OA系統(tǒng)在事業(yè)單位檔案應(yīng)用研究

溫麗麗

摘 要：OA系統(tǒng)剛出現(xiàn)時，主要目的是為了滿足政府機構(gòu)相關(guān)部門工作的需求。隨著當前數(shù)字化信息時代的到來，各個事業(yè)單位及相關(guān)企業(yè)都應(yīng)用上了OA系統(tǒng)，優(yōu)化了事業(yè)單位的管理工作及環(huán)境。本文主要對OA系統(tǒng)在事業(yè)單位檔案管理工作中的應(yīng)用進行分析，供同行借鑒參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；OA系統(tǒng)（辦公自動化）

隨著計算機技術(shù)的不斷發(fā)展，其辦公模式及系統(tǒng)也發(fā)生了變化，傳統(tǒng)檔案管理模式效率比較低，OA（辦公自動化）系統(tǒng)打破傳統(tǒng)辦公模式，進一步推動了檔案管理數(shù)字化的發(fā)展。OA辦公系統(tǒng)屬于一種網(wǎng)絡(luò)辦公應(yīng)用系統(tǒng)，通過計算機可實現(xiàn)文件傳輸及儲存，可隨時瀏覽自己需要了解的資料信息，還可以下載保存，提高日常工作效率。如何通過OA系統(tǒng)把單位檔案管理工作變得更加高效實用，這需要把檔案管理工作納入到數(shù)字化管理范疇中才能實現(xiàn)。下文結(jié)合工作中的實際應(yīng)用，再從計算機系統(tǒng)的開發(fā)運用、檔案人員的工作素養(yǎng)、檔案自動化管理的質(zhì)保建設(shè)這三個方面就如何高效運用OA系統(tǒng)為單位檔案管理工作進行優(yōu)質(zhì)服務(wù)展開研究，以實現(xiàn)單位檔案管理工作辦公效率的提升。

1 OA辦公系統(tǒng)的特性

OA的核心即為ezOFFICE（easy office），強調(diào)的就是辦公的便捷方便，提高效率，作為辦公軟件，就應(yīng)具備三大特性：易用性、健壯性、開放性。

（一）易用性——沒有全面的應(yīng)用做基礎(chǔ)，一切都是空談，所以軟件也必須能夠被全員所接受，被全員所喜愛。如果易用性不強，這個前提就不存在了，制度落地就只能是空談。

（二）健壯性——必須具備超大用戶、高并發(fā)應(yīng)用的穩(wěn)定性。軟件也必須能保證全員應(yīng)用的穩(wěn)定性，尤其是針對集團型企業(yè)，軟件必須具備超大用戶、高并發(fā)應(yīng)用的穩(wěn)定性，否則，一旦出問題，哪怕是小問題，都可能影響到現(xiàn)實的集團業(yè)務(wù)，從而造成不可估量的損失。

（三）開放性—能夠與其它軟件系統(tǒng)完成必要的關(guān)聯(lián)性整合應(yīng)用。沒有哪一套軟件能夠獨立的完成所有方面的管理需求，所以軟件必須具備全面而廣泛的整合性，能夠從其它軟件系統(tǒng)中自動獲取相關(guān)信息，并完成必要的關(guān)聯(lián)性整合應(yīng)用。

2 OA系統(tǒng)對單位檔案管理的影響

單位的檔案管理是指由文字、圖表、聲像等形式形成的各種執(zhí)行代議單位制定的法律和決定，管理國家內(nèi)政、外交、軍事等方面的行政事務(wù)文件。辦公自動化（Office Automation，簡稱OA）是將現(xiàn)代化辦公和計算機網(wǎng)絡(luò)功能結(jié)合起來的一種新型的辦公方式。通過實現(xiàn)辦公自動化，或者說實現(xiàn)數(shù)字化辦公，可以優(yōu)化現(xiàn)有的管理組織結(jié)構(gòu)，調(diào)整管理體制，提高工作效率，增加協(xié)同辦公能力，實現(xiàn)決策效能的提高。

當前單位檔案的種類也變得多樣化，單一的文件檔案管理逐漸轉(zhuǎn)化為今天的文件、聲像、實物形態(tài)、照片等形式的結(jié)合，所需的人力、物力、財力和空間都越來越不利于傳統(tǒng)檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。而OA系統(tǒng)的使用則大大提高了檔案管理的工作效率。首先，計算機系統(tǒng)可以對音頻和視頻文件進行編輯、剪接、重組和改造，通過編輯系統(tǒng)可以完全恢復部分損壞的文件；使用多媒體存儲文件可以方便后續(xù)文件調(diào)查使用；二是可以保證原始文件的完整性；三是OA系統(tǒng)的使用使得文件之間的連接、記錄、信息更緊密的合作，再一步一步走向統(tǒng)一管理步驟的方式，這對質(zhì)量保證要求越來越高的檔案管理體系將呈現(xiàn)標準化的自動化辦公檔案管理系統(tǒng)。

