研究生學(xué)位檔案管理在高等院校的信息化建設(shè)

趙海燕 向紅

[摘 要] 在高等院校中，研究生學(xué)位檔案即是學(xué)生的學(xué)習(xí)歷史記錄，也是學(xué)生的科研工作記錄，從檔案中可以直接反映出高等院校教育水平和管理水平，在高等院校中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。但隨著文檔一體化、網(wǎng)絡(luò)信息化管理的發(fā)展不斷深入，給高等院校的檔案管理帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)。因此，結(jié)合研究生學(xué)位檔案管理在高等院校信息化建設(shè)的處境和問(wèn)題進(jìn)行了分析并提出了對(duì)策。

[關(guān) 鍵 詞] 研究生學(xué)位；檔案管理；高等院校；信息化建設(shè)

[中圖分類號(hào)] G647 [文獻(xiàn)標(biāo)志碼] A [文章編號(hào)] 2096-0603（2017）22-0154-01

研究生所具有的高學(xué)歷在國(guó)家培養(yǎng)高學(xué)歷人才的過(guò)程中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用，而與之相關(guān)的研究生檔案更是有巨大的實(shí)際價(jià)值，不僅展現(xiàn)了研究生的學(xué)術(shù)水平和學(xué)術(shù)思想，而且記錄了研究生的學(xué)術(shù)成果。因此，在高等院校中，對(duì)研究生的檔案進(jìn)行收集、整理以及管理就成了高等院校展現(xiàn)管理水平和教育教育質(zhì)量的重要方式。

一、研究生學(xué)位檔案管理在高等院校信息化建設(shè)的處境和問(wèn)題

（一）檔案管理員綜合素質(zhì)不高，導(dǎo)致檔案收集不到位

在現(xiàn)今的多數(shù)高等院校中，對(duì)研究生的檔案進(jìn)行收集、整理以及管理的人員多半為兼職，不僅缺乏相關(guān)的檔案收集、整體以及管理的專業(yè)知識(shí)，而且相關(guān)的檔案意識(shí)也極其淡薄。一方面對(duì)檔案的收集、整理以及管理工作的認(rèn)識(shí)不足，認(rèn)為其只是簡(jiǎn)單的收藏和保密工作，并沒(méi)有什么收集的效用。另一方面對(duì)社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)的認(rèn)識(shí)不夠，在當(dāng)今計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)迅猛發(fā)展的時(shí)代，在檔案的收集、整理以及管理過(guò)程中，極其缺乏信息網(wǎng)絡(luò)化管理。在這種情況下，導(dǎo)致研究生檔案收集、整理以及管理難以規(guī)范化和科學(xué)化[1]。

（二）檔案保存成本高，利用率低

在完成檔案的收集與整理后，相關(guān)的檔案管理工作所發(fā)揮的最重要的作用就是將研究生檔案調(diào)出，然后供人查詢和使用。換言之，只有對(duì)檔案進(jìn)行利用，才能最大限度發(fā)揮出研究生檔案和檔案管理所具有的信息資源價(jià)值。但就目前的實(shí)際情況而言，在高等院校中的管理模式普遍都高度集中，進(jìn)而導(dǎo)致檔案中心處于封閉或半封閉的狀態(tài)，嚴(yán)重影響檔案管理發(fā)揮真正的作用。另外，很多院校中的檔案管理模式也極其陳舊，導(dǎo)致成本大幅上升，并且也使檔案難以真正地發(fā)揮出應(yīng)有的效用。

（三）檔案整理、管理方式陳舊，信息化程度較低

就目前我國(guó)高等院校的實(shí)際情況而言，在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)方面雖然已經(jīng)較為完善，但在檔案電子化管理方面卻沒(méi)有真正實(shí)現(xiàn)。而隨著我國(guó)人才的不斷涌現(xiàn)，研究生檔案也在不斷增多，進(jìn)而也就給檔案的收集、整理以及管理提出了更高的要求。換言之，過(guò)去僅靠人員手工對(duì)研究生的檔案進(jìn)行收集、整理以及管理已經(jīng)不能滿足時(shí)代的發(fā)展需求，而且在檔案庫(kù)房容量方面也提出了新的要求。

