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      現(xiàn)代信息技術(shù)對企業(yè)檔案管理的影響與對策

      2017-09-02 10:26:04李永元
      卷宗 2017年22期
      關(guān)鍵詞:企業(yè)檔案管理現(xiàn)代信息技術(shù)對策

      李永元

      摘 要:科學(xué)技術(shù)的發(fā)展帶動社會各行各業(yè)的快速發(fā)展,對于我國企業(yè)檔案管理來說,信息技術(shù)的快速發(fā)展和不斷應(yīng)用已經(jīng)開始在企業(yè)檔案管理中開始廣泛使用。信息電子化是企業(yè)檔案管理變革的未來趨勢,對于企業(yè)自身檔案管理的水平,有十分明前的提升。通過信息化技術(shù)的使用,不但能夠?qū)崿F(xiàn)企業(yè)檔案管理的信息化數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)化管理,還能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的遠程快速傳輸,實現(xiàn)企業(yè)檔案管理的社會共享。筆者通過對現(xiàn)代信息技術(shù)對企業(yè)檔案影響的全面分析,對于其中問題的解決提出了針對性的對策和方法。

      關(guān)鍵詞:現(xiàn)代信息技術(shù);企業(yè)檔案管理;影響;對策

      1 現(xiàn)代信息技術(shù)對企業(yè)檔案管理的影響

      1.現(xiàn)代信息技術(shù)對傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理思想的巨大沖擊以及所帶來的相應(yīng)改革動力

      現(xiàn)代信息技術(shù)就是以信息技術(shù)為基礎(chǔ),通過生產(chǎn)力和生產(chǎn)關(guān)系之間的調(diào)整,將信息技術(shù)應(yīng)用在傳統(tǒng)的檔案管理中,實現(xiàn)企業(yè)檔案管理各方面水平的不斷提升和相應(yīng)的改革。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的廣泛使用,逐漸凸顯出其本身的特點和相應(yīng)的作用,實現(xiàn)了對工作效率的全面提升。企業(yè)檔案管理的傳統(tǒng)方法已經(jīng)不能適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的需要,因此在不斷的改革和創(chuàng)新中,將現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用在企業(yè)檔案管理中,對企業(yè)檔案管理的水平有了較大幅度的提升。與此同時,還需要做好現(xiàn)代信息技術(shù)和企業(yè)檔案管理水平的控制,確保兩者之間的良好結(jié)合。通過不斷的創(chuàng)新和改革,實現(xiàn)現(xiàn)代信息技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的良好應(yīng)用,創(chuàng)造出新穎的企業(yè)檔案管理方式和方法。

      2.現(xiàn)代信息技術(shù)使得企業(yè)檔案管理方式和手段更加先進有效

      現(xiàn)代信息技術(shù)主要是具有網(wǎng)絡(luò)化、信息化和智能化的特點,通過將現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用在企業(yè)檔案管理中,不但能夠?qū)⑵浔旧淼奶攸c融入進企業(yè)檔案管理中,還能夠?qū)崿F(xiàn)兩者優(yōu)點的相互結(jié)合。通過對我國現(xiàn)代信息技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用進行分析發(fā)現(xiàn),新型的企業(yè)檔案管理方法不但具有效率高的特點,而且實現(xiàn)了企業(yè)檔案管理的便捷、高效全面發(fā)展?,F(xiàn)代信息技術(shù)通過對企業(yè)檔案的改進和變革,實現(xiàn)了數(shù)字化檔案的建立,進而實現(xiàn)了檔案的全面共享和快速傳輸。目前利用計算機對現(xiàn)代檔案進行管理狀況十分樂觀,實現(xiàn)了檔案管理的電子化信息化,提升了紙質(zhì)檔案管理的年限,為檔案的快速查找,奠定了基礎(chǔ)。

      3.法制不健全、標準化程度不高等成為新挑戰(zhàn)

      對于傳統(tǒng)的檔案來說,一般都是利用紙質(zhì)進行保存的,因此檔案中存在保密等級以及解密標準的問題,有的檔案本身需要長久的保密,所以很多情況都無法獲得較為良好的信息查詢效果。檔案中如果存在短期保密的內(nèi)容,也會由于檔案的長期保存要求,進行最長期限的保密。從一定程度上來說,這導(dǎo)致檔案中的相應(yīng)內(nèi)容查詢十分困難。對于檔案進行利用的時候,往往由于其中一些方面的影響,導(dǎo)致無法充分的利用檔案中的相應(yīng)內(nèi)容,長期以來導(dǎo)致檔案本身的巨大價值沒有被廣泛的利用。

      4. 新的形勢,新的要求,大部分人員存在不適應(yīng)性的情況

      隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用,檔案管理逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒐芾淼碾娮訖n案,但是對于管理人員來說,很多人由于沒有較為先進的思想,在進行現(xiàn)代檔案管理的時候沒有相應(yīng)的信息技術(shù)為基礎(chǔ),導(dǎo)致工作困難重重。很多人對于新時代的要求沒有絕對的正確認識,對于自身傳統(tǒng)的思想沒有正確的認識。很多傳統(tǒng)的工作人員雖然懂檔案管理的相應(yīng)方法,但是對于檔案管理中的相應(yīng)信息技術(shù)沒有相應(yīng)的認識。而新招聘的人員雖然具有較為專業(yè)的信息技術(shù)知識,但是沒有完善的檔案管理技術(shù)。

