加強(qiáng)高職院校立卷工作的探析

摘 要：檔案立卷工作是檔案工作的開端，是其他檔案管理工作的重要基礎(chǔ)。因此檔案立卷工作的質(zhì)量對整個檔案業(yè)務(wù)工作具有重要的奠基作用，同時對學(xué)校的教學(xué)科研工作產(chǎn)生重要影響。但是，目前高職院校中檔案管理工作處于邊緣弱化狀態(tài)，立卷工作在實際過程中遇到一系列問題。本文結(jié)合作者的工作實踐中遇到的問題進(jìn)行了探討論述，希望能夠?qū)窈蟮墓ぷ骶哂薪梃b意義。

關(guān)鍵詞：高職院校；立卷；檔案管理

1 高職院校立卷工作現(xiàn)狀

文書部門按照文件材料在形成過程中的依存關(guān)系，將已經(jīng)辦理完畢的具有查考利用價值的文件材料組成具有內(nèi)在聯(lián)系的案卷單位的過程叫立卷。立卷工作是檔案整理過程中最為基礎(chǔ)性的工作，是檔案部門展開后續(xù)服務(wù)工作的前提。根據(jù)教育部令第27號文件《高等學(xué)校檔案管理辦法》規(guī)定，高等學(xué)校實行檔案材料形成單位、課題組立卷的歸檔制度。

我國高校中的檔案按照《高等學(xué)校檔案實體分類法》的要求分為黨群、行政、科研、教學(xué)等十大類門類，立卷工作在此前提下進(jìn)行。學(xué)校各部門設(shè)立兼職檔案員，兼職檔案管理員按照歸檔要求并結(jié)合本部門的工作實際情況從源頭上保障各類檔案的收集、整理與控制，從而保證檔案資源的齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，做到“應(yīng)歸盡歸、應(yīng)收盡收”。但是，在實際的檔案立卷工作中，大多數(shù)高職院校受自身條件的限制，加之對檔案建設(shè)的重視不足，多數(shù)高職院校僅在本單位設(shè)立綜合檔案室開展檔案管理服務(wù)工作。

不可否認(rèn)的是畢竟檔案工作不是學(xué)校工作的主要部分，因此檔案管理工作越來越處于邊緣化的地位，檔案的立卷工作遇到了諸多難題，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

1.檔案工作缺乏統(tǒng)籌安排

部門立卷制度的實施需要單位主要領(lǐng)導(dǎo)、分管檔案領(lǐng)導(dǎo)、部門負(fù)責(zé)人的協(xié)調(diào)與溝通。在教育部令第27號文件中，對高校檔案材料歸檔時間都有明確的規(guī)定。高校檔案管理部門一般都會在每年的三四月份下發(fā)檔案歸檔的文件，但在文件下發(fā)之后，學(xué)校各部門分管領(lǐng)導(dǎo)、部門主要負(fù)責(zé)人并未對檔案立卷工作進(jìn)行溝通部署，缺乏對檔案形成單位立卷制度的深刻認(rèn)識，立卷工作在各部門之間相互推諉，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對立卷檢查督導(dǎo)工作沒有落實到位，導(dǎo)致檔案立卷工作不能按時保質(zhì)保量的完成。

2.兼職檔案員業(yè)務(wù)能力不成熟

兼職檔案員業(yè)務(wù)能力不成熟首先表現(xiàn)在缺乏平時立檔的意識。學(xué)校各部門都設(shè)有兼職檔案管理人員，他們除了要完成部門分配的工作任務(wù)，還要承擔(dān)檔案的管理、保存、立卷工作。因此，兼職檔案員日常工作繁忙，缺乏平時立卷的意識，往往將檔案工作安排在提交檔案的最后期限前完成。長此以往，一年的檔案材料積壓下來要重新分門別類的進(jìn)行篩選整理導(dǎo)致工作量大增，工作效率不高。其次表現(xiàn)在對文件材料的歸檔范圍不熟悉。多數(shù)兼職檔案員對本部門檔案資料沒有做到 “應(yīng)歸盡歸、應(yīng)收盡收”，并沒有仔細(xì)斟酌哪些資料需要存入檔案，哪些是不需要存入檔案，往往是胡子眉毛一把抓，產(chǎn)生所有文件全部立卷的問題；另一方面對檔案按照主題分類的原則把握不準(zhǔn)確，同一主題的資料沒有放置在同一卷宗中，導(dǎo)致查閱檢索時出現(xiàn)查閱不到的情況。

3.專職檔案員指導(dǎo)監(jiān)督工作不到位

專職檔案員對學(xué)校的檔案工作沒有進(jìn)行全程管理。每學(xué)年學(xué)校都會舉行幾項重大活動，例如我校在申請?zhí)厣＝ㄔO(shè)單位時，多個部門共同查找撰寫相關(guān)資料，這些資料的價值大，對以后的工作具有重要意義，因此在整理檔案時需要重點存入檔案室，并且要保障資料的齊全、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。但是專職檔案員缺乏對他們的前提干預(yù)、全程指導(dǎo)，這樣在該項目結(jié)束后，項目小組解散，該項目的資料立卷工作就會出現(xiàn)問題。

