張麗
摘 要:本文針對分公司科技經(jīng)費的編制及使用進行深入剖析,從不同視角闡述管理效力在科技項目管理過程中起到的重要作用,并全面介紹了管理過程中各環(huán)節(jié)的影響因素。只有制定適合企業(yè)發(fā)展的管理制度和流程,并由各方齊抓共管、統(tǒng)一認識,才能逐步有序地推動分公司科技經(jīng)費的合理、合規(guī)使用,為提高經(jīng)費財務(wù)管理水平提供有力的支持,給分公司創(chuàng)造更多的經(jīng)濟效益。
關(guān)鍵詞:科技經(jīng)費 管理效力 影響因素
隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展,通過項目研發(fā)掌握核心技術(shù)對開拓國內(nèi)外市場具有決定性作用。今年的中美貿(mào)易戰(zhàn)中,引人注目的當(dāng)屬中興通訊遭制裁事件,享譽世界,產(chǎn)品服務(wù)全球的通訊制造商,讓美國一紙禁令陷入困境幾近休克,教訓(xùn)不可謂不深刻。核心技術(shù)、關(guān)鍵技術(shù)的缺失,恐怕是此次中興事件帶給國人的最深刻教訓(xùn)。在激烈的市場競爭中要想搶占先機,就必須擁有強大的自主核心技術(shù)和研發(fā)能力,所以科技經(jīng)費在企業(yè)日常經(jīng)營活動中所占的比重將會越來越大,研發(fā)費用的有效投入對企業(yè)的持續(xù)高效發(fā)展有著舉足輕重的作用。近年來,隨著公司對科技創(chuàng)新力度的不斷加大,經(jīng)費投入迅速增長,怎樣合理利用好科技經(jīng)費,管理好科研成本以創(chuàng)造更大效益,成為分公司科技項目財務(wù)管理的迫切任務(wù)。
1、分公司科技經(jīng)費管理的現(xiàn)狀
近幾年分公司承擔(dān)的科技項目數(shù)量和經(jīng)費總額均大幅度增長,對科技項目的大量投入也為分公司帶來了可喜的成果,我們擁有多項自主研發(fā)的專利技術(shù),為項目的承攬建設(shè)提供助力。
與此同時,寬松的管理環(huán)境也為經(jīng)費管理帶來了弊端。公司級科技項目按照經(jīng)費核定撥付方式使用,課題組長根據(jù)課題研究的技術(shù)路線或思路,編制開題報告和計劃任務(wù)書。技術(shù)發(fā)展處在核撥各分子公司科技經(jīng)費時,根據(jù)不同學(xué)科、不同單位,量化其差別,并判斷差異的合理性下?lián)芸萍冀?jīng)費。處于項目運行周期最關(guān)鍵的環(huán)節(jié)就是實施階段,但是往往課題組開展研究時,未嚴格參照計劃任務(wù)書中的經(jīng)費預(yù)算使用明細,或者未在中期檢查時按項目實際需求提交變更申請,導(dǎo)致預(yù)算與實際偏離,經(jīng)費管理陷入被動局面,主要原因是預(yù)算方面和監(jiān)督方面的管理效力薄弱。預(yù)算方面的管理效力體現(xiàn)在經(jīng)費支出執(zhí)行上,例如實際數(shù)與預(yù)算數(shù)出入較大,有預(yù)算的用不完,無預(yù)算的要支付,超預(yù)算開支分攤費用和人工費用,未經(jīng)報批自行調(diào)整協(xié)作單位,購置設(shè)備軟件的金額與預(yù)算不一致,費用報銷證明材料不齊全等,都是我們面臨的亟待解決的問題。
2、科技經(jīng)費在執(zhí)行中遇到的問題及影響因素
2.1經(jīng)費使用及管理意識薄弱
