基于RFID物聯(lián)網(wǎng)檔案管理系統(tǒng)

張文雅

基于RFID物聯(lián)網(wǎng)檔案管理系統(tǒng)

張文雅

本文研究了傳統(tǒng)檔案管理的缺陷問(wèn)題及RFID物聯(lián)網(wǎng)檔案管理系統(tǒng)的功能效應(yīng)，并在此基礎(chǔ)上進(jìn)一步挖掘RFID物聯(lián)網(wǎng)檔案管理的優(yōu)勢(shì)，加緊對(duì)RFID標(biāo)簽技術(shù)的開(kāi)發(fā)應(yīng)用，克服物聯(lián)網(wǎng)檔案管理的技術(shù)困難，更加廣泛的應(yīng)用RFID技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)管理，避免現(xiàn)代信息技術(shù)造成的檔案信息泄露等問(wèn)題。RFID物聯(lián)網(wǎng)檔案管理以先進(jìn)技術(shù)的為核心，逐步的優(yōu)化了檔案管理的性能，體現(xiàn)RFID物聯(lián)網(wǎng)檔案管理的優(yōu)勢(shì)，突出RFID物聯(lián)網(wǎng)檔案管理的安全性、便捷性等特征。RFID物聯(lián)網(wǎng)檔案管理系統(tǒng)，引領(lǐng)信息時(shí)代檔案管理的技術(shù)發(fā)展應(yīng)用，為檔案管理全面提升管理水平、管理質(zhì)量奠定了技術(shù)基礎(chǔ)。

RFID 物聯(lián)網(wǎng) 檔案管理 系統(tǒng)

隨著信息化的來(lái)臨，檔案管理工作也面臨著新的挑戰(zhàn)，對(duì)檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化、信息化提出更高的要求，但是由于人們檔案管理的意識(shí)薄弱，制度規(guī)章的不規(guī)范，使得檔案保管地條件受限，檔案保管的時(shí)間、載體等諸多不確定性往往會(huì)導(dǎo)致檔案管理疏漏，收集過(guò)程中難以保證檔案完整性。導(dǎo)致檔案管理成了當(dāng)前諸多的弊端之一，檔案管理的時(shí)間不確定、規(guī)律不明確，具有不可預(yù)見(jiàn)性。都很可能導(dǎo)致檔案管理部門(mén)對(duì)檔案收集、管理的困難，進(jìn)而對(duì)于檔案的利用工作開(kāi)展比較狹窄。物聯(lián)網(wǎng)是指通過(guò)射頻識(shí)別、紅外線(xiàn)感應(yīng)等多種傳感設(shè)備集合，結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)相融合，通過(guò)信息交換，以實(shí)現(xiàn)智能化識(shí)別，跟蹤定位等。物聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下沒(méi)有生命的物體植入各種微型感應(yīng)芯片后，借助網(wǎng)絡(luò)能夠?qū)崿F(xiàn)物體與物體的通信、人與物體的對(duì)話(huà)，物體與物體之間的交流構(gòu)成比互聯(lián)網(wǎng)更加智能的物聯(lián)網(wǎng)。物聯(lián)網(wǎng)很有可能得到大量的使用，隨著信息技術(shù)更新，物聯(lián)網(wǎng)的檔案管理彌補(bǔ)現(xiàn)有的檔案管理的不足。

