高校檔案管理中信息資源共享模式構(gòu)建分析

陳曉慧

摘 要：隨著高校檔案管理模式的深入改革，檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為當(dāng)前高校檔案管理的重要發(fā)展方向。高校檔案管理已經(jīng)從最初的存儲功能，逐漸向多元化功能發(fā)展，其中檔案利用越來越受到重視。在信息化建設(shè)的背景下，如何實(shí)現(xiàn)與提升檔案信息資源共享服務(wù)水平，并構(gòu)建高校檔案信息資源共享模式，是當(dāng)前高校檔案管理急需解決的問題。

關(guān)鍵詞：高校檔案管理；資源共享；檔案信息化

1 高校檔案信息資源共享理念

信息資源管理理論是以文檔管理實(shí)踐為基礎(chǔ)，經(jīng)過信息資源管理學(xué)者的理論探索而成的。高校信息資源管理屬于社會組織層面的信息資源管理，其包含全校各個(gè)部門、各個(gè)層次的信息資源。在高校檔案管理工作中，隨著信息化的快速發(fā)展與普及，網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)不斷在檔案學(xué)領(lǐng)域里延伸，這也推動了檔案信息資源共享模式的發(fā)展。從信息構(gòu)成角度來看，信息資源共享可分為信息資源、信息傳播機(jī)構(gòu)與用戶三個(gè)要素，而從實(shí)踐環(huán)節(jié)來看，檔案信息資源共享在三要素的基礎(chǔ)上，通過兩個(gè)過程來實(shí)現(xiàn)，即信息資源共建與信息資源共享。信息資源共享中，“共享”是其關(guān)鍵環(huán)節(jié)，這需要通過模式構(gòu)建來實(shí)現(xiàn)共享。

2 高校檔案信息資源共享的必要性

（1）社會信息化浪潮的日益沖擊

在高校檔案管理的發(fā)展中，社會信息化的快速發(fā)展推動了高校檔案信息資源共享建設(shè)的發(fā)展，使得高校檔案信息資源共享具有一定的必要性。從發(fā)達(dá)國家的發(fā)展歷程來看，信息資源和知識是現(xiàn)代社會的關(guān)鍵資源，因此加快檔案信息資源共享建設(shè)是實(shí)現(xiàn)資源節(jié)約型社會可持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵。社會信息化快速發(fā)展推動全民樹立和落實(shí)科學(xué)的現(xiàn)代信息資源觀，從一定意義上說，人類信息資源開發(fā)水平和利用決定了人與自然、人與社會的關(guān)系，決定了物質(zhì)資源的開發(fā)水平和利用程度。因此社會信息化浪潮的沖擊使得檔案信息資源共享建設(shè)具有較高的必要性。

（2）公眾信息知情權(quán)的日益覺醒

高校檔案室重要是信息資源，隨著社會公眾對信息知情權(quán)的日益覺醒與重視，他們對信息資源的需求日趨增大，獲取信息資源的渠道要求也日益多樣化。在信息化社會的發(fā)展背景下，利用檔案已經(jīng)不僅僅是少數(shù)人的權(quán)利，更多的人需要檔案信息資源來滿足信息需求，這給高校檔案管理工作提出了新的要求與挑戰(zhàn)。檔案信息資源的需求者具有較強(qiáng)的分散性特征，通常不受地域、時(shí)間、利用手段的限制，這就需要高校檔案管理工作中，加強(qiáng)信息資源的共享服務(wù)建設(shè)，以最快的速度適應(yīng)社會發(fā)展需求。

（3）高校檔案在信息社會中的戰(zhàn)略地位

從當(dāng)前社會發(fā)展來看，信息已經(jīng)成為影響社會發(fā)展的重要因素，信息開始成為社會發(fā)展的重要生產(chǎn)力資源。在信息社會，信息受到人們的重視，這給信息資源管理部門提出了全新的挑戰(zhàn)。高校檔案作為重要的信息資源，其在社會發(fā)展中的地位不斷提升，因此開發(fā)利用檔案信息資源是社會發(fā)展的必然要求。在眾多社會信息資源中，高校檔案信息資源在對知識生產(chǎn)、人力資源開發(fā)、技術(shù)創(chuàng)新、高素質(zhì)勞動力培養(yǎng)等方面具有突出的社會價(jià)值。高校一直是科學(xué)發(fā)展的前沿領(lǐng)域，在接觸新知識，獲取新信息方面具有得天獨(dú)厚的優(yōu)勢，這也是高校檔案信息資源共享的必備條件。

3 高校檔案信息共享模式重構(gòu)

