【摘 要】 文章闡述了外協(xié)項目管理的含義，分析了外協(xié)項目管理中存在的五種主要風(fēng)險，并針對內(nèi)控指引中提到的外協(xié)項目管理風(fēng)險點(diǎn)，結(jié)合外協(xié)項目在立項階段、外協(xié)單位選擇階段、合同簽訂階段、外協(xié)項目實施階段、外協(xié)項目后評價階段等，提出了相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。

【關(guān)鍵詞】 內(nèi)控體系；外協(xié)項目管理；風(fēng)險應(yīng)對

一、外協(xié)項目管理的含義

企業(yè)外協(xié)項目指由于企業(yè)自身的技術(shù)、設(shè)備或時間節(jié)點(diǎn)等條件限制，必須交由企業(yè)以外的單位進(jìn)行論證、設(shè)計、檢測、加工等項目。企業(yè)一般通過簽訂業(yè)務(wù)外包合同的方式，將上述業(yè)務(wù)委托給企業(yè)外的專業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)或其他經(jīng)濟(jì)組織實施。企業(yè)外協(xié)項目管理是對企業(yè)外包業(yè)務(wù)規(guī)劃及實施的全過程管理，是企業(yè)管理過程中的一項重要組成部分，也是企業(yè)實現(xiàn)目標(biāo)、獲得經(jīng)濟(jì)利益的保障。

二、外協(xié)項目管理中存在的主要風(fēng)險

根據(jù)財政部聯(lián)合證監(jiān)會、審計署、銀監(jiān)會、保監(jiān)會制定并發(fā)布的《企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引》及18項應(yīng)用指引，外協(xié)項目管理主要在的風(fēng)險有：

一是外協(xié)項目范圍和價格確定不合理，承包方選擇不當(dāng)，可能導(dǎo)致企業(yè)遭受損失；二是外協(xié)項目管理監(jiān)控不嚴(yán)、服務(wù)質(zhì)量低劣，可能導(dǎo)致企業(yè)難以實現(xiàn)外協(xié)項目的目標(biāo)；三是外協(xié)項目存在商業(yè)賄賂等舞弊行為，可能導(dǎo)致企業(yè)相關(guān)人員涉案；四是未經(jīng)授權(quán)對外訂立合同、合同對方主體資格未達(dá)到要求、合同內(nèi)容存在重大疏漏和欺詐，可能導(dǎo)致企業(yè)合法權(quán)益受到侵害；五是合同未全面履行或監(jiān)控不當(dāng)，可能導(dǎo)致企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益受損等。

三、外協(xié)項目管理中主要風(fēng)險的應(yīng)對措施

根據(jù)外協(xié)項目的實施過程，可將外協(xié)項目分為外協(xié)項目立項階段、外協(xié)單位選擇階段、合同簽訂階段、外協(xié)項目實施階段、外協(xié)項目后評價階段等五個階段，針對內(nèi)控體系中重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)的五類外協(xié)項目管理風(fēng)險，分階段分析并制定風(fēng)險應(yīng)對措施。

1、外協(xié)項目立項階段

企業(yè)在本階段應(yīng)結(jié)合自身業(yè)務(wù)特點(diǎn)和發(fā)展規(guī)劃，劃定外協(xié)項目范圍，即那些以企業(yè)的能力無法實現(xiàn)，或企業(yè)自行開發(fā)的成本過高的業(yè)務(wù)，可通過簽訂外協(xié)合同予以實現(xiàn)或降低成本的。同時，應(yīng)按照企業(yè)財務(wù)狀況，確定外協(xié)項目的初步預(yù)算。

在外協(xié)項目立項前，企業(yè)應(yīng)進(jìn)行充分的分析、論證，并組織編制項目技術(shù)方案，詳細(xì)說明項目的研制目標(biāo)及內(nèi)容、技術(shù)要求、主要技術(shù)指標(biāo)等，通過企業(yè)審核后，方可作為立項報告的輸入。企業(yè)在進(jìn)行外協(xié)項目立項時，還應(yīng)組織編制立項報告，立項報告中除了簡要闡述外協(xié)項目的依據(jù)、目的、意義、內(nèi)容外，還應(yīng)詳細(xì)說明項目的預(yù)期成果、計劃及進(jìn)度安排、項目組成員及分工、前期調(diào)研情況及潛在承擔(dān)方情況、項目預(yù)算及經(jīng)費(fèi)估算依據(jù)、風(fēng)險分析及應(yīng)對措施等，對于直接面對企業(yè)客戶的產(chǎn)品，還應(yīng)對外協(xié)項目的經(jīng)濟(jì)性和營利能力進(jìn)行分析說明。此階段企業(yè)的外協(xié)項目需求部門、項目管理部門、質(zhì)量管理部門、財務(wù)管理部門等應(yīng)參與其中。

