有效提升事業(yè)單位人力資源檔案管理水平

常永山

摘 要：對(duì)于事業(yè)單位而言，人力資源是其眾多工作中的重點(diǎn)，而針對(duì)人力資源檔案的管理，唯有進(jìn)一步完善去提升資源利用效率，才能夠助推事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展。隨著事業(yè)單位人力資源管理相關(guān)制度經(jīng)歷了重大改革，現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展與傳統(tǒng)的工作模式呈現(xiàn)不相符態(tài)勢(shì)，在眾多事業(yè)單位中也出現(xiàn)了人力資源檔案管理方面的制度問(wèn)題，對(duì)其管理工作造成了負(fù)面影響。鑒于此，文章針對(duì)事業(yè)單位人力資源檔案管理工作的必要性與現(xiàn)今存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，進(jìn)而提出有效提升事業(yè)單位人力資源管理水平的相關(guān)策略。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；人力資源；檔案管理；提升

在當(dāng)前的經(jīng)濟(jì)新形勢(shì)下，事業(yè)單位在發(fā)展中既迎來(lái)了機(jī)遇，也面臨著挑戰(zhàn)，其中人力資源作為事業(yè)單位的寶貴資源，應(yīng)首先從提升人力資源檔案管理工作水平入手去提高其利用效率。然而，傳統(tǒng)的人力資源檔案管理工作中存在諸多問(wèn)題，唯有解決這部分問(wèn)題才能夠有效提升人力資源檔案管理水平，所以管理人員要正確認(rèn)識(shí)到該項(xiàng)工作的必要性，進(jìn)而促進(jìn)事業(yè)單位的穩(wěn)定健康發(fā)展。

1 提升事業(yè)單位人力資源檔案管理水平的重要性

1.1 助推事業(yè)單位發(fā)展

提升人力資源檔案管理水平，能夠讓管理層對(duì)職工的總體情況有詳細(xì)的了解，能夠更好地進(jìn)行工作內(nèi)容的制定，作出更為合理的決策[1]。同時(shí)，人力資源檔案也是職工考核的關(guān)鍵性參考，比如在進(jìn)行晉升人員選擇時(shí)，則需要翻閱職工的個(gè)人檔案，通過(guò)檔案中詳細(xì)記錄的獎(jiǎng)罰情況去認(rèn)真參考。此外，人力資源檔案會(huì)隨著單位的發(fā)展以及職工的調(diào)動(dòng)而發(fā)生變化，具有一定的流動(dòng)性，能夠幫助管理者看清單位的發(fā)展目標(biāo)，助推事業(yè)單位發(fā)展。

1.2 挖掘職工內(nèi)在潛力

人力資源檔案是職工工作能力的真實(shí)寫(xiě)照，其中詳細(xì)記錄了工作經(jīng)歷、工齡以及獎(jiǎng)罰情況，所以事業(yè)單位管理人員在進(jìn)行人事調(diào)動(dòng)時(shí)，能夠透過(guò)人力資源檔案去分析每一位職工的業(yè)務(wù)能力，通過(guò)最優(yōu)化的資源配置讓每一位職工的內(nèi)在潛力得以發(fā)揮。

2 事業(yè)單位人力資源檔案管理工作中暴露的弊端

2.1 檔案內(nèi)容失真

部分事業(yè)單位由于對(duì)人力資源檔案疏于管理，以至于漏洞百出，許多人力資源檔案的內(nèi)容信息都存在不同程度的失真。正因?yàn)闄n案管理制度的不完善，導(dǎo)致許多職工會(huì)進(jìn)行檔案造假，如偽造學(xué)歷證書(shū)、資格證書(shū)等等，而對(duì)于這些檔案信息的真假通常難以直接辨別，需要相關(guān)部門(mén)的合作才能進(jìn)行準(zhǔn)確鑒定，但這一部分工作的缺失也就導(dǎo)致只能被動(dòng)全盤(pán)接受，而正因?yàn)槭д鎯?nèi)容的存在，也導(dǎo)致人力資源部門(mén)無(wú)法透過(guò)人力資源檔案對(duì)職工有正確的評(píng)估。

