文/黔東南州水利投資有限責(zé)任公司 羅淑楠

做好新時(shí)期數(shù)字化檔案管理工作的思考

文/黔東南州水利投資有限責(zé)任公司 羅淑楠

隨著現(xiàn)代化進(jìn)程的不斷深入，信息技術(shù)的發(fā)展也日新月異，而其發(fā)展和進(jìn)步不僅給檔案管理工作帶來(lái)了便捷和機(jī)遇，同時(shí)也給檔案管理工作帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)。盡管當(dāng)前的數(shù)字化檔案管理工作已經(jīng)提上工作日程，但是對(duì)于檔案管理的具體工作，還需要相關(guān)的檔案管理人員積極地轉(zhuǎn)換工作方式，以此來(lái)適應(yīng)新形勢(shì)下的數(shù)字化檔案管理工作，從而促進(jìn)整個(gè)檔案事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。本文通過(guò)探究和分析當(dāng)前數(shù)字化檔案管理的現(xiàn)狀，強(qiáng)調(diào)要重視數(shù)字化檔案的建設(shè)和管理工作，并提出有針對(duì)性的解決措施和對(duì)策，最終實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)字化檔案的規(guī)范化管理。

新時(shí)期；數(shù)字化；檔案管理；思考

當(dāng)前，為做好數(shù)字化檔案管理工作，首先要從思想上認(rèn)識(shí)到數(shù)字化檔案管理的概念及其意義，然后再利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，掌握好有關(guān)數(shù)字化檔案管理的方法和知識(shí)。同時(shí)，在實(shí)際的工作過(guò)程中積累經(jīng)驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并解決，以此來(lái)促進(jìn)整個(gè)檔案管理事業(yè)的發(fā)展。

一、檔案的相關(guān)理論概念

（一）數(shù)字化檔案的概念。數(shù)字化檔案是屬于檔案的一種類(lèi)型，其具備有關(guān)檔案所有的特點(diǎn)以及作用。此外，由于數(shù)字化檔案是一種新型的檔案管理類(lèi)型，其在現(xiàn)實(shí)中的作用只有通過(guò)具體的應(yīng)用才能體現(xiàn)出來(lái)，然而其歷史價(jià)值卻需要經(jīng)歷更多實(shí)踐才能夠檢驗(yàn)。同時(shí)，由于數(shù)字化檔案管理具備傳統(tǒng)檔案管理所沒(méi)有的特色，展現(xiàn)出了更高層次的價(jià)值，所以作為從事檔案管理的工作人員需要高度重視對(duì)數(shù)字化檔案的管理工作，以此保證其價(jià)值的充分體現(xiàn)和發(fā)揮。

（二）有關(guān)檔案價(jià)值的概念。馮惠玲的《檔案學(xué)概論》中，提及了對(duì)檔案價(jià)值的界定，認(rèn)為檔案價(jià)值主要是指檔案對(duì)個(gè)人、社會(huì)，以及國(guó)家的有用性，其是檔案利用者和需求者與客體間的關(guān)系范疇，并且具備一定的現(xiàn)實(shí)作用和精神文化作用。從檔案的角度來(lái)分析，檔案有助于維系歷史的傳統(tǒng)、社會(huì)道德以及社會(huì)的秩序，而檔案自身的特點(diǎn)又決定了其所代表的雙重身份。

二、新時(shí)期檔案管理工作遇到的有關(guān)問(wèn)題

當(dāng)今檔案管理過(guò)程中，檔案的價(jià)值和作用是毋庸置疑的。例如在事業(yè)單位中，有效的檔案記錄，有助于入職者了解單位的經(jīng)營(yíng)狀況和發(fā)展方向，并且可以以此為基礎(chǔ)來(lái)適當(dāng)?shù)卣{(diào)整工作方向和目標(biāo)。而對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，做好檔案管理工作會(huì)直接影響到企業(yè)發(fā)展的收益和方向。因此，在科學(xué)技術(shù)迅速發(fā)展的今天，認(rèn)真做好數(shù)字化檔案的管理工作是十分必要的。

