淺談公路工程文檔管理現(xiàn)狀及對策

張靜

摘 要：檔案是單位信息的重要來演，也是單位的寶貴財富，檔案工作的中心任務(wù)就是緊緊圍繞本單位工作實際，為單位改革和發(fā)展提供優(yōu)良服務(wù)。

關(guān)鍵詞：公路工程；文檔管理；現(xiàn)狀

DOI：10.16640/j.cnki.37-1222/t.2017.23.247

1 公路工程文檔管理的必要性分析

（1）能夠強化工程管理水平。工程項目管理涉及工程的進度、質(zhì)量、安全等，要有效的對這些因素進行管理控制，在工程項目中制定完善的考核與責(zé)任機制，以此為基礎(chǔ)判斷管理水平是否滿足之前預(yù)定的管理目標(biāo)。

但是這些管理要素是存在于整個公路工程建設(shè)的始終的，因此在管理時需要進行動態(tài)化的管理，使得很多考核評價數(shù)據(jù)，在不同的時間段對數(shù)據(jù)信息進行收集統(tǒng)計，如果是單獨的進行統(tǒng)計，能夠耗時、耗力，無法保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確完整性。而將文檔進行項目管理，能夠使數(shù)據(jù)信息被完整準(zhǔn)確的保存下來，使公路工程的檔案管理水平得到提升。

（2）有效發(fā)現(xiàn)處理文檔管理問題。公路工程建設(shè)是在完整周期中，涉及到很多單位部門，利用工程檔案能夠使單位工作活動被詳細的記錄在文檔檔案中，參與者通過簽字、簽署等方法將自身的責(zé)任義務(wù)進行明確。

做好文檔檔案管理能夠收集整理相關(guān)檔案信息，及時發(fā)現(xiàn)工程項目建設(shè)中出現(xiàn)的問題，根據(jù)問題對技術(shù)、工藝以及施工人員等進行調(diào)整優(yōu)化，使工程建設(shè)順利安全的推進。此外如果公路工程出現(xiàn)事故，工程檔案還能夠?qū)κ鹿实母吹冗M行分析，明確責(zé)任評定，使公路工程問題得到有效的處理。

2 公路工程文檔管理的現(xiàn)狀分析

一直以來，工程行業(yè)中有充斥著“重外輕內(nèi)”的思想，工程檔案管理常注重檔案館內(nèi)部的管理，對于文檔產(chǎn)生的過程并不關(guān)注，對公路工程施工文檔管理的研究分析不到位。當(dāng)前，公路工程項目施工建設(shè)過程中，工程文檔管理依舊使用人工管理的方法——即以保管為目的，以案卷不丟失為原則。再加上每項工程文檔的整理要求不同，整理規(guī)則不統(tǒng)一等情況，形成了檔案基礎(chǔ)不同的局面，并存在以下幾個方面的問題：

（1）工程文檔缺乏標(biāo)準(zhǔn)化帶來的問題。盡管我國的交通部門出臺了《公路工程質(zhì)量檢驗與評定標(biāo)準(zhǔn)》和《公路工程施工監(jiān)理規(guī)范》，其中規(guī)定了內(nèi)業(yè)表格形式，但是并沒有規(guī)定表格的具體填寫方法，使得項目管理人員不能清晰、有效的認識內(nèi)業(yè)表格的填寫方法，雖然各工程指揮部，對工程文檔管理做出了一些具體規(guī)定，但由于各種原因，內(nèi)業(yè)和表格填寫方法仍有不同之處。

（2）紙質(zhì)文檔管理不佳。當(dāng)前公路工程施工管理過程中還只是使用紙質(zhì)檔案，紙質(zhì)文檔在生成、保管以及利用上還存在很大的滯后性，使得公路工程文檔管理效果并不理想。

（3）公路工程文檔與管理聯(lián)系不密切。對于公路工程文檔而言，其具有不可回復(fù)和一次性的特點，因而要求文檔管理人員有較高的素質(zhì)水平。作為工程文檔管理人員不僅要明確檔案管理的業(yè)務(wù)知識，還需要具備專業(yè)的知識技能，有效的整理收集文件內(nèi)容。當(dāng)前檔案管理部門只是對工程文檔進行組卷、檢查工程竣工的相關(guān)文檔，但是整個工程文檔生成的全過程并沒有得到有效的監(jiān)督管理，使得工程文件的管理與檔案管理相分離。當(dāng)前工程文檔的生成、保管等人員都是兼職擔(dān)任的，雖然學(xué)歷比較高，但是缺少檔案管理的培訓(xùn)機會，因此無法實現(xiàn)檔案管理的效果。