一、基于RFID物聯(lián)網(wǎng)檔案管理的功能

RFID標(biāo)簽可以根據(jù)保管環(huán)境自動(dòng)感知、智能調(diào)節(jié)，在庫(kù)存實(shí)物檔案保管環(huán)境中通過(guò)布置RFID感知芯片，并在芯片中設(shè)定信息，其通過(guò)網(wǎng)絡(luò)可以實(shí)現(xiàn)檔案之間的交流，自我調(diào)控等多種因素的感知，保管環(huán)境信息自動(dòng)識(shí)別。實(shí)現(xiàn)了檔案管理的科學(xué)智能化發(fā)展，檔案管理不僅能識(shí)別現(xiàn)有的檔案內(nèi)容之間相關(guān)的背景信息，實(shí)現(xiàn)通信、定位、跟蹤等，而且檔案存儲(chǔ)人員可以根據(jù)內(nèi)容摘要信息與知識(shí)檔案管理的質(zhì)量和完整程度保證接收檔案的完整性，開(kāi)展檔案管理工作。物聯(lián)網(wǎng)可以實(shí)現(xiàn)檔案通信功能區(qū)域庫(kù)房管理，應(yīng)對(duì)RFID標(biāo)簽識(shí)別相關(guān)聯(lián)的檔案信息，對(duì)信息進(jìn)行甄別選擇，對(duì)檔案信息進(jìn)行遠(yuǎn)程操作，利用RFID標(biāo)簽功能定位的作用。RFID標(biāo)簽與傳統(tǒng)檔案管理相比具有絕對(duì)的優(yōu)勢(shì)，這使檔案在管理效率和管理水平上得到極大的提高。運(yùn)用RFID技術(shù)、開(kāi)發(fā)檔案管理系統(tǒng)將改變傳統(tǒng)檔案收集、整理、保管和利用全過(guò)程，共同實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動(dòng)化、智能化管理。

二、傳統(tǒng)檔案管理存在的問(wèn)題

（一）時(shí)間長(zhǎng)、效率低

傳統(tǒng)檔案管理具有時(shí)間長(zhǎng)、效率低的突出問(wèn)題。針對(duì)當(dāng)前檔案管理規(guī)范化發(fā)展的需求以及檔案管理多樣化，信息量逐漸膨脹，尋求檔案管理的轉(zhuǎn)型升級(jí)迫在眉睫。傳統(tǒng)檔案管理存在整理時(shí)間較長(zhǎng)，檔案管理采用原始手工錄入登記的方法效率低，而且對(duì)于檔案進(jìn)行殺毒后，員工將檔案手工分類(lèi)錄入的方法浪費(fèi)了時(shí)間和精力，其不利于檔案管理流程的優(yōu)化。傳統(tǒng)檔案管理，采取人工操作不可避免的存在檔案錯(cuò)誤存放的情況，難免被打亂造成無(wú)序查找的困難。而且由于管理者對(duì)于信息的編輯的方式不同，增加了查找的難度，加之檔案管理手段無(wú)法有效保證檔案的安全性和防止檔案被惡意盜用，但管理的價(jià)值得不到體現(xiàn)。依靠傳統(tǒng)的檔案管理方式，信息統(tǒng)計(jì)量的安全性難以保證。但管理作為一項(xiàng)復(fù)雜的工作，傳統(tǒng)的管理方式和技術(shù)暴露出來(lái)的問(wèn)題日益明顯，在檔案資料編目上基本上靠大量的人力去編寫(xiě)，檔案管理工作量過(guò)大，工作效率低，對(duì)于檔案管理沒(méi)有科學(xué)合理的分工，檔案管理缺乏重視程度。

（二）檔案管理的錯(cuò)誤率高

傳統(tǒng)檔案管理受到手工錄入的影響，難免存在較高的信息錄入錯(cuò)誤，直接影響檔案分類(lèi)的準(zhǔn)確性，無(wú)法保證檔案管理的信息被準(zhǔn)確的查閱保密，這造成了檔案管理的直接性管理錯(cuò)誤，不僅造成了工作人員傳統(tǒng)的重復(fù)工作的不便，且使得檔案信息混亂難以辨認(rèn)，極大降低了檔案管理的潛在價(jià)值。尤其涉及檔案信息核實(shí)的情況時(shí)，由于錯(cuò)誤的檔案信息必然造成檔案查閱使用者的應(yīng)用障礙，亦或是造成嚴(yán)重的后果。因此，提高檔案管理的效率和準(zhǔn)確率，是當(dāng)前檔案管理工作亟待解決的關(guān)鍵問(wèn)題之一。對(duì)檔案管理提出了更高的要求，希望檔案管理朝著更加科學(xué)便捷的方向發(fā)展，為檔案使用者節(jié)省時(shí)間，提高辦事效率等。

三、基于RFID物聯(lián)網(wǎng)檔案管理的優(yōu)勢(shì)

