姚文溢

[摘 要] 隨著高等職業(yè)教育的不斷完善和改進(jìn)，高職院校辦公室文化因素的地位愈發(fā)突顯，組織文化逐漸成為組織發(fā)展與變革的內(nèi)涵保障，良好的組織文化對高職院校辦公室發(fā)展和治理能力提升具有重要意義。有鑒于此，高職院校辦公室應(yīng)重視部門組織文化建設(shè)，并在工作實(shí)踐中不斷實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新。

[關(guān) 鍵 詞] 高職院校；辦公室；組織文化；價值

[中圖分類號] G717 [文獻(xiàn)標(biāo)志碼] A [文章編號] 2096-0603（2017）13-0079-01

一、高職院校辦公室組織文化概念界定

（一）高職院校辦公室工作概況

作為學(xué)校重要的綜合性管理機(jī)構(gòu)，高職院校辦公室既具備組織的基本要素，如管理主體和客體、組織環(huán)境以及組織目標(biāo)等，其職能幾乎涵蓋現(xiàn)代院校管理系統(tǒng)中的組織、協(xié)調(diào)、決策、執(zhí)行、反饋等各個子系統(tǒng)，同時又具有特定的服務(wù)及信息傳遞功能，是集聚著龐大的信息資源，傳承著校園文化和發(fā)展使命，帶有文化符號的特殊組織。

隨著高等職業(yè)教育不斷改革發(fā)展，高職院校辦公室已不只是基本業(yè)務(wù)部門，其服務(wù)對象、范圍和工作性質(zhì)的不斷再延展，使其逐漸成為院校高層決策的重要參謀助手，是推動學(xué)校有效運(yùn)行的神經(jīng)中樞。在日常工作中，辦公室具有綜合文秘、組織協(xié)調(diào)、內(nèi)外公關(guān)、管理服務(wù)等職能，既要能做好校園日常事務(wù)工作，如辦公室文字文件工作、內(nèi)外會議會務(wù)組織協(xié)調(diào)、校園信息公開、對外對口交流、師生員工綜合事務(wù)管理服務(wù)、部門間的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)分工，以及處理完成許多臨時性、突發(fā)性和額外性的工作內(nèi)容等，還要能為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)提供不可或缺的輔助性服務(wù)，有效參與政務(wù)管理，如貫徹領(lǐng)悟上級政策文件、重要會議、領(lǐng)導(dǎo)指示等重要精神，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供合理化的可行性建議，參與制定學(xué)校年度或中長期計劃、提煉辦學(xué)思想和管理理念等。

（二）高職院校辦公室組織文化概念界定

高職院校辦公室的組織文化是辦公室及其成員所共有的價值觀、辦事準(zhǔn)則、傳統(tǒng)習(xí)慣和行為方式，這些重要的共有價值觀和慣例會隨著時間演變、深化甚至是印刻在組織發(fā)展歷史中，組織文化在很大程度上決定了組織成員對組織發(fā)展的認(rèn)知及他們?nèi)蘸笤诮M織中的行為方式。

從組織文化理論視角來看，高職院校辦公室的組織文化是辦公室在高等職業(yè)教育發(fā)展和學(xué)校變革的雙輪驅(qū)動下，以及在部門內(nèi)涵發(fā)展過程中，所形成的較為完整的并被組織成員所認(rèn)同的價值觀念、思維方式、行為習(xí)慣以及傳統(tǒng)習(xí)慣等，在辦公室管理中表現(xiàn)為具有文化色彩的以價值觀為核心的管理模式。

二、高職院校辦公室組織文化建設(shè)的價值體現(xiàn)

辦公室作為高職院校行政組織系統(tǒng)中的重要組成單元，其中組織文化因素對辦公室管理發(fā)揮著潛移默化的作用，彌補(bǔ)和改善著現(xiàn)行管理模式中存在的不足。

