辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的研究

徐銘偉

摘 要：在醫(yī)院的檔案管理之中采取辦公自動(dòng)化的模式，雖然一定程度上可以提升工作效率以及為工作人員帶來(lái)便捷性，但是也產(chǎn)生了比較多的問(wèn)題，需要相關(guān)工作人員采取必要的措施對(duì)其進(jìn)行完善，本文主要是關(guān)于辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的研究。

關(guān)鍵詞：辦公自動(dòng)化；環(huán)境；醫(yī)院；檔案管理

隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展以及企業(yè)越來(lái)越深入，引進(jìn)辦公自動(dòng)化的模式，不但可以給企業(yè)的發(fā)展以及工作帶來(lái)一定的促進(jìn)作用，而且還可以提升工作效率和工作質(zhì)量，本文主要是分析在辦公自動(dòng)化的大環(huán)境之下，探討醫(yī)院檔案管理存在的主要問(wèn)題并且提出有效的措施以及建議。

1 檔案管理中辦公自動(dòng)化的重要性

辦公室自動(dòng)化就是指以現(xiàn)代信息化技術(shù)手段和高新電子產(chǎn)品為輔助手段，通過(guò)高效精準(zhǔn)辦公軟件來(lái)提高企業(yè)單位檔案管理工作的管理質(zhì)量。新的經(jīng)濟(jì)發(fā)展模式下，傳統(tǒng)檔案管理工作方式已無(wú)法適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)對(duì)檔案管理工作的要求，要想改變醫(yī)院原有的檔案管理模式，提高管理效率就必須實(shí)現(xiàn)檔案管理辦公的自動(dòng)化，高效的辦公自動(dòng)化有利于提高工作效率，節(jié)約勞動(dòng)成本，降低管理費(fèi)用，確保高效管理。與此同時(shí)辦公室自動(dòng)化建設(shè)也能促進(jìn)醫(yī)院數(shù)字化建設(shè)，同樣辦公環(huán)境的自動(dòng)化建設(shè)也會(huì)促進(jìn)醫(yī)院管理制度和經(jīng)營(yíng)方式的發(fā)展，順應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的要求。醫(yī)院作為特殊社會(huì)特殊的行業(yè)，具備技術(shù)性以及專業(yè)性。然而，醫(yī)院過(guò)分重視了醫(yī)療服務(wù)，嚴(yán)重忽視了檔案管理工作，檔案管理工作在設(shè)備應(yīng)用以及人員配備上嚴(yán)重不足，檔案質(zhì)量低下以及信息開(kāi)發(fā)不足，為了提升檔案管理的質(zhì)量和效率，醫(yī)院方面很有必要實(shí)施檔案管理自動(dòng)化，從而提升醫(yī)院的管理水平。

2 檔案管理中辦公自動(dòng)化存在的問(wèn)題

（一）檔案管理中的保密性問(wèn)題

在自動(dòng)化辦公的背景下，以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)軟件為基礎(chǔ)對(duì)檔案進(jìn)行管理，文件保管的保密性無(wú)疑成為了計(jì)算機(jī)管理背景下最重要的問(wèn)題之一。相比于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件檔案，電子文件易于修改、變更，并且修改后極難查找修改痕跡，因此電子檔案面臨著被他人擅自更改的危險(xiǎn)，其文件保管的保密性較低，很可能被人惡意修改。醫(yī)院中的電子檔案大多是患者在整個(gè)患病過(guò)程中所進(jìn)行的具體治療以及治療效果數(shù)據(jù)，這其中不僅有具體的治療數(shù)據(jù)還有相關(guān)的圖片文件，這些信息的泄露將會(huì)極大地影響患者的個(gè)人生活，造成隱私泄露。所以醫(yī)院必須做好對(duì)電子檔案文件的保密性管理，保證其較高的安全性。

（二）檔案管理中的標(biāo)準(zhǔn)性問(wèn)題

辦公自動(dòng)化建設(shè)環(huán)境中，許多先進(jìn)設(shè)備的使用盡管方便了醫(yī)院的文件檔案管理，但與此同時(shí)也產(chǎn)生了許多新的管理問(wèn)題。例如在新型檔案管理模式下，許多文件只有正式文件的存檔而沒(méi)有底稿，也有許多文件盡管對(duì)原稿進(jìn)行了保存卻不是原始文件，這些都是辦公自動(dòng)化環(huán)境中檔案管理的新問(wèn)題。目前情況下，由于國(guó)內(nèi)醫(yī)院對(duì)檔案管理的辦公自動(dòng)化模式還缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，造成了醫(yī)院檔案管理混亂落后的現(xiàn)象。另外，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)不斷加強(qiáng)系統(tǒng)的升級(jí)創(chuàng)新，建立便于工作人員檢查搜索的電子管理環(huán)境，發(fā)揮計(jì)算機(jī)自動(dòng)管理的功能，并對(duì)電子檔案文件提出更加清晰、可行的標(biāo)準(zhǔn)。

