淺談秘書工作的時(shí)間管理藝術(shù)

文/武警警種學(xué)院 陳璐琪

淺談秘書工作的時(shí)間管理藝術(shù)

文/武警警種學(xué)院 陳璐琪

現(xiàn)階段，每一個(gè)從事秘書職業(yè)的人員需要考慮到的基本問題都應(yīng)該是怎樣在有效的時(shí)間內(nèi)創(chuàng)造出最大的效率，如何對(duì)時(shí)間進(jìn)行更好的把握等等，除此之外，秘書還要對(duì)任務(wù)進(jìn)行仔細(xì)的分配。本篇論文在進(jìn)行相關(guān)研究時(shí)，主要的出發(fā)角度就是時(shí)間管理藝術(shù)的有關(guān)角度，并且通過對(duì)幾種比較主流的時(shí)間管理法進(jìn)行列舉，從而在其中發(fā)現(xiàn)一定的規(guī)律，這樣一來，我們就可以幫助秘書人員進(jìn)行良好的時(shí)間管理與分配，以此來讓自身工作的效率達(dá)到最大化。

秘書；管理藝術(shù)；時(shí)間；工作效率；規(guī)律

一、時(shí)間管理的相關(guān)概念

對(duì)于每個(gè)人而言，最為寶貴的財(cái)富之一就是時(shí)間，時(shí)間對(duì)于每個(gè)人都是公平的，但同時(shí)也是無情的。所以在這種情況下，要想在相同的時(shí)間下創(chuàng)造出比別人更高的效率，秘書人員就必須對(duì)這個(gè)問題進(jìn)行充分的思考，這對(duì)于秘書人員來說是十分重要的。其次，秘書人員要想在有效的工作時(shí)間內(nèi)對(duì)自身的效率進(jìn)行提高，那么首先就必須培養(yǎng)起相關(guān)的管理概念，并且具備一定的時(shí)間管理意識(shí)，做到以上這幾點(diǎn)之后，秘書人員就可以為領(lǐng)導(dǎo)和機(jī)關(guān)工作提供更好的服務(wù)。彭祥松先生曾在他的著作當(dāng)中這樣說道：“在同樣的時(shí)間消耗下，為了有效地提高時(shí)間的利用率而進(jìn)行的一系列控制工作就是時(shí)間管理當(dāng)中的主要內(nèi)容?！倍@篇著作就是《時(shí)間管理的訣竅——時(shí)間管理工程學(xué)》。由此我們可以看出，提高時(shí)間的利用率就是時(shí)間管理當(dāng)中的主要目的，除此之外，時(shí)間管理還是一種比較內(nèi)向的管理素質(zhì)。秘書人員在進(jìn)行有關(guān)工作的時(shí)候，只有對(duì)時(shí)間管理的概念進(jìn)行正確的理解以及把握，那么才能順利找到符合自己的時(shí)間管理方法，以此來完成時(shí)間利用率的提高，并且在最大程度上對(duì)自身的工作效率進(jìn)行提高。

二、時(shí)間管理的方法

（一）阿爾卑斯山時(shí)間規(guī)劃法。阿爾卑斯山時(shí)間規(guī)劃法又被稱之為每日計(jì)劃表，它所包含的主要內(nèi)容就是通過書面表達(dá)，之后利用書面的方式將每日的計(jì)劃進(jìn)行記錄，記錄完成之后，個(gè)人根據(jù)自己的主客觀因素，來對(duì)自己一天的工作進(jìn)行規(guī)劃。這種方法的好處之一就是可以幫助秘書人員對(duì)自己的工作時(shí)間進(jìn)行了解，即每天任務(wù)所需要的時(shí)間以及所要耗費(fèi)的時(shí)間等等。進(jìn)行相應(yīng)的了解之后，秘書人員就可以預(yù)留一些機(jī)動(dòng)時(shí)間來對(duì)一些臨時(shí)性的工作進(jìn)行處理，這樣就可以在一定程度上提高時(shí)間的利用率。

