文/內(nèi)蒙古自治區(qū)赤峰市軍隊(duì)離退休干部服務(wù)管理中心 王景忠

軍休中心普及數(shù)碼照片檔案管理勢(shì)在必行

文/內(nèi)蒙古自治區(qū)赤峰市軍隊(duì)離退休干部服務(wù)管理中心 王景忠

本文論述了普及數(shù)碼照片檔案管理的重要性，以及利用存檔數(shù)碼照片的好處。結(jié)合工作實(shí)際，呼吁軍休中心加強(qiáng)對(duì)單位數(shù)碼照片檔案管理的普及和利用。

數(shù)碼照片；管理；普及；大勢(shì)所趨

一、軍休中心集體活動(dòng)電子檔案的特點(diǎn)

（一）軍休中心負(fù)責(zé)軍隊(duì)離退休干部的服務(wù)和管理。軍隊(duì)離退休干部是國(guó)家的功臣，是寶貴的財(cái)富。如何落實(shí)好他們的政治待遇和生活待遇，是衡量我們工作的唯一標(biāo)準(zhǔn)。數(shù)碼照片能夠有效地記錄軍休干部活動(dòng)的點(diǎn)點(diǎn)滴滴。每年清明到烈士陵園掃墓、七一表彰、八一聯(lián)歡、年終總結(jié)、春節(jié)棋牌賽等集體活動(dòng)的開(kāi)展，為我們留下了大量的素材，這就要求我們建立軍休集體活動(dòng)電子檔案，便于查找交流。

（二）彩擴(kuò)照片檔案與電子檔案所存在的差異。對(duì)于傳統(tǒng)的彩擴(kuò)照片而言，雖然與電子檔案同屬于膠片相紙，但電子檔案呈現(xiàn)出了多元化的表現(xiàn)。比如：圖片、文本、音頻、數(shù)據(jù)等形式。這些多元化形式的媒介，豐富了檔案管理保存方式，同時(shí)也提升了檔案使用效率。對(duì)于電子檔案而言，在進(jìn)行保存過(guò)程需要以不同類型的媒介為依托。比如：電腦、閃存、光盤等。此外，電子檔案的保存具有非常嚴(yán)格的要求，如果達(dá)不到相應(yīng)的要求，則會(huì)對(duì)其檔案造成永久性的損壞。因此，在進(jìn)行檔案管理過(guò)程中，應(yīng)該發(fā)揮出膠片檔案的特性，可以在一定程度上彌補(bǔ)數(shù)碼照片檔案所具有的缺陷。膠片相紙紙質(zhì)檔案在整個(gè)檔案管理過(guò)中，雖然同樣會(huì)形成一定的破損，但其依然能夠保留下大部分信息。將電子檔案與膠片相紙紙質(zhì)檔案的整合，并通過(guò)分類管理的方式進(jìn)行檔案管理，可以讓電子檔案管理工作得到更進(jìn)一步的發(fā)展。

二、數(shù)碼照片電子檔案管理工作建議

（一）規(guī)范化數(shù)碼照片電子檔案的管理模式。在進(jìn)行數(shù)碼照片電子檔案管理過(guò)程中，要清楚與傳統(tǒng)相紙照片檔案之間在保存與記錄方式上的區(qū)別。電子檔案從信息整理、檔案掃描以及檔案上傳都需要通過(guò)非常嚴(yán)格的流程。當(dāng)收集到相關(guān)的數(shù)碼照片電子檔案后，應(yīng)該與傳統(tǒng)相紙照片檔案一起進(jìn)行統(tǒng)一歸檔。將數(shù)碼相片電子檔案嚴(yán)格按照裝訂、上架、置放對(duì)應(yīng)位置。對(duì)于電子檔案的保存，需要將其歸檔到穩(wěn)定性、可靠性較強(qiáng)的系統(tǒng)中，從而才能夠?qū)崿F(xiàn)電子檔案和紙質(zhì)檔案的統(tǒng)一管理。值得一提的是，數(shù)碼照片電子檔案管理過(guò)程中，需要將其進(jìn)行備份儲(chǔ)存，并要確保所儲(chǔ)存的電腦處于斷網(wǎng)狀態(tài)。