（一）辦公室精神文化深化辦公室的管理理念和服務(wù)意識

辦公室的精神文化是行政辦公管理活動過程中所應(yīng)具有的意識形態(tài)和文化理念，是辦公室組織文化的核心，是辦公室制度文化、行為文化和物質(zhì)文化的基礎(chǔ)，決定了辦公室組織文化的價值取向和發(fā)展方向。辦公室精神文化是辦公室管理成熟度的反映，決定了管理理念和服務(wù)意識，具體表現(xiàn)在辦公室的日常管理實(shí)踐以及人員的管理服務(wù)水平上。缺少精神文化滋養(yǎng)或是引領(lǐng)的組織，只會在日常機(jī)械性的重復(fù)辦公中逐漸失去活力、競爭力以及團(tuán)隊凝聚力，無法長久地有質(zhì)量地發(fā)展壯大，只有組織文化精神的方向把握準(zhǔn)確、貫徹到位了，部門的工作脈絡(luò)才會清晰，組織的頂層設(shè)計才能有生命力，辦公室的管理服務(wù)才會有質(zhì)量和口碑。

（二）辦公室制度文化規(guī)范辦公室的工作內(nèi)容、程序和方法

辦公室的制度文化是辦公室組織文化的具體化框架，是精神文化的具體體現(xiàn)，是行為文化的遵循規(guī)范，是物質(zhì)文化的內(nèi)涵特性，是行為文化、物質(zhì)文化和精神文化的橋梁和紐帶。在高職院校辦公室管理中，制度文化通過部門結(jié)構(gòu)設(shè)置、職能分配、管理機(jī)制制訂和辦公流程設(shè)計等形式表現(xiàn)出來，以具有約束力的文字內(nèi)容規(guī)范日常辦公行為，使辦公室管理工作有依有據(jù)，張弛有度。

（三）辦公室行為文化改善辦公室成員的工作作風(fēng)和服務(wù)品質(zhì)

辦公室行為文化是組織文化的動態(tài)實(shí)踐過程，貫穿于辦公室管理服務(wù)、學(xué)習(xí)交流、研討調(diào)研等各個過程中，落實(shí)到日常辦公中便是辦公室成員在為學(xué)校師生員工進(jìn)行行政服務(wù)活動中所表現(xiàn)出來的言談舉止、禮儀規(guī)范、服務(wù)流程、互動成效、信息反饋等行為方式。良好的辦公室組織行為文化可以營造良好的辦公氛圍，加強(qiáng)成員的辦公執(zhí)行力以及打造一支高效精干的辦公隊伍，是以最直接的行動力來扎實(shí)辦公室及其成員的管理服務(wù)水平。

（四）辦公室物質(zhì)文化奠定日常辦公的基礎(chǔ)條件

辦公室物質(zhì)文化是辦公室組織文化建設(shè)的基礎(chǔ)，奠定了日常辦公的基礎(chǔ)和條件，具體作用為保障辦公室日常辦公條件，提供各種物質(zhì)資源。對高職院校辦公室來說，物質(zhì)文化主要是由辦公室的辦公環(huán)境、辦公用房、硬件設(shè)施、存儲物資以及管理經(jīng)費(fèi)等構(gòu)成，辦公室管理建設(shè)水平的提高可以通過辦公室物質(zhì)文化的改善直接顯現(xiàn)出來。

總之，辦公室組織文化并不是一成不變的，它需要不斷培育、維護(hù)和創(chuàng)新，只有這樣辦公室組織文化才能最大化地發(fā)揮作用并長久地傳承下去。辦公室組織文化的轉(zhuǎn)型和超越與高職院校管理實(shí)踐、部門內(nèi)涵發(fā)展息息相關(guān)，而且也會對高職院校辦公室長遠(yuǎn)發(fā)展起到完善和改進(jìn)作用。所以，高職院校辦公室應(yīng)不斷推進(jìn)辦公室組織文化的培育與再建，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)辦公室部門的內(nèi)涵式發(fā)展。

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