高校檔案管理工作面臨的主要問題及對(duì)策研究

丁華英

摘要：高校檔案管理是高校管理工作的重要組成部分，是對(duì)高校教學(xué)質(zhì)量與成果的重要表現(xiàn)，然而當(dāng)前我國高校檔案管理工作還面臨著很多的問題，使得高校檔案管理工作不能夠得到有序的開展，所以有效的解決對(duì)策才是首要孝慮的問題。本文針對(duì)高校檔案管理工作面臨的主要問題及對(duì)策進(jìn)行研究。

關(guān)鍵詞：高校檔案管理；問題；對(duì)策

隨著當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，高校檔案管理工作的也正在不斷加劇，檔案管理工作也變得復(fù)雜起來，檔案管理部門也不得不加大人力、物力。然而當(dāng)前高校檔案管理工作仍然采用傳統(tǒng)的方式進(jìn)行，無法實(shí)現(xiàn)對(duì)繁多的檔案信息進(jìn)行良好的整理、歸檔，導(dǎo)致檔案管理工作效率低下。

一、檔案管理工作面臨的主要問題

（一）檔案管理制度不健全

當(dāng)下高校檔案管理過程中，面臨的首要問題就是檔案管理制度。檔案管理制度是有助于檔案的日常管理工作的，然而在實(shí)際的檔案管理過程中，檔案管理制度中沒有針對(duì)檔案必須采取專用封皮進(jìn)行裝訂、封定線、檔案管理部門的蓋章以及必填事項(xiàng)內(nèi)容完整性等情況進(jìn)行明確的規(guī)定，使得檔案管理的過程當(dāng)中經(jīng)常出現(xiàn)檔案文檔及相關(guān)資料擺放混亂且不規(guī)范，為日常的管理工作帶來了很大難度，也無法保證相關(guān)檔案內(nèi)容所具有的連續(xù)性，甚至是關(guān)鍵的內(nèi)容嚴(yán)重缺失，而且在日常的檔案借閱過程中，檔案管理制度也沒有明確規(guī)定工作人員要及時(shí)的做好檔案借閱內(nèi)容的登記工作，促使了檔案丟失等問題的發(fā)生。

（二）管理技術(shù)落后

當(dāng)下許多高校的檔案管理工作仍然采用傳統(tǒng)的人工管理的方式，這種方式不僅需要大量的人力、物力，工作時(shí)無法形成有效資源的獲取以及相關(guān)信息的查找，給檔案管理工作帶來了很多的不便。隨著現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展速度不斷加快，每天都會(huì)產(chǎn)生不同的檔案信息量，由于檔案信息內(nèi)容較為重要，所以必須進(jìn)行有效的存儲(chǔ)，這樣一來檔案信息內(nèi)容逐步增多，整體數(shù)量加大，人工管理的方式的劣勢(shì)就凸顯了出來。

如今是信息化時(shí)代，進(jìn)行檔案管理工作也應(yīng)當(dāng)與信息化進(jìn)行接軌，例如利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的有效管理等方式。目前的檔案管理過程中，計(jì)算機(jī)多為幫助管理工作人員進(jìn)行相關(guān)資料的查閱所使用，并沒有真正有效的應(yīng)用到實(shí)際的檔案管理工作，也已經(jīng)有部分院校將計(jì)算機(jī)應(yīng)用到檔案管理工作中，但是相關(guān)方面的技術(shù)落后，當(dāng)出現(xiàn)故障時(shí)，無法進(jìn)行有效的解決，浪費(fèi)了時(shí)間的同時(shí)，也為檔案管理工作帶來了很多不必要的損失。

（三）缺乏檔案管理責(zé)任意識(shí)

高校的檔案管理工作是非常枯燥且漫長(zhǎng)的，相關(guān)的管理工作在短期時(shí)間內(nèi)無法見到良好的成效，所以很多人在經(jīng)過相應(yīng)的實(shí)踐工作以后，就會(huì)產(chǎn)生厭煩心理，工作態(tài)度不認(rèn)真，采用不規(guī)范的管理方式進(jìn)行檔案管理工作，并且經(jīng)常出現(xiàn)將檔案文件亂丟亂放，致使檔案文件出現(xiàn)丟失，為學(xué)校的檔案資源帶來了很大的損失。

