信息化時代機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新

周欣

摘 要：隨著信息化時代的不斷發(fā)展，其已經(jīng)被廣泛運(yùn)用于現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作當(dāng)中并發(fā)揮了重要的應(yīng)用價值。積極在機(jī)關(guān)事業(yè)單位中實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化發(fā)展是十分重要的，有助于提升管理效率與管理質(zhì)量。本文簡要的就實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化發(fā)展的優(yōu)勢進(jìn)行分析，并在這基礎(chǔ)上就相應(yīng)的管理思路與實(shí)際管理措施進(jìn)行探討。以期為實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新與發(fā)展提供參考。

關(guān)鍵詞：信息化時代；機(jī)關(guān)視野單位；檔案管理；創(chuàng)新

檔案的信息化管理建設(shè)主要是指在相關(guān)檔案管理規(guī)范的基礎(chǔ)上，積極在管理工作中引入現(xiàn)代化的先進(jìn)信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理工作。其與傳統(tǒng)的紙質(zhì)人工管理的模式不同，其具有更高的管理效率與管理質(zhì)量，是在信息化時代下實(shí)現(xiàn)的管理創(chuàng)新與突破。但是就當(dāng)前信息技術(shù)在實(shí)際管理工作中的應(yīng)用進(jìn)行分析，其依舊存在著信息技術(shù)應(yīng)用水平較低，缺乏信息技術(shù)應(yīng)用理念的問題，導(dǎo)致檔案管理工作始終止步不前。

1 信息化技術(shù)的實(shí)際應(yīng)用優(yōu)勢

機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作本身較為復(fù)雜，涵蓋內(nèi)容與檔案信息較多，管理人員在實(shí)際管理工作中面臨的管理壓力較大。而信息技術(shù)在管理工作中的廣泛應(yīng)用具有十分重要的應(yīng)用優(yōu)勢。其一，能有效的促進(jìn)檔案管理工作效率的提升，實(shí)現(xiàn)單位管理資金與人力的有效控制。其二，針對檔案管理工作中涉及到的需要進(jìn)行長期保存的檔案文件而言，管理難度與查詢難度都較大。而信息技術(shù)的應(yīng)用就能有效的解決陳舊檔案管理工作的實(shí)際效率，也提高了檔案的存儲空間擴(kuò)張，避免了檔案缺失或查詢困難。其三，檔案管理工作終究是為了更好的檔案信息應(yīng)用，而該技術(shù)的應(yīng)用就為實(shí)現(xiàn)檔案信息交流與處理提供了重要重要的平臺。其四，該技術(shù)在當(dāng)前檔案管理工作中的應(yīng)用還在很大程度上實(shí)現(xiàn)檔案保存工作的穩(wěn)定性提升，避免了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在保存中受到的多種自然因素的影響，造成檔案信息缺失。其五，該技術(shù)在實(shí)際應(yīng)用過程中也為管理工作的安全性保證提供了保障，并實(shí)現(xiàn)了信息傳遞效率的顯著提升。

2 信息技術(shù)在檔案管理創(chuàng)新中的發(fā)展思路

要實(shí)現(xiàn)信息化技術(shù)在檔案管理工作中的最大應(yīng)用價值，管理人員應(yīng)當(dāng)積極探討并明確該技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用與發(fā)展。首先，檔案管理人員往往過于注重該工作的管理性質(zhì)，忽略其本身應(yīng)當(dāng)具備的服務(wù)性質(zhì)，而在信息化技術(shù)的應(yīng)用帶動下，為管理提供了更大的便捷性的同時也突出了管理工作服務(wù)作用的重要性。其主要是指利用該技術(shù)進(jìn)行答案分類與整理，使其滿足信息查詢的速度與準(zhǔn)確性的需求。其次，要發(fā)揮信息技術(shù)在管理工作中的應(yīng)用價值，管理人員應(yīng)當(dāng)積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的被動管理觀念，積極應(yīng)用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)管理的主動化發(fā)展，其主要是指實(shí)現(xiàn)檔案信息的自動化上傳與修改。最后，信息技術(shù)在管理工作中的應(yīng)用所表現(xiàn)出的最大的管理創(chuàng)新就是改變了傳統(tǒng)紙質(zhì)管理的方式，建立了檔案管理的數(shù)據(jù)庫，方便了管理與查詢工作的開展，實(shí)現(xiàn)了實(shí)體管理到虛體管理模式的轉(zhuǎn)變。所以，相關(guān)管理人員在進(jìn)行信息化技術(shù)應(yīng)用的過程中應(yīng)當(dāng)積極從以上幾個思路進(jìn)行管理工作的創(chuàng)新發(fā)展。

