張灃丹

【摘 要】計(jì)算機(jī)技術(shù)不斷進(jìn)步，在各個(gè)行業(yè)中都得到了廣泛運(yùn)用。本文所要探討的辦公自動化技術(shù)就是將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于辦公的各個(gè)環(huán)節(jié)，為常規(guī)工作流程帶來了優(yōu)化和便利，能夠使辦公自動化更加系統(tǒng)化，加快辦公速度、提高辦公效率。目前以計(jì)算機(jī)技術(shù)為基礎(chǔ)的辦公自動化流程已經(jīng)應(yīng)用于各個(gè)行業(yè)，在社會保障業(yè)務(wù)電子文件處理中也做出了一定的貢獻(xiàn)，本文將對辦公自動化的主要功能和優(yōu)點(diǎn)進(jìn)行闡述，分析在辦公自動化中應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的重要作用，為今后辦公自動化更好地應(yīng)用于社會保障工作提供一定的參考。

【關(guān)鍵詞】辦公自動化；計(jì)算機(jī)技術(shù)；技術(shù)應(yīng)用

引言

當(dāng)前最為流行的技術(shù)即為互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)，人們不斷地發(fā)現(xiàn)這兩種技術(shù)新的可能性，將它們應(yīng)用于各行各業(yè)，促進(jìn)了社會和經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，也為特定領(lǐng)域帶來了質(zhì)的飛躍。計(jì)算機(jī)技術(shù)一直處于不斷更新的過程中，它的精準(zhǔn)性和便利性使得它逐漸開始被用于政府、企業(yè)與事業(yè)單位的日常工作與管理中。其優(yōu)點(diǎn)表現(xiàn)明顯，能夠有效地實(shí)現(xiàn)辦公自動化，實(shí)現(xiàn)辦公流程的便利與順暢，很大地程度上提高政府、企業(yè)與事業(yè)單位的辦公效率，更好地為人民服務(wù)。

1.辦公自動化的主要功能

辦公自動化可以實(shí)現(xiàn)一個(gè)系統(tǒng)內(nèi)信息共享，它強(qiáng)大的功能可以幫助企業(yè)和事業(yè)單位的辦公室管理工作變得更加便利，能夠?qū)崿F(xiàn)對數(shù)據(jù)、文字和圖片等信息的快速處理功能，還可以為決策提供便利，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)通話和電話會議的功能。

其中，文字處理功能最為常見。主要是利用計(jì)算機(jī)中的相關(guān)軟件，對文字進(jìn)行編輯和排版，能夠在較短時(shí)間內(nèi)將大量文字信息呈現(xiàn)，使人一目了然，很大程度上提高了工作效率；網(wǎng)絡(luò)通信則是在計(jì)算機(jī)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的幫助下，實(shí)現(xiàn)信息共享和溝通，能夠保持辦公室內(nèi)與外界保持密切聯(lián)系；電話會議即利用計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)通訊工作，將身處不同地區(qū)的員工聯(lián)系起來，跨越了空間限制、及時(shí)解決問題，提高工作效率。

2.辦公自動化在社會保障工作中的應(yīng)用

計(jì)算機(jī)管理技術(shù)已經(jīng)開始為社會保障工作的進(jìn)行與管理提供便利。例如社會養(yǎng)老保險(xiǎn)、職工醫(yī)療保險(xiǎn)、生育保險(xiǎn)等等工作的流程都已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了辦公自動化。在社會保障工作的各個(gè)方面，計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)不僅能夠?qū)崿F(xiàn)部門內(nèi)部的信息共享，還可以通過多樣的連接形式與社會其他各個(gè)單位之間實(shí)現(xiàn)互相連接，有很多社保機(jī)構(gòu)開始構(gòu)建起共享辦公系統(tǒng)，可以囊括數(shù)百個(gè)終端，涉及的業(yè)務(wù)面巨大，幾乎能夠?qū)崿F(xiàn)辦公業(yè)務(wù)全流程的自動化。

當(dāng)前，在很多的業(yè)務(wù)中已經(jīng)不再是從前的紙質(zhì)文件為主、電子文件為輔，大多數(shù)都實(shí)現(xiàn)了電子文件為主、紙質(zhì)文件為輔，正在向著無紙文件辦公的方向不斷發(fā)展。例如很多城市的職工醫(yī)療保險(xiǎn)不再需要紙質(zhì)憑證、經(jīng)歷復(fù)雜的程序才能兌現(xiàn)，相關(guān)醫(yī)療機(jī)構(gòu)、藥店、銀行和參保單位之間已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了一卡通，即已經(jīng)形成了完善的計(jì)算機(jī)管理網(wǎng)絡(luò)，能夠?qū)崟r(shí)進(jìn)行信息共享。通過這個(gè)例子可以看出，辦公自動化不僅給參保人員減少了麻煩，也能大大提高社保局員工工作效率。

3.如何更好地將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于辦公自動化中

前文已經(jīng)提到，計(jì)算機(jī)技術(shù)處于不斷發(fā)展的進(jìn)程中，專業(yè)化程度也會隨之不斷提高，這對各個(gè)領(lǐng)域中想要應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的人員們就提出來更好的要求。要求他們能夠在日常的工作中，將技術(shù)與實(shí)際結(jié)合，根據(jù)工作需要不斷地學(xué)習(xí)先進(jìn)的技術(shù)，保持使用的技術(shù)不被時(shí)代淘汰，保證工作質(zhì)量和工作效率一直處于不斷提高的狀態(tài)。