（一）檔案信息化管理人才的匱乏。當(dāng)前有關(guān)檔案信息化管理方面的人才較少，或者有些學(xué)習(xí)檔案信息化管理的人才專(zhuān)業(yè)性不夠，甚至有些在職的檔案管理人員在實(shí)際的工作中能力不足。此外，還存在一些從事檔案管理工作的人員的態(tài)度不端正、積極性較差的問(wèn)題。

（二）信息化檔案管理手段需要進(jìn)一步加強(qiáng)。由于當(dāng)前的檔案管理工作都是通過(guò)一臺(tái)計(jì)算機(jī)和一套管理軟件進(jìn)行的，而落后的檔案管理手段已經(jīng)不能夠很好地適應(yīng)如今的信息化發(fā)展進(jìn)程。因此，為了改善和解決信息化檔案管理存在的不足，需要對(duì)其手段作出進(jìn)一步的完善。

（三）電子檔案的優(yōu)勢(shì)應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步完善。電子檔案比傳統(tǒng)檔案有一定的優(yōu)勢(shì)，但不可置疑的是，電子檔案自身還存在著一定的問(wèn)題，并且會(huì)受到一些客觀因素的制約。因此，信息化檔案管理部分應(yīng)當(dāng)與各個(gè)部分保持密切的聯(lián)系，將電子檔案的優(yōu)勢(shì)進(jìn)一步發(fā)揮，實(shí)現(xiàn)完善信息化檔案管理新模式的目的。

三、新時(shí)期做好檔案管理工作的具體措施

關(guān)于新時(shí)期做好檔案管理工作，需要從多個(gè)方面加強(qiáng)和管理，并且綜合考慮各個(gè)因素。首先，需要從檔案管理人員出發(fā)，著重加強(qiáng)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)性，促進(jìn)其相互的交流和學(xué)習(xí)。其次，需要樹(shù)立正確、科學(xué)的管理觀念，以此形成有效的管理模式，促進(jìn)檔案管理的發(fā)展。最后，制定檔案管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和制度，并且督促其工作人員認(rèn)真地貫徹執(zhí)行，以此推動(dòng)檔案管理工作的規(guī)范性，從而實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)技術(shù)的科學(xué)應(yīng)用，確保檔案管理信息化建設(shè)的順利進(jìn)行。

（一）加大檔案信息化人才的培養(yǎng)力度。只有專(zhuān)業(yè)性的檔案管理人才，才能有效實(shí)施對(duì)檔案信息化的科學(xué)管理。因此，需要鼓勵(lì)各個(gè)單位開(kāi)設(shè)專(zhuān)業(yè)性的講座和課程等，以此加大信息化檔案管理人才的培訓(xùn)力度。

（二）樹(shù)立先進(jìn)的管理理念，學(xué)習(xí)科學(xué)管理模式。通過(guò)樹(shù)立科學(xué)、有效的管理觀念，應(yīng)用科學(xué)的管理理論，結(jié)合實(shí)際的組織結(jié)構(gòu)、組織行為，以及管理方式，來(lái)設(shè)立切實(shí)可行的檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)其最初的管理目的。

（三）制定檔案管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和制度，并且認(rèn)真貫徹執(zhí)行。在數(shù)字化檔案管理過(guò)程中，其管理的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)是作為計(jì)算機(jī)的高效率為前提和基礎(chǔ)的。同時(shí)，由于本身比較復(fù)雜、混亂的檔案，計(jì)算機(jī)是沒(méi)有辦法對(duì)其進(jìn)行錄入和管理的，即使實(shí)施了管理最終也會(huì)因?yàn)橄到y(tǒng)程序的復(fù)雜化而降低其運(yùn)行效率。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，在新時(shí)期做好數(shù)字化檔案管理的具體工作中，最重要的是做好檔案的信息化管理。同時(shí)，針對(duì)當(dāng)前我國(guó)檔案管理工作中存在的問(wèn)題和不足之處，需要做出客觀分析和總結(jié)，并且提出有針對(duì)性的意見(jiàn)和改善措施，最終實(shí)現(xiàn)促進(jìn)我國(guó)檔案管理事業(yè)進(jìn)一步發(fā)展的目的。

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