員工的管理責(zé)任意識(shí)不到位也來源于校方的不重視，首先是管理層的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理沒有良好的認(rèn)知，覺得檔案對(duì)于高校來說的作用并不大，導(dǎo)致缺乏相關(guān)的管理力度。其次是部分高校還存在著檔案管理制度不完善，甚至缺乏管理制度的情況，使得檔案管理工作無法進(jìn)行有效開展。最后是管理的落實(shí)力度不到位，高校管理層領(lǐng)導(dǎo)雖然針對(duì)檔案管理方面進(jìn)行過相關(guān)調(diào)整，但是執(zhí)行力度低，落實(shí)力度也相對(duì)較差，所起到的作用并不明顯。

（四）缺乏專業(yè)人員

目前我國許多高校的檔案管理部門的設(shè)置相對(duì)較為模糊，工作職責(zé)簡(jiǎn)單，盡管相應(yīng)的人事部、學(xué)生管理辦公室等部門在學(xué)校的管理檔案方面已經(jīng)采取了有效的措施，然而針對(duì)檔案管理的日常工作卻并沒有設(shè)置特定部門和工作人員，只是由相關(guān)部門的人員進(jìn)行代替操作。這種方式的優(yōu)點(diǎn)是減少人力的投入，弊端為整體操作不統(tǒng)一，無法實(shí)現(xiàn)檔案信息的有效利用。

人事部、學(xué)生管理辦公室等部分盡管都有對(duì)檔案進(jìn)行管理，然而他們卻并非是專業(yè)的檔案管理人員。真正的檔案管理專業(yè)人員能夠?qū)n案進(jìn)行快速有效的管理，減少因?yàn)榇罅康臋n案管理工作的時(shí)間投入，提升工作效率。當(dāng)下高校管理工作方面嚴(yán)重缺乏相關(guān)的專業(yè)人才，使得高校檔案管理具有很強(qiáng)的滯后性。

二、高校檔案管理工作面臨主要問題的對(duì)策

（一）完善檔案管理體系

完善高校的檔案管理體系是當(dāng)下首要解決的問題。首先要針對(duì)檔案的管理方面進(jìn)行規(guī)范，將所有的檔案都采用專用的檔案裝訂封皮以及封定線進(jìn)行統(tǒng)一裝訂，保障所有的檔案都能夠形成一致的規(guī)格，而且在封皮的必要處，內(nèi)容必須要填寫完整和正確，以便于進(jìn)行更好地檔案整理。其次是根據(jù)整理的內(nèi)容，將所有檔案進(jìn)行有效的分類并進(jìn)行定期的檢查，保障檔案信息不會(huì)出現(xiàn)混亂的情況，而且在每次進(jìn)行檢查的過程中，要針對(duì)檔案數(shù)量進(jìn)行登記，保證數(shù)量上的統(tǒng)一。最后是針對(duì)檔案借閱方面的管理必須要得到有效提升，進(jìn)行檔案借閱時(shí)，必須要對(duì)借閱的人員、檔案相關(guān)內(nèi)容、歸還時(shí)間等情況進(jìn)行詳細(xì)的登記，避免出現(xiàn)檔案借閱后不歸還、丟失、損壞等情況的發(fā)生。

（二）采用先進(jìn)科學(xué)的管理技術(shù)

傳統(tǒng)的檔案管理技術(shù)還存在著很多弊端，無法為檔案管理工作提供有效的措施來提升整體效率，導(dǎo)致高校檔案管理工作的發(fā)展受到嚴(yán)重制約。由于當(dāng)下是科技發(fā)達(dá)的時(shí)代，計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)等方面的出現(xiàn)，已經(jīng)為我們的生活帶來了很多的方便，也在諸多領(lǐng)域得到了良好的應(yīng)用，高校檔案管理工作也要通過運(yùn)用現(xiàn)代化的科技手段來進(jìn)行。

