淺析協(xié)會(huì)報(bào)賬制管理模式下辦事處經(jīng)費(fèi)優(yōu)化管理

高本華

【摘 要】報(bào)賬制管理已成為一種新的會(huì)計(jì)核算管理形式，協(xié)會(huì)為非營(yíng)利社會(huì)團(tuán)體，主要從事漁船、雇主責(zé)任保險(xiǎn)等業(yè)務(wù)，下設(shè)多個(gè)辦事機(jī)構(gòu)，在這種既是非盈利組織又類(lèi)似保險(xiǎn)公司性質(zhì)的協(xié)會(huì)，報(bào)賬制管理的完善有利于規(guī)范財(cái)務(wù)行為、提高資金使用效益、強(qiáng)化預(yù)算管理，優(yōu)化辦事處費(fèi)用結(jié)構(gòu)。本文介紹了報(bào)賬制實(shí)施后協(xié)會(huì)經(jīng)費(fèi)管理取得的成效，并分析了報(bào)賬管理存在的問(wèn)題，基于此提出對(duì)策建議。

【關(guān)鍵詞】報(bào)賬制；內(nèi)部控制；核算；經(jīng)費(fèi)管理

為加強(qiáng)辦事處財(cái)務(wù)管理工作，規(guī)范辦事處經(jīng)費(fèi)列支行為，嚴(yán)格執(zhí)行協(xié)會(huì)“一級(jí)核算、收支兩條線(xiàn)”的財(cái)務(wù)管理體制。自2013年起，參照國(guó)內(nèi)的金融保險(xiǎn)業(yè)、石化業(yè)、煙草公司等對(duì)分支機(jī)構(gòu)用報(bào)賬管理模式，結(jié)合協(xié)會(huì)實(shí)際情況，協(xié)會(huì)對(duì)辦事處經(jīng)費(fèi)實(shí)行預(yù)算管控下的報(bào)賬制管理模式。主要具體表現(xiàn)為，實(shí)行報(bào)賬制的辦事處設(shè)置輔助臺(tái)賬，所有會(huì)計(jì)資料都上交協(xié)會(huì)，納入?yún)f(xié)會(huì)的財(cái)務(wù)帳套核算，在帳套中設(shè)置明細(xì)會(huì)計(jì)科目—辦事處經(jīng)費(fèi)報(bào)賬專(zhuān)戶(hù)。報(bào)賬管理是財(cái)務(wù)管理辦法的創(chuàng)新、變分散單一管理為集中統(tǒng)一管理，對(duì)優(yōu)化財(cái)務(wù)資源配置、保證資金安全、有效監(jiān)控費(fèi)用開(kāi)支、預(yù)防下級(jí)機(jī)構(gòu)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)具有積極作用。在同行業(yè)協(xié)會(huì)中，對(duì)于報(bào)賬制的流程、方法，沒(méi)有固有的模式，協(xié)會(huì)摸著石頭過(guò)河，將在管理過(guò)程中的經(jīng)驗(yàn)、存在不足及建議，與大家一起探討。

一、報(bào)賬制管理辦法

協(xié)會(huì)制定了《辦事處財(cái)務(wù)報(bào)賬管理辦法》《辦事處財(cái)務(wù)核算辦法》及《辦事處預(yù)算管理辦法》，對(duì)報(bào)賬范圍及執(zhí)行原則、報(bào)賬流程、報(bào)賬單據(jù)要求、經(jīng)費(fèi)開(kāi)支范圍及標(biāo)準(zhǔn)等方面進(jìn)行了相應(yīng)的規(guī)定。