3 實(shí)現(xiàn)信息化技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用的相關(guān)措施

3.1 優(yōu)化當(dāng)前的檔案管理系統(tǒng)的信息化水平

要實(shí)現(xiàn)信息技術(shù)的應(yīng)用作用發(fā)揮，管理人員應(yīng)當(dāng)切實(shí)優(yōu)化當(dāng)前的檔案管理系統(tǒng)的信息化水平，這要求該系統(tǒng)的工作環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)全面的信息化建設(shè)，并通過信息技術(shù)的應(yīng)用實(shí)現(xiàn)各個系統(tǒng)環(huán)節(jié)之間的相互聯(lián)系，并在實(shí)際管理工作中共同發(fā)揮管理作用，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)建設(shè)的不斷完善。同時，由于信息技術(shù)支持下的管理系統(tǒng)建設(shè)在實(shí)際運(yùn)用時勢必會存在多種問題，導(dǎo)致系統(tǒng)功能運(yùn)用缺陷的出現(xiàn)，所以積極引進(jìn)先進(jìn)的信息系統(tǒng)建設(shè)技術(shù)是十分必要的。

3.2 積極運(yùn)用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)

檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)是實(shí)現(xiàn)信息技術(shù)應(yīng)用價值體現(xiàn)的重要工作措施，是保證檔案信息管理水平提升的主要內(nèi)容，所以，相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)積極運(yùn)用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)與完善。這需要相關(guān)管理部門積極就國內(nèi)外的數(shù)據(jù)庫建立的先進(jìn)技術(shù)進(jìn)行學(xué)習(xí)，并加強(qiáng)對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行分析與研究，切實(shí)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫建立與完善。同時還應(yīng)當(dāng)在進(jìn)行數(shù)據(jù)庫完善時將數(shù)據(jù)資料查詢當(dāng)做重點(diǎn)的研究方向，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)保存的網(wǎng)狀建設(shè)，實(shí)現(xiàn)精確全面的數(shù)據(jù)信息查詢。此外，還應(yīng)當(dāng)注重對陳舊檔案的管理，并引進(jìn)相應(yīng)的信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫中的信息自動化更新與核對，保證數(shù)據(jù)質(zhì)量。

3.3 實(shí)現(xiàn)技術(shù)應(yīng)用制度與管理創(chuàng)新體制的完善

就當(dāng)前的檔案管理工作而言，對檔案管理工作創(chuàng)新造成限制的因素主要包括以下幾方面。首先，信息技術(shù)的應(yīng)用水平較低，其次，檔案管理的規(guī)范性制度缺失。另外，相關(guān)管理人員本身的技術(shù)應(yīng)用能力與管理素質(zhì)水平較低。最重要的就是，相關(guān)企業(yè)對于檔案管理工作的重視程度不足，缺乏管理創(chuàng)新的觀念，缺乏對管理工作開展的人力與資金的投入。解決以上問題是實(shí)現(xiàn)檔案管理工作創(chuàng)新的重要方式。這需要相關(guān)企業(yè)積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理觀念，正確意識到信息化時代中實(shí)現(xiàn)管理信息化建設(shè)的必要性，并加大管理成本的投入，積極引進(jìn)現(xiàn)代化的管理人才。同時，還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對管理人員的信息技術(shù)培訓(xùn)，端正管理人員的工作態(tài)度，并通過技術(shù)培訓(xùn)工作的開展切實(shí)提高管理人員信息技術(shù)的應(yīng)用水平。此外，為進(jìn)一步提升檔案管理工作的質(zhì)量，單位還可通過相應(yīng)的工作獎懲制度對管理人員的工作積極性進(jìn)行調(diào)動，并對管理人員的工作行為進(jìn)行約束。最后，還應(yīng)當(dāng)為管理工作的創(chuàng)新發(fā)展提供相應(yīng)的發(fā)展平臺，鼓勵管理人員實(shí)現(xiàn)管理工作創(chuàng)新思考。

4 結(jié)語

機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作是企業(yè)管理中的重要環(huán)節(jié)，而信息化技術(shù)在管理工作中的應(yīng)用推廣在很大程度上實(shí)現(xiàn)了管理活力的提升，是管理優(yōu)化的重要創(chuàng)新途徑。所以，相關(guān)企業(yè)應(yīng)當(dāng)明確信息化技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用優(yōu)勢，并在這基礎(chǔ)上就實(shí)現(xiàn)該技術(shù)在檔案管理工作中的實(shí)際應(yīng)用措施進(jìn)行探討。積極轉(zhuǎn)變檔案管理觀念，切實(shí)提高單位檔案管理工作的質(zhì)量，保證單位檔案信息的最大價值實(shí)現(xiàn)。

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