（三）檔案管理中的人員素質(zhì)問(wèn)題

與傳統(tǒng)文件檔案管理工作相比，在檔案管理的技巧方法方面辦公自動(dòng)化環(huán)境下的檔案管理有著較大的改變和區(qū)別。傳統(tǒng)檔案管理的工作部門，存在著部門工作人員學(xué)歷低、素質(zhì)差、創(chuàng)新能力弱的問(wèn)題，其管理能力和創(chuàng)新意識(shí)已經(jīng)不能滿足新形式下現(xiàn)代化檔案管理的需求，使得檔案管理工作作用效果降低。同樣，即便掌握了計(jì)算機(jī)操作技術(shù)，不具備相應(yīng)的檔案管理素質(zhì)仍然無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)今的檔案管理工作，并不能實(shí)現(xiàn)真正的辦公自動(dòng)化。所以，醫(yī)院要加強(qiáng)對(duì)相關(guān)人才的培養(yǎng)，要求檔案管理工作者既能熟練操作相應(yīng)軟件，也具備足夠的專業(yè)知識(shí)，同時(shí)對(duì)相關(guān)技術(shù)有足夠了解，具備創(chuàng)新意識(shí)，只有這樣才能高質(zhì)量完成檔案管理工作。比如，針對(duì)當(dāng)前的檔案管理人員的素質(zhì)教育并沒(méi)有納入醫(yī)院計(jì)劃，這樣就導(dǎo)致當(dāng)前檔案管理還是傳統(tǒng)的模式，缺乏活力以及新意。

3 提高醫(yī)院檔案管理水平的有效對(duì)策

針對(duì)上文所說(shuō)檔案管理中存在的問(wèn)題，需要采取必要的措施進(jìn)行完善，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)提升保密性，建立檔案管理標(biāo)準(zhǔn)以及完善人才培訓(xùn)的機(jī)制從而提升檔案管理人員的總體素質(zhì)。

（一）加大資金投入以及提升設(shè)備

為了促使醫(yī)院實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理，應(yīng)當(dāng)加大資金投入，引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備以及技術(shù)等，這樣對(duì)于保護(hù)檔案具有十分重要的意義，比如說(shuō)，在檔案的庫(kù)房應(yīng)當(dāng)安裝除濕設(shè)備，滅火設(shè)備以及滅蟲設(shè)備，另一方面，應(yīng)加大資金投入引進(jìn)計(jì)算機(jī)設(shè)備，通過(guò)計(jì)算機(jī)對(duì)醫(yī)院的各項(xiàng)檔案進(jìn)行管理，不但可以節(jié)約人力財(cái)力以及物力，而且提升檔案管理的質(zhì)量和效率。此外，計(jì)算機(jī)管理檔案和傳統(tǒng)的人工管理相比，存儲(chǔ)更方便以及更為保密，通過(guò)完善計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的現(xiàn)代化管理，保障檔案的標(biāo)準(zhǔn)化以及保密性。

（二）建立檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

在國(guó)家相應(yīng)的法律規(guī)范基礎(chǔ)上，依據(jù)醫(yī)院自身的檔案文件管理原則和內(nèi)容，建立有效的個(gè)性化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。根據(jù)這些合理的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合相應(yīng)的管理實(shí)際和情況的特殊性，嚴(yán)格控制具體檔案管理工作環(huán)節(jié)的合理性、合規(guī)性，保證所歸檔的檔案資料的價(jià)值性和有效性。同時(shí)，隨著醫(yī)院具體管理情況的變化，相應(yīng)的制度標(biāo)準(zhǔn)也要隨之改變，不斷完善，與時(shí)俱進(jìn)，確保檔案管理工作有據(jù)可依。

（三）提升檔案管理人員的素質(zhì)

在實(shí)際的檔案管理工作之中，應(yīng)當(dāng)提升檔案管理人員素質(zhì)，檔案管理人員的素質(zhì)直接影響檔案管理水平，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)將檔案管理培訓(xùn)計(jì)劃納入到醫(yī)院的人才培養(yǎng)的計(jì)劃之后總，一方面，應(yīng)當(dāng)要求檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，更新檔案管理人員的知識(shí)儲(chǔ)備，提升檔案人員素質(zhì)。另一方面，應(yīng)當(dāng)增強(qiáng)培養(yǎng)檔案人員的道德素養(yǎng)，提升檔案管理人員的責(zé)任感，促使檔案管理人員愛(ài)崗敬業(yè)。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在辦公自動(dòng)化的大環(huán)境中，醫(yī)院的檔案管理工作也存在很多的問(wèn)題，主要包括了檔案管理中的保密性問(wèn)題、標(biāo)準(zhǔn)性問(wèn)題以及人員素質(zhì)問(wèn)題。因此，應(yīng)當(dāng)加大資金投入提升設(shè)備、建立檔案管理標(biāo)準(zhǔn)以及提升檔案人員素質(zhì)。

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