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      事業(yè)單位人事檔案管理方法探討

      2017-10-09 08:10:51郭思佳
      企業(yè)文化·下旬刊 2017年9期
      關(guān)鍵詞:管理方法人事檔案事業(yè)單位

      郭思佳

      摘要:新時(shí)期我國(guó)事業(yè)單位職能發(fā)生了深刻的變化,事業(yè)單位改革全面開展,人力資源管理效能關(guān)乎著事業(yè)單位的科學(xué)發(fā)展。檔案管理是衡量一個(gè)事業(yè)單位管理水平的重要標(biāo)準(zhǔn),隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展,事業(yè)單位對(duì)檔案的管理也提出了更高的要求。更新人事檔案管理方法,才能提升事業(yè)單位人力資源的管理效能,幫助解決當(dāng)前事業(yè)單位人力資源管理機(jī)制存在的問題。本文對(duì)事業(yè)單位人事檔案管理中的方法問題進(jìn)行了論述,并且探討如何完善事業(yè)單位人事管理方法。

      關(guān)鍵詞:事業(yè)單位;人事檔案;管理方法

      隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展和進(jìn)步,各行各業(yè)都開始著“互聯(lián)網(wǎng)+”的轉(zhuǎn)型。檔案管理的工作內(nèi)容和方式也在發(fā)生著巨大的變革,人事檔案管理逐漸趨于現(xiàn)代化,正在朝著網(wǎng)絡(luò)化和信息共享邁進(jìn)。這些改變都給事業(yè)單位人事檔案工作人員提出了更高的職業(yè)要求,大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位人事檔案管理面臨創(chuàng)新性挑戰(zhàn)。

      一、人事檔案管理概念

      人事檔案管理是事業(yè)單位人員基本信息記載,反映工作人員的基本情況,包括工作業(yè)績(jī)、知識(shí)背景、獎(jiǎng)勵(lì)懲罰情況、人員調(diào)動(dòng)記錄等[1]。人事檔案管理是事業(yè)單位人才信息的重要記錄,是現(xiàn)階段信息社會(huì)人才管理的重要決策依據(jù)。所謂的現(xiàn)代化人事檔案管理方法,是依據(jù)“大數(shù)據(jù)”技術(shù),快速檢索所需要的信息,實(shí)現(xiàn)人員信息檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)和機(jī)器分析。

      二、事業(yè)單位人事檔案管理現(xiàn)狀

      (一)檔案管理人員的整體素質(zhì)不高

      現(xiàn)階段,我國(guó)中職院校對(duì)檔案管理者的要求不高,招聘門檻設(shè)置過低[2]。專業(yè)技能和文化追評(píng)過低的現(xiàn)象普遍存在。大多數(shù)的中職院校檔案管理崗位的人員不是相關(guān)對(duì)口專業(yè)人才,學(xué)歷不高,年齡偏大。由于檔案管理者的自身素質(zhì)不高,工作主動(dòng)性不高,責(zé)任心也不夠強(qiáng),學(xué)校對(duì)其要求也逐漸放松,長(zhǎng)期以來,檔案管理隊(duì)伍的素質(zhì)被拉低,并且制約著檔案管理事業(yè)的進(jìn)步。

      (二)事業(yè)單位人事檔案信息利用率不高

      目前事業(yè)單位人事檔案管理者普遍缺乏開拓進(jìn)取、大膽創(chuàng)新的精神,不能夠進(jìn)行管理方法的及時(shí)革新,不僅影響著檔案管理工作,也會(huì)影響檔案管理人員的工作熱情。單一化、枯燥化檔案管理工作導(dǎo)致人員的工作積極性不夠高。事業(yè)單位的檔案蘊(yùn)含著單位發(fā)展中方方面面的問題,如果能夠有效開發(fā)出檔案信息,就能對(duì)單位的發(fā)展提出建設(shè)性的意見。但是由于人員能力及管理機(jī)制的相對(duì)不完善,人事檔案價(jià)值開發(fā)還未能實(shí)現(xiàn)。

      (三)人事檔案管理技術(shù)及基礎(chǔ)設(shè)施落后

      由于事業(yè)單位對(duì)于人事檔案管理工作的重視不到位,資金的投入力度較小,檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施相對(duì)落后。無論是檔案資料存放庫(kù)房、管理硬件、防火防盜、日常維護(hù)等條件都未能及時(shí)更新。在信息時(shí)代背景下,沿用舊的工作方式會(huì)增加資料檔案搜集、整理的時(shí)間。硬件設(shè)施條件的缺乏會(huì)阻礙檔案管理形式的變革。電子科技的應(yīng)用程度不高,遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到“無紙化”,降低了管理效率。

