文｜魏蓉

大數(shù)據(jù)視野下的事業(yè)單位文書(shū)檔案信息化建設(shè)探究

文｜魏蓉

現(xiàn)如今，在信息技術(shù)快速發(fā)展的背景下，社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域的發(fā)展都已離不開(kāi)對(duì)信息技術(shù)的應(yīng)用。信息技術(shù)帶來(lái)了“大數(shù)據(jù)”的概念，可以說(shuō)，這是一個(gè)用海量數(shù)據(jù)說(shuō)話的年代。我國(guó)事業(yè)單位的文書(shū)檔案信息化建設(shè)已經(jīng)起步了很多年，但隨著大數(shù)據(jù)概念的到來(lái)，以往的信息化管理手段也亟需與時(shí)俱進(jìn)地進(jìn)行不斷的更新與改進(jìn)。在大數(shù)據(jù)視野下，事業(yè)單位的文書(shū)檔案信息存儲(chǔ)量變得更大、存儲(chǔ)時(shí)間周期變得更長(zhǎng)、瀏覽變得更加方便，這是大數(shù)據(jù)所帶來(lái)的益處；但與此同時(shí)，大數(shù)據(jù)環(huán)境也帶來(lái)了一些更大的挑戰(zhàn)。若想在大數(shù)據(jù)視野下推進(jìn)事業(yè)單位文書(shū)檔案信息化建設(shè)，還需要以更加全面與戰(zhàn)略性發(fā)展的目光來(lái)看待這一問(wèn)題。

一、大數(shù)據(jù)視野下的事業(yè)單位文書(shū)檔案信息化建設(shè)的概念

大數(shù)據(jù)是隨著信息技術(shù)的進(jìn)步與發(fā)展所衍生出來(lái)的一個(gè)概念，它記錄了大量的人類社會(huì)活動(dòng)與行為，可謂是一個(gè)信息寶庫(kù)。在現(xiàn)代信息時(shí)代下，各行各業(yè)的工作都離不開(kāi)信息與網(wǎng)絡(luò)，所以對(duì)數(shù)據(jù)的應(yīng)用量也不斷增多。大數(shù)據(jù)的增長(zhǎng)是海量化的，在大數(shù)據(jù)視野下，人們看到了數(shù)據(jù)資產(chǎn)的無(wú)限潛能和商機(jī)，因此也十分注重對(duì)這種數(shù)據(jù)資產(chǎn)的保護(hù)。人們?cè)谡莆樟撕Ａ繑?shù)據(jù)資產(chǎn)后，會(huì)通過(guò)種種手段對(duì)其中有價(jià)值的數(shù)據(jù)進(jìn)行處理及存儲(chǔ)，數(shù)據(jù)的價(jià)值因此而不斷遞增，乃至創(chuàng)造出更多的附加價(jià)值。對(duì)于事業(yè)單位的文書(shū)檔案來(lái)說(shuō)，其中主要包含了文字、圖片以及錄像等不同形式的信息資源，它們分別反映出了事業(yè)單位中的各項(xiàng)活動(dòng)，是事業(yè)單位中十分珍貴的資源。對(duì)事業(yè)單位文書(shū)檔案進(jìn)行信息化建設(shè)，實(shí)際上就是利用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)事業(yè)單位文書(shū)檔案進(jìn)行更好地收集、整理、儲(chǔ)存及利用，從而充分發(fā)揮出檔案信息的價(jià)值，以更好地服務(wù)于事業(yè)單位的發(fā)展。

