民辦高校畢業(yè)生檔案就業(yè)服務功能探究

鄭艷+張玲玲

摘 要：本文就民辦高校畢業(yè)生檔案就業(yè)服務功能探究為主題，通過分析民辦高校畢業(yè)生的檔案管理現(xiàn)狀，突出民辦高校畢業(yè)生和公辦高校相比具有更大的就業(yè)壓力，而且形勢更復雜、更難處理。積極強調(diào)民辦畢業(yè)生檔案就業(yè)服務作用，深入民辦高校畢業(yè)生檔案就業(yè)服務功能的策略研究，以期望促進我國民辦高校畢業(yè)生檔案管理工作的更好開展，增強畢業(yè)生檔案的就業(yè)服務功能。

關鍵詞：民辦；高校畢業(yè)生；檔案管理；策略

基金項目：本文是四川外國語大學重慶南方翻譯學院2016年院級科研項目“基于就業(yè)視角下民辦高校畢業(yè)生檔案管理創(chuàng)新研究”（項目編號：KY2016007）階段性成果。

民辦高校和公辦高校是我國普通高校的兩種主要形式，是我國教育部承認的兩種辦學形式，也是社會主義接班人的主要培養(yǎng)機構(gòu)，雖然兩者之間存在一定的區(qū)別，但是在我國高校發(fā)展史上二者具有重要的意義，并且都在不斷促使我國高校體制更加健全、成熟，最終促進我國高校更好的發(fā)展。但是由于公辦高校的辦學模式和民辦的有所不同，所以在一定程度上造成了民辦高校和公辦高校的差距，民辦高校畢業(yè)生檔案就業(yè)服務功能面臨著更復雜的發(fā)展環(huán)境和發(fā)展基礎，對我國民辦高校來說是一個巨大的挑戰(zhàn)。

1 民辦高校畢業(yè)生檔案管理現(xiàn)狀

（一）畢業(yè)生基數(shù)大，檔案管理工作數(shù)量多

目前隨著我國高校的不斷普及和高考制度的不斷改革，越來越多的人走進了大學，全國每年的畢業(yè)生也就急劇上升，2003年，我國全國高校畢業(yè)生檔案管理基數(shù)為212萬份，在2017年，我國全國高校畢業(yè)生檔案管理基數(shù)上升到近800多萬份，增長速度迅猛，其中民辦高校畢業(yè)生數(shù)量也隨之快速增加，對民辦高校畢業(yè)生檔案工作造成了嚴峻的考驗。

（二）就業(yè)壓力更大、競爭更突出

民辦高校與公辦高校相比較而言，公辦高校有國家資金投入，起步早，而民辦性質(zhì)的高校，主要靠投資方的資金保障和學費收入，起步晚，在辦學規(guī)模，規(guī)范管理和畢業(yè)生的社會認同度等方面和公辦高校還存在明顯的差距。因此，民辦高校畢業(yè)生的就業(yè)形勢更嚴峻。如何規(guī)范民辦高校的畢業(yè)生檔案管理，使其為畢業(yè)生就業(yè)工作服務是民辦高校負責人急需要關注的問題。

（三）管理方式落后，管理人員素質(zhì)有待提高

目前，各民辦高校畢業(yè)生檔案管理主要還在沿襲舊的運作方法，進檔的材料都是畢業(yè)生登記表、學籍卡、獎懲材料、黨（團）員材料、體檢表等，這些材料時效性不強，反映的學生情況不夠全面、真實，很難達到用人單位的要求。很多高校畢業(yè)生檔案在學生畢業(yè)時才會集中組建，組建時間晚于用人單位到學校檔案部門查閱的時間，使畢業(yè)生檔案失去了作為參考依據(jù)，就業(yè)服務的功能。民辦高校由于資金緊張，領導不夠重視檔案工作，通常檔案人員配備不足，進修機會不夠，造成了畢業(yè)生檔案管理人員的素質(zhì)普遍不高，工作效率低下的問題普遍存在。

2 民辦高校畢業(yè)生檔案管理意義

通過規(guī)范畢業(yè)生的檔案管理不僅促使學校規(guī)范學校的管理制度，促進學校建立合理的檔案管理體制，積極探索更好的畢業(yè)生檔案實踐模式，保障民辦高校畢業(yè)生的畢業(yè)人事檔案管理。而且可以通過維護高校畢業(yè)生的基本權(quán)利，保障畢業(yè)生的信息完整等方式，促進畢業(yè)生順利畢業(yè)、就業(yè)，提升民辦高校的知名度，進而樹立民辦高校整體良好形象，進一步達到為民辦高校宣傳招生的作用。

（一）加強畢業(yè)生檔案管理，是促進學校管理機制升級的主要方式

民辦高校通過加強畢業(yè)生的檔案管理，可以實現(xiàn)學生檔案的分類整理，提升學校的管理水平，進而促進學校檔案機制的創(chuàng)新發(fā)展，實現(xiàn)民辦高校的全面發(fā)展。檔案作為畢業(yè)生在學校的主要證明，關乎著高校畢業(yè)生的未來發(fā)展，如果民辦高校處理的好，可以提升學校整體發(fā)展水平，促使民辦高校實現(xiàn)全面發(fā)展。