      2 加強企業(yè)檔案管理水平的對策與措施

      1.要逐步優(yōu)化檔案管理的思想,明晰檔案管理的思路

      現(xiàn)代信息技術(shù)本身具有較為先進的技術(shù)和便利的使用方法,因此想要全面加強企業(yè)檔案的管理水平,首先需要優(yōu)化檔案的管理思想,對于傳統(tǒng)的檔案管理方法和思想都要進行革新。思想作為行動的先導(dǎo),是確保檔案管理工作水平不斷提升的根本。對于企業(yè)的檔案管理人員,需要進行全面的技術(shù)培訓(xùn),樹立檔案管理人員自身較高的管理水平。對于整個企業(yè)的建設(shè)和發(fā)展中的問題,需要進行及時的解決。樹立全面發(fā)展現(xiàn)代信息技術(shù)企業(yè)檔案管理的理念,將科學(xué)化現(xiàn)代化和規(guī)范化,列入企業(yè)檔案管理控制范圍。

      2.不斷加強現(xiàn)代信息技術(shù)條件下檔案管理工作的設(shè)備設(shè)施建設(shè)與完善工作

      對于現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用,必須要有較為先進的技術(shù)設(shè)備為基礎(chǔ),傳統(tǒng)的檔案管理僅僅使用一張桌子、一個本子,但是在現(xiàn)代信息時代,必須要使用符合要求的設(shè)備和儀器。對于現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展,檔案管理是基礎(chǔ),對于檔案管理來說,其中的相應(yīng)設(shè)備是基礎(chǔ)。對于企業(yè)的全面檔案管理,需要以符合條件的相應(yīng)設(shè)備和系統(tǒng)為基礎(chǔ),引進較為專業(yè)的管理技術(shù)和先進設(shè)備,從基礎(chǔ)開始,實現(xiàn)企業(yè)檔案管理水平的全面提升。

      3.探討并建立科學(xué)規(guī)范化的管理機制

      對于檔案管理來說,其本身是具有長期作用的一項工程,因此在進行檔案管理的時候,需要有較為專業(yè)而又健全的管理機制。通過建立科學(xué)規(guī)范的管理機制,能夠?qū)崿F(xiàn)現(xiàn)代信息技術(shù)企業(yè)檔案管理的科學(xué)化規(guī)范化和標準化。通過利用符合要求的電子檔案,能夠?qū)崿F(xiàn)對其中各個環(huán)節(jié)的全面控制和綜合性管理,對于其中的相應(yīng)細節(jié)可以進行全面的控制和查詢。由于檔案本身具有種類繁多大小不一的特點,因此需要建立系統(tǒng)性的管理軟件,做到不同答案的綜合管理。另外對于建立的科學(xué)管理制度和流程,需要嚴格的遵從。檔案管理本身就是一件十分嚴謹?shù)氖虑椋孕枰酝暾墓芾碇贫葹榛A(chǔ),通過對檔案的整理和收集,實現(xiàn)檔案信息的管理和后期使用,發(fā)揮出檔案的重要作用。

      4.全面增強檔案管理人員的能力素質(zhì)

      對于檔案管理人員,需要進行全面的技術(shù)能力培訓(xùn),通過集中培訓(xùn),結(jié)合檔案管理人員的自行學(xué)習(xí),提升所有管理人員的管理水平和管理理念。另外檔案管理部門還需要全面提升區(qū)域間的相應(yīng)合作關(guān)系,將檔案管理的相應(yīng)資源進行全面的整合,實現(xiàn)全面的聯(lián)動機制。對于工作中的相依工作經(jīng)驗和工作方法,要進行定期的交流,全面提升所有檔案管理人員的管理水平。

      3 結(jié)束語

      通過對我國企業(yè)檔案管理的情況進行全面的研究和分析發(fā)現(xiàn),隨著我國現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展和應(yīng)用,企業(yè)檔案管理面臨十分嚴峻的發(fā)展挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理方法有很多都已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代的需要,因此需要借助高技術(shù)水平的信息設(shè)備進行企業(yè)檔案的管理。在現(xiàn)代信息技術(shù)的條件下,需要全面提升對企業(yè)檔案管理和現(xiàn)代信息技術(shù)的良好結(jié)合,實現(xiàn)全面的檔案管理和改革。確保企業(yè)發(fā)展良好動力的同時,實現(xiàn)對企業(yè)檔案管理的現(xiàn)代信息技術(shù)革新。

      參考文獻

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      [3]龐瑩.企業(yè)檔案管理存在的問題和對策[J].企業(yè)導(dǎo)報.2015(24)

      [4]張華.中央企業(yè)檔案管理的困境與解決途徑[J].科技與企業(yè).2016(09)

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      [6]柴惠賢.企業(yè)檔案管理中存在的問題及對策[J].中小企業(yè)管理與科技(下旬刊).2016(08)[7]章莉.論企業(yè)檔案管理工作的重要性研究[J].辦公室業(yè)務(wù).2016(19)

      [8]宋灼蓉.企業(yè)檔案管理探討[J].四川水泥.2016(11)

      [9]肖艷.探析企業(yè)檔案管理中存在的問題與對策[J].辦公室業(yè)務(wù).2016(21)endprint

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