二、大數(shù)據(jù)視野下的事業(yè)單位文書(shū)檔案信息化建設(shè)的意義

首先文書(shū)檔案工作是事業(yè)單位中的重要工作之一，這點(diǎn)是毋庸置疑的。但是，在以往電子信息技術(shù)沒(méi)出現(xiàn)以及不夠發(fā)達(dá)的時(shí)候，文書(shū)檔案的管理方法都是采用的傳統(tǒng)人工管理法，這種管理方法，不但需要消耗大量的人工勞動(dòng)力，而且管理效率很低，以及非常容易出現(xiàn)人工疏漏和錯(cuò)誤。后來(lái)，隨著電子信息技術(shù)的發(fā)展，將人們帶入了信息化時(shí)代，各行各業(yè)的工作都逐漸開(kāi)始融入信息化技術(shù)，事業(yè)單位文書(shū)檔案工作也不例外。事業(yè)單位文書(shū)檔案工作自開(kāi)始進(jìn)行信息化建設(shè)以來(lái)，其人工勞動(dòng)強(qiáng)度大大降低，管理效率大大提高，疏漏和錯(cuò)誤大大減少。因?yàn)橥ㄟ^(guò)信息化建設(shè)，工作人員只需要將海量的數(shù)據(jù)進(jìn)行一次錄入操作，就可以輕松、方便地實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)的開(kāi)發(fā)利用。并且，所錄入的數(shù)據(jù)還可以實(shí)現(xiàn)共享，這也推動(dòng)了文書(shū)檔案管理效能的提高。再者，在文書(shū)檔案信息記錄的查找方面，傳統(tǒng)的查找方式也需要消耗大量的人力，并且即使消耗了人力也依然查找效率低下，往往需要花費(fèi)很長(zhǎng)時(shí)間才能夠查找到所需要的信息。但是，自文書(shū)檔案信息化建設(shè)后，只需要通過(guò)任意一種查找方式，如模糊查詢、組合查詢、分類查詢等，就能夠快速便捷地找到想要的信息，非常省時(shí)省力。并且，根據(jù)文書(shū)檔案管理人員職責(zé)的不同，其管理權(quán)限也可以明確進(jìn)行劃分，管理人員可以依據(jù)自己的管理權(quán)限來(lái)進(jìn)行信息查詢?？偠灾诖髷?shù)據(jù)視野下，事業(yè)單位文書(shū)檔案信息化建設(shè)乃是社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，也是現(xiàn)代文書(shū)檔案工作的必須要求。

三、大數(shù)據(jù)視野下的事業(yè)單位文書(shū)檔案信息化建設(shè)進(jìn)程中存在的問(wèn)題

（一）檔案信息化觀念有待增強(qiáng)

以往長(zhǎng)期以來(lái)，事業(yè)單位都將文書(shū)檔案工作視為一項(xiàng)邊緣化工作，屬于可有可無(wú)的，認(rèn)為這項(xiàng)工作對(duì)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理與發(fā)展影響不大，換句話說(shuō)，就是對(duì)文書(shū)檔案工作不夠重視。因此，事業(yè)單位也并沒(méi)有緊隨信息時(shí)代的發(fā)展，及時(shí)對(duì)文書(shū)檔案工作進(jìn)行信息化建設(shè)。尤其是近年來(lái)隨著大數(shù)據(jù)的席卷，很多事業(yè)單位的思想觀念仍舊還停留在過(guò)去，并未樹(shù)立起文書(shū)檔案信息化建設(shè)意識(shí)，所以對(duì)文書(shū)檔案資源的利用率也不高，沒(méi)有充分發(fā)揮出其作用與價(jià)值，使得許多珍貴的檔案資源蒙塵生銹。

（二）信息化管理平臺(tái)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一

在以往的文書(shū)檔案工作中，由于那時(shí)信息技術(shù)尚未發(fā)達(dá)，文書(shū)檔案工作也尚未進(jìn)行信息化建設(shè)，只能夠依靠傳統(tǒng)人工勞動(dòng)力來(lái)整理檔案資料，并將整理好的檔案資料放置在檔案庫(kù)房當(dāng)中，長(zhǎng)此以往，不但檔案工作人員不堪重負(fù)，經(jīng)常因工作疏忽而導(dǎo)致珍貴的檔案資料遭到人為損壞，且本身紙質(zhì)檔案就容易發(fā)生自然老化，所以一些古舊的檔案很難保持完整性。而后來(lái)，在事業(yè)單位文書(shū)檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，信息化管理平臺(tái)標(biāo)準(zhǔn)又遲遲未能統(tǒng)一，很多工作都無(wú)章可循，因此歷史遺留問(wèn)題也無(wú)法有效解決。