（二）加強畢業(yè)生檔案管理，是提升學校整體形象的首要保證

民辦高校要想在知名度、招生率、就業(yè)率等高校的各項指標同公辦高校進行競爭，就必須注重畢業(yè)生的檔案管理，檔案作為畢業(yè)生最為關注的，一旦學生處理的好，會給畢業(yè)的學生留下深刻的影響，促使畢業(yè)生更好的就業(yè)，進而潛在的提升了高校的知名度，扭轉(zhuǎn)民辦高校的形象，讓更多的學生走向民辦高校，實現(xiàn)民辦高校的全面發(fā)展。

（三）加強畢業(yè)生檔案管理，是促使高校管理現(xiàn)代化、信息化的有效途徑

隨著我國現(xiàn)代化的水平越來越高，民辦高校畢業(yè)生檔案管理也要跟隨時代的步伐，逐步實現(xiàn)現(xiàn)代化。加強高校畢業(yè)生檔案管理，一方面可以迫使學校接受數(shù)字化管理，注重高?；ヂ?lián)網(wǎng)的普及，實現(xiàn)高校管理大數(shù)據(jù)，實現(xiàn)高校管理的信息化。另一方面加強高校畢業(yè)生檔案管理，可以方便高校對畢業(yè)生信息的統(tǒng)計與歸納，做到精確管理，方便高校的復查，使得高校畢業(yè)生檔案申請更加方便便利，加速高校管理現(xiàn)代化的到來。

3 民辦高校畢業(yè)生檔案管理就業(yè)服務作用

畢業(yè)生的人事檔案是我國人事檔案的主要組成部分，是我國高校畢業(yè)生的個人發(fā)展狀況、學習狀況、實踐經(jīng)歷、社會關系、家庭成員等相關關系的主要證明記錄，對高校畢業(yè)生就業(yè)具有重要的意義，在高校畢業(yè)生就業(yè)過程中，可以歸納為以下基本作用：

（一）簡歷信息。民辦高校畢業(yè)生檔案作為畢業(yè)生給社會的第一份簡歷，其可以證明畢業(yè)生完整的求學過程，是畢業(yè)生在學習階段的主要成果和實踐介紹，具有較高的可信度和參考意義。對于招聘單位來講，畢業(yè)生檔案就是對畢業(yè)生的簡歷的放大，招聘單位可以通過畢業(yè)生檔案，了解畢業(yè)生的基本信息，家庭結(jié)構(gòu)，對畢業(yè)生的印象會更深入、直接。加之。畢業(yè)生檔案非畢業(yè)生填寫，因此許多用人單位對此很青睞，是全方面考量畢業(yè)生的關鍵的所在。

（二）規(guī)劃指導。民辦高校畢業(yè)生檔案作為畢業(yè)生的發(fā)展情況的統(tǒng)計，作為畢業(yè)生最好的畢業(yè)設計。一方面，畢業(yè)生通過檔案可以發(fā)現(xiàn)自己的興趣愛好，找到自己喜歡的工作，適合自己的位置，避免像無頭蒼蠅一樣在社會上碰壁，畢業(yè)生要善于利用檔案的填寫記錄，在找工作的時候要投己所好，充分展現(xiàn)檔案記錄的功能。另一方面，用人單位可以根據(jù)畢業(yè)生檔案，對畢業(yè)生進行合理的分配劃分，為期定制適合的工作崗位，促進民辦高校畢業(yè)生的合理利用，保障單位的正常發(fā)展。

4 民辦高校畢業(yè)生檔案就業(yè)服務功能的實現(xiàn)

（一）檔案內(nèi)容的填充與更新，保證民辦高校畢業(yè)生檔案就業(yè)服務功能的全面推進

隨著時代的不斷進步發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案材料已經(jīng)不能滿足當前的發(fā)展需要，學生和高校的關系已經(jīng)發(fā)生了很大的改變，組織關系、高考等表現(xiàn)已經(jīng)不是學生的主要表現(xiàn)，社會更注重其他的綜合表現(xiàn)，例如：證書、實踐經(jīng)驗等。所以民辦高校畢業(yè)生檔案也應該提填充新的內(nèi)涵，促進畢業(yè)生檔案更好的作為畢業(yè)生的“敲門磚”，全面加強民辦高校畢業(yè)生的檔案升級發(fā)展，注重考核畢業(yè)生其他更有價值的指標。要想實現(xiàn)畢業(yè)生檔案就業(yè)服務功能，民辦高校畢業(yè)生的檔案內(nèi)容的更新與補充是不可缺少的關鍵一步。

實現(xiàn)檔案內(nèi)容的填充與更新，就必須轉(zhuǎn)變民辦高校檔案管理人員的傳統(tǒng)思維模式，加強檔案與高校學生的聯(lián)系，全面更新檔案與學生的關系，在檔案組織時要注重結(jié)合時代對當代學生的要求。同時要對民辦高校檔案管理者進行積極的培訓學習，傳輸檔案現(xiàn)代化意識，滿足民辦高校畢業(yè)生對檔案的要求。最終促使我國民辦高校檔案管理實現(xiàn)新的發(fā)展，讓民辦高校檔案管理邁上新的臺階。

