新時(shí)期綜合檔案數(shù)字化管理探討

王大偉

摘 要：近年來(lái)，計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展迅速。計(jì)算機(jī)也從原來(lái)的單一計(jì)算到現(xiàn)在涉及各個(gè)領(lǐng)域。并且在處理綜合檔案領(lǐng)域中運(yùn)用。檔案數(shù)字化管理似乎已經(jīng)成為新時(shí)期檔案管理的一種手段，它使檔案能夠更好的被收集、存儲(chǔ)。即使是使用時(shí)，也能夠方便快捷的從檔案數(shù)字化檔案庫(kù)中直接調(diào)取檔案信息。省去了以前繁瑣的人工取檔的過(guò)程，做到快捷便利的取檔。本文就帶你去看一看檔案數(shù)字化管理的必要性和其優(yōu)勢(shì)所在。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期；綜合檔案；數(shù)字化管理；探討

1 檔案數(shù)字化管理的必要性

（一）未來(lái)綜合檔案管理的趨勢(shì)

通常，檔案是一種人們?cè)诟鞣N社會(huì)活動(dòng)中直接形成的各種形式的具有保存價(jià)值的原始記錄。傳統(tǒng)的存檔方案已經(jīng)顯得落后，例如需要消耗大量的人力資源來(lái)整理這龐大的檔案袋，還需要定期的對(duì)檔案進(jìn)行清理，點(diǎn)數(shù)。而隨著科技的進(jìn)步，檔案數(shù)字化管理已經(jīng)日漸成熟，徹底的做到了檔案數(shù)字化管理，也將紙質(zhì)化的檔案化為無(wú)紙化，集約化的管理方式。

（二）新時(shí)期發(fā)展的必然

我國(guó)進(jìn)入新時(shí)期發(fā)展，尤其是自從我國(guó)加入國(guó)際貿(mào)易組織，綜合檔案的數(shù)字化管理也在這幾年飛速的擴(kuò)展，也在社會(huì)發(fā)展中慢慢適應(yīng)了這種存檔方式。如果現(xiàn)在不對(duì)綜合檔案數(shù)字化管理進(jìn)行加強(qiáng)建設(shè)的話，就不能利用國(guó)際上先進(jìn)的數(shù)學(xué)化的科技，我們國(guó)家的綜合檔案管理就不能切實(shí)穩(wěn)定發(fā)展。不求能在檔案管理方面領(lǐng)先于世界前面，目前只要能跟上新時(shí)期發(fā)展的腳步后面就好，這也是新時(shí)期檔案數(shù)字化管理的一個(gè)不小的要求了。

（三）檔案數(shù)字化管理具有重要意義

綜合檔案數(shù)字化管理極其重要。未來(lái)有效利用檔案信息資源的基礎(chǔ)便是檔案數(shù)字化管理，或者說(shuō)，有規(guī)劃的數(shù)字化管理檔案，為利用檔案信息提供了非?？煽康谋Ｕ?。這也要求計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用保障，共同促進(jìn)我國(guó)檔案資源的數(shù)字化管理。在將來(lái)檔案資源的時(shí)效性和便捷性下，有效促進(jìn)檔案資源的利用率。雖然我國(guó)數(shù)字化檔案建設(shè)的總體水平不高，但對(duì)我國(guó)的檔案數(shù)字化管理具有重要意義。

（四）檔案管理數(shù)字化是提高我國(guó)綜合競(jìng)爭(zhēng)力的有效手段

隨著社會(huì)的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能滿足社會(huì)的需求，因此檔案管理的創(chuàng)新勢(shì)在必行。數(shù)字化檔案管理模式是在傳統(tǒng)管理模式上的創(chuàng)新，而且對(duì)我我國(guó)現(xiàn)在快速的發(fā)展，數(shù)字化管理模式也是參與攻擊競(jìng)爭(zhēng)的有利武器，也是我國(guó)發(fā)展的重要體現(xiàn)。數(shù)字化管理模式不但能夠提高管理效率，而且其中還包含了大量的語(yǔ)言和文化，這對(duì)于我國(guó)趨于國(guó)際化的發(fā)展打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，也為我國(guó)科技走向全球提供了必要的基礎(chǔ)條件。