2.2 管理技術(shù)落后

傳統(tǒng)的人力資源檔案管理方式多數(shù)為紙質(zhì)化管理，所以往往會(huì)出現(xiàn)人員已調(diào)動(dòng)去了其他單位或城市，但檔案仍然還留在原單位或城市，而要想對(duì)其個(gè)人檔案進(jìn)行調(diào)閱則不得不前往原來(lái)的單位或者另外一個(gè)城市去進(jìn)行調(diào)閱，工作效率極低，也給事業(yè)單位的人力資源管理帶來(lái)了諸多不便，急需技術(shù)更新。

2.3 管理人員偏少

在當(dāng)前社會(huì)價(jià)值觀的潛在意識(shí)中，普遍認(rèn)為檔案管理人員既沒(méi)有崇高的社會(huì)地位，也沒(méi)有可觀的收入報(bào)酬，其個(gè)人價(jià)值難以得到肯定。而且在企業(yè)進(jìn)行機(jī)構(gòu)撤并以及裁員的過(guò)程中，檔案管理部門(mén)往往是最先走的那一批，久而久之，檔案管理人員慢慢減少，也沒(méi)有新人愿意踏入這一崗位，造成檔案管理工作水平持續(xù)下降。

3 有效提升事業(yè)單位人力資源檔案管理水平的相關(guān)策略

由于當(dāng)前事業(yè)單位在人力資源檔案管理工作方面暴露出了諸多弊端，以至于其檔案管理水平不斷下降，久而久之，人力資源檔案管理工作便逐漸難以開(kāi)展。所以，筆者結(jié)合實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，對(duì)如何有效提升事業(yè)單位人力資源檔案管理水平提出了以下幾點(diǎn)策略：

3.1 完善工作內(nèi)容

通常來(lái)講，事業(yè)單位的人事招聘都是通過(guò)考試進(jìn)行錄取的，其中考試又分為筆試與面試兩種，通過(guò)兩種形式相結(jié)合的考試形式去層層甄選，選擇綜合能力水平最高人選進(jìn)入單位，而其在應(yīng)聘過(guò)程中所提交的簡(jiǎn)歷、入職申請(qǐng)以及考卷等都需要統(tǒng)一歸入檔案予以保存，保證檔案絕對(duì)真實(shí)。此外，事業(yè)單位的人力資源檔案管理部門(mén)還應(yīng)做好針對(duì)檔案真?zhèn)蔚蔫b別工作，對(duì)于職工所遞交的學(xué)歷證明、技能證書(shū)以及個(gè)人履歷等各類(lèi)檔案，都有必要一一鑒定，這項(xiàng)工作需要耗費(fèi)一定時(shí)間且需要與相關(guān)單位進(jìn)行信息互通，不過(guò)只有對(duì)所有職工的遞交材料進(jìn)行認(rèn)真核實(shí)，才能夠保障所有人力資源的檔案內(nèi)容真實(shí)有效。