立項評審?fù)ㄟ^后，外協(xié)的范圍即告定型，無特殊情況，一般不予調(diào)整，確實需要進(jìn)行范圍、預(yù)算等關(guān)鍵內(nèi)容調(diào)整的，應(yīng)視作新外協(xié)項目重新立項，從而規(guī)避因外協(xié)項目范圍確定不合理導(dǎo)致的企業(yè)損失。

2、外協(xié)單位選擇階段

外協(xié)單位選擇方式一般有招標(biāo)、競爭性談判、單一來源外協(xié)等?？傮w看來，招標(biāo)方式能夠最大程度體現(xiàn)公平公正、充分競爭、提高外協(xié)質(zhì)量、控制企業(yè)成本，但如涉及保密、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)難以統(tǒng)一、投標(biāo)單位不足三家等，不滿足招標(biāo)條件的項目，經(jīng)企業(yè)批準(zhǔn)后可轉(zhuǎn)入競爭性談判或單一來源外協(xié)方式。通過單一來源外協(xié)方式選擇外協(xié)單位，企業(yè)的話語權(quán)和主導(dǎo)地位依次降低，因此，企業(yè)應(yīng)首選招標(biāo)方式，一般不建議通過單一來源外協(xié)方式選擇外協(xié)單位。

招標(biāo)方式選擇外協(xié)單位在國內(nèi)已形成一套標(biāo)準(zhǔn)流程，可由專業(yè)的招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)協(xié)助企業(yè)完成招標(biāo)工作。企業(yè)通過招標(biāo)方式選擇外協(xié)單位，應(yīng)注意在招標(biāo)文件中明確技術(shù)指標(biāo)、評判標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、公開澄清問題等。競爭性談判選擇外協(xié)單位，應(yīng)編制談判文件，并向三家以上的潛在外協(xié)單位發(fā)放，明確外協(xié)項目各項具體的要求。同時從技術(shù)、質(zhì)量、價格、如期履約能力等方面設(shè)定評價指標(biāo)及權(quán)重，作為評分依據(jù)。接收到潛在外協(xié)單位的應(yīng)答文件后，應(yīng)充分評估其符合性，并進(jìn)行技術(shù)談判，澄清問題，形成合同草案。在技術(shù)達(dá)成一致的基礎(chǔ)上開展商務(wù)談判，事先應(yīng)確定談判策略，對超出企業(yè)成本價格數(shù)據(jù)庫的報價要重點(diǎn)關(guān)注。將完成技術(shù)談判及商務(wù)談判的潛在外協(xié)單位按照評價指標(biāo)逐項打分，最終形成潛在外協(xié)單位排名，選定外協(xié)項目承擔(dān)方。

通過競爭性談判或單一來源外協(xié)方式選擇外協(xié)單位，應(yīng)注意從企業(yè)的合格供應(yīng)商目錄中選擇，若企業(yè)前期調(diào)研的潛在承擔(dān)方不在合格供應(yīng)商目錄中，應(yīng)對該潛在承擔(dān)方進(jìn)行企業(yè)合格供應(yīng)商評估，通過評估后納入目錄備選。評估潛在外協(xié)單位資質(zhì)時，應(yīng)注意對企業(yè)營業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營范圍、代表人授權(quán)書、代理資質(zhì)證書、行業(yè)資質(zhì)證書、質(zhì)量體系認(rèn)證等基本要求的審核；同時需審核潛在外協(xié)單位的財務(wù)狀況，如原則上企業(yè)注冊資本應(yīng)不小于合同標(biāo)的；最后，若企業(yè)認(rèn)為必要，可要求潛在外協(xié)單位提供類似項目成功案例、擬派出項目組成員的資質(zhì)證明文件等。

此階段企業(yè)的外協(xié)項目需求部門、項目管理部門、質(zhì)量管理部門、財務(wù)管理部門、紀(jì)檢監(jiān)察部門等應(yīng)參與其中。企業(yè)按照上述方式確定外協(xié)單位，能夠選擇出較為合適的外協(xié)單位，并達(dá)到合理確定外協(xié)價格、降低外協(xié)成本的目的，從而規(guī)避因承包方選擇不當(dāng)導(dǎo)致的企業(yè)損失，同時，紀(jì)檢監(jiān)察部門的參與可避免外協(xié)項目存在商業(yè)賄賂等舞弊行為，保護(hù)企業(yè)相關(guān)參與人員。