（三）缺乏專業(yè)信息化管理人才

傳統(tǒng)的事業(yè)單位文書(shū)檔案工作，對(duì)檔案人員的最大要求是細(xì)心，但并不要求其具有多高的知識(shí)文化水平。但是，隨著事業(yè)單位文書(shū)檔案信息化建設(shè)進(jìn)程的不斷推進(jìn)，對(duì)檔案人員的要求也不斷提高，傳統(tǒng)的手段和方式已經(jīng)無(wú)法滿足現(xiàn)代檔案信息化管理要求。若想充分利用好信息化平臺(tái)來(lái)管理文書(shū)檔案，就必須要具備較高的信息技術(shù)知識(shí)，能夠熟練操作計(jì)算機(jī)設(shè)備，熟練應(yīng)用相關(guān)信息軟件。但事實(shí)上，事業(yè)單位大部分原來(lái)的檔案人員卻并不滿足上述要求，他們有的年紀(jì)較大，對(duì)新鮮事物的學(xué)習(xí)能力有限，無(wú)法快速融入到信息時(shí)代當(dāng)中?？梢哉f(shuō)，現(xiàn)今事業(yè)單位十分缺乏專業(yè)信息化管理人才，這是限制文書(shū)檔案信息化建設(shè)的一項(xiàng)重要因素。

四、大數(shù)據(jù)視野下的事業(yè)單位文書(shū)檔案信息化建設(shè)的路徑

（一）數(shù)字化建設(shè)開(kāi)發(fā)

傳統(tǒng)的事業(yè)單位文書(shū)檔案都是紙質(zhì)檔案，其十分繁瑣，檔案人員無(wú)論是記錄、查閱還是檢索起來(lái)都極為麻煩和困難。而在大數(shù)據(jù)視野下，我們可以充分利用信息化管理技術(shù)，對(duì)事業(yè)單位文書(shū)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)為數(shù)字化檔案，并以計(jì)算機(jī)為儲(chǔ)存平臺(tái)，從而更加方便地進(jìn)行收集、整理、儲(chǔ)存及利用。

（二）網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)開(kāi)發(fā)

大數(shù)據(jù)是依托于網(wǎng)絡(luò)而存在的，因此在事業(yè)單位文書(shū)檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，也必須要充分利用網(wǎng)絡(luò)，通過(guò)構(gòu)建完善的網(wǎng)絡(luò)立體化體系，對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行分類、歸檔、組卷及下載，從而真正實(shí)現(xiàn)信息共享。

（三）安全化管理

大數(shù)據(jù)和信息化技術(shù)雖然大大方便了事業(yè)單位文書(shū)檔案管理，但與此同時(shí)也帶來(lái)了許多安全隱患。事業(yè)檔案的文書(shū)檔案許多都是企業(yè)的重要資源，需要做保密處理，但是現(xiàn)在很多黑客和不法分子會(huì)利用系統(tǒng)漏洞來(lái)竊取檔案。針對(duì)這種隱患，必須要加強(qiáng)對(duì)信息化管理系統(tǒng)的安全管理，及時(shí)優(yōu)化和升級(jí)系統(tǒng)，修補(bǔ)系統(tǒng)漏洞，并采取先進(jìn)的加密技術(shù)，切實(shí)保障檔案信息的安全。

五、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在當(dāng)前信息化時(shí)代及大數(shù)據(jù)視野的背景下，事業(yè)單位文書(shū)檔案工作發(fā)生了很大的轉(zhuǎn)變。事業(yè)單位必須要充分利用信息技術(shù)與大數(shù)據(jù)環(huán)境，更好地完善文書(shū)檔案信息化建設(shè)，從而提高文書(shū)檔案工作效率及檔案利用率，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。

作者單位：洛陽(yáng)市糧食局直屬分局