（五）可以完善檔案管理工作，提升檔案管理工作的社會(huì)影響力

數(shù)字化的檔案管理被廣泛應(yīng)用到了各個(gè)領(lǐng)域，尤其在計(jì)算機(jī)技術(shù)，通訊技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)中有了明顯的體現(xiàn)，而且對(duì)于數(shù)字化的管理模式在這些領(lǐng)域的應(yīng)用中也很大程度的體現(xiàn)了數(shù)字化的應(yīng)用范疇，也將傳統(tǒng)管理模式的管理體系，機(jī)構(gòu)的整頓和改革做了創(chuàng)新。而且從信息管理的角度我們可以了解到數(shù)字化管理模式的準(zhǔn)確性和真實(shí)性，實(shí)現(xiàn)了檔案事業(yè)發(fā)展的飛躍，奠定了自己在社會(huì)發(fā)展中的影響力。

2 綜合檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)

（一）立卷機(jī)制簡(jiǎn)潔

這些年來(lái)，立卷機(jī)制的繁瑣給各機(jī)關(guān)單位帶來(lái)不小的麻煩。盡管檔案數(shù)字化管理不斷加強(qiáng)，但還是有些部門仍舊使用很多單位試圖采用老式的用檔案室來(lái)代替檔案數(shù)字化管理，甚至立卷單位僅用檔案員來(lái)管理立卷，每年都要來(lái)回好幾次向檔案室報(bào)送零散的材料，這樣浪費(fèi)了大量的人力物力。而且檔案員還無(wú)法判斷檔案的完整性，對(duì)檔案的完整造成了直接的影響。若使用了檔案數(shù)字化管理來(lái)管理檔案，只需將檔案信息輸入網(wǎng)絡(luò)，對(duì)現(xiàn)有的檔案進(jìn)行編號(hào)儲(chǔ)存即可，大大使檔案的立卷機(jī)制簡(jiǎn)潔化，這樣各部門就能更好的落實(shí)立卷制度了。

（二）縮減經(jīng)濟(jì)開支

以往存儲(chǔ)檔案方式都是以紙質(zhì)的存儲(chǔ)，在這過(guò)程就要不斷增加檔案管理人員和人員管理費(fèi)用等來(lái)解決存檔問(wèn)題，致使檔案管理的成本大幅度的上升。新時(shí)期后，檔案數(shù)字化管理后，傳統(tǒng)的紙質(zhì)存檔轉(zhuǎn)換為計(jì)算機(jī)讀取信息檔案，也就是機(jī)讀檔案。既節(jié)省了人員管理費(fèi)用，更是不用為了管理檔案而占用土地資源。也不用檔案人員自己因復(fù)印資料而浪費(fèi)紙張花費(fèi)錢財(cái)了。

（三）提高辦公效率

綜合檔案使用計(jì)算機(jī)數(shù)字化管理系統(tǒng)下的整理，能夠快速查閱以及提供使用。檔案的數(shù)字化管理從此變成能夠提供詳細(xì)而又及時(shí)的數(shù)據(jù)，能夠?yàn)槭褂谜呖焖偬峁┓?wù)，提高辦公的效率。這時(shí)不僅能夠快捷便利的提供檔案資料，而且在儲(chǔ)存時(shí)只需在電腦檔案庫(kù)中輸入個(gè)人檔案信息，便可做到一臺(tái)計(jì)算機(jī)便可知道天下的檔案，了解天下大事。數(shù)字化檔案庫(kù)從此成為一間“流動(dòng)的檔案館”。檔案庫(kù)也從實(shí)體的文件的保管機(jī)制變成了能夠隨時(shí)調(diào)出的信息控制中心。這樣便可使各地高效的辦公，提高效率。

