文/山東省安丘市市立醫(yī)院 李湘清

大數(shù)據(jù)時代下檔案管理的價值提升

文/山東省安丘市市立醫(yī)院 李湘清

人類進入大數(shù)據(jù)時代，各行各業(yè)都積極挖掘大數(shù)據(jù)，創(chuàng)造非?？捎^的經(jīng)濟價值和社會價值。傳統(tǒng)的檔案管理模式已無法滿足時代的要求，如何轉(zhuǎn)變管理方式，充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)的效用，挖掘大數(shù)據(jù)的價值，從而實現(xiàn)檔案管理的價值提升是檔案管理界一個亟待解決的問題。

大數(shù)據(jù)；檔案管理；價值

隨著科技的飛速發(fā)展，人類進入了大數(shù)據(jù)時代，信息的采集和管理都面向數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化。大數(shù)據(jù)時代背景下，如何保證檔案信息的有效管理和價值提升是檔案行業(yè)面臨的一個重大問題。

一、“大數(shù)據(jù)”的概念

互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展以及“云時代”的到來，大數(shù)據(jù)也逐漸進入了大眾的視野。對于什么是“大數(shù)據(jù)”，學(xué)術(shù)界眾說紛紜。但究其本質(zhì)，“大數(shù)據(jù)”是在信息爆炸時代背景下的巨量資料、海量信息，是無法通過目前的主流軟件工具的歸納整理而獲取有效內(nèi)容的信息資產(chǎn)。其具備的特征有：一是龐大的數(shù)據(jù)量，從TB級別到PB級別。二是繁雜的數(shù)據(jù)類型，從文字、圖片到音頻、視頻等。三是較低的價值密度，海量的數(shù)據(jù)信息使其具備真正價值的信息有限。四是高效的處理速度，這也是“大數(shù)據(jù)”有別于傳統(tǒng)數(shù)據(jù)的一大顯著特征。

二、大數(shù)據(jù)時代檔案管理模式

大數(shù)據(jù)時代的到來，給各行各業(yè)都帶來了巨大的變化和革新，檔案管理的價值也隨之提升。

（一）大數(shù)據(jù)是實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)智能化、服務(wù)創(chuàng)意化的有效手段。在大數(shù)據(jù)背景下，檔案信息實現(xiàn)數(shù)字化和智能化管理，有別于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理易損壞、易丟失等不足，大數(shù)據(jù)時代檔案管理模式具備更加高效和安全的優(yōu)勢，有效促進了檔案管理的高速發(fā)展。

（二）大數(shù)據(jù)技術(shù)的誕生開啟了一個不同的時代。海量的信息資產(chǎn)已無法通過目前的歸納整理來獲取有效價值內(nèi)容，則需要通過云計算以及相關(guān)模式技術(shù)來實現(xiàn)信息價值的有效提取。通過對信息的整合、集成和交叉復(fù)用形成的有效資源和知識服務(wù)，可以打破各企業(yè)或各部門間的信息傳輸壁壘。

（三）我國信息化建設(shè)的不斷推進，使得數(shù)字信息呈井噴式增長。檔案管理者面對海量的信息要實現(xiàn)有效整合和提取，且當前人們對于信息的需求呈現(xiàn)高效率、個性化、多樣化的特征，所以傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)沒有辦法跟進時代發(fā)展要求。

（四）檔案管理的數(shù)字化和信息化已經(jīng)是大勢所趨。如何將巨量的檔案信息進行高效的管理是現(xiàn)階段必須考慮的問題。隨著信息社會的不斷發(fā)展，數(shù)據(jù)信息與日俱增，檔案管理部門必須采取行之有效的手段實現(xiàn)信息的有效采集和高效數(shù)字化。

三、大數(shù)據(jù)時代檔案管理面臨的問題

（一）信息繁雜，如何實現(xiàn)有效提取。大數(shù)據(jù)時代，檔案管理面臨的一個重大問題就是海量信息如何“提純”。正如前文所述，大數(shù)據(jù)具有數(shù)據(jù)量龐大和價值密度較低的特征，信息的有效提取成為一項巨大的工程。若是沒有明確的目標和有效的手段，很容易花費大量時間卻徒勞無功，反而失去大數(shù)據(jù)本身具備的價值意義。

（二）管理思維陳舊，如何推動創(chuàng)新轉(zhuǎn)型。當前很多檔案管理者仍抱有陳舊的管理思維，管理方式和管理手段都相對滯后。很多檔案室看似實現(xiàn)了數(shù)字化管理，但其實際操作過程仍保留傳統(tǒng)的檔案管理方式，使數(shù)字化流于表面，管理模式的拘泥不創(chuàng)新使得檔案管理無法實現(xiàn)與大數(shù)據(jù)的真正對接，更有甚者反而加大了工作量，降低了工作效率，造成人財物的損失。