3 高效利用OA系統(tǒng)的措施分析

（一）檔案管理OA系統(tǒng)的開發(fā)運用。

檔案對于事業(yè)單位的政務(wù)工作具有極大的歷史意義，而所形成的檔案管理也是日趨重要，我們單位各部、所很分散，都分布在各街道，以前有文件傳送還得用傳真或員工上門取件傳閱，再有由于事業(yè)單位的組織結(jié)構(gòu)都有明顯的層級，在傳統(tǒng)的辦公模式中，辦公業(yè)務(wù)主要以紙介質(zhì)為主，比如辦文程序，從文件起草、審閱、會簽、簽發(fā)、下發(fā)到歸檔等各個環(huán)節(jié)，存在流程復雜，流轉(zhuǎn)時間長，導致辦公效率低，決策緩慢、資源浪費等問題。因此解決之道就是采用先進的計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實現(xiàn)整個辦公過程電子化，從根本上改變了傳統(tǒng)的工作模式。現(xiàn)有OA系統(tǒng)后辦公者可隨時了解文件到達哪里，辦理的情況怎樣，對逾期沒有辦理的文件，可以自動催辦，文件辦理完畢，可以自動歸檔，歸檔后的文件可供借閱和調(diào)閱等，消除紙質(zhì)文件在流轉(zhuǎn)過程中去向不明以及不便于跟蹤等問題，節(jié)省了好多人力物力和時間，檔案也能及時無漏的歸檔。因此，如何更好的把檔案管理與OA系統(tǒng)結(jié)合起來至關(guān)重要，要做好以幾下方面：

1.需要單位單位領(lǐng)導對檔案管理有所重視。

提高領(lǐng)導和工作人員對檔案管理自動化公意識，將單位檔案的辦公自動化與社會發(fā)展的趨勢相協(xié)調(diào)，通過相關(guān)的現(xiàn)代化管理水平的培訓，來改變領(lǐng)導的知識結(jié)構(gòu)，并讓他們逐漸認識到自動化的辦公系統(tǒng)能對單位檔案管理工作帶來極大的好處，既減輕人力工作強度，也節(jié)省單位檔案管理開支成本，單位領(lǐng)導和檔案工作人員的重視能為OA系統(tǒng)的開發(fā)引入與高效運用提供堅實的基礎(chǔ)。

2.OA系統(tǒng)對檔案管理的技術(shù)服務(wù)需要很好的切入點。

單位檔案在立卷、信息收集與歸檔、數(shù)字化檔案的維護及查閱都可以在OA系統(tǒng)上實現(xiàn)，因此在OA系統(tǒng)檔案歸檔保存時，要對檔案信息的著錄進行規(guī)范、標引、分類及排列，實現(xiàn)檔案信息的有序化。另外，將屬性相同的信息進行分類，能及時解決因為政務(wù)信息資源量大、不集中、難查詢帶來的困難，這些都是OA系統(tǒng)所具有的檔案管理功能。現(xiàn)如今OA系統(tǒng)種類繁多，功能各異，需要選擇適合單位檔案管理的系統(tǒng)，這樣才能在日后的工作中體現(xiàn)實用和高效。同時，需要單位檔案工作人員很好的掌握系統(tǒng)，充分利用OA系統(tǒng)所具有的潛在功能，為檔案歸檔和檔案調(diào)閱的規(guī)范性提供數(shù)據(jù)支持。

3.單位檔案的管理制度要符合自動化辦公特點。

制定規(guī)范的檔案管理工作流程，可以為工作的展開提供很多方便。比如，規(guī)范檔案管理流程標準，可以實現(xiàn)檔案前期處理、電子文檔格式以及歸檔流程的標準化。同時在檔案信息管理系統(tǒng)的設(shè)計過程中，要對技術(shù)參數(shù)、技術(shù)標準進行規(guī)范化設(shè)置，要考慮到系統(tǒng)的兼容性、實用性以及便捷性，對數(shù)據(jù)的安全標準、接口標準以及非同一類型的數(shù)據(jù)實施轉(zhuǎn)化等等。只有對整個系統(tǒng)進行標準化處理，才能使其被高效利用，降低檔案過程中錯誤發(fā)生的幾率。

