戴 玲 陳 嵐 唐圣琴 李宛蓉 湯潤雪

（貴州大學(xué)檔案館貴陽550025）

高校人事檔案數(shù)字化外包的工作機制研究

戴 玲 陳 嵐 唐圣琴 李宛蓉 湯潤雪

（貴州大學(xué)檔案館貴陽550025）

人事檔案數(shù)字化外包是加快實現(xiàn)人事檔案信息化管理的快捷途徑，建立一個由組織保障、安全保密、制度保障、工作流程四個部分組成的嚴(yán)密的數(shù)字化外包工作機制，采取有效措施防范風(fēng)險，就能保證人事檔案數(shù)字化外包工作安全高效地完成，加快人事檔案信息化管理的進程。

人事檔案信息化數(shù)字化外包工作機制

隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，各行各業(yè)都已實現(xiàn)現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化的辦公手段。各級各地的綜合檔案管理部門基本不同程度地實現(xiàn)了信息化管理、網(wǎng)絡(luò)化利用，建成數(shù)字檔案館的也不在少數(shù)。近年來，人事檔案管理信息化雖然被提上了議事日程，卻進展緩慢。筆者2015年參與的一個課題中對西南地區(qū)高校的人事檔案數(shù)字化情況進行了統(tǒng)計，參與問卷的34所高校中，正在規(guī)劃人事檔案數(shù)字化的僅有9所，正在進行的僅有2所。人事檔案數(shù)字化是人事檔案信息化管理的前提條件和基礎(chǔ)工作，大多數(shù)檔案數(shù)量龐大的人事檔案管理部門沒有條件依靠自身力量來完成，只能尋求專業(yè)的數(shù)字化外包公司。外包需要大筆經(jīng)費，加之人事檔案數(shù)字化有風(fēng)險，外包風(fēng)險更大，管檔部門求穩(wěn)怕亂，寧可固守傳統(tǒng)的管理、利用方式。盡管如此，可人事檔案信息化管理已是大勢所趨，怎樣實現(xiàn)人事檔案的網(wǎng)絡(luò)化利用，深層次的數(shù)據(jù)挖掘，發(fā)揮人事檔案資源的最大化價值而又做到不泄密，保障檔案信息、個人隱私的安全是一個亟待解決的問題[1]76-77。鑒于此，筆者梳理了本校人事檔案數(shù)字化工作中的經(jīng)驗和做法，那就是，建立一個嚴(yán)密的數(shù)字化工作機制，合理利用數(shù)字化外包公司這一社會資源，趨利避害，采取有效措施防范風(fēng)險，保證外包過程中檔案實體和檔案信息的安全。

高校人事檔案數(shù)字化的工作機制由組織保障、安全保密、制度保障、工作流程四個部分組成。

一、自上而下多部門的組織保障機制

干部人事雖然歷經(jīng)達標(biāo)升級、專項審核等工作，案卷質(zhì)量得到了很大的提高，但仍有少部分材料沒能補充齊全，仍存在一些需要整改的內(nèi)容，在對檔案進行數(shù)字化之前，還需對檔案進行審核、催交材料，使之進一步完善以保證數(shù)字檔案信息的完整齊全[2]24-25。目前，我國干部人事檔案的管理體制多元化，以高校為例，有些高校將干部人事檔案劃歸學(xué)校組織部管理，有些劃歸人事處管理，有些則劃歸學(xué)校檔案館管理。筆者所在高校的干部人事檔案由檔案館管理，檔案數(shù)字化前審核和催交材料工作，不管是組織人事部門還是檔案館都無法獨立完成，需要多部門溝通、協(xié)調(diào)，配合；檔案數(shù)字化外包經(jīng)費的申請、落實等更需要分管領(lǐng)導(dǎo)的支持。只有成立一個校級人事檔案信息化工作領(lǐng)導(dǎo)小組，才能組織、協(xié)調(diào)、督促各部門履行相關(guān)職責(zé)，保障所需經(jīng)費的申請和落實，順利完成檔案的審核、補充材料和數(shù)字化工作。

領(lǐng)導(dǎo)小組由學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長，組織、人事部門、檔案館的領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任成員，下設(shè)辦公室，成員由檔案館負責(zé)干部人事檔案工作人員組成。干部人事檔案材料形成的源部門主要是組織人事部門，各直屬單位和學(xué)院也會形成部分材料，催交材料工作也需要他們積極配合。

