淺談石油工程檔案管理

宋菁媛+++賈春洪

摘 要：隨著建筑公司的崛起，各企業(yè)的管理者看到了石油帶來的巨大的利潤(rùn)。雖然石油工程的前期投資較為巨大，但隨著石油項(xiàng)目種類與類型的增多，石油工程可以在較短的時(shí)間內(nèi)帶來巨大的收益。因此，如何管理好石油工程檔案是石油工程有序進(jìn)行的重要保障，本文將對(duì)如何進(jìn)行石油工程檔案管理進(jìn)行分析，希望對(duì)石油工程的檔案管理工作具有借鑒的意義。

關(guān)鍵詞：石油工程 檔案管理 應(yīng)用

中圖分類號(hào)：F426.22 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-098X（2017）08（b）-0193-02

我國(guó)石油產(chǎn)業(yè)為了適應(yīng)市場(chǎng)的需求與發(fā)展，開始增加對(duì)于石油工程建設(shè)的投資，致使石油項(xiàng)目種類逐年增多，由此帶來的石油工程檔案管理工作成為企業(yè)的必備工作之一，前期的準(zhǔn)備資料、監(jiān)察資料以及后期的竣工資料都反映了石油工程進(jìn)行的具體情況，對(duì)于工程日后的管理與維修起到非常重要的參考價(jià)值。因此，石油工程的檔案管理對(duì)于石油工程進(jìn)一步發(fā)展起到非常重要的作用。

1 石油工程項(xiàng)目檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀

我國(guó)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展帶動(dòng)了石油產(chǎn)業(yè)等相關(guān)產(chǎn)業(yè)的發(fā)展，隨著西氣東輸、西電東送等項(xiàng)目的順利進(jìn)行，我國(guó)的油氣勘探行業(yè)有了進(jìn)一步的起色。在國(guó)家石油勘探政策的支持與扶持下，石油工程項(xiàng)目在項(xiàng)目類型、檔案數(shù)量以及地域分布等方面均急劇增長(zhǎng)，這一巨大的改革有利于我國(guó)各地區(qū)能源結(jié)構(gòu)合理化發(fā)展，促進(jìn)我國(guó)新能源經(jīng)濟(jì)可持續(xù)發(fā)展。在新的時(shí)代發(fā)展下，如何規(guī)范石油項(xiàng)目檔案管理工作，深化開發(fā)石油項(xiàng)目成為石油工程工作者的首要任務(wù)，這對(duì)于石油項(xiàng)目再生產(chǎn)企業(yè)以及銷售企業(yè)的發(fā)展起到良好的支撐與協(xié)助作用。

2 石油工程項(xiàng)目檔案管理的特點(diǎn)

2.1 檔案來源廣泛

常規(guī)的石油工程施工建設(shè)會(huì)涉及到各類的工作單位，工程的時(shí)間以及合作單位數(shù)量巨大，因此，從工程施工開始一直到工程結(jié)束，所包含的工程內(nèi)容的信息量也是十分龐大的。一個(gè)合格的工程建設(shè)需要包括前期的資料準(zhǔn)備、工程施工過程中的一些列安排以及工程結(jié)束后的檢驗(yàn)與督查等各個(gè)環(huán)節(jié)，與此同時(shí)還需要各級(jí)監(jiān)管部門的材料審批與參與，涉及到各類各級(jí)的工程材料。由此可以看出，石油工程檔案管理的日常工作材料來源繁雜，工作量十分巨大。

2.2 記錄保存形式多樣

石油工程建設(shè)施工與室內(nèi)辦公有很大的區(qū)別，工程日常工作的環(huán)境十分多變，不局限于室內(nèi)工作，還會(huì)在室外，施工場(chǎng)地等條件較為艱苦的地方進(jìn)行施工作業(yè)。復(fù)雜的施工環(huán)境要求石油工程檔案管理的工作人員需要采用多樣的文件記錄方式來進(jìn)行工作記錄，如文字記錄、錄音、報(bào)告說明等方式。在于合作單位進(jìn)行工作來往或者材料交流時(shí)，需要采用正規(guī)的報(bào)告批文等具有法律效力的證明材料，維護(hù)雙方的正當(dāng)合法權(quán)益。工程施工過程的施工材料材料管理部門需要進(jìn)行詳細(xì)的記錄與保存，便于施工工作人員隨時(shí)參考與查看。雖然一些企業(yè)目前已經(jīng)采用視頻或者錄音的方式進(jìn)行記錄，但是對(duì)于記錄大型的數(shù)據(jù)仍然存在一些弊病，查找起來也比較消耗時(shí)間，使用較為廣泛的記錄方式仍然是電子記錄。