1.報(bào)賬原則

辦事處報(bào)賬遵循“預(yù)算控制、報(bào)賬及時(shí)、厲行節(jié)約、合法合規(guī)”的預(yù)算與報(bào)賬相結(jié)合的原則。辦事處經(jīng)費(fèi)報(bào)賬以年度預(yù)算為基礎(chǔ)，實(shí)行全額預(yù)算報(bào)賬管理，各項(xiàng)經(jīng)費(fèi)列支控制在預(yù)算額度內(nèi)，對(duì)未納入預(yù)算的費(fèi)用原則上不予開(kāi)支，特殊項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)除外。日常報(bào)賬業(yè)務(wù)做到內(nèi)容真實(shí)、單據(jù)合規(guī)合法、手續(xù)完備。

2.報(bào)賬流程

（1）協(xié)會(huì)根據(jù)辦事處業(yè)務(wù)情況核定并下?lián)苻k事處報(bào)賬周轉(zhuǎn)金，用于辦事處日常經(jīng)費(fèi)周轉(zhuǎn)；

（2）辦事處財(cái)務(wù)人員定期將費(fèi)用單據(jù)匯總粘貼、填報(bào)《辦事處報(bào)帳匯總單》，交辦事處負(fù)責(zé)人審批；

（3）財(cái)務(wù)人員將辦事處負(fù)責(zé)人審批的《辦事處報(bào)帳匯總單》加蓋辦事處公章后及原始單據(jù)一并郵寄協(xié)會(huì)；

（4）協(xié)會(huì)財(cái)務(wù)部設(shè)專(zhuān)職人員對(duì)辦事處費(fèi)用單據(jù)進(jìn)行審核并辦理付款簽報(bào)手續(xù)，對(duì)不符合要求的報(bào)帳費(fèi)用單據(jù)溝通后予以退回。

報(bào)賬流程如下圖所示：

3.報(bào)賬原始單據(jù)的要求

報(bào)賬辦法對(duì)原始票據(jù)方面進(jìn)行了要求，例如原始票據(jù)必須為稅務(wù)或財(cái)政部門(mén)監(jiān)制的正規(guī)票據(jù)，內(nèi)容填列必須詳實(shí)，不得涂改、挖補(bǔ)等；票據(jù)付款戶(hù)名統(tǒng)一為“山東省**協(xié)會(huì)**辦事處”；工資、補(bǔ)貼以表格形式發(fā)放的自制原始單據(jù)，需要素齊全等。辦事處會(huì)計(jì)對(duì)報(bào)賬原始票據(jù)合規(guī)性、合法性進(jìn)行初審。

4.經(jīng)費(fèi)開(kāi)支范圍及標(biāo)準(zhǔn)

經(jīng)費(fèi)支出分人員經(jīng)費(fèi)、公用經(jīng)費(fèi)、特殊經(jīng)費(fèi)三大項(xiàng)，人員經(jīng)費(fèi)和公用經(jīng)費(fèi)根據(jù)協(xié)會(huì)年初下發(fā)的年度預(yù)算指標(biāo)內(nèi)列支，事處主任審批，直接報(bào)賬。特殊經(jīng)費(fèi)用于各地漁業(yè)安全項(xiàng)目、救生設(shè)備補(bǔ)助及宣傳支出等，須先行審批后報(bào)帳，各辦事處根據(jù)需求遞交書(shū)面申請(qǐng)報(bào)告，報(bào)理事長(zhǎng)辦公會(huì)審批，一事一議，專(zhuān)款專(zhuān)用，審批后履行報(bào)賬手續(xù)。

二、報(bào)賬制實(shí)施后協(xié)會(huì)經(jīng)費(fèi)管理的成效

辦事處經(jīng)費(fèi)報(bào)賬制管理模式已施行兩年，運(yùn)行情況良好，在資金管理、資金使用效益、辦事處經(jīng)費(fèi)列支等方面管控效果顯著。