1.組織部、人事處：組織部和人事處是人事檔案材料的產(chǎn)生、形成、主要來源單位，主要負責(zé)繼續(xù)對干部人事檔案所缺材料的補充、完善與認定。

2.網(wǎng)絡(luò)信息中心：組建干部人事檔案工作內(nèi)網(wǎng)（希望網(wǎng)絡(luò)中心提供建議或幫助完成），在干部人事檔案信息化過程中對軟硬件設(shè)備購置提出建議并協(xié)助檔案館與外包公司進行具體商談，為檔案數(shù)字化過程中的設(shè)備配置、網(wǎng)絡(luò)安全防范等提供技術(shù)支持。

3.檔案館：檔案館是人事檔案信息化建設(shè)工作的實施單位，負責(zé)確定檔案整理標(biāo)準(zhǔn)、掃描技術(shù)規(guī)范（按照中組部組通字〔2010〕61號文件標(biāo)準(zhǔn)制定）、軟硬件配置標(biāo)準(zhǔn)和系統(tǒng)功能設(shè)定要求，審核驗收檔案數(shù)字化產(chǎn)品及信息系統(tǒng)產(chǎn)品質(zhì)量。負責(zé)與承包單位簽訂合同，進行工作進程管理和現(xiàn)場檢查。

4.其他校直各單位、各學(xué)院：一是負責(zé)與本單位教職工的聯(lián)絡(luò)，并根據(jù)檔案館的要求，及時做好本單位教職工有關(guān)科研學(xué)術(shù)水平、培訓(xùn)、獎懲、學(xué)籍等干部人事檔案材料的收集、移交等工作；二是有干部人事檔案材料產(chǎn)生、形成的單位，需根據(jù)檔案館的要求，完成對干部人事檔案所缺材料的補充，如入黨材料等的補充、完善、移交。

此外，全校教職工應(yīng)積極配合，并根據(jù)檔案館的要求，將需要補充歸檔的個人檔案材料及時向檔案館人事檔案室移交。

圖一：信息化工作組織結(jié)構(gòu)圖

二、層層設(shè)防的安全保密機制

安全保密機制由數(shù)字化加工場地的保密措施、外包服務(wù)商的保密資質(zhì)、服務(wù)商項目工作人員的保密管理、數(shù)字化軟硬件設(shè)備的安全措施構(gòu)成。

1.數(shù)字化加工場地保密措施。數(shù)字化加工場地所在辦公樓或辦公區(qū)域需采取安全防護措施，特別是辦公區(qū)域的安全防護措施。辦公區(qū)域的門控采取電子門禁或鐵門加機械鎖的方式實現(xiàn)安全防護，在辦公區(qū)域出入口、重要部位和人事檔案管理信息系統(tǒng)服務(wù)器所在機房安裝視頻監(jiān)控系統(tǒng)和紅外報警措施。人事檔案數(shù)字化室必須專用，并安裝防盜門窗，工作人員憑工作牌出入數(shù)字化室，無關(guān)人員不能隨便出入，室內(nèi)和進入室內(nèi)的通道、進入庫房的通道均安裝監(jiān)控設(shè)備，確保數(shù)字化工作在無死角監(jiān)控下進行。工作人員的所有通訊設(shè)備和物品均不能帶入數(shù)字化室，全部放置在室外的鐵皮柜中保管并上鎖。

2.外包服務(wù)商具備保密資質(zhì)。嚴(yán)格審查服務(wù)商企業(yè)資質(zhì)證書，即外包公司必須具備涉及國家秘密的計算機信息系統(tǒng)集成資質(zhì)證書和國家秘密載體印制資質(zhì)證書，做到防微杜漸，保證檔案信息的安全。

3.服務(wù)商項目工作人員保密管理。外包服務(wù)商的工作人員必須提供本人身份證明和公安部門提供的無犯罪記錄證明。對服務(wù)商項目工作人員進行保密教育，保密教育的內(nèi)容包括檔案保密制度、保密操作規(guī)程和保密責(zé)任等。與服務(wù)商簽訂保密協(xié)議，所有項目工作人員必須簽訂保密承諾書[3]74。保密承諾書的內(nèi)容包含：不僅在項目實施期間，項目工作人員要遵守各項保密規(guī)定，還要求在項目完成之后一年間，仍要服從脫密期管理，如有違反將承擔(dān)法律責(zé)任。