（四）方便用戶使用

隨著新時(shí)期綜合檔案管理的數(shù)字化發(fā)展，對(duì)于用戶的使用提供了便捷的條件。用戶可以隨時(shí)隨地通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行信息的查詢，而且不受時(shí)間地域的限制，這樣對(duì)于用戶獲取信息的時(shí)候既能節(jié)省時(shí)間還能保證用戶信息的準(zhǔn)確性。用戶在查詢信息的時(shí)候數(shù)字化的檔案管理也加快了其檢索時(shí)間，并且有效的提高了用戶信息管理的年限，因此用戶信息的真實(shí)性得到了很大的保障，而且在一定時(shí)間范圍內(nèi)不會(huì)輕易受到他人或者自然地?fù)p害，確保信息的安全和有效。因此實(shí)現(xiàn)信息的數(shù)字化歸檔管理，可以保證用戶在有網(wǎng)絡(luò)的前提下隨意的查詢，方便用戶使用。

（五）資源信息管理虛擬化

新時(shí)期下檔案數(shù)字化管理是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和檔案館的相互協(xié)助，對(duì)于檔案進(jìn)行及時(shí)的管理歸檔，因此可以很大程度的保證檔案數(shù)據(jù)管理的穩(wěn)定性和實(shí)效性，避免了在檔案借閱中不及時(shí)和漏記現(xiàn)象，從而達(dá)到對(duì)檔案的信息資源的便捷新管理。

3 在檔案數(shù)字化管理方面需注意事項(xiàng)

（一）硬件管理方面

想要儲(chǔ)存大量的檔案信息，首先就要有龐大的數(shù)據(jù)庫(kù)，在空間方面要不斷地?cái)U(kuò)大電子化的儲(chǔ)存空間，來(lái)增加儲(chǔ)存檔案的可靠性。再就是需要人工不定期的更換安全密鑰，實(shí)現(xiàn)對(duì)網(wǎng)絡(luò)的不定期殺毒，以及防止出現(xiàn)電腦漏洞，以此來(lái)增加檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的安全性。這就需要工作人員在建檔初期對(duì)硬件設(shè)施不斷投資，增加硬件設(shè)施的可用性，避免在檔案儲(chǔ)存過(guò)程中出現(xiàn)空間不足或者泄露的風(fēng)險(xiǎn)。

（二）軟件管理方面

說(shuō)到檔案數(shù)字化管理工作的軟件管理方面，其本質(zhì)就是管理相關(guān)人員的問(wèn)題。管理檔案的人員不僅能夠快速熟練的使用數(shù)字化管理系統(tǒng)來(lái)查閱檔案信息，更要能夠有專業(yè)的管理技術(shù)。在這個(gè)處理的中間，檔案管理人員要具備保守秘密意識(shí)和責(zé)任心。這就需要在選擇管理人員時(shí)對(duì)他們進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)，使他們能夠勝任這份工作。

（三）數(shù)字化管理負(fù)責(zé)人要重視檔案數(shù)字化建設(shè)

想要做好檔案數(shù)字化管理工作，作為負(fù)責(zé)人首先要重視檔案數(shù)字化的建設(shè)，這也是在新時(shí)期下，綜合檔案數(shù)字化管理在實(shí)際應(yīng)用中的重要前提。企業(yè)中電子數(shù)字化管理在時(shí)間終是一個(gè)相對(duì)漫長(zhǎng)的過(guò)程，因此作為負(fù)責(zé)人要特別重視檔案數(shù)字化建設(shè)，這樣才能對(duì)數(shù)字化的檔案管理提供有利的保障。因此在工作中作為負(fù)責(zé)人應(yīng)該加強(qiáng)各部門的協(xié)調(diào)工作，對(duì)于答案管理部門工作的有效開展起到了很大的幫助。

4 結(jié)語(yǔ)

新時(shí)期發(fā)展，各個(gè)領(lǐng)域都向數(shù)字化管理看去，檔案管理當(dāng)然也不例外?？茖W(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，推進(jìn)了這一進(jìn)程，完善了對(duì)檔案的數(shù)字化管理，促進(jìn)了我國(guó)對(duì)檔案信息化管理的發(fā)展，同時(shí)也為人們提供了更便捷的服務(wù)。相信不久的將來(lái)，每個(gè)人的檔案都會(huì)以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中。

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