李瑩

摘 要：檔案是指在各項(xiàng)工作中形成的，具有保存價(jià)值的，各種形式和載體的歷史記錄，要工作，其重要性毋容置疑。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)、政治、文化的合作交流及科技的快速發(fā)展，檔案管理工作也受到了新的挑戰(zhàn)。本文結(jié)合工作實(shí)踐，分析了檔案管理的特性及工作中存在的問(wèn)題，并提出相應(yīng)的改進(jìn)措施。

關(guān)鍵詞：檔案管理；現(xiàn)狀；問(wèn)題及對(duì)策；創(chuàng)新

1 檔案管理的特性

檔案管理亦稱檔案工作。是檔案室直接對(duì)檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的總稱，也是國(guó)家檔案事業(yè)最基本的組成部分。檔案管理的對(duì)象是檔案，服務(wù)對(duì)象是檔案利用者。

2 檔案管理工作中存在的問(wèn)題

1.檔案管理體制不完善，檔案質(zhì)量、安全得不到有效保障。有些地方和單位沒(méi)有專門的檔案工作場(chǎng)所和檔案存儲(chǔ)庫(kù)房，檔案安全保管措施落后，忽視庫(kù)房環(huán)境管理，由于溫濕度管控不到位、缺少防光防磁措施等原因?qū)е聶n案字跡油滲模糊，或是形成“檔案磚”“粉末檔案”，庫(kù)存檔案損毀嚴(yán)重，造成無(wú)法彌補(bǔ)的損失。

2.檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)不強(qiáng)。一些單位對(duì)檔案管理不夠重視，所以對(duì)檔案管理專業(yè)人才的培養(yǎng)和發(fā)展也不重視，檔案管理人員中，掌握信息技術(shù)的復(fù)合型人才不多，而且許多檔案管理人員都是兼職，人員不穩(wěn)定，檔案管理職責(zé)沒(méi)有落實(shí)到具體人員，造成檔案管理工作嚴(yán)重脫節(jié)，檔案資料流向不清。

3.檔案保密工作落實(shí)不到位。計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)保密防范管理薄弱，缺乏嚴(yán)密有效的防范措施。

4.檔案管理缺乏標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。檔案管理工作與現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展相匹配的大前提是檔案基礎(chǔ)工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。當(dāng)前大多機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位檔案工作管理存在的問(wèn)題是：檔案管理模式老套，技術(shù)陳舊落后，許多部門的立卷、編目、檢索等，未按國(guó)家檔案局制定的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范操作。

5.檔案管理信息化程度不夠高。目前，多數(shù)基層單位檔案工作還處于傳統(tǒng)的手工管理模式，沒(méi)有實(shí)行檔案的信息化管理，收集歸檔還是沿襲幾十年的紙質(zhì)歸檔，電子文件需要打印后才能歸檔，查閱檔案也完全是人工檢索，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，信息的查全率、查準(zhǔn)率極低，在很大程度上影響了檔案管理的工作效率。

3加強(qiáng)檔案管理的主要措施

1.要加強(qiáng)檔案室基礎(chǔ)設(shè)施投入，改善檔案保管條件。檔案管理工作不僅是一項(xiàng)政策性很強(qiáng)的工作，也是一項(xiàng)專業(yè)技術(shù)性很強(qiáng)的工作，檔案管理的好與壞，直接影響到檔案的壽命，機(jī)關(guān)檔案管理中，條件好的部門檔案室整齊規(guī)范，而保管條件比較薄弱的單位還存在只求過(guò)得去的思想，給檔案造成了損害。為此，作為單位檔案室必須嚴(yán)格按照《國(guó)家檔案法》檔案保管標(biāo)準(zhǔn)要求，完善單位檔案室保管條件。要進(jìn)一步加大對(duì)本單位檔案室基礎(chǔ)設(shè)施的投入，嚴(yán)格按檔案管理“八防”標(biāo)準(zhǔn)要求，不斷完善檔案室的保管條件，盡可能的改變檔案室雜、亂問(wèn)題，做到檔案室統(tǒng)一整齊規(guī)范。

2.建立健全檔案管理規(guī)章制度。規(guī)章制度是檔案工作實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化的行為準(zhǔn)則。依法治檔，依法護(hù)檔，依法用檔。努力提高檔案管理部門的責(zé)任意識(shí)，建立系統(tǒng)有序的管理體制，檔案的權(quán)威性在于其真實(shí)可靠性。真實(shí)是檔案的生命，也是檔案管理部門的神圣職責(zé)。檔案管理的最終目的是為了更好地提供利用。只有增強(qiáng)檔案管理職能部門的責(zé)任意識(shí)，在工作中堅(jiān)持照章辦事，努力做到堅(jiān)持原則不動(dòng)搖，執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)不走樣，履行程序不變通，遵守紀(jì)律不放松，把好部門自身關(guān)，才能確保檔案的質(zhì)量。