3 公路工程文檔管理的對策

（1）做好公路工程文檔的前期收集整理工作。首先，提高認識，明確責(zé)任，國家相關(guān)部門出臺了《檔案法》以及《關(guān)于加強基礎(chǔ)設(shè)施工作質(zhì)量管理的通知》等，要據(jù)此完善檔案管理制度，依據(jù)公路工程建設(shè)的實際情況完善檔案工作的制度。確定檔案歸檔的相關(guān)內(nèi)容，讓科技人員負責(zé)科技文件資料的形成、整理以及歸檔等工作，完善考核制度，做到獎懲分明，使科技人員認識到檔案管理工作是極為重要的，并且承擔(dān)起檔案管理的相關(guān)職責(zé)。其次，要將工程檔案管理作為項目管理的重點環(huán)節(jié)和內(nèi)容，將檔案管理作為相關(guān)人員的重要職責(zé)，明確工程承包法人作為工程檔案的相關(guān)責(zé)任人。依據(jù)合同以及上級規(guī)定等由工作人員對工程文檔進行收集整理與管理，一旦出現(xiàn)問題能夠直接追查到相關(guān)責(zé)任人，并對相關(guān)責(zé)任人進行嚴(yán)肅處理。再者，公路工程建設(shè)要與檔案工作同時進行，由于公路建設(shè)的時間比較長，涉及的范圍廣，因此為了實現(xiàn)理想的檔案管理效果，就必須要保證檔案管理與公路工程建設(shè)同步進行，實現(xiàn)理想的檔公路工程文檔管理效果。最后，將監(jiān)理單位的作用充分發(fā)揮出來，與檔案部門一起完善竣工文件的編制工作，提出工程文件、圖紙等內(nèi)容的要求，同時完善工程檔案的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)建立，明確組卷需要、歸檔內(nèi)容、文件排列、手續(xù)移交以及聲像檔案資料管理等要求。

（2）建立適應(yīng)檔案信息化發(fā)展進程的辦公自動化系統(tǒng)。道德建立檔案管理基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫。建立工程檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫能夠為公路工程項目建設(shè)的信息化管理目標(biāo)順利實現(xiàn)，在公路工程建設(shè)管理時不僅要完善公路工程的相關(guān)文檔數(shù)據(jù)，同時需要開發(fā)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，保證公路工程的相關(guān)資料以及基礎(chǔ)數(shù)據(jù)等得到有效的收集與管理。該項工作中主要涉及采集、錄入數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)校稿、數(shù)據(jù)匯總等，其開發(fā)設(shè)計還需要依據(jù)公路工程項目管理中不同業(yè)務(wù)特點，從而使數(shù)據(jù)信息的自動錄入順利推進，從而提高工作效率，保證工作質(zhì)量。其次，建立完善的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫查詢系統(tǒng)，建立好基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫之后，為了使這些信息得到有效的管理與利用，還必須要開發(fā)一種便利；靈活的數(shù)據(jù)查詢系統(tǒng)與工具，從而使基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的使用需要得以滿足。建立適應(yīng)檔案管理信息化進程的辦公自動化分三步走。第一步，系統(tǒng)整合辦公自動化文檔的管理和傳輸，實現(xiàn)文檔信息在較大范圍內(nèi)共享。第二步，建立公路地理信息系統(tǒng)，使信息的表達更形象直觀，主要包括每個斷面坐標(biāo)聯(lián)接成的可任意放大縮小的帶狀路模型，以及沿線路兩旁一定距離內(nèi)的地形要素圖，并且還為所有專題子系統(tǒng)提供空間骨架，有效地保留在施工過程中產(chǎn)生的數(shù)量眾多的數(shù)據(jù)資料。第三步，建立整個公路部門各職能科室整合地綜合管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)可幫助路政管理部門在短時間內(nèi)準(zhǔn)確獲得各種目標(biāo)的數(shù)據(jù)及其空間位置，幫助養(yǎng)護管理部門進行決策，管理人員可以通過系統(tǒng)在計算機屏幕上顯示出整個道路的地理位置、概況。endprint