4.檔案信息化建設(shè)落后

隨著計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的普及，各個高校檔案的信息化建設(shè)雖然取得了一定的成績，但是檔案的信息化水平相對較低。首先，信息化建設(shè)缺乏全方位的規(guī)劃設(shè)計。由于檔案工作日益邊緣化，對檔案建設(shè)投入較少，因此導(dǎo)致在檔案信息化建設(shè)方面硬件投入不足，網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施落后、系統(tǒng)硬件不達(dá)標(biāo)，沒有配備相應(yīng)的安全保障系統(tǒng)。其次，數(shù)字資源采集量少。各業(yè)務(wù)部門對形成的數(shù)字資源沒有按照紙質(zhì)文件的歸檔范圍進(jìn)行采集，大量電子文檔沒有嵌入檔案管理系統(tǒng)軟件中，此外對傳統(tǒng)載體的檔案數(shù)字化處理量占整個檔案存量的比例低。再次，受機(jī)構(gòu)、編制等影響或限制，檔案部門缺乏專業(yè)的人才隊伍。

2 加強(qiáng)高職院校檔案立卷工作的幾點建議

1. 科學(xué)統(tǒng)籌，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，健全檔案管理制度

立卷工作是一項科學(xué)而又專業(yè)性強(qiáng)的工作，但在高職院校檔案建設(shè)過程中，大多數(shù)的高職院校僅僅成立了檔案室這樣一個簡單的部門。因此，檔案工作如果得不到領(lǐng)導(dǎo)的重視，同時又缺乏高效運(yùn)轉(zhuǎn)的檔案管理網(wǎng)絡(luò)工作機(jī)制，檔案立卷工作難以規(guī)范而又科學(xué)的開展。作為檔案工作的主管領(lǐng)導(dǎo)，首先要重視本單位的檔案建設(shè)工作，要像重視教學(xué)工作一樣對待檔案管理工作，將檔案工作納入學(xué)院整體發(fā)展規(guī)劃，除了要對檔案工作投入必要的建設(shè)經(jīng)費(fèi)之外，還應(yīng)健全檔案管理網(wǎng)絡(luò)，完善檔案工作考核機(jī)制，加強(qiáng)對檔案工作的監(jiān)管力度。

2.規(guī)范檔案立卷工作機(jī)制，強(qiáng)化檔案資源的前端控制

檔案立卷工作一定要把握“應(yīng)歸盡歸、應(yīng)收盡收”的原則，因此對于本單位的立卷工作設(shè)立統(tǒng)一的管理要求，明確相應(yīng)的工作規(guī)范。每位檔案管理人員要明確自身的立卷整理責(zé)任，實施崗位負(fù)責(zé)制，嚴(yán)格按照部門立卷的要求落實相應(yīng)的工作責(zé)任。細(xì)化檔案資料歸檔范圍，不同門類的檔案以及不同載體形式的檔案設(shè)立相應(yīng)的歸檔辦法及要求，嚴(yán)格規(guī)范本單位檔案材料分類的依據(jù)、原則、類目以及相關(guān)的裝訂要求、檔號編制及標(biāo)識要求，確保避免發(fā)生檔案出現(xiàn)交叉或者無類可歸的現(xiàn)象。細(xì)化本單位檔案立卷工作流程，完善工作細(xì)節(jié)，力求從源頭上保證各種門類、各種載體的檔案資料的齊全、真實、完整。

3. 建設(shè)高素質(zhì)檔案管理人才隊伍

根據(jù)大多數(shù)學(xué)校的實際情況來看，高職院校中的檔案工作人員專職的少，大多以兼職檔案員為主。但是現(xiàn)代檔案管理工作對檔案工作隊伍提出了更高的要求，因此必須重視加強(qiáng)對檔案人員的培訓(xùn)工作。首先在思想方面，加強(qiáng)檔案重要性的宣傳，使每一位檔案人員具有高度的責(zé)任意識，培養(yǎng)良好的工作作風(fēng)。其次有計劃有組織地實施培訓(xùn)。對檔案業(yè)務(wù)進(jìn)行系統(tǒng)指導(dǎo)，包括如何正確區(qū)分文件材料的歸檔范圍；保管期限的正確界定；檔案材料價值大小的辨別鑒定，通過各種形式專業(yè)技能培訓(xùn)工作，提高檔案工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)，具備精湛的業(yè)務(wù)能力。

3 結(jié)束語

在一定程度上，檔案立卷工作的水平能夠從側(cè)面反映學(xué)校檔案管理工作的水平。嚴(yán)謹(jǐn)而又有序的檔案立卷工作是檔案管理工作的重要基礎(chǔ)，只有具備良好的基礎(chǔ)，才能更好地服務(wù)學(xué)校于學(xué)校的教學(xué)、科研等各個方面的工作。

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作者簡介

張海婷（1988-），女，回族，山東省青州市，濰坊工程職業(yè)學(xué)院，工商管理碩士，研究方向：檔案管理。endprint