數(shù)字檔案資源的長(zhǎng)期保存方案探究

周國(guó)富

摘要：檔案管理信息化之后，產(chǎn)生了大量的數(shù)字檔案資源，數(shù)字檔案資源的保存和整理變成了檔案管理工作的重要部分，本文對(duì)已經(jīng)建設(shè)的好的數(shù)字檔案資源的長(zhǎng)期保存技術(shù)以及具體實(shí)施方案進(jìn)行了匯總和分析，總結(jié)了數(shù)字檔案資源長(zhǎng)期保存的模式、策略和優(yōu)選方案。

關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案；長(zhǎng)期保存；方案研究

數(shù)字檔案資源是檔案信息化管理的產(chǎn)物，其保存和整理工作是新時(shí)期檔案管理工作的一個(gè)重要部分。數(shù)字檔案資源是借助計(jì)算機(jī)設(shè)備和相應(yīng)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)進(jìn)行檔案存儲(chǔ)利用的檔案資源的總和，就其類型來(lái)說(shuō)可以分為虛擬數(shù)字檔案和實(shí)體數(shù)字檔案兩種。數(shù)字檔案資源同實(shí)體檔案一樣，在充實(shí)到數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中后也需要進(jìn)行有效的管理和整合，以保障數(shù)字檔案資源能夠被合理存放、充分利用。

一、數(shù)據(jù)檔案資源管理現(xiàn)狀

數(shù)字檔案資源管理存在收集、體系搭建、長(zhǎng)期保存和評(píng)價(jià)四個(gè)環(huán)節(jié)，其中收集與體系搭建是數(shù)字檔案資源建設(shè)的部分，長(zhǎng)期保存和評(píng)價(jià)則是相互結(jié)合在一起的數(shù)字檔案資源的維護(hù)部分。目前數(shù)字檔案類型主要包括電子文檔、文件、圖片、視頻等幾種，數(shù)字檔案資源庫(kù)一般分為本地與數(shù)據(jù)檔案資源共享共建兩種形式，本地就是將數(shù)字資源庫(kù)安裝在本地的服務(wù)器，通過(guò)IP地址來(lái)限制局域網(wǎng)的訪問(wèn)范圍，數(shù)字資源共享共建模式則是將數(shù)據(jù)資源安裝在某個(gè)機(jī)構(gòu)，幾個(gè)附屬機(jī)構(gòu)共同使用。而通常數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)模式主要有自建、與公司聯(lián)建和機(jī)構(gòu)聯(lián)盟三種模式。

二、數(shù)字檔案資源長(zhǎng)期保存方案研究

數(shù)字檔案的建設(shè)是一個(gè)不斷持續(xù)更新的過(guò)程，在相應(yīng)的硬軟件、系統(tǒng)設(shè)施完善后，資源的補(bǔ)充和管理的維護(hù)也是一項(xiàng)重要的工程。數(shù)字檔案資源相較于紙質(zhì)檔案在保存方面有著較大的優(yōu)勢(shì)，實(shí)體空間占用小，也不需要定期保養(yǎng)，但其也需要相應(yīng)的管理、維護(hù)體系，解決數(shù)字檔案資源的累積和長(zhǎng)期保存等方面的問(wèn)題。數(shù)字檔案的長(zhǎng)期保存主要涉及保存技術(shù)、保存體制兩大層面的內(nèi)容。

1.技術(shù)層面。數(shù)字檔案的保存技術(shù)是保障數(shù)字檔案資源利用率的有效手段數(shù)字檔案長(zhǎng)期保存技術(shù)。在技術(shù)的支持下數(shù)字檔案方能夠保證不丟失、不損毀，并能夠在相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)間內(nèi)被系統(tǒng)以正確的格式和方法查詢到，為用戶所利用。目前數(shù)字檔案的長(zhǎng)期保存技術(shù)主要有“拷貝”“遷移”“數(shù)字圖形輸入板”“虛擬計(jì)算機(jī)技術(shù)”“標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)”“數(shù)據(jù)再造技術(shù)”等，這些數(shù)字資源的保存技術(shù)各有優(yōu)缺點(diǎn)，相對(duì)來(lái)說(shuō)拷貝和遷移是比較基礎(chǔ)層面的技術(shù)手段，適用于短期的保存或者數(shù)據(jù)量較少的時(shí)候，而數(shù)字同行輸入板、虛擬計(jì)算機(jī)技術(shù)等則是比較有前景的保存技術(shù)，盡管當(dāng)前有研發(fā)成本、技術(shù)成本高等特點(diǎn)，但是在數(shù)據(jù)信息保存的完整度和穩(wěn)定性方面都很有優(yōu)勢(shì)，相應(yīng)地在深入的研發(fā)過(guò)程中克服缺點(diǎn)的時(shí)候，就可以更廣泛地進(jìn)行推廣了。而標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)和數(shù)據(jù)再造技術(shù)等，雖然對(duì)數(shù)據(jù)的完善有一定效果，但是自身的缺點(diǎn)也比較明顯，比如標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)在進(jìn)行數(shù)據(jù)格式整體轉(zhuǎn)換成特定的形式時(shí)，常會(huì)出現(xiàn)格式上的錯(cuò)誤，很標(biāo)準(zhǔn)化也讓一些數(shù)據(jù)檔案資源喪失了“個(gè)性”；數(shù)據(jù)再造技術(shù)雖然對(duì)于數(shù)據(jù)檔案信息的恢復(fù)有著一定的作用，讓數(shù)據(jù)檔案資源能夠“可持續(xù)”地保存，在其在數(shù)據(jù)恢復(fù)的完整度方面卻難以進(jìn)行評(píng)估。

