檔案管理的規(guī)范化操作思考

鄭琳琳

摘要：本文主要論述了目前我國企事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀，通過分析存在的問題，在順應(yīng)檔案管理工作的新形勢下，以五點(diǎn)措施手段來解決檔案管理存在的問題，并對如何提供檔案管理規(guī)范化水平做了闡述。

關(guān)鍵詞：檔案管理；規(guī)范化操作；問題與對策

一、目前檔案管理的現(xiàn)狀和問題

我國目前檔案管理工作已經(jīng)開展了幾十年的時(shí)間，通過幾代人的努力，取得了比較大的工作成果，但是隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，越來越多的問題逐漸暴露出來。

（一）重視程度不足

長久以來，很多企事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)決策者和執(zhí)行者對待檔案管理這個(gè)問題上一直持忽視的態(tài)度，認(rèn)為檔案管理工作可有可無，長期主觀上忽視檔案管理工作的重要性，雖然口頭上能夠表示重視檔案管理，但在實(shí)際工作當(dāng)中，對檔案管理的認(rèn)識偏差度過大，導(dǎo)致行為上放松檔案管理的指導(dǎo)和操作動作，降低了檔案管理的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致檔案管理缺乏科學(xué)的規(guī)劃，在日常工作中逐漸淪為僅為了應(yīng)付檢查，正是因?yàn)槠綍r(shí)對檔案管理工作的重視程度不足，不正確的認(rèn)識逐漸積累，使檔案管理工作水平日益下降，檔案管理者的主觀能動性受到了非常大的消極影響。

（二）管理水平較差

檔案管理水平不高，業(yè)務(wù)能力較差，缺乏對檔案管理要求中的規(guī)范意識，在日常工作中對檔案材料的收集、整理、保密的重視程度不夠，容易發(fā)生“知法犯法”的現(xiàn)象。并隨著信息科技技術(shù)不斷進(jìn)步，檔案管理工作需要能夠?qū)n案信息進(jìn)行深層次研究開發(fā)的高科技專業(yè)人才。同時(shí)由于兼職的人員出現(xiàn)，他們的主要精力都放在了本職工作，因此在檔案管理工作的投入十分有限，操作不熟悉、返工現(xiàn)象嚴(yán)重，這就無法勝任檔案管理的工作，間接導(dǎo)致了此崗位的不穩(wěn)定性，造成了較大的流動性。因此檔案管理工作急需職業(yè)素質(zhì)較高、業(yè)務(wù)操作能力較強(qiáng)的工作人員。

（三）硬件設(shè)施落后

在眾多企事業(yè)單位當(dāng)中存在著大量的檔案庫房老舊、環(huán)境潮、臟、差等問題，由于沒有專門的檔案室存放檔案，很多單位都是把檔案和其他雜物一共放與倉庫中，這就直接增大檔案被侵染、損壞的風(fēng)險(xiǎn)；同時(shí)缺乏相關(guān)設(shè)備，隨著檔案管理工作進(jìn)程的加快，紅外線監(jiān)控設(shè)備、濕度測試儀等現(xiàn)代化高科技設(shè)備的需求逐漸加大，而現(xiàn)有的設(shè)備卻老化嚴(yán)重，新設(shè)備無法及時(shí)更新。由于對檔案管理的投入力度不足，導(dǎo)致工作陳腐、活力不足等問題，同時(shí)極為落后的工作設(shè)備帶來極為落后的工作方法，非常容易導(dǎo)致檔案材料原件出現(xiàn)遺丟、蟲蛀、受潮，甚至極端現(xiàn)象導(dǎo)致文件燒毀等等嚴(yán)重問題。檔案信息丟失是無法彌補(bǔ)的巨大損失，因此加大檔案管理的硬件設(shè)施的投入是十分有必要的。

（四）制度不夠完善

僅僅就企事業(yè)單位目前的檔案管理工作整體水平來講，其檔案管理部門在檔案管理制度上的制定和編寫漏洞較多，整體性不足、全面性不夠。由于檔案管理制度仍有所欠缺和不夠完善，直接導(dǎo)致了檔案管理工作在實(shí)際操作中缺乏理論上的有力指導(dǎo)，無法做到有法可依、有法可循。由于缺乏健全的檔案管理體系，目前的檔案管理工作非常容易受到局限，檔案管理操作人員在實(shí)際工作中明顯感受比較被動。