（二）提高檔案人員的工作素養(yǎng)。

單位檔案管理雖引入了OA系統(tǒng)，但這個系統(tǒng)的具體執(zhí)行，還需要人力的支持，檔案管理人員依然不可或缺，要想更好地發(fā)揮OA系統(tǒng)在單位檔案管理工作中的作用，就必須提高單位檔案管理工作人員的個人素養(yǎng)，這是實現(xiàn)檔案管理與辦公自動化更好融合的重要前提。單位檔案的特殊性，使得管理人員要具有堅定的政治立場，對檔案內(nèi)容的保密工作熟記于心，同時需要純熟的檔案管理知識與熟練的計算機操作技能。對OA系統(tǒng)的各種功能操作熟練，且能在恰當?shù)臅r候發(fā)現(xiàn)OA系統(tǒng)中可能存在的問題，并有提出改進的方法，這些對促進OA系統(tǒng)在單位檔案管理處理過程中的融合大有好處。在工作中，需要檔案人員不斷努力學習，更新自已的知識結(jié)構(gòu)，與時俱進，為實現(xiàn)檔案管理事業(yè)的發(fā)展發(fā)揮出自已應(yīng)有的作用。隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)安全至關(guān)重要，電腦病毒的泛濫，黑客入侵技術(shù)的不斷更新，這些都會對要案信息管理構(gòu)成威脅，這就要求廣大檔案管理人員必須熟練掌握信息安全技術(shù)，努力提高自已的綜合素質(zhì)，這樣才能確保OA系統(tǒng)在單位檔案管理工作中正常高運轉(zhuǎn)。

對于檔案管理工作人員個人素養(yǎng)的提升來適應(yīng)OA系統(tǒng)的需求，可以從以下幾個途徑展開：一是建立健全考核制度，提高檔案管理人員的積極性。通過評估系統(tǒng)，文件管理可以客觀、真實、實時的評估，這是提高檔案管理水平的重要措施，個人修養(yǎng)的提升將極大地促進辦公自動化系統(tǒng)功能的高效利用。二是加強檔案管理人員辦公自動化培訓與指導，對單位單位進行各種業(yè)務(wù)培訓、交流溝通等工作，進一步拓寬檔案管理人員的視野，提高辦公檔案管理人員辦公自動化的專業(yè)素質(zhì)。

（三）檔案自動歸檔的質(zhì)保建設(shè)。

檔案管理過程中的質(zhì)保建設(shè)是為了迎合OA系統(tǒng)的提升需求，計算機操作平臺下的系統(tǒng)在流程上相對快捷但容易出現(xiàn)質(zhì)量上的疏忽。比如，在單位檔案歸檔的過程中，檔案內(nèi)容的清晰度與完整度是必須檢查考核的一方面，這個過程需要相應(yīng)的歸檔人和校核人，以確保檔案內(nèi)容在OA系統(tǒng)運行的準確性，為后續(xù)的檔案調(diào)閱提供質(zhì)量保障。這些質(zhì)保建設(shè)需要相應(yīng)的規(guī)范，這種建設(shè)的目的是為了規(guī)范檔案管理的工作流程，使工作更加高效規(guī)范，而不至于無序。同時，為了確保OA系統(tǒng)在單位檔案管理過程中的高效使用，需要為系統(tǒng)設(shè)置內(nèi)外網(wǎng)隔離與防火墻，數(shù)據(jù)備份與安全審計等，以確保OA系統(tǒng)中的單位檔案安全。同時對單位檔案管理中的政務(wù)信息保存歸檔、分類整理以及著錄標引等相關(guān)工作納入OA系統(tǒng)質(zhì)保建設(shè)的指導性、規(guī)范性文件中，建立集中統(tǒng)一管理的制度，減少信息的重復、交叉，減少檔案信息的不準確、不完整和不一致現(xiàn)象，以確保檔案在OA系統(tǒng)中的清晰明了。

4 結(jié)束語

單位檔案的信息來源廣、覆蓋范圍大，OA系統(tǒng)所依據(jù)的計算機工作平臺能很好的縮減單位檔案管理工作中的人力物力，對促進單位政務(wù)信息的有效整合大有裨益。OA系統(tǒng)功能眾多，要想更好的使其服務(wù)于單位檔案管理工作，還需要單位領(lǐng)導對OA系統(tǒng)的重視，需要相應(yīng)的制度與規(guī)范建設(shè)，在檔案管理工作人員的個人素養(yǎng)要求也應(yīng)對比傳統(tǒng)的檔案管理要高，計算機技術(shù)是關(guān)鍵點，同時單位檔案的特殊性，使得質(zhì)保建設(shè)不能被忽視，只有全面的統(tǒng)籌管理才能使OA系統(tǒng)高效的服務(wù)于單位檔案的管理工作。

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