試析高校檔案管理質(zhì)量保障體系建設(shè)

西仁娜依·玉素輔江

試析高校檔案管理質(zhì)量保障體系建設(shè)

西仁娜依·玉素輔江

隨著我國文化事業(yè)的快速發(fā)展，高校檔案管理工作成為了文化事業(yè)的重要一部分，檔案記載了學(xué)校的歷史、科研成果等，檔案管理質(zhì)量保障體系是高校開展管理工作的基礎(chǔ)，提高高校檔案管理質(zhì)量成為各大高校發(fā)展的一種趨勢。因此，高校應(yīng)該建立檔案管理體系，保障檔案管理工作的順利開展。

高校檔案管理 質(zhì)量保障 體系建設(shè)

隨著我國各高校的普遍改革，高校對于檔案管理工作更加重視，高校檔案記錄著學(xué)校發(fā)生的歷史軌跡，是重要的信息資源，只有管理好這些檔案才能利用好這些資源。檔案質(zhì)量管理時，需要在檔案管理工作建立一套完善的管理質(zhì)量保障體系，這對于提高檔案管理質(zhì)量水平，促進(jìn)檔案管理工作的順利開展，都有重要的指導(dǎo)意義[1]。

一、高校檔案管理質(zhì)量保障體系建設(shè)的現(xiàn)狀

(一)高校檔案管理質(zhì)量不高

檔案管理工作是高校管理工作中重要的基礎(chǔ)，它與其他工作是密不可分的，高校檔案質(zhì)量體系的建設(shè)是個復(fù)雜的過程，需要管理人員的奉獻(xiàn)精神、服務(wù)意識等方面作為支撐。很多管理人員認(rèn)為這是一個沒有意義的工作，沒有前途又枯燥無味，就造成了管理人員的工作懈怠，使得整體檔案管理人員服務(wù)意識差，影響了檔案管理工作的開展。

(二)檔案管理設(shè)施落后

很多高校的檔案管理設(shè)施陳舊，還采用傳統(tǒng)的管理設(shè)施，嚴(yán)重影響了檔案管理工作的進(jìn)程。隨著科技的發(fā)展，檔案管理對于硬件的設(shè)備要求越來越高，現(xiàn)在高校采用的都是科技化管理進(jìn)程，比如移動存儲設(shè)備、計算機(jī)、光盤等，都成為了檔案管理部門的必備品。如果硬件設(shè)施的缺乏，會影響檔案管理工作的進(jìn)度，造成管理工作效率下降。

(三)檔案管理制度不完善

健全的檔案管理體系能夠指導(dǎo)高校的檔案管理工作，還能規(guī)范檔案管理人員的工作，但在高校檔案管理工作中，檔案管理體系不健全、檔案管理制度不科學(xué)，這在很大程度上影響了高校的管理工作[2]。檔案管理質(zhì)量是檔案管理的重要環(huán)節(jié)，只有檔案管理人員明確管理制度，才能杜絕人為造成信息的錯誤。

二、高校檔案管理質(zhì)量保障體系的建設(shè)

(一)完善檔案管理制度

高校在檔案管理過程中，檔案管理制度是高校檔案管理工作的基礎(chǔ)。首先，高校要建立檔案的各項管理制度，建立評審制度，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)派人定期到檔案室進(jìn)行檢查，看檔案管理老師是否按照管理制度進(jìn)行工作，如果沒有，應(yīng)該對其進(jìn)行批評，給其他的老師起到警示作用，讓老師嚴(yán)格的遵守管理制度。其次，做好安保工作。檔案事關(guān)學(xué)校的隱私，這就需要對檔案做好安保工作，以防泄露給無關(guān)的外來人員。最后，在檔案管理中，還應(yīng)該制度檔案管理監(jiān)制制度，學(xué)校應(yīng)該成立監(jiān)督小組，確保信息的及時錄入。

(二)推動檔案信息化建設(shè)