首先是項目組對經(jīng)費的管理存在“重要錢,輕用錢”的意識,申請科技經(jīng)費時非常重視,集中骨干力量努力爭取資金。資金到位后,認為錢到了自己的口袋,就可以根據(jù)自己的需求去使用,不再嚴格遵守經(jīng)費管理制度。其次是職能部門的監(jiān)管意識薄弱,未將科技項目作為經(jīng)濟主體來考慮,放手讓項目組自行操作,導(dǎo)致各責(zé)任人的監(jiān)管意識和預(yù)算能力顯著影響科技經(jīng)費的管理效力。
2.2科技經(jīng)費管理機制不健全
分公司未制定自己的科技經(jīng)費管理制度,只能參照上級部門的相關(guān)規(guī)定。由于對科技經(jīng)費的使用未形成共管意識,沒有一個完整合理的管理體系,在實際工作中又缺乏部門之間的配合和溝通,導(dǎo)致科技項目在驗收結(jié)題時對經(jīng)費的分類和確定出現(xiàn)預(yù)算執(zhí)行不到位的現(xiàn)象。
科技項目經(jīng)費使用過程缺乏職能部門的監(jiān)督,造成科技項目執(zhí)行進度與項目經(jīng)費管理相脫節(jié),最終導(dǎo)致項目實施與預(yù)算存在差異。分公司沒有及時組織開展科技經(jīng)費的審計,使經(jīng)費使用偏差問題、財務(wù)管理和會計核算等問題沒有被及時發(fā)現(xiàn),更得不到糾正,不利于項目經(jīng)費的合規(guī)使用,讓項目人員產(chǎn)生一種經(jīng)費處于無人監(jiān)管的意識。
2.3科技經(jīng)費預(yù)算的編制方法不科學(xué)
2.3.1未結(jié)合實際編制預(yù)算
一方面分公司經(jīng)費管理體系并未對科技項目的科目構(gòu)成、類別明細和核算方法等作出明確的規(guī)定,具體到哪些項目允許作為直接成本或間接成本開支,哪些項目不允許等均無詳細的說明。另一方面由于研發(fā)工作的不確定性,各課題所研究的領(lǐng)域不同,每個項目都有其研究的特殊性,它不像工程和產(chǎn)品一樣可以較準(zhǔn)確地預(yù)測其進度,要編制精確、可行的項目預(yù)算,難道往往很大。因此,科學(xué)地做好經(jīng)費計劃,并在研究過程中進行適當(dāng)?shù)某杀究刂?,才能滿足項目的需要,提高資金使用效率,保障項目實施過程的順利進行。
2.3.2科技經(jīng)費無量化指標(biāo)
科技經(jīng)費使用和控制的靈活性較大,這為其成本核算增加了難度。經(jīng)費的使用通常分為兩大部分,即直接費用和間接費用。直接費用是課題研究過程中發(fā)生的與研究直接相關(guān)的費用,包括人工費、科研設(shè)備費、材料費及其他直接費用等;間接費用是為實施課題發(fā)生的難以在直接費用中列支的費用,包括現(xiàn)有儀器設(shè)備折舊費、物業(yè)分攤費、管理費用及其他間接費用等。一般來說,實際發(fā)生的成本容易量化,核算較為簡單;但需要分攤或計提的費用,由于構(gòu)成方式的復(fù)雜使其成為科研成本核算的難點問題。
2.3.3經(jīng)費預(yù)算的分析水平低
目前,我們的科技經(jīng)費的預(yù)算分析僅限于年度預(yù)算分析。頻率較低下,日常分析的缺失,降低了年度分析的有效性;同時,分析方法較為簡單,分析的內(nèi)容不夠深入。課題小組提交的科技項目經(jīng)費的預(yù)算大多是一些數(shù)字,缺乏預(yù)算編制文字說明。這樣,費用的審核就缺乏依據(jù),不利于管理層進行決策。項目結(jié)束后,存在對項目結(jié)算數(shù)與預(yù)算數(shù)的差異分析不夠、考核不嚴的現(xiàn)象,導(dǎo)致科研人員只注重項目是否完成,而對項目成本費用的發(fā)生不加重視的情況。從另一個方面來看,分公司非科研機構(gòu),科研人員對經(jīng)費使用的分析水平有限,無法從經(jīng)濟效益的角度分析科技經(jīng)費的投入效力,也不知如何將實際支出的偏差從專業(yè)的角度去分析,造成分析結(jié)果出入較大。
