圖書印制時(shí)效保障探析

◎ 王禮祥

圖書印制時(shí)效保障探析

◎ 王禮祥

導(dǎo)致圖書印刷不及時(shí)的因素較多，要保障圖書印制時(shí)效，必須建立有效的印制保障機(jī)制，策劃編輯應(yīng)做好印制策劃，還應(yīng)強(qiáng)化印制責(zé)任，建立印制工作協(xié)調(diào)機(jī)制。

圖書；印制時(shí)效；保障機(jī)制

一、引子

某出版社，三種圖書要趕春季開學(xué)使用，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)經(jīng)過緊張編校，終于趕在春節(jié)前第八天（周四）完成編校審工作，進(jìn)入下廠印刷環(huán)節(jié)。圖書使用的是一種特規(guī)紙，由于這種紙用得較少，沒有備貨，紙張公司庫(kù)存只夠印其中一種（不夠的紙第二天可調(diào)到）。由于紙張價(jià)格上漲，該批紙須漲價(jià)20%。印制部決定將其中一種圖書先下廠印刷，剩余的兩種等第二天紙張到貨再下廠。周五中午紙張公司通知印制部紙張到貨，印制部立即通知印刷廠，而印刷廠來卻不及從外地趕來拖紙，且臨近年底，印刷廠就要放春節(jié)假，不可能完成印刷。印制部隨即和其他印刷廠聯(lián)系，其他印刷廠都表示無法完成任務(wù)。最終，剩余的兩種圖書春節(jié)后才下廠印刷，結(jié)果耽擱了用戶使用，造成部分客戶退貨。策劃編輯憤怒指責(zé)印制部工作不力，耽誤上市導(dǎo)致市場(chǎng)丟失；印制部反駁：編輯前面不抓緊一直拖到臨近春節(jié)，只想自己放假過節(jié)，有沒有考慮印刷廠也要放假？如果早一個(gè)星期下廠，無論如何也不至于出現(xiàn)這樣的問題。

這樣的場(chǎng)景，不少編輯與印制管理人員都經(jīng)歷過。圖書的印制效率不是一個(gè)經(jīng)常性的問題，但一旦發(fā)生，就會(huì)造成不小損失。本文旨在對(duì)可能影響圖書印制時(shí)效的因素進(jìn)行梳理，找出主要影響因素，分析其相互關(guān)系，并在此基礎(chǔ)上討論建立圖書印制時(shí)效保障機(jī)制。

二、影響圖書印制時(shí)效的主要因素

要保證圖書的印刷質(zhì)量，需要一定的時(shí)間保證。在技術(shù)尚未升級(jí)、印制速度無法明顯提高的情況下，印廠很難縮短印刷時(shí)間，這屬于可能影響圖書印制時(shí)效的次要因素（也是外部因素）。本文主要分析內(nèi)因，著力找尋在出版社內(nèi)部可能影響印制時(shí)效的因素。在出版社內(nèi)部，影響因素主要涉及出版社層面的印制保障機(jī)制和部門層面的印制管理者、策劃編輯（項(xiàng)目負(fù)責(zé)人）。

1．出版社印制保障機(jī)制

按時(shí)做好印制工作，是圖書整體質(zhì)量和效益的基本保證。出版社層面是否建立印制保障機(jī)制，對(duì)圖書印制時(shí)效和質(zhì)量具有根本性影響。印制保障機(jī)制主要包括紙張供應(yīng)模式和印制責(zé)任制度。紙張供應(yīng)通常分廠供（印廠提供）和自供（出版社自己備貨），它們對(duì)出版社資金安排、承印廠選擇等均會(huì)產(chǎn)生影響。選擇廠供還是自供，主要考慮資金占用和成本。資金充裕、紙張價(jià)格處于上升通道、紙張需求量較大、印廠較近、有紙張存儲(chǔ)條件，這些都屬于傾向采用紙張自供的因素；反之，則優(yōu)先考慮廠供。前文案例中的情況，就是因?yàn)榧垙垉r(jià)格突然快速上漲而印制部門無法迅速反應(yīng)而產(chǎn)生的。明確紙張的供應(yīng)模式，是出版社必須首先考慮的問題。印制責(zé)任制度旨在明確印制主要責(zé)任人和相應(yīng)的責(zé)任，促進(jìn)責(zé)任人提高崗位責(zé)任意識(shí)，保障印制計(jì)劃得到切實(shí)有效落實(shí)，主要責(zé)任部門為印制管理部門。紙張供應(yīng)模式必須切合出版社的用紙計(jì)劃、印制計(jì)劃，能保證紙張供應(yīng)；印制質(zhì)量保障制度要求印制管理部門選擇印制質(zhì)量高、印制效率高的印刷廠，和印刷廠簽訂規(guī)范的印制協(xié)議，對(duì)印制質(zhì)量與時(shí)效進(jìn)行有效監(jiān)督，確保印制任務(wù)完成。

