檔案編研工作常見(jiàn)問(wèn)題及解決對(duì)策淺析

沈慧君+高錫琴

摘 要：隨著檔案文化建設(shè)一詞被越來(lái)越多的提及，作為企業(yè)檔案文化建設(shè)與檔案提供利用重要形式的檔案編研工作在單位內(nèi)也得到了越來(lái)越高的重視。本文將從近年來(lái)編研過(guò)程中遇到的實(shí)際問(wèn)題及困難出發(fā)，結(jié)合本單位航天企業(yè)特點(diǎn)，淺析檔案及其他編研工作相關(guān)部門(mén)為了更好地做好檔案編研工作，而應(yīng)在日常工作中采取哪些相應(yīng)措施，解決目前編研工作中常見(jiàn)的問(wèn)題，進(jìn)一步提升編研成果質(zhì)量。

關(guān)鍵字：航天企業(yè)；檔案編研

1 檔案編研在企業(yè)檔案文件建設(shè)中的意義及開(kāi)展情況

1.1 企業(yè)檔案編研的意義

近年來(lái)，企業(yè)檔案利用工作的重要性已經(jīng)得到了越來(lái)越多的重視，把提供高質(zhì)量檔案利用服務(wù)作為開(kāi)展企業(yè)檔案工作的目標(biāo)已成為一種共識(shí)。

檔案編研，作為檔案提供利用的重要形式，是充分發(fā)揮檔案價(jià)值的重要手段。企業(yè)檔案編研，是指以本企業(yè)館（室）藏檔案資料為主要對(duì)象，以主動(dòng)提供或報(bào)道檔案信息內(nèi)容為主要目的，在深入研究的基礎(chǔ)上圍繞一定題目范圍而從事對(duì)檔案文獻(xiàn)收集、整理和加工，并使之轉(zhuǎn)化成不同形式的編研成果，提供檔案利用的工作過(guò)程，是企業(yè)檔案工作水平與檔案文化建設(shè)的體現(xiàn)。

1.2 本單位檔案編研工作的開(kāi)展

本單位檔案工作近些年一直呈平穩(wěn)發(fā)展的趨勢(shì)，各門(mén)類(lèi)檔案從預(yù)立卷到上架，有近五十位專(zhuān)、兼職檔案人員負(fù)責(zé)收集、整理、核對(duì)、錄入、歸檔，層層把關(guān)，確保了各門(mén)類(lèi)檔案的完整、齊全與準(zhǔn)確。領(lǐng)導(dǎo)重視，制度明確，確保了檔案部門(mén)在出色完成上級(jí)檔案機(jī)構(gòu)進(jìn)館要求的同時(shí)，也豐富了本所檔案館藏。為發(fā)揮館藏檔案潛在價(jià)值，檔案編研工作在本單位得到了積極展開(kāi)，編研成果數(shù)量與質(zhì)量都呈現(xiàn)出上升趨勢(shì)，擺脫了以往編研層次低，精品少，編研成果以年度大事記為主，載體形式單一，利用范圍也較小，價(jià)值有限等等的狀態(tài)。

近三年本單位編研作品在航天科技集團(tuán)公司優(yōu)秀檔案編研成果評(píng)選活動(dòng)中獲獎(jiǎng)情況：

題名 編研成果形式 獲獎(jiǎng)等級(jí)

“金牌藍(lán)領(lǐng)”圓滿航天——全國(guó)勞模唐建平和勞模班組成長(zhǎng)足跡 紙質(zhì) 一等獎(jiǎng)

XXX所XX型號(hào)產(chǎn)品研制史 紙質(zhì) 二等獎(jiǎng)

上海新江機(jī)器有限公司簡(jiǎn)史 紙質(zhì) 二等獎(jiǎng)

XXX所檔案室指南 紙質(zhì) 三等獎(jiǎng)

堅(jiān)持工藝研究 促進(jìn)技術(shù)進(jìn)步——記XXX所集團(tuán)公司重大工藝研究項(xiàng)目 錄像片 鼓勵(lì)獎(jiǎng)