（三）人才缺乏，如何培養(yǎng)專業(yè)的人才隊伍。大數(shù)據(jù)時代下的檔案管理對檔案工作者的能力提出了更高的要求，然而當前從業(yè)者的素質(zhì)參差不齊，無法對計算機相關(guān)軟件的熟練運用等嚴重制約了檔案工作的信息化和數(shù)字化管理。如何吸引優(yōu)秀的專業(yè)人才，培養(yǎng)高質(zhì)量的人才隊伍是實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化發(fā)展的重要方面。

（四）網(wǎng)絡(luò)風險存在，如何保障信息安全。互聯(lián)網(wǎng)在帶來高效便捷的同時也存在著不容小覷的安全隱患，諸如黑客攻擊、信息泄露、文件損壞等。尤其近些年來，頻繁發(fā)生的由信息泄露衍生的二次傷害——電信詐騙，不僅令大眾蒙受資金財產(chǎn)的損失，而且更有甚者引發(fā)不可挽回的悲劇，如山東的徐玉玉事件等。雖然現(xiàn)今安全技術(shù)在不斷提升，但潛在風險仍不容忽視。檔案信息的重要性不言而喻，一旦系統(tǒng)被攻擊，信息被泄露，其后果將無法想象。所以大數(shù)據(jù)時代下，如何有效規(guī)避網(wǎng)絡(luò)風險，保障信息安全是檔案管理界面臨的一大難題。

四、大數(shù)據(jù)時代檔案管理的價值提升

（一）明確目標，實現(xiàn)信息的有效提取。面對龐大的數(shù)據(jù)量，必須制定使用大數(shù)據(jù)的目標，明確方向，然后在此基礎(chǔ)上尋找能夠解決具體問題的大數(shù)據(jù)工具。這不僅可以大大提升工作效率，同時也充分發(fā)揮了大數(shù)據(jù)的應(yīng)用價值。

（二）轉(zhuǎn)變管理思維，創(chuàng)新管理方式。管理思維的陳舊，管理方式的落后，使得檔案室管理拘泥于傳統(tǒng)而無法與大數(shù)據(jù)對接。所以必須轉(zhuǎn)變管理者的管理思維，創(chuàng)新管理方式?？梢酝ㄟ^管理層人員的選拔流動，啟用具備大數(shù)據(jù)理念的管理者，管理者要主動接受相關(guān)技能培訓(xùn)，提升自我能力，以創(chuàng)新思維應(yīng)對大數(shù)據(jù)時代下的檔案管理。

（三）培養(yǎng)專業(yè)人才，推動人才對接。人才資源是第一資源。人才資源的缺乏，勢必使得檔案管理無法向更高層次發(fā)展。大數(shù)據(jù)時代下，對人才提出了新的要求，所以必須增強對人才的培養(yǎng)，實現(xiàn)人才的充分對接。例如，可以與高校合作實現(xiàn)人才對接培養(yǎng)，不定期進行技能培訓(xùn)，鼓勵各企業(yè)間或各部門間的人才溝通交流，創(chuàng)新人才選拔和考核機制等等。

（四）加強風險排查，保障信息安全。網(wǎng)絡(luò)風險具有隱蔽性高、破壞力大等特征，必須加強對風險的排查，保障信息安全。檔案管理界必須定期對防護系統(tǒng)進行升級，時刻關(guān)注網(wǎng)絡(luò)安全動向，做到以預(yù)防為主要任務(wù)。同時，也要制定詳細完備的應(yīng)急預(yù)案，如果發(fā)生意外，可以迅速啟動應(yīng)急預(yù)案，將損失降到最低。

五、結(jié)語

信息爆炸的現(xiàn)代社會處于日新月異的環(huán)境，大數(shù)據(jù)時代的到來對各行各業(yè)都產(chǎn)生了重大的影響。檔案管理界已不能拘泥于傳統(tǒng)的管理模式，必須正視時代發(fā)展的要求，充分挖掘大數(shù)據(jù)時代的價值，轉(zhuǎn)變管理模式，創(chuàng)新管理思維，從而實現(xiàn)自身的價值提升。

[1]許秀英.大數(shù)據(jù)時代檔案管理的價值提升[J].科技經(jīng)濟導(dǎo)刊,2016(19):209.

[2]乜茹,柳梅.解讀大數(shù)據(jù)時代下檔案管理的價值提升[J].辦公室業(yè)務(wù),2015(09):31.

[3]王程程,穆佳桐.大數(shù)據(jù)背景下檔案管理價值提升策略研究[J].蘭臺世界,2015(05):81-82.

[4]蔡靜.大數(shù)據(jù)時代下檔案管理的價值提升研究[J].廣東科技,2014(06):17-18.

[5]張欣.解讀大數(shù)據(jù)時代下檔案管理的價值提升[J].理論觀察,2014(01):108-109.