2．策劃編輯

策劃編輯是項(xiàng)目的主要責(zé)任人，選題、作者、編校、營(yíng)銷各項(xiàng)工作的決策人，對(duì)印制也有決策與監(jiān)督責(zé)任。書稿能否按時(shí)交稿，是否及時(shí)完成編校審，印刷用紙是常規(guī)紙還是不常備貨的特規(guī)紙，圖書印制工藝是否復(fù)雜，都是策劃編輯需要考慮的問題，對(duì)印制時(shí)效都會(huì)產(chǎn)生影響。書稿若不能按時(shí)完成編校審，印制時(shí)間就會(huì)后移，而上市時(shí)機(jī)一般不會(huì)改變，策劃編輯可能會(huì)要求印制部門壓縮印制時(shí)間，結(jié)果欲速而不達(dá)，忙中出亂印制出錯(cuò)。為了博得讀者的好感，在考慮圖書整體設(shè)計(jì)時(shí)，一些策劃編輯可能傾向于選擇特別紋路或者特種規(guī)格的紙，或再配合燙金、凹凸等特殊工藝，以產(chǎn)生更好的圖書裝幀效果，以此去吸引讀者的眼球。這本無可厚非，但必須在策劃階段就對(duì)印制的復(fù)雜性和時(shí)間做出合理的安排。

3．印制管理者

印制部是圖書印制的主要責(zé)任部門，負(fù)責(zé)出版社紙張調(diào)配、印制任務(wù)下達(dá)、印制質(zhì)量管理。如果出版社自己采購(gòu)紙張，須提前了解出版社未來一段時(shí)間的出版計(jì)劃，結(jié)合市場(chǎng)價(jià)格走勢(shì)和存儲(chǔ)條件集中采購(gòu)；如果由印刷廠或其他第三方供紙，也需要根據(jù)出版計(jì)劃，和供紙方簽訂供應(yīng)協(xié)議，并定期檢查供方紙張備供情況，確保紙張供應(yīng)質(zhì)量。無論是自供還是廠供，都必須確定紙張需求種類、規(guī)格、數(shù)量，以便結(jié)合出版計(jì)劃和出版社財(cái)務(wù)狀況采購(gòu)紙張，或與印刷廠達(dá)成供紙協(xié)議。為了解紙張需求，印制工作分管社領(lǐng)導(dǎo)需牽頭召開由印制部、總編辦、編輯部、銷售部、儲(chǔ)運(yùn)部等部門參加的印制工作會(huì)議，了解全社年度出書計(jì)劃，確定用紙種類、規(guī)格、數(shù)量，然后根據(jù)紙張價(jià)格趨勢(shì)和出版社工作計(jì)劃進(jìn)行采購(gòu)或與印刷廠簽訂合作協(xié)議，結(jié)合承印廠情況做好印制計(jì)劃。銷售部門借此也可以了解全社出書計(jì)劃、制定營(yíng)銷計(jì)劃，儲(chǔ)運(yùn)部門借此做好庫(kù)位安排，保證圖書入庫(kù)出庫(kù)。

三、保障印制時(shí)效的主要對(duì)策

機(jī)制是制度化了的方法，具有長(zhǎng)效性。對(duì)出版社而言，除非不可抗因素，各項(xiàng)工作都應(yīng)該由制度保障，由機(jī)制推進(jìn)。所以，要保 證印制時(shí)效，首先要確立印制保障機(jī)制，同時(shí)各責(zé)任人明確崗位職責(zé)，并主動(dòng)作為。

1．建立科學(xué)合理的圖書印制保障機(jī)制

印制保障機(jī)制是印制工作開展的制度性規(guī)定，有效的印制保障機(jī)制是保證印制時(shí)效的根本。印制保障機(jī)制可以由出版社印制工作分管領(lǐng)導(dǎo)牽頭，組織印制部門會(huì)同其他相關(guān)部門共同制訂，經(jīng)社務(wù)會(huì)議通過。印制保障機(jī)制主要包括紙張供應(yīng)制度、印制責(zé)任制度，責(zé)任主體為出版社印制部門（印制部），主要明確紙張供應(yīng)與印制工作的責(zé)任人及工作辦法。為了更好地落實(shí)印制保障機(jī)制，印制部應(yīng)對(duì)出版社的年度出版計(jì)劃進(jìn)行了解分析，結(jié)合編輯部門工作安排，對(duì)紙張需求種類、規(guī)格、數(shù)量進(jìn)行摸底，關(guān)注重點(diǎn)項(xiàng)目，確定全社紙張需求，搭建印制、編輯、編務(wù)、倉(cāng)儲(chǔ)聯(lián)動(dòng)機(jī)制。

