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      新時期加強人事檔案管理信息化工作的思考

      2017-08-23 13:03:59羅明媚
      卷宗 2017年18期
      關(guān)鍵詞:管理信息化人事檔案意義

      羅明媚

      摘 要:隨著科學技術(shù)的快速發(fā)展,在當前人事檔案管理工作中信息技術(shù)得以廣泛應用,這在一定程度上提升了人事檔案管理信息化的水平。文中分析了人事檔案管理信息化的意義,并對新時期加強人事檔案管理信息化工作的措施進行了具體闡述。

      關(guān)鍵詞:人事檔案;管理信息化;意義;措施

      在當前人事檔案管理工作中,通過運用現(xiàn)代信息技術(shù)來對人事檔案信息資源進行有效處理,可以有效的提高人事檔案管理的效率,實現(xiàn)人事檔案信息資源的共享。在人事檔案管理信息化工作中,通過充分的利用硬件設備和軟件資源,加快推進人事檔案管理的數(shù)字化、信息化和網(wǎng)絡化進程,實現(xiàn)人事檔案資源的有效共享,為人事檔案管理工作的有序開展打下了堅實的基礎(chǔ)。

      1 加強人事檔案管理信息化重要意義

      (一)有利于提升人事檔案工作的服務水平

      在人事檔案管理信息化工作中,主要是利用計算機技術(shù)來完成人事檔案資料的輸入及存儲。而且電子檔案不僅有效的避免了傳統(tǒng)紙質(zhì)人事檔案在查找使用過程中易損毀的現(xiàn)象,而且在使用過程中不受時間和空間制約,為人事管理工作提供了更多的便利,檔案管理成本也有所降低,有效的提高了人事檔案信息的利用率,更便于查找員工資料,人事檔案管理工作的服務水平得以大幅度提升。

      (二)有利于人事檔案管理工作效率的提升

      人事檔案管理信息化的實現(xiàn),有效的改變了人事檔案管理工作的模式,通過利用計算機技術(shù)和網(wǎng)絡技術(shù),人事檔案信息資源可以在計算機硬盤中進行永久性保存,有效的提高人事檔案管理工作的效率,而且為人事部門對員工的管理提供了更多的便利,能夠更快速、準確的查找到所需要的人事信息。

      (三)保證了人事檔案管理的真實性

      傳統(tǒng)的人事檔案管理工作,由于在人事檔案資料不斷的使用和查閱過程中極易發(fā)生丟失或是損壞,從而對人事檔案資料的完整性和真實性帶來較大的影響,影響人事檔案信息的利用價值。但在人事檔案管理信息化工作中,電子人事檔案可以為檔案使用者提供便利的查詢和利用服務,有效的保證了人事檔案信息真實性,而且能夠根據(jù)員工的實際情況隨時對人事檔案信息進行補充,使人事檔案信息更具完整性和時效性。

      2 新時期加強人事檔案管理信息化的具體措施

      (一)創(chuàng)新人事檔案管理理念

      在當前人事檔案管理信息化建設過程中,需要加快轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案管理理念。人事檔案管理部門需要充分的認識到人事檔案信息化建設的重要性,并給予積極的支持。在實際工作中,為了能夠更好的提高人事檔案管理信息化的水平,各部門之間需要建立良好的溝通和交流機制,全面提升人事檔案管理工作的效率。同時還要進一步完善人事檔案管理信息化體系,加快對人事檔案管理信息化的宣傳力度,使檔案管理人員樹立良好的信息化意識,從而在實際工作中能夠努力提高人事檔案檔案管理信息化質(zhì)量和水平。

      (二)采用集中統(tǒng)一的管理體制

      當前人事檔案的管理體制較為松散,使得大量的信息資源存在重復輸入、信息重復錄入等情況,信息資源沒有得到充分利用。這不僅影響了檔案信息資源重要作用的有效發(fā)揮,而且影響了人事檔案信息的有效利用。因此,在當前人事檔案管理信息化建設工作中,需要對人事檔案信息進行集中采集和重審,構(gòu)建統(tǒng)一的人事檔案管理信息化體制,依托于現(xiàn)代信息技術(shù),構(gòu)建人事檔案信息數(shù)據(jù)庫,加快對人事檔案信息資源進行整合,推動人事檔案信息資源的數(shù)字化和網(wǎng)絡化發(fā)展,實現(xiàn)人事檔案信息資源的共享。