隨著科技的發(fā)展，信息時代的到來改變了人們的生活方式，也為高校的檔案管理帶來了便捷性，傳統(tǒng)的管理方法，耗費(fèi)人力、財力，而且在查閱檔案信息時不方便，時間久遠(yuǎn)，會造成檔案材料失真，很難提升檔案管理的進(jìn)程。所以，要想提高檔案管理質(zhì)量體系，必須推動檔案管理數(shù)字化建設(shè)。首先，將檔案信息化管理放在優(yōu)先位置，信息化建設(shè)需要大量資金的投入，因此要根據(jù)學(xué)校的實(shí)際情況提前做好預(yù)算處理。其次，構(gòu)建完善的人才培訓(xùn)制度。高校檔案的信息化建設(shè)，離不開專業(yè)人才對檔案管理的維護(hù)，所以，高校要培養(yǎng)專業(yè)化的人才，加強(qiáng)培訓(xùn)力度，從校外引進(jìn)計算機(jī)方面的人才，提高高校檔案管理質(zhì)量。

(三)對檔案管理人員進(jìn)行教育培訓(xùn)

檔案管理人員是檔案管理工作順利開展的基礎(chǔ)，很多檔案管理人員認(rèn)為檔案管理工作枯燥、沒有前途，導(dǎo)致在工作中缺乏耐心、不認(rèn)真，嚴(yán)重影響了檔案管理工作的進(jìn)程。因此，要想提高高校檔案管理工作的質(zhì)量，必須加強(qiáng)對檔案管理人員的教育培訓(xùn)，使得他們認(rèn)識到檔案工作的重要性，從而提高對自己工作的熱愛之情，增強(qiáng)工作使命感，建成一支專業(yè)化、職業(yè)化的隊伍。高校要不斷創(chuàng)新管理方式，提高工作效率，形成一支具備檔案建設(shè)的專業(yè)人才，不斷提高檔案管理人員素質(zhì)，促進(jìn)檔案管理工作開展。

(四)制定檔案管理獎懲體系

檔案管理是一個關(guān)系高?？蒲小W(xué)生管理、招生就業(yè)等高校辦學(xué)中諸多重要環(huán)節(jié)的基礎(chǔ)。因此，為了進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理工作質(zhì)量保障的體系建設(shè)，各高校需要結(jié)合實(shí)際情況出臺系統(tǒng)的獎懲體系[3]。比如在工作中玩忽職守，造成檔案丟失，學(xué)校應(yīng)該給予嚴(yán)肅處分，對于在工作中表現(xiàn)突出的人員，應(yīng)該給予獎勵。同時，學(xué)校每年舉辦一次評選活動，選出優(yōu)秀管理員，這樣才能積極推動高校檔案管理質(zhì)量體系的建設(shè)。

三、結(jié)語

高校檔案管理工作是學(xué)校各工作的重要基礎(chǔ)，對高校的發(fā)展起著重要作用。針對存在的問題，高校要重視，找出解決方案。此外，高校要不斷完善檔案管理制度、推動檔案信息化建設(shè)、培養(yǎng)專業(yè)的檔案人員、制定檔案管理獎懲體系，使高校檔案管理質(zhì)量體系的順利進(jìn)行。高校檔案管理工作是一個復(fù)雜的工程，需要各個方面不斷完善，才能為我國的教育發(fā)展做出更大的貢獻(xiàn)。

[1]宋紹梅.淺談高校檔案管理質(zhì)量保障體系建設(shè)[J].科技資訊,2014(31):223.

[2]王瑋.高校檔案管理質(zhì)量保障體系建設(shè)探究[J].科技資訊,2016(10):72～73.

[3]胡水旺.淺析高校檔案管理質(zhì)量保障體系建設(shè)[J].太原城市職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報,2013(08):104～105.

西北民族大學(xué))

西仁娜依·玉素輔江，維吾爾族，甘肅蘭州人，中級職稱，研究方向：檔案管理。