2． 策劃編輯做好印制規(guī)劃和協(xié)調(diào)配合

印制關(guān)涉圖書質(zhì)量和市場(chǎng)效益，項(xiàng)目策劃中不可忽略。要促進(jìn)印制順利進(jìn)行，保證印制時(shí)效，策劃編輯可以從四個(gè)方面著手。一是結(jié)合圖書內(nèi)容、讀者定位和市場(chǎng)因素，確定適當(dāng)?shù)膱D書用紙。一般說來，特種紙使用量較少，通常不會(huì)備貨，使用特種紙較常規(guī)紙會(huì)多出購(gòu)紙時(shí)間，會(huì)影響印刷時(shí)效。二是盡可能采用常規(guī)開本和印制工藝，少用特殊開本和復(fù)雜工藝。印刷行業(yè)還難以做到一些特殊工藝的機(jī)械化，須人工逐步完成，需要的時(shí)間遠(yuǎn)超過常規(guī)印制，不太適合印制時(shí)效要求高的圖書項(xiàng)目。三是趕前不趕后，統(tǒng)籌安排并做好印制前的編校印審工作，結(jié)合印刷淡旺季規(guī)律，確定合適的開印時(shí)間。建議避開春節(jié)、國(guó)慶節(jié)等重要節(jié)假日，避免安排要舉辦重大活動(dòng)的印刷廠，減少前文中案例發(fā)生的可能性。四是加強(qiáng)和出版部、總編辦等部門的溝通交流，根據(jù)印廠印制能力與印制周期，科學(xué)合理安排承印廠。提請(qǐng)總編辦及時(shí)辦理印前審讀合格圖書的下廠手續(xù)，請(qǐng)出版部提前備紙，經(jīng)常了解印制動(dòng)態(tài)，協(xié)助印制部及時(shí)解決出現(xiàn)的問題。

3． 印制部強(qiáng)化人員崗位責(zé)任，建立協(xié)調(diào)機(jī)制

印制部的主要職責(zé)是保證紙張供應(yīng)和印制任務(wù)完成。紙張供應(yīng)和印制要責(zé)任到人，明確責(zé)任主體，強(qiáng)化崗位意識(shí)與責(zé)任。印制部要根據(jù)出版年度計(jì)劃制定紙張采購(gòu)和印制計(jì)劃，綜合各承印廠的印制能力、階段性承印能力、距離遠(yuǎn)近等因素，形成印制計(jì)劃。同時(shí)，和策劃編輯保持聯(lián)系加強(qiáng)溝通，提醒印制淡旺規(guī)律與時(shí)間節(jié)點(diǎn)，避免節(jié)假日前夕安排印制任務(wù)。本文中的案例在周五下達(dá)印制任務(wù)，一般屬于任務(wù)無效下達(dá)，因?yàn)橐环矫嬗∷S來不及領(lǐng)取任務(wù)，同時(shí)員工要休息，設(shè)備也需要檢修。印刷廠正常承接任務(wù)后，印制責(zé)任人員要及時(shí)了解印制進(jìn)展，敦促印廠及時(shí)安排、及時(shí)印刷、及時(shí)送書。針對(duì)重點(diǎn)圖書，出版部要提前做好印制計(jì)劃，并結(jié)合印刷工作量和印刷廠承印能力，采取集中安排和分散安排相結(jié)合的方式，確保印制任務(wù)按時(shí)完成，保證圖書上市時(shí)機(jī)。除了要做好紙張保障和印制安排，出版部平常要加強(qiáng)和編輯、營(yíng)銷人員的業(yè)務(wù)交流，向編輯散發(fā)印刷周期及印制技術(shù)等相關(guān)材料，或者采取座談等形式，讓策劃編輯或者項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在策劃階段就了解印制所需時(shí)間；根據(jù)印刷行業(yè)淡旺季規(guī)律，勤交流，多溝通，及時(shí)向策劃編輯反饋，敦促策劃人抓好項(xiàng)目進(jìn)展；制定特殊情況處置預(yù)案，遇到特殊問題果斷決策，密切配合，及時(shí)解決問題，避免影響和損失進(jìn)一步擴(kuò)大。

出現(xiàn)印制時(shí)效問題不是常規(guī)情形，但是出版社必須建有應(yīng)對(duì)機(jī)制。建立有效的圖書印制保障機(jī)制是解決印制時(shí)效問題的根本，策劃編輯加強(qiáng)印制規(guī)劃是避免印制時(shí)效問題的緣起，強(qiáng)化印制人員崗位責(zé)任是保證印制時(shí)效的關(guān)鍵，建立印制工作協(xié)調(diào)機(jī)制是解決印制時(shí)效問題的手段。出版是一個(gè)長(zhǎng)流程的生產(chǎn)活動(dòng)，需要各個(gè)環(huán)節(jié)、各個(gè)崗位密切配合，希望在編輯、印制、管理等各方努力下，印制時(shí)效問題不再。

（王禮祥，南京師范大學(xué)出版社社長(zhǎng)辦公室主任，副編審）