劉相群
摘 要:隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展以及辦公自動(dòng)化軟件的不斷普及,檔案管理的不斷信息化已經(jīng)成為當(dāng)前很多企業(yè)所要面臨的主要問題。不斷的進(jìn)行信息化企業(yè)檔案管理不僅可以提高檔案管理的效率,還可在一定程度上使整個(gè)企業(yè)能夠緊跟信息化的步伐。因此,加強(qiáng)企業(yè)檔案管理的信息化可在一定程度上不斷更新企業(yè)的發(fā)展模式,使企業(yè)不斷的走向信息化。本文就針對(duì)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)行分析與討論。
關(guān)鍵詞:企業(yè)檔案管理;信息化建設(shè);實(shí)現(xiàn)途徑;基本內(nèi)容
檔案管理信息化就是集計(jì)算機(jī)信息技術(shù)以及通信技術(shù)于一體的現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)。而隨著大量自動(dòng)化辦公軟件的不斷普及,企業(yè)檔案管理信息化可有效的提高企業(yè)檔案管理效率。倘若一個(gè)企業(yè)要想得到較好的發(fā)展,就必需加大對(duì)企業(yè)檔案的信息化管理,進(jìn)而才能促進(jìn)企業(yè)不斷的向信息化方面發(fā)展。
1 企業(yè)檔案管理信息化的基本內(nèi)容
通過對(duì)企業(yè)檔案管理信息化基本內(nèi)容的認(rèn)識(shí)與了解,可更高效的促進(jìn)企業(yè)檔案管理的信息化。下面,就針對(duì)企業(yè)檔案管理信息化的基本內(nèi)容進(jìn)行分析與討論。
企業(yè)檔案管理信息化的主要核心就是對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用。因此,計(jì)算機(jī)在檔案管理中扮演著至關(guān)重要的角色。而信息化的表現(xiàn)又是多種多樣的,其主要表現(xiàn)在運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)來加強(qiáng)對(duì)檔案信息資源的有效管理。下面,就針對(duì)企業(yè)檔案管理信息化的內(nèi)容展開分析與討論。
1.1 實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化
企業(yè)中的檔案信息較為瑣碎,且不易整理,這就在一定程度上給企業(yè)的檔案管理帶來了難度。而加強(qiáng)實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化可有效的對(duì)檔案信息進(jìn)行整合,不斷的提高檔案信息管理的系統(tǒng)性與有效性?,F(xiàn)代的檔案管理較傳統(tǒng)的以紙質(zhì)介質(zhì)為主的檔案管理不同,現(xiàn)代的檔案管理主要運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)來對(duì)相應(yīng)文件進(jìn)行有效歸檔,整理,進(jìn)而不斷的實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化。
1.2 實(shí)現(xiàn)檔案信息利用網(wǎng)絡(luò)化
實(shí)現(xiàn)檔案信息利用網(wǎng)絡(luò)化是企業(yè)檔案管理信息化的目的。而企業(yè)要想達(dá)到這樣的目的,就需不斷轉(zhuǎn)變檔案的管理模式,即借閱者要想獲得相應(yīng)的檔案信息,就應(yīng)通過網(wǎng)絡(luò)來提出相應(yīng)的借閱申請(qǐng),進(jìn)而檔案管理員才能通過網(wǎng)絡(luò)這一渠道將相應(yīng)的檔案信息借出,這樣就在一定程度上節(jié)約了借閱時(shí)間,減少了借閱者與檔案室之間不必要的溝通與聯(lián)系,大大方便了距離較遠(yuǎn)企業(yè)對(duì)檔案的有效管理。
1.3 實(shí)現(xiàn)檢索的自動(dòng)化
計(jì)算機(jī)運(yùn)行速度較快,且內(nèi)部含有較多的信息,這就在一定程度上實(shí)現(xiàn)了檔案管理檢索的自動(dòng)化。計(jì)算機(jī)不僅檢索速度快,而且檢索效率高,可從多個(gè)角度來對(duì)檔案管理進(jìn)行檢索,這是傳統(tǒng)檢索工具所無法比擬的。
1.4 實(shí)現(xiàn)檔案信息接受、存儲(chǔ)和提供利用的一體化
實(shí)現(xiàn)檔案信息接受、存儲(chǔ)和提供利用的一體化是將前三者有效的整合起來,進(jìn)而來加強(qiáng)三者之間的聯(lián)系,使三者能夠成為一個(gè)整體,不斷的為檔案的信息化管理做出服務(wù),進(jìn)而能夠在一定程度上提高檔案信息化管理的效率。
2 企業(yè)檔案管理信息化必需解決的幾個(gè)問題
雖然企業(yè)的檔案管理正向信息化不斷趨近與發(fā)展。但是,當(dāng)前的企業(yè)檔案管理信息化還存在著較多的問題。下面,就針對(duì)企業(yè)檔案管理信息化必需解決的幾個(gè)問題進(jìn)行分析與討論。