      三、加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案管理的思考

      (一)完善檔案管理制度,規(guī)范管理行為

      制定規(guī)范化的管理機(jī)制來滿足人事檔案管理需要。事業(yè)單位要對(duì)檔案管理人員定期進(jìn)行工作考核,將考核的內(nèi)容進(jìn)行量化分析,將具體的工作內(nèi)容整理成階段性的量化表格[3],然后根據(jù)工作考核量化表來對(duì)應(yīng)檔案管理人員的待遇福利、晉升機(jī)會(huì)、培訓(xùn)機(jī)會(huì)等等。

      (二)創(chuàng)新檔案管理思路,實(shí)現(xiàn)工作創(chuàng)新

      新時(shí)期的檔案管理要趨于信息化,要借助現(xiàn)代化管理技術(shù)提高檔案管理水平,在進(jìn)行檔案管理數(shù)字化建設(shè)方面,要首先樹立檔案管理的現(xiàn)代化理念,更新對(duì)檔案管理的技術(shù)認(rèn)識(shí)。加快檔案管理數(shù)字化建設(shè),建立一套科學(xué)高效的管理體系,實(shí)現(xiàn)技術(shù)信息化、數(shù)字化的科學(xué)管理。

      (三)利用信息化辦公手段,提高工作效率

      要應(yīng)用計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)、信息檢索技術(shù)等進(jìn)行現(xiàn)代化的辦公。利用強(qiáng)大的計(jì)算機(jī)空間進(jìn)行資料的搜集、分類、存儲(chǔ)、傳遞,提高檔案管理實(shí)效。要加速事業(yè)單位網(wǎng)絡(luò)化檔案管理建設(shè),建立電子檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)。鼓勵(lì)各部門以數(shù)字音視頻、數(shù)字圖片的形式上傳檔案資料,對(duì)于檔案的查詢?cè)O(shè)置一定的權(quán)限,部分實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化開放性檢索。

      (四)注重檔案管理人員技能,適度進(jìn)行培訓(xùn)

      增加培訓(xùn)機(jī)會(huì)是提高人員素質(zhì)的關(guān)鍵,對(duì)事業(yè)單位檔案管理人員的培訓(xùn)要求要貼合檔案管理現(xiàn)代化的工作重心,圍繞著提高檔案管理人員的思想意識(shí)、業(yè)務(wù)本領(lǐng)、先進(jìn)技術(shù)、管理能力來多方位展開[4]。要訓(xùn)練他們的實(shí)際操作能力,順應(yīng)自身發(fā)展和職業(yè)發(fā)展的未來需要,不斷提高人員的素質(zhì)水平。定期邀請(qǐng)專家進(jìn)行檔案管理知識(shí)講座,長(zhǎng)期地進(jìn)行業(yè)務(wù)技術(shù)交流。

      四、結(jié)語

      綜上所述,目前的事業(yè)單位檔案管理存在著諸多的問題,也預(yù)示著檔案管理工作改革的長(zhǎng)期性、復(fù)雜性、系統(tǒng)性。這是一項(xiàng)綜合管理觀念、資金投入、人才管理等多方面的工作,在事業(yè)單位未來發(fā)展的道路上具有十分關(guān)鍵的作用。相關(guān)管理者要不斷提高對(duì)人事檔案管理重視程度,增強(qiáng)檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè),進(jìn)一步完善檔案管理機(jī)制,推動(dòng)檔案管理的信息化進(jìn)程。對(duì)待大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案管理要有一個(gè)清楚的認(rèn)識(shí),制定解決問題的規(guī)劃,及時(shí)進(jìn)行信息化改革,引進(jìn)先進(jìn)的管理?xiàng)l件和專業(yè)人才,穩(wěn)步邁入事業(yè)單位人事檔案管理的新階段。

      參考文獻(xiàn):

      [1]蔣榮蓉.對(duì)加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案管理工作的幾點(diǎn)思考[J].辦公室業(yè)務(wù),2013,19:182.

      [2]田潔.事業(yè)單位人事檔案管理工作的思考[J].辦公室業(yè)務(wù),2016,07:148.

      [3]周珍.新時(shí)期做好機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作的思考[J].中國(guó)市場(chǎng),2016,30:47-48.

      [4]任曉潔.當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案管理面面臨臨的的機(jī)機(jī)遇遇、挑戰(zhàn)及對(duì)策[J].蘭臺(tái)內(nèi)外,2016,04:69-70.

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