文/沈陽理工大學 賈艷云

科學管理高校干部人事檔案材料探析

文/沈陽理工大學 賈艷云

高校干部人事檔案材料是記載個人思想品德、經(jīng)歷、能力、業(yè)績以及工資待遇等信息的重要依據(jù)，是高校組織人事部門選拔人才的重要資源，科學管理干部人事檔案材料是高校檔案工作者的重要任務(wù)。本文對高校干部人事檔案材料的科學管理措施進行分析、探討，以助力高校人事檔案管理水平的提高。

高校；檔案管理；干部人事材料；管理措施

管理高校干部人事檔案材料指的是相關(guān)人員采取各種措施收集、鑒別并集中管理干部人事檔案材料，保證檔案材料的準確性、完整性，這對高校錄用或調(diào)動干部有重要作用。而在新的形勢下，檔案人員須結(jié)合工作實踐，探索科學管理高校干部人事檔案材料的措施。

一、把握材料形成規(guī)律，提高干部人事檔案收集效率

高校干部人事檔案材料有一定的形成規(guī)律，檔案人員把握該規(guī)律能顯著提高收集檔案材料的效率。一是把握節(jié)日規(guī)律。高校一般都會在特殊的、具有紀念意義的重大節(jié)日里舉辦表彰活動，產(chǎn)生干部獎勵表彰材料，包括七一建黨節(jié)、教師節(jié)等，從而形成高校優(yōu)秀共產(chǎn)黨員干部、優(yōu)秀教師、教書育人先進個人、優(yōu)秀班主任等獎勵材料，檔案人員要把握這一規(guī)律，迅速收集表彰獎勵材料，避免干部人事檔案材料的散失。二是把握變更規(guī)律。高校干部一旦被重新任免，或晉升專業(yè)技術(shù)職稱，或教師提高學歷，或調(diào)整工資政策等，自然會形成高校干部職務(wù)任免考察材料、申報及審批專業(yè)技術(shù)人員職稱的材料、博士碩士學籍材料以及工資變動審批材料等，檔案人員需及時收集這些材料，保證檔案的完整性。三是把握咨詢動態(tài)規(guī)律。高校干部人事檔案材料記錄的是歷史，是原始載體，承載的事件要在一定范圍里通過正式文件的形式或資訊傳播途徑進行傳播，而檔案人員在獲取資訊后要盡快收集有關(guān)干部人事的檔案材料。當獲知高校召開黨代會、教代會的資訊時，就要重視收集黨代會、教代會的與會代表登記表。

二、加強檔案材料鑒別，優(yōu)化干部人事檔案材料管理

鑒別檔案材料是一項有很強政策性、操作性的工作，即鑒別所收集的干部人事檔案材料的價值，決定去留。加強鑒別是確保高校干部人事檔案材料完整性與真實性的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，鑒別工作也因此成為科學管理高校干部人事檔案材料的重中之重。檔案人員不得隨意處置收集的材料，要按照其真?zhèn)?、價值合理取舍，按照《干部檔案工作條例》以及《關(guān)于干部檔案材料收集、歸檔的暫行規(guī)定》等的相關(guān)規(guī)定合理鑒別，維護事實，科學分析內(nèi)容，科學處理材料存在的問題。如果發(fā)現(xiàn)干部的出生時間、學歷學位、入團入黨的時間以及參加工作的時間等關(guān)鍵信息前后記載不一致，當組織部門未出具更改證明時，就以最早的檔案記載為準；當檔案記載的學歷學位和干部本人所填內(nèi)容不同時，應(yīng)反映到相關(guān)部門進行核實，催要準確材料；當出生年月以及參加工作的時間存在疑問時，應(yīng)報給高校人事部進行審核批復。

另外，在鑒別高校干部人事檔案材料時，檔案人員要注意幾點：一是認真貫徹相關(guān)規(guī)定，嚴格遵守保密制度，避免泄露干部人事檔案材料的相關(guān)內(nèi)容。二是在材料鑒別環(huán)節(jié)要加強管理，保存好干部人事檔案材料的散件，及時登記、送交補充的或抽出的材料，避免遺失材料。三是愛護干部人事檔案材料，補填記錄時要認真、細致，禁止涂改材料、損壞材料，禁止在檔案材料周圍喝水、吸煙，預防檔案材料被污損。

三、改進檔案管理模式，發(fā)揮干部人事檔案材料價值

一是實施信息化管理，提高檔案人才利用率。高校檔案部門要承擔起掌握并提供干部人事檔案信息的責任，改變手工操作模式，利用現(xiàn)代化的手段，包括計算機、掃描儀、復印機、攝像以及縮微等設(shè)備、干部人事檔案管理軟件等，從而依托科學技術(shù)收集、鑒別、管理高校干部人事檔案材料。同時，積極開展檔案編研工作，依據(jù)建設(shè)高校人才隊伍的需求，完善建立干部人事檔案信息庫，為使用人才、建設(shè)人才隊伍提供翔實材料，促進高校人才合理流動。

二是針對高校干部人事檔案材料建立起網(wǎng)絡(luò)化信息管理系統(tǒng)。為充分共享信息，提高檔案材料管理的效率與質(zhì)量，高校檔案部門應(yīng)在局域網(wǎng)建立網(wǎng)絡(luò)化信息管理系統(tǒng)，共享信息，使信息使用者獲得第一手資料，提高高校干部人事檔案信息的時效性；著重解決干部人事檔案材料的管理權(quán)、使用權(quán)之間的問題，確認密碼、身份之后再提供所需信息，切實做好安全工作；做好高校干部人事檔案材料管理基礎(chǔ)工作，針對高校專業(yè)技術(shù)人員多且集中的特征，抓好對中層及以上領(lǐng)導干部、專業(yè)技術(shù)人員等檔案材料的信息建庫工作，收集最新材料，并鑒別、整理、歸檔，使高校人事管理對人才的培養(yǎng)、選拔等均有可靠的、準確的信息。

三是增進各個高校之間、高校和社會之間的聯(lián)系，完善干部人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)。高校要進一步完善檔案信息網(wǎng)絡(luò)，增進高校之間、高校和社會、高校和科研單位等的信息溝通、信息交流，建立人才信息網(wǎng)絡(luò)，方便相關(guān)部門在開展科學研究、鑒定科學成果、評定干部及教師職稱、開發(fā)科研項目、轉(zhuǎn)化科研成果等活動的過程中最大限度發(fā)揮人才的作用，從而發(fā)揮高校干部人事檔案材料的價值。

四、結(jié)語

科學管理高校干部人事檔案材料是一項有很強綜合性的工作，需要檔案人員不斷學習新的技術(shù)與知識，持續(xù)提升自身業(yè)務(wù)能力，遵守干部人事檔案材料形成規(guī)律，找尋更多科學的管理方法與途徑。只有如此，才能最大限度發(fā)揮高校干部人事檔案材料的價值，使高校檔案管理工作邁上新的臺階。

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