3.2 健全管理制度

對(duì)于事業(yè)單位的人力資源檔案管理而言，構(gòu)建健全的管理制度是必不可少的，而健全的制度一定要基于科學(xué)合理的前提且需要進(jìn)行深入地改革，針對(duì)一些與現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展不相符、無(wú)法適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的規(guī)定條款，都應(yīng)該及時(shí)舍棄抑或是作出必要革新，唯有此才能夠制定出更加規(guī)范的人力資源檔案管理規(guī)章制度[2]。具體來(lái)講，健全人力資源檔案管理制度要做好以下幾點(diǎn)：其一，針對(duì)于人力資源檔案的收集工作要提高重視度，確保收集工作小心謹(jǐn)慎，不得破壞檔案的完整性，否則將對(duì)檔案內(nèi)容的價(jià)值造成負(fù)面影響；其二，上文所提到的檔案鑒別工作要落實(shí)到位，按照相關(guān)制度與嚴(yán)格的鑒別流程予以鑒定，通過(guò)與相關(guān)鑒別部門(mén)的信息互通去驗(yàn)證檔案內(nèi)容的真?zhèn)?，一旦發(fā)現(xiàn)有偽造檔案，則應(yīng)立即清除并開(kāi)展調(diào)查；其三，事業(yè)單位的人力資源檔案作為其寶貴財(cái)富，不僅要保證其完整性，更要有一定的安全意識(shí)，因此對(duì)于任何需要調(diào)取與借閱檔案的行為，都要嚴(yán)格按照規(guī)章制度中的流程進(jìn)行詳細(xì)登記并出示相關(guān)借閱文件證明。

3.3 創(chuàng)新保存方式

隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，現(xiàn)代社會(huì)早已步入了電子信息時(shí)代，而事業(yè)單位的人力資源檔案管理水平要想得到真正的提升，在其保存方式方面也應(yīng)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展而進(jìn)行改革創(chuàng)新，逐漸朝數(shù)字化、信息化以及標(biāo)準(zhǔn)化的方向發(fā)展。人力資源檔案管理工作人員可利用信息技術(shù)去構(gòu)建完善的檔案資料數(shù)據(jù)庫(kù)，將單位內(nèi)全部的人力資源檔案進(jìn)行編號(hào)，通過(guò)對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行高清拍攝，以圖片的形式將所有內(nèi)容予以保存到電腦中，最后連接網(wǎng)絡(luò)上傳到檔案數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中。這樣一來(lái)，在任何地方只需連接互聯(lián)網(wǎng)，登陸賬戶(hù)密碼便能夠?qū)n案進(jìn)行查閱與管理，有效提升事業(yè)單位的人力資源檔案管理工作效率。對(duì)檔案的保存方式進(jìn)行改革創(chuàng)新，促進(jìn)了人力資源檔案管理信息資源的共享化，將人力資源檔案的利用價(jià)值最大化發(fā)揮出來(lái)，助推事業(yè)單位有更進(jìn)一步的發(fā)展。

3.4 提高人員素質(zhì)

為有效提升人力資源檔案管理水平，相關(guān)檔案管理人員的素質(zhì)一定要得到必要保障。事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)人員對(duì)于人力資源檔案管理工作要提高重視，尤其是針對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力提升問(wèn)題，需開(kāi)展必要教育培訓(xùn)予以強(qiáng)化[3]。此外，對(duì)于檔案管理人員的道德素質(zhì)方面同樣要引起重視，利用制度的約束作用去避免管理人員出現(xiàn)違反紀(jì)律的行為，保證檔案管理工作的有序進(jìn)行。同時(shí)，在檔案管理工作中，管理人員還應(yīng)不斷自我提升與充實(shí)，通過(guò)強(qiáng)化對(duì)檔案管理知識(shí)的掌握與了解去提高業(yè)務(wù)能力水平，激發(fā)自己的最大潛能投入到人力資源檔案管理工作中，進(jìn)而提升事業(yè)單位人力資源檔案管理水平。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展日新月異，經(jīng)濟(jì)制度也在改革中逐步邁向完善，事業(yè)單位多方面制度的改革步伐急需加快，在此基礎(chǔ)上提升人力資源檔案管理水平顯得非常必要。 由于傳統(tǒng)的人力資源檔案管理工作呈現(xiàn)出滯后的態(tài)勢(shì)，因此相關(guān)管理工作人員必須緊跟時(shí)代發(fā)展的潮流，優(yōu)化人力資源管理方式，提高人力資源檔案的利用效率，進(jìn)而提升事業(yè)單位工作效率，助推單位經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益的最大化。

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