文/廣東湛化集團有限公司 梅瑰

企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新研究

文/廣東湛化集團有限公司 梅瑰

社會在不斷地進步、時代在不斷地改變，企業(yè)檔案管理工作也應(yīng)緊跟社會發(fā)展變化進行創(chuàng)新，并成為企業(yè)當(dāng)務(wù)之急。對此，筆者根據(jù)實踐研究，就企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新方法進行簡要分析，為企業(yè)檔案管理提供借鑒。

企業(yè)；檔案管理；創(chuàng)新研究

現(xiàn)代化背景下，傳統(tǒng)的紙質(zhì)、人工檔案管理形式已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的要求。眾所周知，企業(yè)檔案管理記錄著企業(yè)經(jīng)營信息、職工信息等，對企業(yè)經(jīng)營、正確決策具有重要影響。因此，企業(yè)有必要借鑒現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)進行檔案管理，也是提高管理效率與效果的必然方法。

一、企業(yè)檔案管理工作創(chuàng)新的必要性

企業(yè)檔案管理具有綜合性、系統(tǒng)性特點。企業(yè)檔案管理狀況也代表著企業(yè)管理效果，成為判斷企業(yè)管理水平的重要標(biāo)準(zhǔn)?；谶@一點分析，企業(yè)檔案管理對企業(yè)的經(jīng)營、決策具有重要影響。

（一）檔案是企業(yè)管理的審核依據(jù)。檔案是企業(yè)所有經(jīng)營發(fā)展與活動的見證，是企業(yè)工作開展、進步判斷的有效依據(jù)。企業(yè)想要做好管理工作，只有真實掌握不同材料。檔案為企業(yè)管理人員與業(yè)務(wù)開展提供參考，根據(jù)以往經(jīng)驗、計劃等進行決策。比如：企業(yè)在完善工作體制、改革、政策中，需要搜集大量資料信息才能確保企業(yè)工作開展的有效性。而一些企業(yè)未對檔案管理給予高度重視，將會造成檔案信息不完整，使得企業(yè)工作制度的確定、改革等工作開展具有較大難度。所以，企業(yè)做好檔案管理才能確保各項工作的順利進行。

（二）檔案是企業(yè)決策的依據(jù)。企業(yè)檔案中記錄著企業(yè)活動狀況、效果、經(jīng)驗、不足等，產(chǎn)品生產(chǎn)途徑-過程-技術(shù)選擇等所有信息都能夠作為企業(yè)生產(chǎn)、管理判斷的重要素材。隨著企業(yè)的經(jīng)營與發(fā)展，其檔案不斷增加，進一步成為了現(xiàn)代生產(chǎn)、活動開展的參考前提。另一方面，檔案對企業(yè)確定業(yè)務(wù)計劃、審查、業(yè)務(wù)總結(jié)及引進先進生產(chǎn)技術(shù)與管理經(jīng)驗等也具有重要影響。例如：一些企業(yè)立足于實際業(yè)務(wù)的開展，通過查找往年檔案進行信息資源綜合，尋找企業(yè)業(yè)務(wù)開展規(guī)律、經(jīng)驗，結(jié)合這一參考制定有效方法。在一定程度上為企業(yè)決策提供借鑒，進而確保企業(yè)業(yè)務(wù)開展的順利進行，實現(xiàn)企業(yè)經(jīng)濟效益最大化。反之，如果企業(yè)檔案信息不完善，或是未參考檔案信息，則容易造成業(yè)務(wù)計劃開展不當(dāng)、管理形式不當(dāng)，增加企業(yè)經(jīng)濟損失的危險性。實踐證明，在企業(yè)以往業(yè)務(wù)開展中產(chǎn)生的具有較大利用價值的檔案信息，蘊含著企業(yè)以往業(yè)務(wù)開展經(jīng)驗，對企業(yè)正確決策具有重要影響。

二、企業(yè)檔案管理創(chuàng)新方法

為跟上現(xiàn)代化發(fā)展趨勢，企業(yè)檔案管理方法創(chuàng)新成為當(dāng)務(wù)之急，是提高檔案管理效率與質(zhì)量的重要方法。對此，還需要企業(yè)給予高度重視，充分認識到企業(yè)檔案管理工作的重要性，立足于管理人員思想意識、管理制度等方面進行創(chuàng)新，進而確保企業(yè)檔案管理工作的順利進行。

（一）加強檔案管理認知。企業(yè)想要做好檔案管理工作，其決定因素在于管理層。如果企業(yè)管理層沒有充分認識到檔案管理的重要性，則檔案管理工作的開展將會受到限制。而在企業(yè)經(jīng)營發(fā)展中，著實有很多企業(yè)未對檔案管理給予較多重視，使得檔案管理工作形式化。對此，想要加強管理者對檔案管理工作的重視，還需要讓管理人認識到檔案的價值與影響所在，進而認識到做好檔案管理才是提升企業(yè)發(fā)展的硬道理。只有管理層重視檔案管理才能調(diào)動職工工作熱情。在檔案管理工作中樹立以人為本理念，優(yōu)化檔案管理體制，做好責(zé)任落實，優(yōu)化分工。另一方面，創(chuàng)新檔案管理也要有職工的共同努力，提升職工檔案管理意識，對檔案工作人員進行專業(yè)水平的提升，進而確保檔案管理從搜集、整合、入檔等環(huán)節(jié)走向標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。

（二）完善檔案管理制度。檔案管理工作創(chuàng)新離不開完善的管理制度，想要提升檔案管理效率與質(zhì)量，則需要檔案管理朝著規(guī)范化、制度化發(fā)展。第一，企業(yè)明確檔案管理單位與職責(zé)，成立檔案管理部門，安排專業(yè)管理人員，做好權(quán)責(zé)分工。第二，完善歸檔制度。針對檔案怎樣劃分、怎樣歸檔制定詳細的方法。第三，構(gòu)建檔案保密制度，結(jié)合保密登記對檔案展開劃分，制定有效的管理方法；對應(yīng)保密的檔案進行保密，應(yīng)共享的檔案進行共享。

（三）引進現(xiàn)代管理技術(shù)。隨著科學(xué)技術(shù)的進步，云計算得到了推廣與重視。云計算能夠?qū)蚕砜膳渲糜嬎阗Y源進行便捷訪問，其資源為所需人員提供進而得到應(yīng)用。檔案管理應(yīng)用云計算具有成本投入少、節(jié)省人力投入、提升現(xiàn)代化信息水平的特點。也正是因為云計算的特點優(yōu)勢為檔案管理工作創(chuàng)新了方法。檔案管理工作的創(chuàng)新中，提高企業(yè)主體的檔案管理水平則需要與時俱進，根據(jù)云計算技術(shù)優(yōu)勢為檔案管理注入新的元素。所以，筆者認為：企業(yè)可以引進先進的云計算技術(shù)，根據(jù)所需購買，通過云計算提升檔案管理技術(shù)水平。

三、結(jié)語

綜合分析，如今企業(yè)市場競爭越來越大，企業(yè)只有不斷提升綜合實力才能在激烈的競爭中贏得勝利，立于不敗之地。檔案管理作為企業(yè)的重要組成部分，創(chuàng)新管理方法在一定程度上能夠幫助企業(yè)提升競爭實力。但這還需要企業(yè)立足于多角度創(chuàng)新管理，才能確保企業(yè)提升競爭實力。

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