（二）檔案模式的規(guī)范與統(tǒng)一，注重民辦高校畢業(yè)生檔案就業(yè)服務功能的有效開展

學生的檔案在之前的處理過程中，一直存在一個不嚴謹?shù)膯栴}，即民辦高校檔案的不全面、不客觀，很多高校為了提升其畢業(yè)生的整體形象，不影響其畢業(yè)生的就業(yè)率，隱瞞了學生在校期間的不良記錄，并沒有把其記錄在檔案之中，這就造成了我國高校畢業(yè)生檔案存在一定的漏洞，不能全面、客觀的展現(xiàn)高校畢業(yè)生的綜合表現(xiàn)。因此，要想實現(xiàn)民辦高校畢業(yè)生檔案就業(yè)服務功能全面開展，就必須實現(xiàn)檔案規(guī)范化，標準化。畢業(yè)生的檔案應該符合大學生的客觀表現(xiàn)，與大學生在校的表現(xiàn)應該基本一致。

推行檔案模式的規(guī)范與統(tǒng)一，就要實行全國檔案管理模式的改革，推行標準化的學生檔案管理模式，在保證填充內(nèi)容客觀性的基礎上，調(diào)整學生檔案的材料，全面規(guī)范畢業(yè)生的檔案材料，形成統(tǒng)一有效的高校檔案模式，要求高校畢業(yè)生的檔案可以全面準確的展現(xiàn)畢業(yè)生的綜合能力，全面提升我國民辦高校畢業(yè)生檔案的重要性，讓我國畢業(yè)生檔案真正實現(xiàn)就業(yè)服務功能。

（三）檔案個性的保持與發(fā)展，實現(xiàn)民辦高校畢業(yè)生檔案就業(yè)服務功能的全面提升

我國民辦高校每年畢業(yè)生數(shù)量巨大、同時檔案基數(shù)也非常大。所以要求民辦高校畢業(yè)檔案必須保持畢業(yè)生的個性與特色，滿足社會就業(yè)單位不同的就業(yè)需求，要求民辦高校根據(jù)畢業(yè)生的特長和主要特點進行檔案的組織，從而形成具有不同特點的高校畢業(yè)生。

要想實現(xiàn)民辦高校畢業(yè)生檔案個性的保持與發(fā)展，一方面在民辦高校人才培養(yǎng)中，要注重個性特色化的培養(yǎng)，滿足不同需求的學生的發(fā)展，形成別具一格的辦學特色，同時在招生的時候，要實現(xiàn)分類分批招管。另一方面是要求民辦高校在整理檔案的時候要注重特色和個性檔案的區(qū)別對待，對于有突出特點的畢業(yè)生要進行集中進行管理。要求民辦高校形成具有滿足學生個性發(fā)展的機制模式，實現(xiàn)求同存異、共同發(fā)展的全面戰(zhàn)略方針。

（四）檔案管理者的培養(yǎng)，完善民辦高校畢業(yè)生檔案就業(yè)服務功能的基本條件

民辦高校檔案管理者作為畢業(yè)生檔案的主要組織者，對于畢業(yè)生檔案就業(yè)服務功能的全面推進具有基礎作用。要求民辦高校要豐富學校畢業(yè)生的檔案管理者，注重培養(yǎng)新的檔案管理者，實現(xiàn)民辦高校畢業(yè)生檔案管理現(xiàn)代化，進而促進我國民辦高校的全面現(xiàn)代化。

對于檔案管理者的培養(yǎng)，我們可以從以下幾個方面開展：一是加強民辦高校檔案宣傳意識，完善民辦高校檔案的管理與組織。二是要突出民辦高校畢業(yè)生檔案管理者的重要作用，保持檔案管理者的工作熱情和工作積極性，促使民辦高校檔案管理的全面升級。三是要注重民辦高校檔案管理者的自我提升，增加從業(yè)人員培訓學習的機會，全面提升文化道德修養(yǎng)和科學文化修養(yǎng)，滿足高校和時代發(fā)展的需要，賦予管理者時代的使命，促進民辦高校檔案管理者與學校的更好的對接，助力我國畢業(yè)生檔案就業(yè)服務功能的扎實推進。

5 結(jié)語

綜上所述，民辦高校作為我國人才培養(yǎng)的主要機構(gòu)，在我國高校發(fā)展史上具有重要的意義。而且畢業(yè)生檔案就業(yè)服務功能又是民辦高校畢業(yè)生新穎的“介紹信”，是我國民辦高校急需要關注的層面。所以推動民辦高校畢業(yè)生就業(yè)服務功能，需要民辦高校管理者為之堅持不懈的奮斗努力，需要我們廣大研究者不斷的去探討和研究。

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作者簡介

鄭艷，（1981-），女，漢族，重慶人，四川外國語大學重慶南方翻譯學院檔案室，副研究館員，碩士研究生，研究方向：檔案管理。