檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點思考

梁麗華

摘要：檔案的信息化建設(shè)在時代發(fā)展過程中具有十分重要的意義，應(yīng)該加大力度對影響檔案發(fā)展與建設(shè)的問題加以解決，從而促進檔案管理的發(fā)展。這是一項長期而又艱巨的任務(wù)，因此在實際應(yīng)用中需要不斷加強檔案館領(lǐng)導(dǎo)人員的認知，并對其進行不斷的創(chuàng)新，制定出合理有效的創(chuàng)新政策，招納更多專業(yè)人才加入，同時還要抓緊信息化建設(shè)的主要時機，構(gòu)建出科學(xué)合理的檔案信息管理平臺，從而提高檔案信息管理工作人員的工作效率，提高專業(yè)服務(wù)質(zhì)量，只有這樣使檔案管理信息化水平邁上一個全新的高度，促進檔案館發(fā)展。基于此本文分析了檔案信息化建設(shè)與檔案管理。

關(guān)鍵詞：檔案；信息化建設(shè)；檔案管理

1、檔案管理信息化的概念

檔案管理信息化建設(shè)不是一個簡單的項目工程，它是運用現(xiàn)代化的技術(shù)手段來加強檔案資源管理的收集、整理、開發(fā)和利用的一個全過程。檔案管理信息化建設(shè)主要是將檔案資源進行標(biāo)準(zhǔn)化、存儲數(shù)字化的建設(shè)，并不斷利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)開發(fā)和利用檔案信息資源，在整體過程中，逐步培養(yǎng)起一批了解政策法規(guī)，并具備專業(yè)操作能力的人才隊伍，全方位打造規(guī)范化管理的信息化工作體系。具體來說就是將檔案材料采用計算機、掃描儀、圖像處理技術(shù)等先進的技術(shù)手段進行有需要的數(shù)字化處理，然后再儲存在介質(zhì)中的過程。

2、檔案管理信息化建設(shè)的必要性

2.1促進網(wǎng)絡(luò)、數(shù)字化發(fā)展

現(xiàn)階段，大部門的檔案管理部門都處于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件的管理上，在管理檔案信息過程中使用手工管理模式，在工作時常常會遇見一些大量的電子文件使工作人們無從下手。因此，檔案部門如何在這個現(xiàn)代社會中的數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化的社會中尋求全新的發(fā)展道路，并將檔案數(shù)據(jù)庫中的原始檔案信息資料作為“參考文獻：”并將其發(fā)揮出重要的價值是檔案部門在發(fā)展過程的難題，因此做好檔案管理信息化建設(shè)成為一種必然趨勢。

2.2開發(fā)檔案管理的價值

檔案管理人員在工作時要通過對檔案信息資料的收集、開發(fā)、應(yīng)用、管理等來實現(xiàn)檔案信息的價值。檔案信息管理部門還是一個信息服務(wù)結(jié)構(gòu)，因此在工作過程中只有利用計算機才能將檔案信息資源更好收集、存儲、整理，將檔案信息的價值更好的發(fā)揮出來。

2.3促進檔案館發(fā)展

在檔案管理信息化建設(shè)時，要做好檔案館的信息資料庫房建設(shè)、檔案管理館藏建設(shè)、相關(guān)規(guī)章制度建設(shè)等建設(shè)工作。檔案管理信息化建設(shè)的具體工作環(huán)境包括了對檔案信息資料的收集、開發(fā)、整理、存儲、統(tǒng)計、利用等。隨著社會不斷的發(fā)展，檔案館的檔案數(shù)據(jù)也在不斷的增加，因此為了更好的跟上社會發(fā)展的腳步，需要加強檔案館的自身信息化建設(shè)。建設(shè)網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化檔案館，使用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)來管理檔案信息資料，并建立對應(yīng)的計算機體系、檔案管理專用軟件體系、檔案信息獲取資料體系等，從而促進檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展，使檔案信息在管理過程中走在“潮流”的最前端。

3、加強檔案管理信息化建設(shè)的對策

3.1統(tǒng)一制定檔案信息化規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)