（二）艾森豪威爾原理。艾森豪威爾原理不僅被稱之為十字法則，同時(shí)也叫做四象限法則，在這個(gè)法則當(dāng)中，工作主要被分成五種類型，其類型分別如下所示：必須做的事情、應(yīng)該去做的事情、盡可能去做的事情、可以委托別人的事情、需要進(jìn)行刪除的工作。秘書人員在進(jìn)行每天的工作時(shí)，可以將要做的事情一一列在紙條上，并且按照上述的內(nèi)容進(jìn)行歸類，并且用ABCDE來表明每種分類的意義。按照這樣的分類進(jìn)行工作的話，秘書人員的工作效率就可以得到很大的提升。

（三）NLP時(shí)間生命管理法。在這種方法當(dāng)中，其擁有的思考邏輯模型主要包括環(huán)境、行為、能力等等，而且這些思考邏輯模型都是按照由上而下的順序進(jìn)行排序的。秘書人員在使用這個(gè)模型的過程中，就會(huì)學(xué)會(huì)如何對(duì)各方面的事情進(jìn)行平衡，另外，NLP管理法不單單是教會(huì)人們?cè)鯓訉?duì)各方面的事物進(jìn)行平衡，它還可以教會(huì)人們對(duì)一些重要的事情進(jìn)行學(xué)習(xí)關(guān)注，從而讓人們?cè)诒姸嗟氖挛镏信袛喑瞿男┦潜容^重要的事情或是一些重要卻不是十分緊急的事情。其次，由于這兩者之間的緊要程度存在一定的差異，所以需要花費(fèi)的時(shí)間也是有所不同的。秘書人員要想更好地對(duì)每件待辦事務(wù)的重要程度進(jìn)行判斷，那么就可以對(duì)NLP管理法進(jìn)行學(xué)習(xí)和掌握，只有熟練對(duì)其進(jìn)行了掌握，那么才能對(duì)事務(wù)的先后順序做出合理的安排，從而達(dá)到提高效率的目的。

三、時(shí)間管理方法的運(yùn)用

對(duì)于秘書人員來說，選擇一個(gè)合理的時(shí)間管理方法是極其重要的，只有選擇了符合自己實(shí)際情況的時(shí)間管理法，那么秘書人員才能在有限的時(shí)間內(nèi)將工作效率發(fā)揮到最佳。當(dāng)然，這必須排除一些客觀以及主觀的因素。

就拿上述介紹的幾種方法來說，不論是哪種方法，它們之間都存在一定的相同因素，比如：秘書人員能夠制定出一張符合自己情況的工作計(jì)劃表、秘書人員能夠從自己的工作中區(qū)分事務(wù)的重要程度等等。要想做到這些，秘書人員就必須養(yǎng)成較為良好的工作習(xí)慣，并且對(duì)各種記錄設(shè)備進(jìn)行合理的使用，同時(shí)使用這些記錄設(shè)備來記錄自己每天需要完成的工作。另外，秘書人員要想在有效的時(shí)間內(nèi)完成最高效的工作，就必須不斷提高自身的時(shí)間觀念。

四、結(jié)束語

綜上所述，時(shí)間對(duì)于每個(gè)人來說既是公平的，同時(shí)也是無情的，身為領(lǐng)導(dǎo)的助手，秘書人員必須時(shí)刻認(rèn)識(shí)到時(shí)間管理的重要性，并且在工作的過程中，秘書人員必須根據(jù)自身的實(shí)際情況來對(duì)時(shí)間管理方法進(jìn)行選擇，選擇時(shí)可以選擇一種，也可以將幾種方法進(jìn)行有效的結(jié)合。但不論是哪一種方法，前提都必須是以提高工作效率為主要內(nèi)容，這樣才能順利實(shí)現(xiàn)有關(guān)的目標(biāo)。

[1]鄒維.中小學(xué)校長的時(shí)間管理智慧[J].現(xiàn)代中小學(xué)教育,2016,32(10):83-86.

[2]吳慧娟.淺談秘書工作的時(shí)間管理藝術(shù)[J].辦公室業(yè)務(wù),2016(18):94+105.

[3]沈文秀.大學(xué)生時(shí)間管理行為研究[J].太原城市職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào),2016(04):80-81.