2.3 完整性較高

石油工程的檔案管理是分局不同的工程進(jìn)行分類管理保存的，每一個(gè)施工單位隸屬不同的部門，因此檔案管理部門需要將檔案文件進(jìn)行及時(shí)的歸類與整合，便于施工單位和合作單位進(jìn)行資料查找，同時(shí)也避免因工作疏忽但是企業(yè)內(nèi)部文件泄密。檔案管理部門的一個(gè)最主要的任務(wù)是保障工程施工材料的完整性與保密性，維護(hù)企業(yè)內(nèi)部信息的機(jī)密。

3 石油工程項(xiàng)目檔案管理發(fā)展存在的不足

3.1 沒有發(fā)揮出現(xiàn)代檔案管理的優(yōu)勢(shì)

目前我國(guó)的石油工程檔案管理主要以人工與機(jī)器合作的方式進(jìn)行材料整理與保存，但是在工作流程中仍然沒有擺脫傳統(tǒng)的工作方式與工作模式，工作效率較低，檔案管理的機(jī)械設(shè)備較為陳舊，一些先進(jìn)的管理理念與工作模式?jīng)]有被及時(shí)的引進(jìn)，企業(yè)的管理者對(duì)于檔案管理中存在的問題沒有及時(shí)的進(jìn)行防范與管理，導(dǎo)致石油工程的檔案管理工作較為落后，發(fā)展緩慢。

3.2 缺少專業(yè)人才

檔案管理專業(yè)不同于熱門的計(jì)算機(jī)專業(yè)，具有眾多的資源與實(shí)踐機(jī)會(huì)，檔案管理的相關(guān)專業(yè)發(fā)展較為緩慢，在我國(guó)仍處于紅牌職業(yè)，企業(yè)的許多檔案管理工作的工作人員缺乏專業(yè)的入職培訓(xùn)和后續(xù)職業(yè)訓(xùn)練，雖然可以維持企業(yè)檔案管理工作的正常運(yùn)行，但是對(duì)于工作的細(xì)節(jié)、更新與維護(hù)缺乏正確的專業(yè)認(rèn)知與深入的了解。尤其對(duì)于現(xiàn)代化的檔案管理的工作模式更是缺乏了解與學(xué)習(xí)，因此工作業(yè)績(jī)不明顯。

3.3 缺乏資金支持

雖然檔案管理工作對(duì)于企業(yè)工程施工正常進(jìn)行具有十分重要的作用，但是由于受到資金的影響，企業(yè)的管理者對(duì)于檔案管理工作缺乏足夠的重視，企業(yè)的運(yùn)轉(zhuǎn)資金更加傾向于運(yùn)用在施工建設(shè)與銷售渠道商，對(duì)于檔案管理工作缺乏足夠的資金支持，導(dǎo)致一些企業(yè)沒有足夠的資金來吸引優(yōu)秀的檔案管理人才，檔案管理工作部門的人才流失較為嚴(yán)重，一些企業(yè)甚至出現(xiàn)其他部門的工作人員兼職檔案管理工作的現(xiàn)象。

3.4 檔案管理起步較晚

石油工程建設(shè)的檔案管理工作是隨著工程建設(shè)的不斷擴(kuò)大化應(yīng)運(yùn)而生的，因此起步的時(shí)間較晚，發(fā)展仍處于不成熟的階段，對(duì)于現(xiàn)代化先進(jìn)的工作經(jīng)驗(yàn)更是了解甚少。檔案工作管理意識(shí)的匱乏以及日常工作標(biāo)準(zhǔn)的模糊使得企業(yè)的檔案工作管理模式出現(xiàn)弊病，無法形成一個(gè)完成的運(yùn)行體系。