      (三)加大人事檔案管理信息化的投資力度

      在人事檔案管理中,我們必須整合職業(yè)需求,重新整理收集標準、范疇和分類,有目的的擴充信息內(nèi)容。在檔案管理中,通過反映當事人素質(zhì)、綜合能力和權(quán)威部門的考核資料,做好相關(guān)單位的用人記錄。在這個過程中,資金投入作為重要的內(nèi)容,需要進一步拓展資金渠道,為人事檔案管理信息化建設提供足夠的資金支持,全面提高人事檔案管理信息化的水平。同時,還需要有效的激發(fā)內(nèi)部員工的潛能,鼓勵其進行技術(shù)創(chuàng)新,加快推進人事檔案管理相關(guān)軟件的開發(fā)設計工作,為人事檔案管理信息化建設起到了積極的促進作用。

      (四)建立人事檔案管理業(yè)務系統(tǒng)

      建立人事檔案管理數(shù)據(jù)庫,是人事基本資料收集的基礎(chǔ),人事資料在收集完成后,應錄入相應的開發(fā)軟件,進行保存及分析應用。通過開發(fā)并建立完善的人事檔案管理業(yè)務系統(tǒng),實現(xiàn)人事檔案管理的數(shù)字化、信息化及網(wǎng)絡化發(fā)展。作為一個分布式的應用系統(tǒng),人事檔案管理業(yè)務系統(tǒng)需要具有多種語言,具備在不同開發(fā)模式下運行的功能,因此該系統(tǒng)的程序較為復雜,為了保證系統(tǒng)安全可靠的運行,系統(tǒng)中設置了相應的數(shù)據(jù)備份服務器,為實現(xiàn)人事檔案管理的科學決策,人事檔案管理系統(tǒng)的功能也進行了詳細的劃分,系統(tǒng)對訪問人員進行了精確的劃分與設定,保證了系統(tǒng)信息的安全,根據(jù)工作的具體需要,對系統(tǒng)使用者進行系統(tǒng)的分類,這不僅提高了人事資料的使用效率,更實現(xiàn)了人事資料的保密要求,通過對系統(tǒng)使用者的分類與規(guī)范,在人事資料查找過程中更加的快捷方便,實現(xiàn)了有針對性的查找與管理。

      (五)強化人事檔案管理人才隊伍的建設

      信息化發(fā)展是提升人事檔案管理工作效率的重要手段,但企人事檔案管理工作信息化的發(fā)展依賴于人的建設與完善,因此,應注重人事檔案管理人才隊伍的培養(yǎng),人事檔案管理部門應本著以人為本的工作原則,重視對人事檔案管理人員的培訓和再教育工作。在具體工作中可以通過邀請領(lǐng)域內(nèi)專家開設講座的方式,組織員工參與,通過培訓,提升人事檔案管理人員的工作能力。在開展培訓的過程中,應從管理及技術(shù)的具體應用兩個方面進行設計,將業(yè)內(nèi)最新知識及技能傳授給檔案管理人員,幫助人事檔案管理人員掌握最新的技術(shù),全面提升人事檔案管理人員專業(yè)技能,使其能夠更好的適應檔案管理信息化建設的需要。人事檔案管理工作的發(fā)展趨勢以現(xiàn)代化發(fā)展為主,人事檔案工作者要適應工作要求,必須具備較高的計算機操作水平,具備應用計算機進行信息的加工、存儲、傳遞檔案信息的功能,因此需要打造一支專業(yè)化人事檔案管理人才隊伍,實現(xiàn)人事檔案管理工作的高效性。

      3 結(jié)束語

      在當前新時期,信息技術(shù)在各行各業(yè)得以廣泛應用,在檔案管理工作中引入信息化技術(shù),可以有效的提高檔案管理水平。在人事檔案管理工作中,需要加強人事檔案管理信息化建設,充分的利用現(xiàn)代化技術(shù)和先進的管理理念,全面提高人事檔案管理信息化的水平。因此需要在實際工作中,通過采取切實可行的措施加快推進人事檔案現(xiàn)代化的建設步伐,為人事檔案工作的有序發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

      參考文獻

      [1]崔娜.新時期人事檔案管理信息化建設研究[J].價值工程,2011,(24).

      [2]史曉璐.論新時期人事檔案管理信息化建設[J].才智,2014,(6).

      [3]盧旭.關(guān)于人事檔案管理信息化建設的幾點思考[J].蘭臺世界,2011,(z3).

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