關(guān)于民政檔案管理的規(guī)范化的探討

摘 要：隨著我國全面深化改革進(jìn)程的加快推進(jìn)，民政檔案管理工作也面臨新的挑戰(zhàn)。本文首先對(duì)現(xiàn)階段我國民政檔案工作現(xiàn)狀進(jìn)行了總結(jié)，在此基礎(chǔ)上分析了加強(qiáng)民政檔案規(guī)范化管理的必要性，并結(jié)合筆者的工作經(jīng)歷，進(jìn)一步對(duì)新時(shí)期實(shí)現(xiàn)民政檔案管理工作規(guī)范化途徑進(jìn)行了探析。

關(guān)鍵詞：民政檔案；管理；規(guī)范化；探討

1 引言

民政部門承擔(dān)著規(guī)劃和管理社會(huì)各類行政事務(wù)的職能，是關(guān)注、解決民生問題，保障人民基本權(quán)益的重要部門。民政檔案具有查考、憑證和參考等功能，是記錄民政工作進(jìn)程的載體，是民政各個(gè)部門實(shí)現(xiàn)職能的基礎(chǔ)。民政檔案管理效率的高低將直接影響著民政部門的整體工作質(zhì)量和效果。現(xiàn)階段，我國已步入信息化快速發(fā)展的大數(shù)據(jù)時(shí)代，以人為本推動(dòng)民政檔案管理的規(guī)范化是民政部門提升管理水平的必然選擇。檔案管理工規(guī)范化，即結(jié)合現(xiàn)階段民政檔案管理工作的需要，創(chuàng)新傳統(tǒng)管理模式，運(yùn)用新理念、新方法保證民政檔案一系列工作的規(guī)范、有序運(yùn)行，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的制度化和程序化。在新的時(shí)代背景下，做好民政部門檔案管理工作，著力推進(jìn)民政檔案規(guī)范化進(jìn)程對(duì)于全面深化政治經(jīng)濟(jì)體制改革，實(shí)現(xiàn)中華民族偉大復(fù)興的中國夢具有重要的推動(dòng)作用。因此，基于檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)情況，對(duì)民政檔案管理規(guī)范化進(jìn)行探討具有深遠(yuǎn)意義。

2 民政檔案管理現(xiàn)狀分析

民政檔案管理工作關(guān)乎民計(jì)民生，是民政部門重要的職能。改革開放前，檔案管理工作缺少專業(yè)人員整合，檔案管理工作面臨重重困難和阻礙，發(fā)展滯緩，甚至一度陷入窘境。1987年，第六屆全國人大常務(wù)委員會(huì)第二十二次會(huì)議通過了《中華人民共和國檔案法》，為民政部門檔案管理工作的開展提供了最基本的法律依據(jù)。在接下來的人大會(huì)議上，檔案法被與時(shí)俱進(jìn)地修訂和完善，一定程度上推動(dòng)了我國檔案管理工作的制度化進(jìn)程，但同時(shí)也存在諸多亟待解決的問題，為檔案管理工作水平的提升造成一定程度的阻礙。

2.1 檔案管理意識(shí)有待提升

目前我國有許多檔案管理人員規(guī)范化意識(shí)不強(qiáng)，過分關(guān)注現(xiàn)實(shí)業(yè)務(wù)的經(jīng)濟(jì)利益，并將自身所從事的工作看作是一種閑職，缺少長期籌備意識(shí)，檔案管理制度形同虛設(shè)。與此同時(shí)，仍有部分民政部門的領(lǐng)導(dǎo)干部沒有意識(shí)到檔案規(guī)范化的深刻意義，不重視檔案管理工作，沒有培養(yǎng)檔案員與時(shí)俱進(jìn)學(xué)習(xí)能力，直接導(dǎo)致檔案管理工作中的記錄不完善，檔案殘缺等問題。

2.2 檔案管理人員業(yè)務(wù)水平不高

民政部門檔案管理規(guī)范化水平與工作人員的業(yè)務(wù)水平與技能素質(zhì)緊密相關(guān)，檔案管理人員除了掌握基本的檔案管理知識(shí)以外，還必須充分理解和掌握現(xiàn)行的檔案法。然而現(xiàn)階段我國有許多民政部門的檔案管理人員缺乏系統(tǒng)培訓(xùn)，檔案基本知識(shí)、法律知識(shí)匱乏。在現(xiàn)實(shí)業(yè)務(wù)中，檔案管理工作僅僅停留在材料搜集整合階段，編寫檔案時(shí)很容易遺漏一些重要材料。

2.3 檔案資料完整性不足

檔案管理工作是一項(xiàng)整體性工作，是由多個(gè)科室部門共同完成，涉及到多個(gè)部門的協(xié)調(diào)與合作，各個(gè)部門只有協(xié)調(diào)一致才能保證檔案管理工作的有序開展。然而現(xiàn)實(shí)中，檔案管理各個(gè)部門不協(xié)調(diào)現(xiàn)象普遍存在，造成了檔案收集整理中的材料不齊全、材料遺漏等問題，破壞了檔案資料的完整性，甚至存在部門私下占取重要檔案的事件，檔案工作開展困難，檔案不全甚至流失現(xiàn)象屢見不鮮。

2.4 檔案分析利用率低

由于民政部門每天需要處理各類繁雜的社會(huì)事務(wù)，檔案管理業(yè)務(wù)量與日俱增，但其中存在諸多缺失不全的材料，加劇了檔案整合管理的難度。加之民政部門檔案管理工作人員有限，他們的精力有限，工作量根本無法滿足檔案整理、利用工作開展的需求。因而，在檔案收集后，多數(shù)檔案管理部門僅僅進(jìn)行了機(jī)械性的保管工作，整合材料的基礎(chǔ)上科學(xué)分析檔案信息的功能被弱化，檔案分析利用率低。