2 企業(yè)檔案編研工作常見(jiàn)問(wèn)題

根據(jù)近年檔案編研工作經(jīng)驗(yàn)體會(huì)，尤其是結(jié)合型號(hào)產(chǎn)品研制歷程編研工作遇到的一些問(wèn)題，談?wù)労教炱髽I(yè)檔案編研過(guò)程中一些比較常見(jiàn)的問(wèn)題及阻礙。

2.1 研制周期長(zhǎng)，編研材料收集難度大

航天型號(hào)產(chǎn)品普遍具有研制周期長(zhǎng)，階段多的特點(diǎn)，尤其是一些年代較早的型號(hào)，在檔案歸檔材料的完整性上存在欠缺，聲像檔案材料收集方面更是具有一定難度。此外，由于研制時(shí)間長(zhǎng)，出現(xiàn)較頻繁的人員流動(dòng)情況，從型號(hào)指揮到檔案部門(mén)工作人員的大量人事變動(dòng)，都對(duì)第一手編研材料的收集、整理及準(zhǔn)確性存在一定的影響，如上述某型號(hào)檔案編研工作，就遇到了當(dāng)年該型號(hào)指揮已退休多年的情況，采訪及獲取相關(guān)資料非常不便。同時(shí)，因?yàn)檫^(guò)去檔案人員很少參加型號(hào)工作會(huì)，因此對(duì)型號(hào)產(chǎn)品研制進(jìn)程也不甚了解。這些因素，都對(duì)當(dāng)前的檔案編研工作形成了一定的阻礙，為編研材料的收集增添了難度。

2.2 編研隊(duì)伍弱，檔案部門(mén)獨(dú)木難支

航天企業(yè)檔案工作部門(mén)的職能不同于其他綜合性檔案機(jī)構(gòu)，檔案部門(mén)掌握的大多是與科研生產(chǎn)息息相關(guān)的檔案資源，工作量和工作壓力都很大。而企業(yè)為檔案編研而組成的工作隊(duì)伍中，普遍存在任務(wù)重、人手少的現(xiàn)象，同時(shí)，檔案編研隊(duì)伍中也極為缺少專(zhuān)業(yè)編研人才，檔案工作經(jīng)驗(yàn)豐富，但編研水平一般，無(wú)法提高編研成果質(zhì)量。另一方面，編研工作常常出現(xiàn)檔案部門(mén)單打獨(dú)斗的局面，編研過(guò)程中與相關(guān)部門(mén)缺乏合作，或相關(guān)部門(mén)不愿主動(dòng)提供人力、物力等，白白錯(cuò)失對(duì)編研工作有用的各項(xiàng)資源。

2.3 缺乏宣傳，編研成果利用范圍小

由于各種因素的影響，檔案部門(mén)對(duì)自己的編研成果普遍缺少宣傳，編研工作成了檔案部門(mén)的又一種“默默奉獻(xiàn)”。編研成果知曉率低，也同時(shí)影響到了其使用率，很多的檔案編研成果，如年度大事記等，都只在有限范圍內(nèi)得到利用。而類(lèi)似型號(hào)研制大事記、紀(jì)錄片等編研成果，更多的只在相關(guān)會(huì)議及年度工作總結(jié)會(huì)議上被使用到，“公開(kāi)露面”的機(jī)會(huì)只有一次，影響范圍可想而知。在這樣的情況下，對(duì)檔案編研的持續(xù)發(fā)展以及編研人員對(duì)此項(xiàng)工作的熱情都存在著負(fù)面作用，長(zhǎng)此以往，將對(duì)編研工作產(chǎn)生不利影響，導(dǎo)致編研質(zhì)量越來(lái)越低，成為一種惡性循環(huán)。

3 提高企業(yè)檔案編研工作質(zhì)量對(duì)策淺析

檔案編研工作應(yīng)邁向更高的水平，這是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案部門(mén)的要求，也是檔案文化建設(shè)發(fā)展的必然趨勢(shì)。因此，如何提高企業(yè)檔案編研水平，是每一個(gè)參與編研工作的檔案工作者應(yīng)該思考的問(wèn)題。下面，就結(jié)合本單位特點(diǎn)，及在近期編研工作中得到的一些經(jīng)驗(yàn)，淺析提高企業(yè)檔案編研工作水平幾項(xiàng)對(duì)策與方法，以供參考。