二、針對(duì)問(wèn)題所提出的對(duì)策

（一）從宣傳方面入手，加強(qiáng)檔案信息化觀念的建設(shè)，更好地促進(jìn)檔案收集

（1）在高等院校中，對(duì)研究生檔案的收集、整理以及管理工作給予足夠的重視是至關(guān)重要的，并且也應(yīng)該從觀念上對(duì)檔案信息化管理的可行性以及必要性有一定的認(rèn)識(shí)，從而根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行相關(guān)制度和管理辦法的制定。（2）舉辦與檔案管理工作相關(guān)的教育活動(dòng)，提升學(xué)生、老師以及檔案管理工作人員對(duì)檔案收集、整理以及管理的重視程度，從而促使研究生注重檔案材料的完整性和真實(shí)性。（3）提升學(xué)生、老師以及科研人員對(duì)檔案資料的利用率。（4）對(duì)檔案信息化有一個(gè)全面客觀的認(rèn)識(shí)。

（二）及時(shí)進(jìn)行歸檔和整理工作，并對(duì)歸檔內(nèi)容進(jìn)行明確

在檔案的信息化建設(shè)和管理過(guò)程中，電子文件的歸檔和管理是至關(guān)重要的，也是現(xiàn)今有待加強(qiáng)和解決的問(wèn)題。（1）在高等院校中，高效應(yīng)該加強(qiáng)電子文檔的鑒定、著錄以及歸檔工作，使電子文檔具有完整性和真實(shí)性。（2）檔案材料是具有多種特性的，而在管理的過(guò)程中，相關(guān)的收集和整理工作就顯得十分必要了。（3）因?yàn)檠芯可鷻n案所生產(chǎn)的時(shí)間不同，具有分散性，因此，應(yīng)該根據(jù)不同的時(shí)間進(jìn)行不同的檔案材料規(guī)整，及時(shí)做好歸檔工作并對(duì)歸檔內(nèi)容進(jìn)行明確。

（三）大力發(fā)展檔案管理網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，逐步實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理

在檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和共享上，檔案數(shù)字化為其提供了一條新途徑，同時(shí)，也為研究生檔案的開(kāi)發(fā)和利用提供了條件。在高等院校中，相關(guān)的研究檔案是通過(guò)多次試驗(yàn)論證得來(lái)的，所以研究生檔案具有較高的理論意義和實(shí)踐價(jià)值。而在高等院校中，紙質(zhì)板的檔案材料是較為常見(jiàn)的，而隨著時(shí)代的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)的深入發(fā)展，電子版的學(xué)位論文已經(jīng)逐漸進(jìn)入收集整理階段，而這樣的發(fā)展無(wú)論是在科研成果的推廣上，還是對(duì)后人的持續(xù)研究上都有著重要的意義。

綜合而言，在高等院校中，因?yàn)檠芯可鷻n案經(jīng)過(guò)多次試驗(yàn)論證，具有較高的實(shí)際價(jià)值和特點(diǎn)，對(duì)其進(jìn)行收集、整理和管理也就成了高等院校非常有必要進(jìn)行的工作。而現(xiàn)今，隨著科技水平的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用自然而然成了新的發(fā)展趨勢(shì)。

參考文獻(xiàn)：

[1]陳愛(ài)嫵.高等院校研究生學(xué)位檔案管理信息化建設(shè)探析[J].當(dāng)代教育理論與實(shí)踐，2011（6）：40-42.

[2]李洪梅.信息技術(shù)在研究生檔案管理中的應(yīng)用[J].內(nèi)蒙古財(cái)經(jīng)大學(xué)學(xué)報(bào)，2013（4）.