（1）創(chuàng)建高校檔案信息服務(wù)中心

社會的發(fā)展要求高校檔案管理擁有針對性的發(fā)展模式，在知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代，高校檔案就必須構(gòu)建與之相適應(yīng)的信息資源共享模式。結(jié)合當(dāng)前高校檔案管理工作實(shí)際，在信息資源共享建設(shè)的推動下，要創(chuàng)建高校信息服務(wù)中心，為信息資源共享奠定物質(zhì)基礎(chǔ)。高校檔案信息服務(wù)中心是在傳統(tǒng)檔案館的基礎(chǔ)上，依托網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)而構(gòu)建的，集檔案收集、檔案保管、檔案整理、檔案處置、檔案查詢、檔案利用等功能于一體的綜合職能部門。高校檔案信息服務(wù)中心不局限于檔案信息的收集、加工、整理與存儲，而且還要負(fù)責(zé)檔案的開發(fā)、利用、傳播與服務(wù)。

高校檔案信息服務(wù)中心的功能應(yīng)結(jié)合檔案信息資源共享建設(shè)的要求，從內(nèi)容、方式與層次三個(gè)維度進(jìn)行設(shè)計(jì)。首先，從服務(wù)內(nèi)容層面來看，應(yīng)全面覆蓋高校日常所產(chǎn)生的所有具有保存、利用價(jià)值的檔案信息資源；其次從服務(wù)方式來看，應(yīng)以最為簡潔的方式為用戶提供最快、最準(zhǔn)、最全面的直接服務(wù)；最后，從服務(wù)層次來看，應(yīng)圍繞高校的目標(biāo)，參與到高校各項(xiàng)工作中，深挖檔案價(jià)值，包括使用價(jià)值與附加價(jià)值。

（2）建立高校檔案用戶反饋系統(tǒng)

高校檔案信息資源共享的目的在于提升檔案利用效率與價(jià)值，這就需要在檔案利用管理中獲得用戶的需求信息，建立檔案用戶反饋系統(tǒng)，進(jìn)而能夠針對性的開發(fā)檔案信息資源服務(wù)。本文針對高校檔案管理工作實(shí)踐，從用戶需求層面構(gòu)建檔案用戶反饋系統(tǒng)。在反饋系統(tǒng)中建立兩個(gè)環(huán)節(jié)，一是需求環(huán)節(jié)，包括需求類型、需求表現(xiàn)形式、需求結(jié)構(gòu)以及需求的影響因素等；二是檔案信息資源管理環(huán)節(jié)，從用戶需求的特色出發(fā)，對高校檔案信息資源建設(shè)的具體任務(wù)進(jìn)行構(gòu)建，并組織有效的檔案信息輸出。

為了提升高校檔案信息資源共享的效率，從檔案信息服務(wù)中心中獲得用戶的需求信息，包括用戶要求、評價(jià)、意見等，然后反饋給檔案管部門，并結(jié)合高校檔案信息資源共享情況與反饋信息進(jìn)行比較，之后對檔案信息資源共享系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化調(diào)整，獲得最接近服務(wù)目標(biāo)的過程。在信息反饋系統(tǒng)中，對反饋的信息進(jìn)行分層，包括用戶的意見或建議、高校檔案利用效果、高校檔案信息資源利用需求的趨勢等，然后進(jìn)行跟蹤開發(fā)，并加以系統(tǒng)分析，最終增強(qiáng)檔案信息資源共享系統(tǒng)的針對性與實(shí)效性。

（3）聯(lián)合各高校構(gòu)建檔案信息集成系統(tǒng)

在高校檔案管理中發(fā)現(xiàn)，單獨(dú)一個(gè)高校的檔案信息資源是有限的，往往不能滿足不同用戶的需求，這需要在檔案信息資源共享系統(tǒng)構(gòu)建中，積極尋求多個(gè)高校的配合，建立高效系統(tǒng)內(nèi)的檔案信息集成系統(tǒng)，通過檔案信息資源整合的方式來豐富檔案信息資源共享系統(tǒng)的內(nèi)容。在實(shí)踐工作中，由多個(gè)高校自身的檔案信息化系統(tǒng)構(gòu)成一個(gè)檔案信息資源群，然后共同合作的方式下，建設(shè)高校檔案信息共享與服務(wù)集成系統(tǒng)，通過這個(gè)系統(tǒng)，能夠?qū)⒏鞲咝５臋n案信息系統(tǒng)集成起來，然后用戶可以通過這個(gè)系統(tǒng)平臺，結(jié)合自身實(shí)際需求去訪問不同的高校檔案信息系統(tǒng)內(nèi)的信息資源。

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