二、如何做好檔案管理規(guī)范化操作

（一）增強(qiáng)對檔案管理的認(rèn)識程度

檔案管理工作的規(guī)范化在企事業(yè)單位的日常工作中起到了重要作用，作為各級領(lǐng)導(dǎo)和管理干部都要在思想認(rèn)識上重視檔案管理的工作，應(yīng)加強(qiáng)對檔案管理流程和規(guī)范的學(xué)習(xí)，深刻了解到檔案管理是必不可取的工作內(nèi)容之一，同時(shí)要確保檔案管理工作流程規(guī)范化?？梢哉f領(lǐng)導(dǎo)的重視能夠起到導(dǎo)向作用，思想認(rèn)識上的充分重視是做好工作的前提，作為部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)需通過會議上對檔案管理工作的重要性進(jìn)行宣講，培養(yǎng)出全員重視、全員參與的良好檔案管理工作氛圍，同時(shí)還要做好督查安排工作，形成對檔案進(jìn)行定期檢查、指導(dǎo)和糾錯(cuò)，確保檔案管理的規(guī)范化。

（二）努力提高檔案管理水平

檔案管理工作是一項(xiàng)枯燥無趣且有重要機(jī)密的工作，如果作為檔案管理的操作人員，自身綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平不高，會直接影響檔案管理工作的開展，檔案管理工作的工作質(zhì)量和工作效果也會不夠理想。因此作為檔案管理人員應(yīng)對自身嚴(yán)格要求，提高自身業(yè)務(wù)能力，加強(qiáng)責(zé)任心，在平時(shí)工作中不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，努力學(xué)習(xí)和提高檔案管理能力，降低和減少工作總的失誤。同時(shí)作為部門領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)認(rèn)真選拔和培養(yǎng)適合并且熱愛檔案管理工作的人員，組成一支業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、敬業(yè)認(rèn)真的檔案管理隊(duì)伍。

（三）加強(qiáng)檔案管理的硬件建設(shè)

過硬的硬件設(shè)施是保障檔案管理工作水平的重要工具，應(yīng)當(dāng)加大對檔案管理的投入，考慮到年限發(fā)展問題，適當(dāng)擴(kuò)大檔案室面積，預(yù)留至少三年到五年的庫容空間，堅(jiān)決做到檔案與雜物分離；建立屬于檔案管理的專項(xiàng)資金，選購高質(zhì)量合規(guī)格的檔案柜，并引進(jìn)紅外線攝像頭、濕度測試儀等等高科技設(shè)備，以高標(biāo)準(zhǔn)、高要求完成科學(xué)的、規(guī)范的檔案管理工作，同時(shí)對防失火、防受潮、防蟲蛀等重點(diǎn)事項(xiàng)進(jìn)行重點(diǎn)預(yù)防。

（四）完善檔案管理工作制度

我們知道如果缺乏相對完善的管理制度，就很難真正地做好檔案管理工作，因此應(yīng)建立相對完整、系統(tǒng)科學(xué)、健全合理的檔案管理制度是非常有必要的，同時(shí)應(yīng)形成行之有效的檔案管理體系，能夠符合現(xiàn)代檔案管理的實(shí)際情況，做到有法可依、有法必依，檔案管理工作才能發(fā)揮作用。規(guī)范性強(qiáng)的檔案管理制度才能彌補(bǔ)先前管理制度的漏洞，防止管理工作的隨意性，使得檔案管理工作變得更為縝密安全，提高了工作效率，檔案質(zhì)量能夠得以保證。

參考文獻(xiàn)：

[1]張記銘.淺析檔案管理現(xiàn)代化[J].黑龍江對外經(jīng)貿(mào)，2010，05：105106.

[2]楊珍.信息化背景下企業(yè)檔案管理工作存在的問題與對策[J].經(jīng)營管理者，2011，19：91.

[3]趙威.淺談人事檔案管理工作存在的問題與對策[J].才智，2011，31：357.