胡波

摘要：企業(yè)管理費用涉及到的項目廣泛而復(fù)雜，既包括企業(yè)行政和管理部門發(fā)生的費用，也包括企業(yè)員工的費用、企業(yè)經(jīng)營直接發(fā)生的費用、調(diào)查市場的間接費用等。商貿(mào)企業(yè)所有費用開支中，管理費用占較大的比倒，且管理費用比較靈活，并且各費用之間相互滲透，管控起來比較困難，所以商貿(mào)企業(yè)應(yīng)該考慮如何通過節(jié)省管理費用而達(dá)到節(jié)約成本的目的。本文針對商貿(mào)企業(yè)控制管理費用的問題，提出了相應(yīng)的對策，以供參考。

關(guān)鍵詞：商貿(mào)企業(yè)；管理費用；控制

1商貿(mào)企業(yè)控制管理費用的問題

1.1思想上重視的程度不夠

庫存商品進(jìn)貨成本在商貿(mào)企業(yè)的總成本中所占的比例最高，所以有的企業(yè)管理者把精力主要放在了如何降低庫存商品進(jìn)貨成本上，尤其是在市場銷路較好，商品的銷售供不應(yīng)求時，這種觀念更加強(qiáng)化，忽略了控制管理費用，導(dǎo)致企業(yè)在發(fā)展中對管理費用的重視程度越來越低。

1.2缺乏管理費用預(yù)算編制制度

管理費用中涉及的企業(yè)內(nèi)部財務(wù)管理制度有重要的作用。因為管理費用涉及的范圍比較廣，管控較難，所以有的員工利用企業(yè)內(nèi)部報銷管理制度用公款消費，增加企業(yè)的管理費用，降低了利潤。另外商貿(mào)企業(yè)在管控管理費用上，只有一般的報銷審批制度，缺乏預(yù)算的編制制度、嚴(yán)格的管理體系和完整的控制日常管理費用的手段，所以給管理費用的科學(xué)控制埋下了隱患。

1.3缺乏控制執(zhí)行管理費用的力度

很多企業(yè)經(jīng)營者控制管理費用時，都認(rèn)為其在總成本中占有很小的比重，所以對其不夠重視，難免出現(xiàn)放降低執(zhí)行管理費用的標(biāo)準(zhǔn)的情況。

2控制商貿(mào)企業(yè)管理費用的對策

2.1提升企業(yè)人員的整體素質(zhì)

企業(yè)員工的素質(zhì)和能力與管理費用管控的效果有直接關(guān)系，所以企業(yè)應(yīng)該組織員工定期進(jìn)行學(xué)習(xí)，培養(yǎng)其企業(yè)凝聚力，使員工能真切的認(rèn)識到自己在企業(yè)發(fā)展中的關(guān)鍵作用，并能自覺的以競爭、節(jié)約、效益等的市場觀念約束自己的行為，從而為企業(yè)創(chuàng)造更大的效益。

2.2建立完善的管理費用控制制度

（1）控制管理費用預(yù)算的方案。①編制管理費用的預(yù)算草案。財務(wù)部門應(yīng)該從財務(wù)管理的角度編制管理費用的預(yù)算草案，并和相關(guān)部門討論相關(guān)的內(nèi)容，提出審核意見的同時按照往年淡旺季的實際情況，充分的考慮節(jié)約政策、人員數(shù)量、銷售收入、收付實現(xiàn)制、權(quán)責(zé)發(fā)生制等，在每年的12月20日之前提交草案到相關(guān)預(yù)算部門；②參與管理費用預(yù)算草案和預(yù)算方案的審核和審批。財務(wù)部門應(yīng)該和預(yù)算管理部門審核下一年度的企業(yè)管理費用的預(yù)算草案，對管理費用的預(yù)算方案進(jìn)行審批，每年12月28日之前把下一年度的管理費用方案在公司網(wǎng)站上公布，最遲在當(dāng)月的最后一個工作日公布下一個的月度方案。

（2）調(diào)整、平衡管理費用的預(yù)算方案。編制企業(yè)管理費用預(yù)算方案是為了管控管理費用，根據(jù)企業(yè)的發(fā)展，制定平衡、調(diào)整的審批程序。主要表現(xiàn)為：①調(diào)整管理費用預(yù)算的條件。如果現(xiàn)有的銷售情況發(fā)生了不可抗力或發(fā)生針對現(xiàn)行的預(yù)算方案采取的措施仍然不能解決的情況時，可以合理調(diào)整或變更管理費用預(yù)算；②調(diào)整審批管理費用預(yù)算平衡。財務(wù)部門應(yīng)該從企業(yè)總體管理費用預(yù)算角度出發(fā)分解企業(yè)整體管理預(yù)算費用到人員、部門；預(yù)算部門再根據(jù)下一年度銷售和利潤增長的目標(biāo)在各部門之間平衡管理費用預(yù)算，保障控制管理費用的總額在合理的范圍之內(nèi)。各部門負(fù)責(zé)人根據(jù)企業(yè)預(yù)算平衡會議的精神，合理的調(diào)整本部門相應(yīng)的管理費用。