3、加強科技經(jīng)費管理的措施
3.1提高思想認識,把握經(jīng)費管理的主動性
加強科技項目財務(wù)管理與控制,提高資金使用效益,是分公司持續(xù)健康發(fā)展的前提,要充分認識科技經(jīng)費預(yù)算管理與控制的科學(xué)化、規(guī)范化是提高科研能力的重要保障。增強成本核算意識,努力降低科研成本。我們應(yīng)該將每一分錢用在刀刃上,使它發(fā)揮最大的經(jīng)濟價值。
3.2建立科學(xué)的管理制度,實現(xiàn)系統(tǒng)化管理
為保證項目的順利實施,必須明確科技經(jīng)費管理的工作程序及其實施步驟,明確職能部門和課題組在科技經(jīng)費管理和使用中的權(quán)力及職責(zé)。制定適合分公司的經(jīng)費管理制度,通過建立一套行之有效的管理體系,改變過去科技項目管理和財務(wù)管理中的諸多漏洞和薄弱環(huán)節(jié),從立項、審批、驗收等方面管好用好科技經(jīng)費,充分利用各種資源。
各職能部門要不斷完善科技經(jīng)費管理制度,對科技項目立項、項目實施、經(jīng)費的使用等方面作出嚴格規(guī)定,并注重專業(yè)性和可操作性,使項目管理人員、職能部門和課題組成員有法可依,有章可循。并要不斷提高科技經(jīng)費監(jiān)管力度,引入科技經(jīng)費使用效益考評機制,指導(dǎo)和規(guī)范科技經(jīng)費的管理和使用。課題組成員的科研績效考核應(yīng)從項目實施、項目產(chǎn)生效益或?qū)@?、成本支出情況來綜合考量,不應(yīng)只局限于某一方面而忽略其他相關(guān)性。
3.3完善科技經(jīng)費管理過程,提高預(yù)算的準(zhǔn)確性
3.3.1合理編制經(jīng)費預(yù)算
經(jīng)費預(yù)算編制的合理性常常對課題組產(chǎn)生重大的影響,課題能否及時順利得到批復(fù),開展過程中能否順利核銷,驗收時能否做到足額花銷且不超預(yù)算,這些問題都很重要。
為了避免項目經(jīng)費預(yù)算浮于表面,在準(zhǔn)確合理地編制預(yù)算數(shù)的同時,應(yīng)結(jié)合財務(wù)資產(chǎn)部、技術(shù)質(zhì)量部及課題組成員一起參與到預(yù)算的編制工作中來,根據(jù)研究內(nèi)容涉及的資金需求、用途、列支渠道等,做到外協(xié)費有依據(jù)、人工費有標(biāo)準(zhǔn)、調(diào)研費有限度、設(shè)備費有計劃,實事求是,避免多多益善的想法。盡可能避免經(jīng)常變更預(yù)算計劃,使經(jīng)費預(yù)算正常進行。當(dāng)出現(xiàn)科技項目實際成本超過預(yù)算的,如確屬研究工作量增加,或提高研究質(zhì)量等客觀原因造成的,要在項目中期檢查時,及時提出追加預(yù)算申請。除此之外,還可以制定出對科技經(jīng)費支出的具體管理辦法和財務(wù)核算歸集費用的各類明細。例如編制材料類、耗材類和辦公類貨品的明細及單價清單;按照分公司平均人工薪酬、分攤費用等計算人工成本,便于編制計劃時有據(jù)可依。
3.3.2嚴格履行經(jīng)費支出報批程序