3.1加強(qiáng)宏觀調(diào)控意識

計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于辦公自動化不僅僅需要在具體工作中學(xué)習(xí)和應(yīng)用，還要從較為宏觀的角度進(jìn)行調(diào)控。有時(shí)，工作的進(jìn)行會受到資金不足影響和領(lǐng)導(dǎo)、決策者對計(jì)算機(jī)技術(shù)的認(rèn)識不足的限制；并且計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動化中應(yīng)用產(chǎn)生效果不一定能夠立馬數(shù)顯，這就會對辦公自動化的發(fā)展帶來一定影響。所以就會使得事業(yè)單位不愿意在計(jì)算機(jī)軟件的開發(fā)上投資、也不愿為員工學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)技術(shù)產(chǎn)生的費(fèi)用買單。所以必須要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)與決策者對計(jì)算機(jī)技術(shù)在將來能產(chǎn)生效益的認(rèn)識，引起他們對辦公自動化發(fā)展的足夠重視，從宏觀的層面對計(jì)算機(jī)技術(shù)和辦公自動化產(chǎn)生綜合的認(rèn)識，實(shí)現(xiàn)一個(gè)綜合、系統(tǒng)的工作構(gòu)架。

3.2健全辦公自動化管理機(jī)制

計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動化中能夠帶來幫助的軟件很多，在對這些軟件進(jìn)行選擇時(shí)，要做到以工作內(nèi)容的實(shí)際需要為參考，選擇最為合適的軟件。國外的計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展先于我國，已經(jīng)形成了一定的辦公自動化管理系統(tǒng)，這些軟件和系統(tǒng)雖然在理論上較為完善，有很大的優(yōu)勢，但是總是存在著價(jià)格高昂的缺點(diǎn)。有時(shí)也會因?yàn)榇蟓h(huán)境背景的不同而使得其優(yōu)勢難以完全發(fā)揮出來。所以在對應(yīng)用的軟件進(jìn)行選擇時(shí)，需要先綜合考慮國內(nèi)環(huán)境背景、了解工作中實(shí)際需要，在借鑒的基礎(chǔ)上不斷完善和優(yōu)化，找到最適合的軟件。

3.3構(gòu)建良好的計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用氛圍

有時(shí)，可以考慮與相關(guān)高校進(jìn)行戰(zhàn)略合作來推進(jìn)辦公自動化進(jìn)程，互利合作能夠使企業(yè)與事業(yè)單位的辦公革新工作有較高的出發(fā)點(diǎn)。如果只對員工進(jìn)行短期、集訓(xùn)化的培訓(xùn)，很難幫助他們快速掌握大量的專業(yè)技能，無法滿足辦公自動化與計(jì)算機(jī)技術(shù)不斷發(fā)展對人員技能提出的要求。選擇與高校之間建立合作關(guān)系，可以在一定程度上延續(xù)培訓(xùn)路程，也可以使課程培訓(xùn)的開展依據(jù)行業(yè)具體需要進(jìn)行。這樣一來，可以建立起較為良好的外部氛圍，對提高辦公人員的專業(yè)技能水平有非常大的幫助。

3.4提高計(jì)算機(jī)軟件應(yīng)用人員的專業(yè)能力

現(xiàn)在，從業(yè)人員的專業(yè)知識技能水平參差不齊，還有很多人對于辦公軟件使用方法不夠熟悉，對于計(jì)算機(jī)軟件應(yīng)用的原則和方法的掌握也不夠到位，這就會對計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動化中更好地運(yùn)用造成阻礙。所謂的專業(yè)人員必須要具有發(fā)展性思維，不斷要求自己學(xué)習(xí)、進(jìn)步，掌握好辦公自動化技術(shù)中先進(jìn)的手段。對于企業(yè)和事業(yè)單位來說，需要確保形成一個(gè)安全的物理環(huán)境，要求辦公人員能夠?yàn)閮?nèi)部建立起安全的防火墻，對于可能出現(xiàn)的漏洞進(jìn)行及時(shí)修補(bǔ)，嚴(yán)格防止病毒入侵，確保計(jì)算機(jī)能夠安全運(yùn)行。

3.5建立完善的信息發(fā)布平臺

網(wǎng)絡(luò)的傳播速度有目共睹，可以實(shí)現(xiàn)辦公效率最大化，事業(yè)單位需要利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的優(yōu)點(diǎn)來建立起一個(gè)高速信息交流平臺。這個(gè)平臺可以實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)互動交流，人與人之間、信息與信息之間的交流和共享都可以實(shí)現(xiàn)，不僅能夠有效地節(jié)約辦公成本，還能夠在一定程度上避免溝通不暢問題的發(fā)生。此外，還能夠幫助實(shí)現(xiàn)無紙化辦公，很多信息不需要人為傳遞，只要上傳到網(wǎng)絡(luò)空間中，處于網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中的用戶都可以隨時(shí)提取信息、利用信息。

4.結(jié)束語

社會不斷進(jìn)步，經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展，事業(yè)單位的辦公內(nèi)容也開始變得更加復(fù)雜，各種信息數(shù)量龐大種類繁多，這些因素都在一定程度上促進(jìn)了以計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用為基礎(chǔ)的辦公自動化的產(chǎn)生。在這之中，處理文字和數(shù)據(jù)資料的技術(shù)、多媒體應(yīng)用技術(shù)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在辦公自動化中發(fā)揮的重要作用不可替代。所以應(yīng)該要對辦公自動化中計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用給予相應(yīng)的重視，也要對相關(guān)工作人員的技能水平采取提高措施，這對于單位綜合業(yè)務(wù)能力提升有很大幫助。只要人們對辦公自動化有正確的認(rèn)識，計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用會對辦公自動化帶來更大幫助。

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