（二）認(rèn)真組織檔案人員開(kāi)展培訓(xùn)。為了能夠更好地提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，需要加大對(duì)工作人員的培訓(xùn)力度。要將電子信息管理技術(shù)應(yīng)用到電子檔案管理工作中，讓相關(guān)管理工作人員能夠掌握電子信息管理技術(shù)。數(shù)碼照片電子檔案管理在當(dāng)前屬于新興行業(yè)，并沒(méi)有過(guò)多的管理經(jīng)驗(yàn)，只能在工作中不斷地創(chuàng)新與總結(jié)，不斷提升數(shù)碼照片檔案管理工作水平。從某種意義上來(lái)分析，電子檔案的形成具有永久性的特征，這也就對(duì)其檔案的形成提出了更高的要求，要求其檔案的形成非常完整與準(zhǔn)確。這就需要在制作電子檔案時(shí)，必須要有專業(yè)化、規(guī)范化的技術(shù)團(tuán)隊(duì)來(lái)給予技術(shù)支持。發(fā)揮出團(tuán)隊(duì)中每一個(gè)成員的技術(shù)能力和素質(zhì)，嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定來(lái)完成數(shù)碼相片的拍攝與制作。根據(jù)國(guó)家統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格執(zhí)行分辨率、尺寸、色彩及儲(chǔ)存格式，這樣才能夠方便后續(xù)檔案管理中的查找與利用，提高了檔案管理效率。

三、數(shù)碼電子照片的有效利用

（一）數(shù)碼照片的特點(diǎn)。隨著當(dāng)前科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，電子存儲(chǔ)空間不斷增加，其存儲(chǔ)器的體積也越來(lái)越小，這給電子檔案管理工作帶來(lái)了便捷性。比如：電子檔案通過(guò)網(wǎng)絡(luò)，可以有效消除使用者距離的限制，讓檔案信息的使用與傳播更加方便，增加了電子檔案利用的效率。但這也給電子檔案管理帶來(lái)了一定的隱患。比如：電子檔案保密性難以保證。

（二）構(gòu)建電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。對(duì)于檔案管理工作而言，最終的目的是為了能夠提高檔案的利用率。因此，在開(kāi)展電子檔案管理工作時(shí)，需要構(gòu)建數(shù)碼照片電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，讓電子檔案更加規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，讓電子檔案更加具有實(shí)操性，滿足國(guó)家對(duì)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)。此外，在構(gòu)建電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)，需要針對(duì)其檔案管理軟件系統(tǒng)進(jìn)行深入分析，實(shí)現(xiàn)從軟件管理、硬件指標(biāo)到文檔保存格式的統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化。從而才能在軟件升級(jí)時(shí)，避免出現(xiàn)無(wú)法讀取電子檔案的問(wèn)題，確保電子檔案不會(huì)受到破壞，有效提升電子檔案的利用率。

（三）增強(qiáng)電子檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性與完整性。想要提高檔案利用率，需要確保檔案的質(zhì)量。電子檔案管理工作中，需要結(jié)合自身單位的實(shí)情，制定出相應(yīng)的電子檔案管理制度，并對(duì)其管理工作進(jìn)行定期抽查與考核。要嚴(yán)格將責(zé)任落實(shí)到每一個(gè)環(huán)節(jié)中，從而確保電子檔案的準(zhǔn)確性與完整性。在歸檔入庫(kù)前，必須要對(duì)制定好的數(shù)碼照片電子檔案進(jìn)行全方位核實(shí)，在確定其信息準(zhǔn)確無(wú)誤時(shí)才能夠行分類歸檔。如果在核實(shí)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，需要及時(shí)進(jìn)行修正，但存檔照片不得修改，需要保存原始數(shù)碼照片，以此來(lái)確保其檔案信息的準(zhǔn)確性。

四、結(jié)語(yǔ)

電子科學(xué)技術(shù)的應(yīng)用對(duì)數(shù)碼照片檔案的管理和分類具有重要意義。對(duì)數(shù)碼照片檔案進(jìn)行科技化的管理，能夠有效提高管理效率，減輕查找資料的壓力，同時(shí)還能避免由于資料保存不當(dāng)引起的丟失等問(wèn)題，為軍休事業(yè)的發(fā)展提供良好的保障。筆者認(rèn)為，數(shù)碼照片以其不失真、圖像清晰、網(wǎng)絡(luò)傳輸快、重復(fù)利用等優(yōu)點(diǎn)，深受青睞，普及數(shù)碼照片的管理必然是大勢(shì)所趨、勢(shì)在必行。

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