3 加強(qiáng)民政檔案規(guī)范化管理的必要性

做好民政部門檔案管理工作是推動(dòng)國家福利制度健全和完善的必要保障。民政檔案能夠直觀反映出社會(huì)發(fā)展進(jìn)程的軌跡，是我國民政工作進(jìn)程的重要記錄，是民政工作發(fā)展歷史的見證。充分解讀、利用民政檔案，我們能夠清晰的把握我國民政工作開展進(jìn)程，以史為鑒，總結(jié)并吸取經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，從而加快我國社會(huì)主義現(xiàn)代化進(jìn)程。為順利開展后續(xù)的查閱、保管和統(tǒng)計(jì)分析工作，民政檔案必須依據(jù)科學(xué)合理的分類來妥善管理。全面深化政治經(jīng)濟(jì)社會(huì)體制改革以來，民政部門檔案管理工作的地位有所提升，很多地方的民政部門開設(shè)了獨(dú)立的檔案管理部門進(jìn)行管理，有的民政部門還建立民政檔案管理館。但由于現(xiàn)階段檔案管理工作工作量與日俱增，工作難度隨之提升，傳統(tǒng)檔案管理方式無法滿足現(xiàn)代化管理的要求，持續(xù)推進(jìn)民政部門檔案管理工作的科學(xué)化具有極其重要的現(xiàn)實(shí)意義。

4 實(shí)現(xiàn)民政檔案管理規(guī)范化的路徑

4.1 完善檔案管理制度體系

深入貫徹落實(shí)國家民政檔案管理規(guī)定，建立并完善檔案制度體系，切實(shí)保障檔案管理工作的開展有章可循是實(shí)現(xiàn)民政部門檔案規(guī)范化的必要保障。第一，各民政檔案部門必須健全檔案管理制度，并以此明確各個(gè)部門檔案管理目標(biāo)，合理劃分各部門搜集、整理、保存、統(tǒng)計(jì)檔案的權(quán)責(zé)，使各項(xiàng)工作的開展有法可依。除了簡單的收集、存檔工作，要充分發(fā)揮檔案利用功能。利用管理制度體系來明確每一位檔案管理人員的崗位職責(zé)，做到人崗匹配，強(qiáng)化責(zé)任觀念。第二，民政檔案管理水平直接關(guān)乎人民群眾的切身利益，要完善檔案管理的制約監(jiān)督機(jī)制，促進(jìn)民政檔案管理的公平化、公正化和公開化。與此同時(shí)，要完善群眾監(jiān)督機(jī)制，廣泛聽取人民群眾的意見和建議，接受人民群眾的制約和監(jiān)督。第三，完善檔案管理責(zé)任追究獎(jiǎng)懲體系，豐富檔案管理人員的考核指標(biāo)，強(qiáng)化檔案管理責(zé)任目標(biāo)的落實(shí)情況，督促各項(xiàng)制度的落實(shí)。

4.2 加強(qiáng)檔案管理程序化建設(shè)

程序化管理是民事檔案管理高效性、系統(tǒng)性的必要保障。從收集民政檔案開始，要嚴(yán)格把關(guān)，對(duì)檔案信息進(jìn)行系統(tǒng)、嚴(yán)格的鑒定，收集具有較高保存價(jià)值的資源。

民政檔案來源于民政日常業(yè)務(wù)，檔案管理人員須提升自身業(yè)務(wù)水平，提升自身對(duì)有價(jià)值的信息收集、分辨能力，盡可能多地掌握有價(jià)值的信息。在檔案分類時(shí)要嚴(yán)格將收集的民政檔案按照其用途、特點(diǎn)進(jìn)行統(tǒng)籌分類、編目，要對(duì)分類的內(nèi)容、范圍做出特定的要求，使分類更加詳細(xì)合理。在保管階段，基于延長檔案保存壽命的角度，切實(shí)保障民政檔案資料的完整性，將檔案保存中的立卷、標(biāo)題、目錄、時(shí)間等方面工作落到實(shí)處。

4.3 檔案管理樹立數(shù)字化建設(shè)

傳統(tǒng)的紙制檔案具有易損毀的缺點(diǎn)，因而要將檔案管理工作與現(xiàn)代信息化科技相結(jié)合，努力實(shí)現(xiàn)檔案的“數(shù)字化存儲(chǔ)”以及管理人員的“無紙化辦公”。加強(qiáng)檔案采集、分類、保存、利用的信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案管理流程的數(shù)字化全覆蓋。與此同時(shí)，在保密性的基礎(chǔ)上充分利用信息化技術(shù)提高檔案管理效能，創(chuàng)新檔案利用手段。利用信息化實(shí)現(xiàn)檔案工作互動(dòng)，利用網(wǎng)絡(luò)與電子設(shè)備加強(qiáng)與檔案使用者的聯(lián)系，使檔案管理更好的為人民群眾服務(wù)。

5 結(jié)語

民政部門檔案管理工作與人民自身利益密切相關(guān)。因此，新形勢下做好民政檔案工作是促進(jìn)民生問題的解決、改善民生的重要舉措，是全面實(shí)現(xiàn)小康社會(huì)戰(zhàn)略目標(biāo)的必由之路。民政局必須要高度重視檔案規(guī)范化管理工作，統(tǒng)籌好各類民政檔案的收集、整理、立卷、歸檔、借閱等程序，確保檔案管理為機(jī)關(guān)工作服務(wù)效率，著力加快推進(jìn)民政檔案管理工作步的制度化、規(guī)范化、科學(xué)化進(jìn)程。

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作者簡介

李沂濱（1979-），男，本科，畢業(yè)于中共中央黨校，函授學(xué)院，館員（檔案）研究方向，檔案管理。endprint