（3）控制管理費用的支出方案。①強(qiáng)化事前審批。針對支出在xxx元以上的管理費用，都應(yīng)該按照規(guī)定嚴(yán)格的履行審核和監(jiān)管的程序，經(jīng)辦人必須提前填寫“資金申請表”，并由相關(guān)審核人批準(zhǔn)后才能辦理。在此過程中應(yīng)監(jiān)督員工自覺履行事前審核和審批程序，防止在事后算賬；②建立執(zhí)行管理費用責(zé)任體系。企業(yè)各部門應(yīng)該按照自己的管理費用預(yù)算指標(biāo)對責(zé)任與權(quán)利、指標(biāo)與措施進(jìn)行充分的考慮，在每個月、每個項目中落實管理費用的指標(biāo)；③建立管理費用公示制度。企業(yè)在宣傳欄或內(nèi)部網(wǎng)站公示各部門每個月支出的管理費用情況，公開表彰低于預(yù)算目標(biāo)的部門，并實時跟蹤超支部門的實際情況，并要求相關(guān)部門合理的分析和解釋超支的原因；④建立管理費用的考核制度。分級管理費用的指標(biāo)，并和部門業(yè)績和員工績效考核結(jié)合在一起，處罰嚴(yán)重超支的部門和員工，酌情扣除部門或個人獎金；⑤建立管理費用開支不合理事后追查制度。應(yīng)該責(zé)任追究事后審查出的支出不合理費用，并警告或處罰相關(guān)責(zé)任人。

（4）控制管理費用的使用、報銷方案。①對管理費用進(jìn)行用預(yù)支管理。企業(yè)可以為員工辦理銀行信用卡，設(shè)定最低額度為1萬元，規(guī)定管理費用開支在1萬元以下的填寫“資金申請單”時不需要預(yù)支費用；支出數(shù)額大于1萬元或不能刷卡的應(yīng)該按照正常的預(yù)支手續(xù)實施；②報銷管理費用的期限。為便于管理，報銷企業(yè)的管理費用的時候應(yīng)做到及時。期限為申請資金之日起思維1個月之內(nèi)，每延長1個月的，降低5%的報銷比例，不予報銷延長6個月以上的管理費用；③報銷管理費用的標(biāo)準(zhǔn)。為了對費用開支進(jìn)行合理的控制，應(yīng)該量化各項管理費用的支出標(biāo)準(zhǔn)，如乘坐交通工具標(biāo)準(zhǔn)、差旅費中住宿費標(biāo)準(zhǔn)等，如果量化標(biāo)準(zhǔn)的確定比較困難，應(yīng)該輔助詳細(xì)的審查、審核程序，使每項管理費用開支的合理性得以保障；④報銷管理費用的流程。所有需要報銷的單據(jù)和發(fā)票應(yīng)該在產(chǎn)生費用的5個工作日內(nèi)提出報銷的請求，并填寫“費用報銷申請表”，部門主管和經(jīng)理有1天的期限，審核該申請表并簽字，通過財務(wù)部門對其費用標(biāo)準(zhǔn)和合理性審核后報銷，然后確認(rèn)無誤后讓報銷人員簽字并結(jié)算報銷的費用。

2.3落實管控的措施

在相關(guān)管理制度比較完善的基礎(chǔ)上，企業(yè)應(yīng)該努力使員工在公平、公開、公正的環(huán)境中認(rèn)真執(zhí)行管理費用的管控措施，并根據(jù)執(zhí)行中遇到的相關(guān)問題制定或完善相關(guān)的配套措施，堅決避免出現(xiàn)無視制度規(guī)定的情況。另外為了防止出現(xiàn)制度過于形式而不能發(fā)揮作用的情況發(fā)生，還應(yīng)結(jié)合年度的業(yè)績考核等加大監(jiān)督執(zhí)行的力度。

結(jié)語

商貿(mào)企業(yè)之間的競爭隨著市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展逐漸白熱化，企業(yè)的利潤也大幅度減少。所以提升企業(yè)的管理效率成為企業(yè)效益得以提高的重要手段，也因此企業(yè)管理部門的職能越來越重要。為了使管理效率得以提升，企業(yè)應(yīng)該合理的控制支出的管理費用，使企業(yè)獲得更進(jìn)一步的發(fā)展。