標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范與規(guī)章制度不僅是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)，同時也是檔案管理信息化建設(shè)的制度保證，只有建立在統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范約束條件下，檔案管理信息化建設(shè)的作用才能夠得到最大程度的體現(xiàn)。對事業(yè)單位來說，在進行檔案信息管理系統(tǒng)設(shè)計的進程中，應(yīng)當(dāng)充分考慮檔案管理系統(tǒng)的高效性、兼容性以及實用性，同時要針對技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)參數(shù)等實施標(biāo)準(zhǔn)化設(shè)置，例如制定數(shù)據(jù)的接口標(biāo)準(zhǔn)、安全標(biāo)注及非同一類型之間的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化標(biāo)準(zhǔn)等各個方面，通過針對整個檔案管理系統(tǒng)進行標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，能夠進一步提升工作效率，減少管理工作中失誤的現(xiàn)象。

3.2實現(xiàn)檔案管理的信息化與傳統(tǒng)檔案管理同步發(fā)展

要想全面實現(xiàn)檔案管理工作信息化，就必須做到檔案管理的信息化與傳統(tǒng)檔案管理共同發(fā)展。由于目前我國許多企業(yè)及單位還是以紙質(zhì)檔案為主，若想在很短的時間內(nèi)實現(xiàn)信息化比較困難，前期只有依托紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)，逐步向信息化過渡，一步一步實現(xiàn)檔案管理工作的完全信息化目標(biāo)。因此單位領(lǐng)導(dǎo)不能急躁，首先要對加強對現(xiàn)有檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，讓他們掌握專業(yè)的檔案管理知識，同時要逐步讓他們了解如何用硬件設(shè)施去進行檔案管理，系統(tǒng)性的掌握實現(xiàn)信息化后檔案管理工作的方法和注意的問題，做到傳統(tǒng)的檔案管理與檔案管理信息化同步發(fā)展，逐步實現(xiàn)信息化的最終目標(biāo)。

3.3加快檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、促進檔案信息資源建設(shè)

基礎(chǔ)設(shè)施的好壞直接影響著檔案管理工作信息化建設(shè)的步伐，可以建設(shè)一個數(shù)字化的檔案館。其中包括：檔案館館藏、檔案館庫房、專職檔案干部隊伍建設(shè)等等，讓計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為檔案管理工作服務(wù)，這樣才能提高檔案管理信息化水平。檔案管理部門要制定出電子檔案管理的具體實施方案，給檔案管理人員提供一個良好的工作平臺。

3.4加強管控，提高檔案信息化技術(shù)水平

配置齊全檔案信息化管理的基本硬件設(shè)施，全面配置電子監(jiān)控、防盜報警器、滅火器、去濕機、空調(diào)機、消磁柜等安全保管和保護設(shè)備，逐步提升檔案信息化建設(shè)與管理水平。信息化管理工作制度的健全，檔案員具體的職責(zé)的完善，信息化建設(shè)要求的突出，嚴格按照國家和行業(yè)規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)，強化審核，保證信息的真實性和準(zhǔn)確性。建立信息化安全預(yù)警制度，做好檔案保密工作，通過建立防火墻、設(shè)置密碼、嚴格審批借閱流程等措施，保證檔案信息的安全性和可靠性。樹立服務(wù)意識，強化服務(wù)利用，充分發(fā)揮檔案存憑、留史、資政、育人的作用，為企業(yè)發(fā)展和干部職工查閱資料提供便利。

總之，檔案工作是各項管理工作中必不可少的重要組成，它真實地記錄著人類活動，為后世的人類生活提供依據(jù)。企業(yè)檔案信息化建設(shè)是企業(yè)管理的重要組成部分，是企業(yè)實現(xiàn)現(xiàn)代化管理的必要條件，因此，不斷加強企業(yè)檔案信息化建設(shè)水平，逐步完善企業(yè)檔案信息管理體系是擺在檔案工作者面前的課題，進一步加強對其的研究非常有必要。

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