3、合同簽訂階段

經(jīng)過外協(xié)單位選擇階段，企業(yè)確定了外協(xié)項目承擔(dān)方，對合同主要條款達(dá)成一致，形成了合同文本的雛形。在合同簽訂階段，雙方應(yīng)擬定最終的合同文本，并保證合同文本及附件的完整性。需要注意的是，按照不同行業(yè)的要求，合同中需明確外協(xié)項目承擔(dān)方是否支持甲方企業(yè)對其外協(xié)經(jīng)費(fèi)使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，以及是否允許外協(xié)項目承擔(dān)方進(jìn)行二次外包。合同簽訂后，企業(yè)需將該合同的有關(guān)信息納入企業(yè)合同臺賬管理。合同臺賬應(yīng)包括合同名稱、編號、外協(xié)項目承擔(dān)方、標(biāo)的、簽訂時間及周期、階段驗收點(diǎn)、合同金額等。企業(yè)應(yīng)根據(jù)合同進(jìn)展定期更新合同臺賬。

此階段企業(yè)的外協(xié)項目需求部門、項目管理部門、質(zhì)量管理部門、財務(wù)管理部門、法律管理部門、紀(jì)檢監(jiān)察部門等應(yīng)參與其中，再次審查外協(xié)項目承擔(dān)方的主體資格、授權(quán)情況、合同內(nèi)容是否存在重大疏漏、是否有潛在的合同糾紛可能等，從而避免企業(yè)合法權(quán)益受到侵害。

4、外協(xié)項目實施階段

合同履行應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行合同中規(guī)定的里程碑階段驗收，一般可分為項目設(shè)計方案驗收、中期階段驗收、終期驗收。階段驗收時，外協(xié)項目承擔(dān)方應(yīng)提交階段交付物、階段工作總結(jié)等，由企業(yè)組織評估每項交付物與合同技術(shù)要求的符合性，該工作一般由企業(yè)的驗收組承擔(dān)，驗收組需給出階段評估意見，包括后續(xù)階段需整改的內(nèi)容。驗收組成員應(yīng)由企業(yè)專家、有關(guān)專業(yè)技術(shù)骨干、質(zhì)量管理人員等經(jīng)驗豐富的人員組成，驗收組成員應(yīng)保持連續(xù)性，以確保驗收效果符合企業(yè)要求，提升驗收質(zhì)量。終期驗收除了對當(dāng)期交付物的驗收外，還應(yīng)檢查以往驗收階段整改意見是否完成，以保證外協(xié)項目完全達(dá)到合同約定的各項要求。

在外協(xié)項目實施過程中，企業(yè)應(yīng)定期分析外協(xié)項目履約情況，若發(fā)現(xiàn)履約異常情況，應(yīng)分析偏差原因，協(xié)同外協(xié)項目承擔(dān)方編制趕工計劃或開展合同變更等，對違反合同約定已觸發(fā)違約責(zé)任條款時，企業(yè)應(yīng)組織法律部門分析判斷違約責(zé)任，按國家有關(guān)法律法規(guī)及合同規(guī)定追究外協(xié)項目承擔(dān)方的法律責(zé)任。

此階段企業(yè)的外協(xié)項目需求部門、項目管理部門、質(zhì)量管理部門、法律管理部門、紀(jì)檢監(jiān)察部門等應(yīng)參與其中，并應(yīng)以外協(xié)項目需求部門為主、其他部門通力配合，重點(diǎn)關(guān)注外協(xié)承擔(dān)方工作狀態(tài)及外協(xié)項目交付物質(zhì)量，避免因外協(xié)項目管理監(jiān)控不嚴(yán)、服務(wù)質(zhì)量低劣，導(dǎo)致企業(yè)無法實現(xiàn)外協(xié)項目的目標(biāo)，或企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益遭受損失等。

5、合同后評價階段

為了深入掌握外協(xié)項目的實際應(yīng)用效果，企業(yè)可以在外協(xié)項目正式結(jié)束、運(yùn)行一段時間后，開展外協(xié)項目后評價工作。后評價工作應(yīng)按照企業(yè)需求制定評價指標(biāo)體系，一般可包含管理評價和投入產(chǎn)出效益評價。管理評價重點(diǎn)考察外協(xié)承擔(dān)方的選擇方式是否嚴(yán)格執(zhí)行、外協(xié)項目計劃是否嚴(yán)格執(zhí)行、外協(xié)合同能否如期履約、項目成果是否達(dá)到要求并如期通過驗收、外協(xié)項目成本是否控制在預(yù)算內(nèi)等；投入產(chǎn)出效益評價重點(diǎn)從外協(xié)成本投入與產(chǎn)出效果的匹配度，及外協(xié)成果是否能夠支撐企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展等角度進(jìn)行評價。

合同后評價結(jié)果不但能夠體現(xiàn)具體外協(xié)項目的效果、經(jīng)費(fèi)的使用效率等，還能夠反映企業(yè)外協(xié)項目管理的績效，企業(yè)可以通過后評價工作，積累外協(xié)項目管理經(jīng)驗，不斷完善外協(xié)項目管理流程，提高后續(xù)外協(xié)項目的質(zhì)量和效果。

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【作者簡介】

邵蘊(yùn)輝（1984-）女，碩士，工程師，研究方向：項目管理.