1.規(guī)范了財(cái)務(wù)行為

各項(xiàng)費(fèi)用支出通過(guò)報(bào)賬嚴(yán)格控制，嚴(yán)格執(zhí)行各項(xiàng)開(kāi)支范圍和開(kāi)支標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)不真實(shí)、不合情理、手續(xù)不全的憑證堅(jiān)決不予受理，防止弄虛作假，杜絕了鋪張浪費(fèi)行為及不合理開(kāi)支，節(jié)約了協(xié)會(huì)資金。對(duì)特殊經(jīng)費(fèi)支出嚴(yán)格規(guī)定了審批程序，事前根據(jù)權(quán)限履行審批手續(xù)、明確使用用途，一事一議，專(zhuān)款專(zhuān)用。

2.提高了資金的使用效益

報(bào)賬制能夠科學(xué)地整合協(xié)會(huì)財(cái)力資源，樹(shù)立協(xié)會(huì)“一盤(pán)棋”的觀念，資金實(shí)行集中管理，統(tǒng)一籌措、協(xié)調(diào)、規(guī)劃，有利于加強(qiáng)內(nèi)部管理，及時(shí)掌握資金流向，有效地監(jiān)督和控制業(yè)務(wù)運(yùn)作。財(cái)務(wù)資金本著效益最大化原則，在保證各辦事處日常基本資金需求的同時(shí)，將剩余資金合理配置，進(jìn)行中、短期投資組合，既保持資金的流動(dòng)性又能獲利性，報(bào)賬制有效的提高了資金調(diào)控能力和資金的使用效率。

3.加強(qiáng)預(yù)算管控，優(yōu)化辦事處費(fèi)用結(jié)構(gòu)

協(xié)會(huì)近兩年對(duì)辦事處經(jīng)費(fèi)預(yù)算采取總額控制、費(fèi)用明細(xì)項(xiàng)目定額、定率相結(jié)合的原則，對(duì)一些容易超支的經(jīng)費(fèi)項(xiàng)目進(jìn)行了嚴(yán)格控制，如人員經(jīng)費(fèi)、辦公費(fèi)、交通費(fèi)實(shí)行定額管理；招待費(fèi)、業(yè)務(wù)費(fèi)、會(huì)議費(fèi)實(shí)行比例管理，其他費(fèi)用明項(xiàng)目可以相互調(diào)劑，辦事處在日常經(jīng)費(fèi)報(bào)賬時(shí)嚴(yán)格按照預(yù)算額度內(nèi)列支。預(yù)算管控下的報(bào)賬模式對(duì)規(guī)范辦事處經(jīng)費(fèi)支出效果明顯，費(fèi)用結(jié)構(gòu)明顯優(yōu)化，有效改善了辦事處以往資金支出隨意性過(guò)大、招待費(fèi)、會(huì)議費(fèi)、辦公費(fèi)偏高等問(wèn)題。

4.加強(qiáng)了固定資產(chǎn)及其他資產(chǎn)管理

實(shí)行報(bào)賬制辦事處的資產(chǎn)主要有固定資產(chǎn)和低值易耗品。根據(jù)《協(xié)會(huì)固定資產(chǎn)管理辦法》規(guī)定，固定資產(chǎn)購(gòu)置、處置實(shí)行審批制度，辦事處必須將購(gòu)置、處置計(jì)劃上報(bào)協(xié)會(huì)，根據(jù)協(xié)會(huì)權(quán)限設(shè)定進(jìn)行逐級(jí)審批，辦事處根據(jù)協(xié)會(huì)審批意見(jiàn)方可實(shí)施購(gòu)置、處置進(jìn)行報(bào)賬，并建立固定資產(chǎn)臺(tái)賬，做好日常使用管理，協(xié)會(huì)報(bào)賬受理人根據(jù)固定資產(chǎn)購(gòu)置、處置審批進(jìn)行審核其報(bào)賬合法性、合規(guī)性。未按規(guī)定程序報(bào)經(jīng)批準(zhǔn)，辦事處不得自行處置資產(chǎn)，協(xié)會(huì)將不予受理相關(guān)單據(jù)報(bào)賬。低值易耗品一般由辦事處自行購(gòu)置，必須設(shè)置低值易耗品管理臺(tái)賬，采取一次性攤銷(xiāo)法入費(fèi)用，并定期盤(pán)點(diǎn)，做到賬實(shí)一致。報(bào)賬制強(qiáng)化了對(duì)資產(chǎn)購(gòu)置、使用、處置等關(guān)鍵環(huán)節(jié)的管控，明確資產(chǎn)管理相關(guān)崗位職責(zé)權(quán)限，通過(guò)細(xì)化制度，防范資產(chǎn)管理風(fēng)險(xiǎn)。endprint