4 加強(qiáng)石油工程項(xiàng)目檔案管理的措施

4.1 加強(qiáng)企業(yè)在石油工程項(xiàng)目檔案管理上的投入

在注意到石油工程檔案管理工作對(duì)于日常工作運(yùn)行的重要性后，企業(yè)需要加強(qiáng)對(duì)于檔案管理工作的投入。管理者應(yīng)該提高工程檔案工作人員的管理意識(shí)，重視檔案工作基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，保證檔案工作的各項(xiàng)材料的完整性，盡量避免因檔案管理工作的疏忽造成企業(yè)建設(shè)過程中不必要的損失，同時(shí)學(xué)習(xí)現(xiàn)代化的工作檔案管理模式，結(jié)合企業(yè)發(fā)展特點(diǎn)運(yùn)用到企業(yè)的日常工作管理中。

4.2 注重專業(yè)化人才的培養(yǎng)

企業(yè)應(yīng)注重提升工作人員的專業(yè)素質(zhì)，培養(yǎng)工作人員對(duì)于檔案管理的責(zé)任意識(shí)與專業(yè)素質(zhì)，結(jié)合現(xiàn)代化檔案工作管理的特點(diǎn)，嘗試創(chuàng)新型模式管理方式。企業(yè)應(yīng)為公司職員提供專業(yè)的檔案管理培訓(xùn)，結(jié)合企業(yè)的發(fā)展歷程，聘請(qǐng)相關(guān)專家進(jìn)行實(shí)地講解，提升企業(yè)人員對(duì)于工作內(nèi)容的熟悉程度，抵制工作過程中的不良誘惑，拒絕不良風(fēng)氣，發(fā)揮個(gè)人的專業(yè)素質(zhì)與道德風(fēng)尚，做到將最合適的人安排在最適合的崗位，為企業(yè)創(chuàng)收。

4.3 完善檔案管理系統(tǒng)

企業(yè)在運(yùn)行過程中，一般會(huì)不斷積累大量的工作檔案，檔案管理人員應(yīng)該及時(shí)的對(duì)檔案進(jìn)行整理與分類，建立和完善檔案管理系統(tǒng)，對(duì)于收集到的企業(yè)資料進(jìn)行分門別類，提升工作效率。檔案管理系統(tǒng)應(yīng)該保證收集的材料均是原始材料，不可以是修改過的或者不切實(shí)際的檔案資料，并要定期的檢查檔案資料的真實(shí)性。在實(shí)際的檔案管理工作中，檔案整理是一項(xiàng)較為耗時(shí)的工作，因此需要工作人員嚴(yán)格按照檔案管理系統(tǒng)的要求進(jìn)行整理與安排，保障資料的真實(shí)可靠性。

4.4 加強(qiáng)企業(yè)檔案部門資金管理

檔案管理工作在工作過程中需要大量的人力與先進(jìn)的設(shè)備作為支撐，維持工作的正常運(yùn)行，雖然檔案管理工作無法直接為企業(yè)創(chuàng)造利潤(rùn)價(jià)值，但是優(yōu)質(zhì)的檔案管理工作卻可以在無形中保障企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益不會(huì)受損，提升企業(yè)的名譽(yù)，維持企業(yè)與其他單位的合作關(guān)系。因此，企業(yè)應(yīng)該提升對(duì)于檔案管理部門的資金支持，為檔案管理工作提供先進(jìn)的設(shè)備與專業(yè)的人才，為企業(yè)人才發(fā)展提供更多的學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)與交流機(jī)會(huì)。企業(yè)的資金鏈應(yīng)該維持在一個(gè)穩(wěn)定的狀態(tài)，注重多個(gè)部門共同發(fā)展的工作局面，不同的部門在企業(yè)發(fā)展中都十分的重要，檔案管理工作是企業(yè)發(fā)展的后備力量，工程檔案是否齊全直接關(guān)系到整個(gè)工程建設(shè)是否可以高效地完成，作為企業(yè)的管理者，應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作對(duì)于工程建設(shè)的重要性。

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