高校檔案管理的信息化建設與創(chuàng)新

劉麗

摘 要：高校檔案管理是目前高校人力部門所要進行的重要工作，而且也是實際人事管理活動中所必不可少的環(huán)節(jié)之一。由于當下高校的教育教學的快速發(fā)展，關于高校檔案管理的問題也愈發(fā)明顯。當下電子科技發(fā)展迅速，各行各業(yè)都紛紛搭上了電子網絡時代的順風車，因此，作為高校管理的重要事項之一，高校檔案管理的信息化建設已刻不容緩。

關鍵詞：高等院校；人事檔案；改革；創(chuàng)新策略

引言

時下正值互聯(lián)網高速發(fā)展的電子信息時代，如何在信息時代利用現(xiàn)有便利更快更好的有效使用高校檔案，提高人才選拔效率是十分值得我們思考的問題，本文就當下狀況對于進行高校檔案的信息化建設以及創(chuàng)新作以淺析，希望能夠對高校檔案管理信息化提供一定的參考。

一、高校檔案管理如何實現(xiàn)現(xiàn)代化

（一）更新檔案管理理念

當今網絡化管理普及，但是在高校檔案的管理中存在著很多與實際需求相駁的理念。首先，檔案是一個服務于人的事物，其本質是為了給人事工作提供便捷而存在的，為了順應新時代對于人事工作的需要，對于檔案管理也要突破歷史的桎梏，對員工進行現(xiàn)代化教學，以提升員工的現(xiàn)代化素養(yǎng)，諸如網絡的使用、計算機基礎知識以及相應軟件的管理操作等等。

（二）改變檔案的存儲方式

提及檔案管理的現(xiàn)代化，就不得不提檔案本身的存儲介質。長久以來，我大部分的高校檔案都是以紙質為主，因此若想對其進行現(xiàn)代化管理，將其數(shù)字化以數(shù)據的形態(tài)復刻、存儲則是必須的。隨著科技的迅猛發(fā)展，檔案管理從最初的粗放型慢慢轉變?yōu)楝F(xiàn)代化、網絡化的精確管理。

盡管當下很多高校檔案管理機構已經配置好了相應的電子設備，但是這并不排除僅僅只是面子工程，沒有文件的數(shù)據化，就不可能進行相應的管理，妄談電子化，我國高校檔案管理在信息化建設上還有很長的路要走。

二、信息化建設下的高校檔案管理創(chuàng)新策略

在世界普及信息化的時代背景下，我國高校檔案管理出現(xiàn)了巨大的變革?？墒?，在我國高校檔案管理的實際過程中，電子設備的運用還有著一定程度上的問題，因此較難達成計劃中的效果。以下根據我國高校檔案管理的現(xiàn)狀提出幾點建議以供參考。

（一）改進高校檔案管理系統(tǒng)，確立規(guī)范準則

近年來，我國有大量高校提議對于檔案管理工作的信息化管理應當提上日程，可盡管如此，在實際施工的過程中，由于相關的行為準則并沒有可供參考的規(guī)范，缺乏統(tǒng)一標準，因而導致各項工作進展均不完善，鮮有成果豐碩者；而在其中最為明顯的就是在技能準則、業(yè)務標桿式管理、硬件軟件的挑選運用過程中，由于沒有行之有效的管控措施，因而致使檔案管理極度松散，公款遭到挪用、濫用等情況，因此為了確保日后對于高校檔案管理信息化建設的進程，應當設立相應的規(guī)范準則，進行統(tǒng)一化管理，切實的為實際改建工作提供便利。

（二）重視人才培養(yǎng)

在當下電子技術被廣泛應用的信息化社會中，高校檔案管理的工作人員自身應當具備能夠適應信息化設備的素質，直接影響到整個高校檔案管理的信息化建設程度。檔案管理人員作為檔案與調用人員之間的橋梁，其自身的價值逐漸顯現(xiàn)，該職位需要更多的專業(yè)技術人才來彌補現(xiàn)有的空缺以及為全面的信息化服務，以此來確保信息化建設的進展。當下，需要更多從事檔案工作的人員來進行現(xiàn)代化體系的運作以及電子化狀態(tài)下的管理業(yè)務學習，尤其是關于相應的電腦使用基礎以及管理中所需要用到的軟件，都應該進行詳細系統(tǒng)的學習，以此才能面對外界對于檔案日益頻繁的需要。

此外，高校在選用相關人才時應當優(yōu)先錄用具備專業(yè)知識、符合信息化管理標準的優(yōu)秀人才，其本身不僅僅要有對于檔案管理方面的充足知識，更應該擁有對于網絡使用方面的才能，以此才能適應信息化日益完善的檔案管理系統(tǒng)。

（三）加快檔案數(shù)據體系構建，確保信息安全

在高校檔案管理信息化的過程中，要注意加強檔案數(shù)化的建設，應當整合已有資源，將各種紙質資源轉化為數(shù)字資源，以此才能完成電子化的上傳以及存儲，從而可以通過電子設備的平臺展現(xiàn)，并對于人事信息等需要高校檔案的人群予以系統(tǒng)的服務。由于我國國情，在高校檔案管理的信息化上并沒有足夠的重視，因而導致實際情況較為落后，有大量的文件依然以紙質狀態(tài)保存，并無電子備份，因而依舊保持著過往的管理方式。這樣不僅不易于信息的長久保存，更大大的提高了查閱的難度。所以，在日后的高校檔案管理中，應當投入大量人力、物力、財力以支撐其全面的數(shù)據化，為更好的給相應單位服務做準備，使之權利發(fā)揮其作為檔案的存儲以及閱覽功能。

三、高校檔案管理應重視層級、實時性

隨著高校人事體制的改革發(fā)展，高校檔案管理也應當加快進程、提高效率，不應該固步自封，而檔案管理者也應更新服務理念，主動地為使用者提供服務，加強使命感與責任感，努力發(fā)揮自身作用。

（一）加速材料收集，確保更新時效性

為了保證高校檔案的層級性以及實時性，應當盡快收集最新的信息錄入檔案，減少延遲以確保自身的時效性，在實施高校檔案管理保管機制的基礎上完善檔案的投遞機制，舉例而言，對于學校的每一個科室、每一個部門都要有一人擔任檔案管理，需要負責對該科室、部門的每一名同事進行材料采集以及將信息遞交給檔案管理處。

（二）了解新特性，研究新方法

在高校檔案管理信息化建設開展以來，檔案管理人員應當從對于新準則下的管理系統(tǒng)中學習到新知識，根據其工作中所提出的新要求以及新特性，研究探尋高校檔案管理體系的新模式。隨著現(xiàn)代高校與外界的聯(lián)系日益增多，互動日益頻繁，其所產生的大量聯(lián)系均會產生所需要保存的信息，而這些信息終會被存儲到檔案中，因而高校檔案所涉及的領域也愈來愈多，這就更加需要檔案管理者的足智多謀，充分發(fā)揮群體力量，加強創(chuàng)新實踐探究管理新辦法。

結語

綜上所述，盡管目前對于高校檔案管理的信息化建設尚且處在起步階段，需要面對方方面面不同的問題，可是只要用心去管理，較為靈性的解決各種實際問題，并輔以正確的方法，高校檔案管理的信息化一定會加快進程，穩(wěn)步發(fā)展，相信在不久的將來，我國高校檔案管理的信息化建設一定會走向普及，為學校乃至社會提供著實有效的服務。

參考文獻

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