三、報(bào)賬制下協(xié)會(huì)經(jīng)費(fèi)管理存在的問(wèn)題分析

1.辦事處財(cái)務(wù)控制與審核弱化

實(shí)行報(bào)賬制后，經(jīng)費(fèi)支出全部上交協(xié)會(huì)進(jìn)行審核，經(jīng)費(fèi)自主權(quán)受到一定的制約，財(cái)務(wù)控制與審核弱化，主要表現(xiàn)在：一是辦事處內(nèi)部審核減弱，易形成機(jī)械、消極、被動(dòng)的經(jīng)費(fèi)報(bào)賬管理；二是對(duì)預(yù)算管理的認(rèn)識(shí)不夠，各項(xiàng)經(jīng)費(fèi)預(yù)算額度不能?chē)?yán)格控制，預(yù)算流于一種形式，沒(méi)有發(fā)揮實(shí)質(zhì)上的作用。以上兩方面直接影響辦事處自身財(cái)務(wù)控制和審核作用的發(fā)揮。

2.存在一定的潛在風(fēng)險(xiǎn)

實(shí)行報(bào)賬制后，也存在一定的潛在風(fēng)險(xiǎn)，一是雖然報(bào)賬制明確了辦事處主任負(fù)責(zé)制，但由于財(cái)務(wù)管理部分權(quán)力的上收，造成辦事處責(zé)任意識(shí)淡化，將單據(jù)直接郵寄協(xié)會(huì)，單據(jù)的合規(guī)、合法性完全依賴(lài)協(xié)會(huì)報(bào)賬專(zhuān)職人員把關(guān)，協(xié)會(huì)專(zhuān)職人員只是從形式上審核票據(jù)是否合規(guī)、票據(jù)要素是否齊全，無(wú)法保證其報(bào)賬的業(yè)務(wù)真實(shí)性，無(wú)形中增加了財(cái)務(wù)真實(shí)風(fēng)險(xiǎn)和協(xié)會(huì)的監(jiān)管責(zé)任；二是辦事處財(cái)務(wù)原始單據(jù)傳遞過(guò)程中存在安全隱患，原始單據(jù)采取郵寄方式到協(xié)會(huì)，因意外因素易造成會(huì)計(jì)資料的丟失、毀損等風(fēng)險(xiǎn)。

3.經(jīng)費(fèi)報(bào)賬存在滯后、拖延現(xiàn)象

各辦事處一般分布在比較偏遠(yuǎn)的漁區(qū)，當(dāng)?shù)匚锪鳂I(yè)務(wù)不是很發(fā)達(dá)，從辦事處票據(jù)郵寄、協(xié)會(huì)專(zhuān)職人員收到票據(jù)審核，到付款程序，保守估計(jì)需要4-10天時(shí)間，經(jīng)費(fèi)撥付容易存在滯后或拖延現(xiàn)象，報(bào)賬時(shí)效性差。

四、報(bào)賬制下優(yōu)化協(xié)會(huì)經(jīng)費(fèi)管理的建議

辦事處報(bào)賬管理模式還有待優(yōu)化，協(xié)會(huì)財(cái)務(wù)報(bào)賬運(yùn)作水平以及風(fēng)險(xiǎn)防控能力需要進(jìn)一步深化。