3.著重加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)。要加強(qiáng)檔案工作人員的責(zé)任心建設(shè)、素質(zhì)培養(yǎng)、安全意識(shí)的教育，制定完善的檔案管理制度，把各項(xiàng)制度落到實(shí)處，要有針對(duì)性地對(duì)檔案員進(jìn)行專門的培訓(xùn)，不僅要做好檔案實(shí)體整理的工作，更要了解檔案信息化的過(guò)程，了解各種檔案新載體的物理性能，掌握基本的網(wǎng)絡(luò)安全策略和知識(shí)。建立現(xiàn)代化檔案管理人才的培養(yǎng)制度，培養(yǎng)融檔案知識(shí)、計(jì)算機(jī)管理知識(shí)、信息安全等知識(shí)于一體的高端人才，來(lái)引領(lǐng)檔案事業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展。

4.加強(qiáng)檔案管理理論和業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)。要對(duì)檔案管理工作人員注重專業(yè)技能方面的培訓(xùn)，對(duì)專職以及兼職檔案管理人員加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，在單位開(kāi)辦檔案管理工作培訓(xùn)班以及新技術(shù)學(xué)習(xí)班，組織檔案管理工作人員積極地參加培訓(xùn)，要緊密結(jié)合新形勢(shì)的具體要求，著眼檔案管理工作的實(shí)際情況，對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力的培訓(xùn)以及信息化、現(xiàn)代化管理方面的基本知識(shí)教育，鼓勵(lì)人員學(xué)習(xí)新知識(shí)，鉆研業(yè)務(wù)，掌握新本領(lǐng)，不斷地開(kāi)拓思路，進(jìn)而有效的提升檔案管理工作人員的個(gè)人素質(zhì)以及管理水平。隨著檔案管理數(shù)量的與日俱增以及檔案種類的多樣化，使用傳統(tǒng)的工作方法已經(jīng)無(wú)法滿足人們對(duì)檔案管理工作的需求，所以，就必須要引進(jìn)新技術(shù)，使用現(xiàn)代化的工作設(shè)備。只有在這些物質(zhì)條件都具備的情況下，檔案管理工作才能實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理。

5.加強(qiáng)涉密載體管理、確保檔案信息安全。配置檔案專用計(jì)算機(jī)，并采取有效的身份認(rèn)證措施，將局域內(nèi)網(wǎng)與公共外網(wǎng)實(shí)行物理隔離，涉密文件具有相應(yīng)的密級(jí)標(biāo)識(shí)，非涉密計(jì)算機(jī)不得與涉密網(wǎng)絡(luò)相連。檔案管理人員要對(duì)涉密移動(dòng)存儲(chǔ)進(jìn)行嚴(yán)格登記，并定期對(duì)涉密電子文檔和存儲(chǔ)、處理過(guò)涉密信息的計(jì)算機(jī)、移動(dòng)硬盤、軟盤、光盤、優(yōu)盤、錄音帶、錄像帶等進(jìn)行全面、徹底的清理，嚴(yán)格把把好涉密載體保密關(guān)，確保涉密檔案信息安全。

6. 重視檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。要實(shí)現(xiàn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化是建立最佳檔案工作秩序，取得最優(yōu)經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的保障，在檔案標(biāo)準(zhǔn)制定的過(guò)程中，要注意改進(jìn)和完善檔案功能，汲取相關(guān)科學(xué)知識(shí)，來(lái)充實(shí)和發(fā)展檔案管理，以便使所具有的功能更加適合單位對(duì)信息的需求，從而更好地為單位服務(wù)。

7.實(shí)施科技興檔，提高檔案工作的整體水平。利用計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的著錄與標(biāo)引、編目、檢索、統(tǒng)計(jì)自動(dòng)化替代所有手工抄寫工作，實(shí)現(xiàn)檔案的自動(dòng)化處理和網(wǎng)上查詢。通過(guò)構(gòu)建網(wǎng)上檔案服務(wù)平臺(tái)，把已有的檔案目錄數(shù)字化，建成目錄查詢系統(tǒng)為更多的用戶提供服務(wù)。建立起一個(gè)門類齊全、結(jié)構(gòu)合理、管理科學(xué)、設(shè)備先進(jìn)，為單位和社會(huì)提供有效服務(wù)的檔案館。真正實(shí)現(xiàn)電子文檔一體化，實(shí)行文件自動(dòng)收集、編目、鑒定等檔案管理工作。

總之，在高速發(fā)展的信息時(shí)代，檔案工作必須要緊緊結(jié)合時(shí)代發(fā)展要求，從理念上更新，行動(dòng)上創(chuàng)新，采取行之有效措施，積極探索檔案現(xiàn)代管理模式，為單位進(jìn)一步加強(qiáng)科學(xué)管理檔案發(fā)揮積極的作用。

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