4.數(shù)字化軟件、硬件設(shè)備安全保密措施。人事檔案管理信息系統(tǒng)一定是正版軟件，在使用之前，委托有資質(zhì)的第三方信息安全測評機構(gòu)開展風(fēng)險評估和檢測。服務(wù)器和用戶終端除必要的操作系統(tǒng)、殺毒軟件、數(shù)字化軟件和第三方安全管理軟件外，禁止安裝任何無關(guān)的軟件，如確需安裝必須審批。用于數(shù)字化加工的所有硬件設(shè)備，包括電腦、掃描儀、打印機、復(fù)印機等，都要采取強有力的保密措施進行管理，這些措施包括：（1）電腦不能連接互聯(lián)網(wǎng)或其他不安全網(wǎng)絡(luò)；（2）電腦屏幕不能正對大門；（3）不能使用U盤等不安全的移動存儲介質(zhì)；（4）設(shè)置開機密碼；（5）如果是租用外包公司的電腦，工作結(jié)束后要回收存儲器。所有設(shè)備使用前都要委托有資質(zhì)的第三方做安全檢測，檢測通過方能使用。

5.系統(tǒng)日常監(jiān)控。為系統(tǒng)設(shè)置“三員”，即系統(tǒng)管理員、安全保密管理員和安全審計員，安全審計員定期對系統(tǒng)管理員和安全保密管理員的操作行為進行審計，安全保密管理員定期對用戶和安全審計員的操作行為進行審計，“三員”既相互制約又相互獨立，安全保密管理員和安全審計員不能由同一人兼任。

三、嚴(yán)格執(zhí)行的制度保障機制

在數(shù)字化工作啟動之前，先制定好所有的管理制度和業(yè)務(wù)規(guī)范并嚴(yán)格執(zhí)行，以保障數(shù)字化工作的安全、有序進行[4]38。這些制度包括《干部人事檔案數(shù)字化管理人員崗位職責(zé)》、《干部人事檔案數(shù)字化室管理制度》、《干部人事檔案整理立卷操作指南》、《干部人事檔案審核標(biāo)準(zhǔn)》、《檔案出入庫交接表》、《檔案整理及數(shù)字化質(zhì)量檢查登記表》、《干部人事檔案數(shù)字化制作合同書》、《人事檔案信息化保密協(xié)議》、《項目工作人員保密承諾書》、《人事檔案數(shù)字化室應(yīng)急預(yù)案》等等。對管理人員職責(zé)、外包公司項目工作人員職責(zé)、工作場地的安全保障措施、檔案出入庫交接、產(chǎn)品質(zhì)量抽查及驗收方法、數(shù)字化場地遇到突發(fā)災(zāi)害時的應(yīng)急措施等等作出了詳細的規(guī)定。這些制度是人事檔案數(shù)字化外包工作的防火墻。

四、科學(xué)合理的工作流程機制

制作具體工作流程圖，嚴(yán)格遵照執(zhí)行，規(guī)范操作。檔案出入庫時有交接手續(xù)，質(zhì)量檢查環(huán)節(jié)由外包公司人員和本館工作人員共同把關(guān)，先由外包公司人員全面檢查，再由本館管理人員按比例抽查，發(fā)現(xiàn)不合格產(chǎn)品及時反饋，督促修改，正確率達不到要求返工重做，嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)。

人事檔案數(shù)字化外包是一把雙刃劍，雖有檔案實體丟失、檔案信息泄露、質(zhì)量粗糙的風(fēng)險，但也有著人力資源優(yōu)勢、效率優(yōu)勢、專業(yè)優(yōu)勢。只要構(gòu)建一個嚴(yán)密的、科學(xué)的外包工作機制，就能保證人事檔案數(shù)字化工作安全高效地完成，大力推進人事檔案信息化管理的進程。

圖2.檔案數(shù)字化工作流程圖

[1]彭碧珍.淺談人事檔案數(shù)字化建設(shè)的幾點思考[J].科技與創(chuàng)新，2017（3）.

[2]高玲玲.高校人事檔案數(shù)字化建設(shè)的思考[J].城建檔案，2016（9）.

[3]董杰.人事檔案數(shù)字化及安全保密控制[J].黑龍江檔案，2017（1）.

[4]肖玉.高校人事檔案數(shù)字化外包實踐：以西南石油大學(xué)檔案館為例[J].黑龍江檔案，2016（6）.

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.18.12

貴州大學(xué)檔案館科研項目（GDDAG2016-01）。

戴玲，貴州大學(xué)檔案館副研究館員,研究方向為檔案管理。

G270.7

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2017-05-19