1.提高辦事處財(cái)務(wù)自身管理與監(jiān)督意識(shí)

在辦事處報(bào)賬制管理模式下，協(xié)會(huì)必須建立健全內(nèi)部控制制度和財(cái)務(wù)監(jiān)督管理機(jī)制。一是強(qiáng)化辦事處主任責(zé)任意識(shí)，切實(shí)負(fù)起領(lǐng)導(dǎo)管理責(zé)任，明確審批權(quán)限及程序，尤其要加強(qiáng)經(jīng)費(fèi)支出的事前審批管理，有效發(fā)揮簽字“一支筆“費(fèi)用審批作用；二是規(guī)范辦事處財(cái)務(wù)人員財(cái)務(wù)收支行為，履行報(bào)賬職責(zé)，把好票據(jù)審核關(guān)，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀；三是協(xié)會(huì)定期或不定期地組織對(duì)辦事處各項(xiàng)專(zhuān)項(xiàng)資金使用進(jìn)行監(jiān)督，從而真正做到事前控制、事中監(jiān)督的財(cái)務(wù)管控能力，減少存在的潛在風(fēng)險(xiǎn)。

2.夯實(shí)報(bào)賬制度基礎(chǔ)，加強(qiáng)財(cái)會(huì)人員的培訓(xùn)

根據(jù)需要結(jié)合工作實(shí)際，及時(shí)應(yīng)對(duì)新形勢(shì)、新變化，不斷完善報(bào)賬制的管理制度，規(guī)范報(bào)賬模式的會(huì)計(jì)核算方法、審核規(guī)定及撥款程序，明確報(bào)賬資金的范圍，并及時(shí)做好辦事處財(cái)務(wù)人員相關(guān)培訓(xùn)，對(duì)辦事處財(cái)務(wù)人員如何把好審核關(guān)提出更高的要求，從客觀上要求財(cái)務(wù)管理人員不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)，努力提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)，以適應(yīng)報(bào)賬制財(cái)務(wù)管理辦法，夯實(shí)管理制度基礎(chǔ)，確保報(bào)賬業(yè)務(wù)各個(gè)環(huán)節(jié)都有章可循，各負(fù)其責(zé)。

3.建立報(bào)賬資料管理，單據(jù)傳遞登記及備份

辦事處報(bào)賬會(huì)計(jì)資料嚴(yán)格管理，為避免路途中丟失、或毀損等可能發(fā)生的各種情況，報(bào)賬單據(jù)統(tǒng)一采用專(zhuān)業(yè)快遞公司，報(bào)賬原始單據(jù)需經(jīng)初審與復(fù)核，確認(rèn)無(wú)誤后才能流轉(zhuǎn)至下一個(gè)環(huán)節(jié)，付款后納入?yún)f(xié)會(huì)財(cái)務(wù)帳套管理；辦事處在郵寄前將原始單據(jù)進(jìn)行掃描打印或復(fù)印后，登記報(bào)賬輔助臺(tái)賬，作為財(cái)務(wù)報(bào)賬資料備查，避免丟失查無(wú)對(duì)癥；協(xié)會(huì)受理人對(duì)審查出來(lái)的不合規(guī)、手續(xù)不全的費(fèi)用單據(jù)仍通過(guò)快遞返還各辦事處，并做好相應(yīng)資料登記。未經(jīng)協(xié)會(huì)同意，辦事處不得銷(xiāo)毀任何財(cái)務(wù)資料。

辦事處報(bào)賬制管理是一種既能降低財(cái)務(wù)人力成本，又能集預(yù)算、報(bào)賬、資金、資產(chǎn)等一系列財(cái)務(wù)管理規(guī)章制度的集合，新形勢(shì)不斷制定出相應(yīng)的規(guī)章制度，使報(bào)賬制管理模式更加完善、規(guī)范，保證財(cái)務(wù)報(bào)賬工作的順利開(kāi)展。

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