項目經(jīng)費按全額預(yù)算控制,經(jīng)費的使用實行課題組長負責(zé)制。立項單位的檢查控制以是否達到科研目標(biāo)和關(guān)鍵指標(biāo)檢查為主,項目經(jīng)費由課題小組按照計劃任務(wù)書和財務(wù)制度安排使用,改變目前過分強調(diào)收支檢查、忽視科研目標(biāo)完成情況的狀況。課題組成員可以在項目實施過程合理安排經(jīng)費支出,如與預(yù)算有偏差,應(yīng)及時申請變更,在完成計劃的同時也能保證經(jīng)費的收支。
3.3.3運用信息網(wǎng)絡(luò)化實時控制成本費用
充分利用項目管理信息系統(tǒng),按照科技項目投入預(yù)算表中的費用科目,編制科技項目成本報銷流程,使歸口管理部門和財務(wù)部門能及時掌握費用發(fā)生情況,建立起一套全過程動態(tài)控制機制。當(dāng)費用臨近或者超過經(jīng)費預(yù)算時,系統(tǒng)會提出預(yù)警,便于項目負責(zé)人根據(jù)系統(tǒng)提供的信息,對比原計劃目標(biāo),找出偏差并分析成因,及時研究解決的對策。
3.4加強經(jīng)費使用過程的監(jiān)督
加強財務(wù)管理與監(jiān)督是科技經(jīng)費管理的保證。為確??蒲谐杀镜母咝度耄攧?wù)管理與監(jiān)督應(yīng)貫穿于項目實施的全過程,使財務(wù)管理由過去的事后控制轉(zhuǎn)為事前監(jiān)督、事中控制的管理模式,充分利用會計的經(jīng)濟信息和管控方法,提高科研成本有效利用率,減少不必要的浪費。同時,建立對科技經(jīng)費行之有效的監(jiān)督制度,充分評價項目研發(fā)過程中投入產(chǎn)出的關(guān)系,探索一條結(jié)合本單位實際情況的科技經(jīng)費監(jiān)督體系。
為避免科技項目執(zhí)行進度與項目經(jīng)費管理相脫節(jié),財務(wù)部門應(yīng)注意與歸口管理部門定期溝通,對執(zhí)行周期較長、跨兩個以上會計年度的項目要進行中期財務(wù)監(jiān)督檢查,嚴格按項目進度執(zhí)行預(yù)算。
3.5健立健全經(jīng)費使用考核辦法
經(jīng)費的管理效力應(yīng)通過綜合考核來約束。在考核中,一是要嚴格以科技經(jīng)費預(yù)算為標(biāo)準(zhǔn);二是要以完整的項目核算資料為基礎(chǔ),在進行內(nèi)部科技項目成本考核時,必須對各項成本核算資料進行檢查,最后才能開展考核評價;三是要以提高經(jīng)濟效益為前提,在對科技經(jīng)費考核時,堅持客觀性,減少或避免主觀性,只有這樣才能得出準(zhǔn)確的結(jié)論,做到獎懲分明,考核合理。通過對科技項目成本的執(zhí)行情況進行總結(jié),全面正確地評價科技經(jīng)費管理工作的成績和不足。
4、結(jié)束語
科技項目財務(wù)管理是一項長期而艱巨的任務(wù),它不僅僅是歸口管理部門或者財務(wù)部門的事情,而是需要項目組和財務(wù)部門相互配合協(xié)作,共同來提高科技經(jīng)費的使用。當(dāng)然我們可以向其他有經(jīng)驗的企業(yè)學(xué)習(xí)和借鑒,結(jié)合分公司的實際情況,制定一個既有利于提高科技經(jīng)費的效益,又能激發(fā)科研人員積極性的操作性強的管理辦法,建立一套科技經(jīng)費預(yù)算監(jiān)督評價制度,提高科技經(jīng)費使用效益,促進科技財力資源優(yōu)化
配置。