2.保存體制層面。數(shù)據(jù)檔案資源的保存體制應(yīng)包含兩方面的內(nèi)容，即數(shù)字檔案資源的存繳、數(shù)字檔案資源的優(yōu)選。

首先，要實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案資源的長(zhǎng)期累積和保存，必須建立完善的數(shù)據(jù)檔案資源存繳制度，因?yàn)橹挥忻鞔_、清晰的存繳才能保證數(shù)據(jù)資源的信息特征的完善，也才能在數(shù)據(jù)資源庫(kù)中有明確的“身份證”，便于查詢的同時(shí)也利于長(zhǎng)久的保存。數(shù)據(jù)檔案資源存繳有幾點(diǎn)內(nèi)容必須明確、清楚：①收繳的內(nèi)容。是個(gè)人的論文、專利，還是機(jī)構(gòu)的活動(dòng)記錄等。②收繳的主體。由哪個(gè)機(jī)構(gòu)的哪個(gè)人來(lái)上傳和收繳的？一定要把責(zé)任落實(shí)到個(gè)人。③有效的權(quán)益保障機(jī)制。一方面收取數(shù)字檔案的機(jī)構(gòu)要保障數(shù)據(jù)檔案資源的“入庫(kù)”流程清晰，另一方面上繳數(shù)字檔案資源的機(jī)構(gòu)和讀者的權(quán)益也要有所保障，可以對(duì)積極上繳優(yōu)質(zhì)、必要數(shù)字檔案資源的單位和個(gè)人給予獎(jiǎng)勵(lì)。

其次，數(shù)字檔案資源的長(zhǎng)期累積和保存并不是毫無(wú)選擇的，并不是所有的數(shù)字檔案資源都需要長(zhǎng)期保存，數(shù)字檔案資源管理單位要根據(jù)不同的情況來(lái)實(shí)現(xiàn)資源的豐富和優(yōu)選。①確定哪些哪類數(shù)字檔案資源應(yīng)該長(zhǎng)期保存。②為長(zhǎng)期保存的數(shù)字檔案資源選擇相應(yīng)的、適合的保存技術(shù)手段。③為節(jié)省經(jīng)費(fèi)和提升數(shù)字檔案資源的利用率，可以與相關(guān)機(jī)構(gòu)聯(lián)盟，聯(lián)合保存那些需要長(zhǎng)期保存的數(shù)字檔案資源，避免重復(fù)建設(shè)，也增強(qiáng)長(zhǎng)期保存的質(zhì)量。④拓展長(zhǎng)期保存的檔案資源類型。隨著時(shí)代的發(fā)展熟悉檔案資源的類型也越來(lái)越豐富，因而數(shù)字檔案管理部門也應(yīng)積極依據(jù)自身特點(diǎn)拓展數(shù)字檔案資源的類型，令數(shù)字檔案資源庫(kù)更加豐富。⑤長(zhǎng)期保存數(shù)字檔案資源的途徑也應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)積極拓展，這需要技術(shù)研發(fā)的投入和與第三方的積極合作來(lái)完成。⑥設(shè)置長(zhǎng)期保存的數(shù)字檔案資源的保密層級(jí)和公開(kāi)期限，及時(shí)地將可供分享的數(shù)字檔案資源的閱覽權(quán)限下放，同時(shí)又保護(hù)好需要達(dá)到相應(yīng)要求才能查閱的資源。

此外，需要將數(shù)字檔案資源的長(zhǎng)期保存與數(shù)字檔案資源的評(píng)價(jià)結(jié)合來(lái)看。數(shù)字檔案資源的評(píng)價(jià)雖是與數(shù)字檔案資源的長(zhǎng)期保存分列的前后交替的環(huán)節(jié)，但實(shí)際上數(shù)字檔案資源的評(píng)價(jià)也涉及到對(duì)數(shù)字檔案資源保存類型、保存方案的影響因素，因此，探究數(shù)字檔案資源的長(zhǎng)期保存，有必要強(qiáng)調(diào)一下數(shù)字檔案資源的評(píng)價(jià)原則。數(shù)字檔案資源的評(píng)價(jià)應(yīng)依據(jù)通用、定性與定量相結(jié)合等兩個(gè)原則來(lái)進(jìn)行，也就是說(shuō)要對(duì)不同類的數(shù)字檔案資源的共性進(jìn)行把握，建立評(píng)價(jià)指標(biāo)，同時(shí)對(duì)數(shù)據(jù)檔案資源的評(píng)價(jià)要從其本質(zhì)規(guī)律和綜合數(shù)據(jù)等兩方面進(jìn)行。在具體評(píng)價(jià)時(shí)既要考慮數(shù)據(jù)檔案資源的使用價(jià)值，在質(zhì)量方面是否符合要求，又要考慮數(shù)字檔案資源的社會(huì)價(jià)值，適用范圍、影響力等。

結(jié)語(yǔ)：

數(shù)字檔案資源的長(zhǎng)期保存方案，應(yīng)基于對(duì)數(shù)字檔案資源建設(shè)的深入了解開(kāi)展，從技術(shù)與體制以及數(shù)字檔案資源的評(píng)價(jià)等幾方面來(lái)考量，把握長(zhǎng)期保存應(yīng)該“保存什么”“怎么保存”的問(wèn)題。同時(shí)，我們可以預(yù)見(jiàn)數(shù)字檔案資源長(zhǎng)期保存的發(fā)展方向：保障豐富的同時(shí)突出特色化，增強(qiáng)便捷性，加強(qiáng)技術(shù)保障，促進(jìn)交流合作，讓數(shù)字檔案資源充分發(fā)揮實(shí)用價(jià)值和文化價(jià)值。

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