2.1 企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的高度重視和大力推動(dòng)
企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的高度重視和大力推動(dòng)是有效推動(dòng)企業(yè)檔案管理信息化的前提。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)作為檔案信息化管理的推動(dòng)者,可在一定程度上決定著檔案管理信息化水平的高低。因此,作為企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo),就必需加強(qiáng)對(duì)企業(yè)的認(rèn)識(shí),投入大量的精力來推動(dòng)檔案管理的信息化。此外,領(lǐng)導(dǎo)還應(yīng)加大對(duì)檔案信息化管理的投入力度,適當(dāng)?shù)耐度胍欢ǖ馁Y金和人力,以此來不斷的提高檔案管理信息化的效率。而檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)人應(yīng)不斷的了解檔案工作的現(xiàn)狀,進(jìn)而發(fā)現(xiàn)檔案管理趨于信息化中所遇到的問題,以此來有效的對(duì)相應(yīng)問題進(jìn)行解決。
2.2 檔案管理人員的培訓(xùn)教育
檔案管理人員作為檔案管理的執(zhí)行者,其在不斷推動(dòng)檔案管理的信息化方面扮演著至關(guān)重要的角色。因此,加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)教育對(duì)于促進(jìn)檔案信息化管理的快速發(fā)展具有至關(guān)重要的作用。企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的繼續(xù)教育,以促進(jìn)他們能夠更有效的掌握檔案管理方面的新知識(shí)和新技能,進(jìn)而來滿足時(shí)代發(fā)展的需要。而檔案管理的信息化主要是對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用。因此,檔案管理人員還應(yīng)掌握一定的現(xiàn)代檔案管理手段,學(xué)會(huì)運(yùn)用計(jì)算機(jī)來有效的對(duì)檔案進(jìn)行管理,學(xué)會(huì)運(yùn)用電子計(jì)算機(jī)以及各類現(xiàn)代的辦公軟件,進(jìn)而有效的培養(yǎng)自身的業(yè)務(wù)素質(zhì),從而來不斷的加強(qiáng)對(duì)檔案的管理效率。
2.3 基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
基礎(chǔ)設(shè)施是檔案信息化建設(shè)發(fā)展中必不可少的條件,因此,加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)對(duì)于促進(jìn)檔案信息化建設(shè)具有深刻的意義?;A(chǔ)設(shè)施的建設(shè)可有效的保障檔案信息交換的有效性以及資源的共享性,同時(shí)也可有效的保障檔案信息的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。
2.4 安全問題
檔案包含著一個(gè)企業(yè)的較多信息,因此,加強(qiáng)重視檔案管理的安全問題對(duì)于促進(jìn)企業(yè)健康發(fā)展有一定的現(xiàn)實(shí)意義。檔案管理的安全不僅包括檔案管理硬件的安全,還包括檔案管理軟件的安全。因此,我們應(yīng)加強(qiáng)檔案管理硬軟件的安全性以及可靠性,進(jìn)而有效的促進(jìn)檔案管理的信息化。此外,企業(yè)還應(yīng)不斷的建立健全相應(yīng)的規(guī)章制度,避免一些不法分子接觸到相應(yīng)的檔案信息,進(jìn)而威脅到檔案的安全。
3 總結(jié)
隨著網(wǎng)絡(luò)信息的不斷普及與發(fā)展,一個(gè)企業(yè)要想得到快速發(fā)展,就需不斷的加強(qiáng)檔案管理信息化,以此來不斷提高企業(yè)對(duì)檔案的管理效率。因此,我們應(yīng)加強(qiáng)對(duì)企業(yè)檔案管理信息化內(nèi)容的了解,進(jìn)而發(fā)現(xiàn)企業(yè)檔案管理信息化所要注意的幾個(gè)問題,即企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的高度重視和大力推動(dòng),檔案管理人員的培訓(xùn)教育,基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè),安全問題等問題,從而來不斷的推動(dòng)企業(yè)檔案管理的信息化發(fā)展,以此來促進(jìn)企業(yè)的有效發(fā)展。
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