景，因此很難在較短的時(shí)間內(nèi)，成為我國現(xiàn)代檔案整理的一項(xiàng)主流技術(shù)，非數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)便應(yīng)運(yùn)而生。非元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)與元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)都屬于現(xiàn)代檔案整理技術(shù)。

非元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)包括了雙套制的檔案整理技術(shù)、不同載體的混合檔案整理技術(shù)、傳統(tǒng)的實(shí)體檔案整理技術(shù)以及以件為單位的檔案整理技術(shù)。在很大程度上，非元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)是對我國傳統(tǒng)檔案整理方法與技術(shù)的延續(xù)，其不需要以來元數(shù)據(jù)集，可以完全脫離網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，不需要實(shí)現(xiàn)文檔的一體化，與我國的檔案管理理論與實(shí)踐具有較好的匹配性與統(tǒng)一性，可以為我國重新認(rèn)識電子文件、電子檔案以及整理電子文件提供了一個(gè)嶄新的角度。在利用非元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)進(jìn)行檔案整理的時(shí)，其主要是將檔案歷史聯(lián)系整理與檔案實(shí)體整理進(jìn)行了有效的分離，在我國現(xiàn)代數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)中，具有十分重要的位置。

在非元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)發(fā)展的過程中，其不僅在整理原則方面取得了較大的發(fā)展，而且還對檔案歷史聯(lián)系實(shí)現(xiàn)了多元化。但在其發(fā)展過程中，仍然存在著某些無法避免的問題。面對這些問題，只有進(jìn)行更為透徹、更為清晰地分析，才可以形成檔案信息，實(shí)現(xiàn)檔案整理技術(shù)的發(fā)展，更好地促進(jìn)非元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)的發(fā)展，確保人們可以對其檔案進(jìn)行更好的綜合利用。

4 結(jié)語

綜上所述，隨著經(jīng)濟(jì)與社會(huì)的不斷發(fā)展，在檔案整理工作應(yīng)用了互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與計(jì)算機(jī)技術(shù)，使得檔案整理工作逐步走上了數(shù)字化、信息化以及現(xiàn)代化的道路。在社會(huì)各行業(yè)以及政府機(jī)關(guān)內(nèi)部應(yīng)用電子檔案進(jìn)行檔案整理工作，不僅可以為其提供更為優(yōu)質(zhì)的檔案信息資源，而且還進(jìn)一步推動(dòng)了我國檔案整理工作向著信息化與現(xiàn)代化的方向發(fā)展。

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