加強(qiáng)檔案管理無紙化理念的宣傳，將傳統(tǒng)的檔案管理工作進(jìn)行有效的轉(zhuǎn)換，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化。在進(jìn)行檔案管理工作的轉(zhuǎn)換過程中，要通過計(jì)算機(jī)來實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案信息的無縫對(duì)接，保證信息結(jié)構(gòu)與內(nèi)容能夠與實(shí)際相對(duì)應(yīng)，提升工作效率和質(zhì)量，減少因檔案管理內(nèi)容過多而不斷增加的人力、物力的投入。另外由于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)存在漏洞，互聯(lián)網(wǎng)又具有較強(qiáng)的開放性，所以在日常的檔案管理過程中，要經(jīng)常的針對(duì)檔案管理的數(shù)據(jù)進(jìn)行及時(shí)的備份，以及有效的利用互聯(lián)網(wǎng)的相關(guān)防護(hù)措施進(jìn)行自我保護(hù)，避免不法之徒針對(duì)系統(tǒng)漏洞以及互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行攻擊，造成檔案資源的嚴(yán)重?fù)p失。

（三）加大管理力度

由于檔案管理工作人員的態(tài)度不認(rèn)真、消極等原因?qū)е聶n案管理工作問題頻發(fā)，所以要加大管理力度，針對(duì)相關(guān)人員方面進(jìn)行有效管理，規(guī)范日常工作，形成統(tǒng)一的工作流程和工作模式，保障檔案管理工作能夠得到良好、有序的進(jìn)行，提升工作效率、質(zhì)量的同時(shí)，減少因工作中出現(xiàn)的問題為檔案管理工作帶來的不必要損失。

除工作方面還應(yīng)當(dāng)建立完善的獎(jiǎng)懲體系，并加大在工作中的監(jiān)督力度，若發(fā)現(xiàn)有員工存在瀆職、偷懶等現(xiàn)象，要予以相應(yīng)的處罰，對(duì)表現(xiàn)好的工作人員要及時(shí)的予以嘉獎(jiǎng)，而且員工工作效率、質(zhì)量要和績(jī)效進(jìn)行掛鉤，促使員工形成良好的積極性，另外，還要進(jìn)行定期的考核，將每月的績(jī)效與考核成績(jī)進(jìn)行綜合評(píng)定，來作為人員提拔和任用的標(biāo)準(zhǔn)。

（四）引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)，提供人員培訓(xùn)

由于管理技術(shù)方面存在著滯后的現(xiàn)象，嚴(yán)重制約了高校檔案管理的良好發(fā)展。高校應(yīng)當(dāng)針對(duì)檔案管理方面加大資金投入，不斷的引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)，將檔案管理工作的工作模式以及相關(guān)信息的處理機(jī)制進(jìn)行良好的轉(zhuǎn)換，提高工作效率，促進(jìn)高校檔案管理信息化的迅速實(shí)現(xiàn)，為我國高校檔案管理的發(fā)展提供先進(jìn)的技術(shù)指導(dǎo)以及理論依據(jù)。先進(jìn)的技術(shù)在得到引入的同時(shí)還應(yīng)當(dāng)提高工作人員的綜合能力，即高?？梢远ㄆ诮M織工作人員進(jìn)行深造學(xué)習(xí)，為他們提供良好的學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，提升他們?cè)跈n案管理工作方面的技術(shù)水平，增強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍的整體實(shí)力，為日后的檔案管理工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

三、結(jié)束語

總而言之，高校檔案管理工作正在不斷加重，必須采取切實(shí)可行的辦法解決當(dāng)前所面臨的問題，并將科學(xué)、有效的技術(shù)手段應(yīng)用到實(shí)際的檔.案管理工作中，增強(qiáng)檔案管理工作的技術(shù)水平，提高工作效率，為高校檔案管理工作提供有效的保障，促進(jìn)我國高校的發(fā)展。

（作者單位：商丘工學(xué)院）endprint