3.1 堅(jiān)持檔案預(yù)立卷，參與型號(hào)工作會(huì)議

前文所述的歸檔不完整情況，主要存在于一些年代較早的型號(hào)產(chǎn)品文件資料歸檔中，近些年的歸檔工作中已不存在這類(lèi)情況，但因我所綜合檔案室正對(duì)某年代較早型號(hào)開(kāi)展大事記編研及聲像片制作工作，切身感受到了歸檔不完整這一問(wèn)題對(duì)編研工作帶來(lái)的困難。眾所周知，航天檔案都是集國(guó)家最新科技成果之大成，普遍具有技術(shù)難度大，專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)，研制周期長(zhǎng)的特點(diǎn)，其生產(chǎn)是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，其文件資料的產(chǎn)生也不是一蹴而就的。以型號(hào)檔案為例，一個(gè)型號(hào)一般要經(jīng)過(guò)可行性論證、方案設(shè)計(jì)、工程研制、設(shè)計(jì)定型、生產(chǎn)定型等多個(gè)階段，其檔案的收集整理過(guò)程相當(dāng)漫長(zhǎng)與繁瑣。因此，為確保檔案歸檔完整與準(zhǔn)確，近年來(lái)，我所堅(jiān)持推廣檔案預(yù)立卷工作，由型號(hào)師、項(xiàng)目或課題相關(guān)人員在文件產(chǎn)生時(shí)就對(duì)文件資料進(jìn)行管理，其專(zhuān)業(yè)性更是優(yōu)于檔案專(zhuān)業(yè)人員，對(duì)文件資料歸檔的準(zhǔn)確性和完整性都有著十分重要的提高。這樣的提高，對(duì)于編研素材的收集，起到了保障作用，對(duì)編研質(zhì)量的提升不可或缺。

3.2 充實(shí)編研工作隊(duì)伍，加強(qiáng)業(yè)務(wù)部門(mén)合作

企業(yè)檔案人員大多沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)門(mén)的編研工作學(xué)習(xí)，都是在編研的過(guò)程中一步步成長(zhǎng)起來(lái)的。為切實(shí)提高編研工作理論水平與基礎(chǔ)知識(shí)，參與編研工作的人員應(yīng)積極尋求參加檔案編研培訓(xùn)課程的機(jī)會(huì)，學(xué)習(xí)編研工作方法與知識(shí)，并運(yùn)用到編研工作中去。值得一提的是，聲像檔案工作者應(yīng)該提升自身視頻編輯水平，豐富編研成果的形式，亦是提高編研工作質(zhì)量的重要方式。

3.3 優(yōu)化檔案編研選題，加大編研工作宣傳

加強(qiáng)檔案編研成果的宣傳，可以更充分發(fā)揮其作用，同時(shí)，一個(gè)更貼近企業(yè)發(fā)展的編研選題，也可以讓企業(yè)全體員工更需要接觸到編研成果，提高檔案工作的知曉率，增強(qiáng)編研人員的成就感，進(jìn)一步激發(fā)編研工作熱情。在確保做好保密工作的基礎(chǔ)上，可以把單位年度大事記在內(nèi)部刊物上發(fā)表，或組織職工觀看型號(hào)研制紀(jì)錄片等，利用內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)傳播，讓編研成果變“活”，而不是僅僅出現(xiàn)在年度總結(jié)會(huì)或者型號(hào)工作會(huì)上。

4 結(jié)論與展望

檔案編研，是衡量企業(yè)檔案部門(mén)專(zhuān)業(yè)水平與能力的一項(xiàng)越來(lái)越重要的標(biāo)準(zhǔn)，而航天檔案更是集國(guó)家最新科技成果之大成，對(duì)航天檔案價(jià)值的開(kāi)發(fā)利用是每一個(gè)航天企業(yè)檔案工作者肩頭的責(zé)任。提高檔案編研水平，做好檔案編研工作，將更好地實(shí)現(xiàn)檔案文化建設(shè)的目標(biāo)，提升檔案信息的利用水平，提高檔案信息的價(jià)值，使檔案更好地服務(wù)于社會(huì)、服務(wù)于航天事業(yè)。endprint