（一）掃描速度快、數(shù)據(jù)量大

基于RFID檔案管理掃描速度快、數(shù)據(jù)量大，極大地增強(qiáng)了管理者對(duì)庫(kù)存檔案的信息收集，交換以及跟蹤定位的能力，增強(qiáng)了RFID檔案標(biāo)簽與管理者之間的粘性，顯示RFID檔案通過(guò)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的融合，實(shí)現(xiàn)對(duì)RFID檔案的名目、數(shù)量等多種信息的監(jiān)管，提高了檔案管理的效率，有助于存檔的動(dòng)態(tài)監(jiān)控管理。RFID讀寫(xiě)器同時(shí)可以實(shí)現(xiàn)多個(gè)位置信息的鎖定、檔案內(nèi)容占有信息的搜索讀取速度、掃描速度快。RFID檔案管理效率高，且錯(cuò)誤率低。且隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用，導(dǎo)致不同區(qū)域檔案信息管理聯(lián)合，構(gòu)建檔案信息平臺(tái)成為可能，為跨區(qū)域、跨時(shí)間查閱檔案信息成為可能，突破了傳統(tǒng)檔案管理的局限性，成為當(dāng)前RFID物聯(lián)網(wǎng)檔案管理的發(fā)展的趨勢(shì)之一，在加緊構(gòu)建物聯(lián)網(wǎng)檔案管理信息平臺(tái)建設(shè)的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)檔案管理RFID讀寫(xiě)器的升級(jí)優(yōu)化，對(duì)RFID讀寫(xiě)器進(jìn)行創(chuàng)新研發(fā)，是優(yōu)化檔案管理的重要保障。尤其是針對(duì)RFID物聯(lián)網(wǎng)檔案管理的保密技術(shù)、防盜功能以及信息定位跟蹤等投入力度必須重視，以此來(lái)提高基于RFID物聯(lián)網(wǎng)檔案管理系統(tǒng)的管理效率。

（二）RFID標(biāo)簽容量大、抗污染性強(qiáng)

RFID標(biāo)簽容量大、抗污染性強(qiáng)，RFID標(biāo)簽原件可以重復(fù)的使用，與傳統(tǒng)的檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)介質(zhì)相比，其存儲(chǔ)數(shù)據(jù)量大大的增加，RFID標(biāo)簽可以重復(fù)的使用、刪除等，反復(fù)應(yīng)用功能，方便檔案信息的更新替換。RFID標(biāo)簽讀取器具有體型小，形狀多元化的發(fā)展特征，不受尺寸和形狀的限制，RFID標(biāo)簽讀取器可以有不同的檔案管理。RFID標(biāo)簽容量大、抗污染性強(qiáng)，可重復(fù)利用的效率高，通常不容易受到外界環(huán)境的侵蝕造成損壞，加之長(zhǎng)期使用RFID檔案管理提高了檔案管理工作人員工作效率的同時(shí)，滿(mǎn)足人們對(duì)于閱讀的需求，構(gòu)成了檔案管理的雙重便利的效應(yīng)。

（三）安全性高

RFID標(biāo)簽數(shù)據(jù)有密碼保護(hù)識(shí)別功能，RFID標(biāo)簽具有較高的安全性，同時(shí)RFID標(biāo)簽具有防盜定位功能，及時(shí)報(bào)警，可以有效的防止檔案的丟失。RFID標(biāo)簽對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)管理，應(yīng)用現(xiàn)代傳感技術(shù)等將檔案信息進(jìn)行加密處理，并具有自動(dòng)報(bào)警、防盜功能，這對(duì)于檔案管理具有十分重要的保護(hù)作用。

四、基于RFID物聯(lián)網(wǎng)檔案管理的操作流程

對(duì)新的檔案入庫(kù)前進(jìn)行殺毒消后，根據(jù)檔案的類(lèi)別等相關(guān)信息，對(duì)檔案進(jìn)行編目并最終寫(xiě)入RFID標(biāo)簽中生成電子標(biāo)簽，傳送到信息數(shù)據(jù)庫(kù)中心，并最終將檔案進(jìn)行保管，接著對(duì)檔案進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)管理，管理查閱相關(guān)檔案內(nèi)容系統(tǒng)編號(hào)，提取中心數(shù)據(jù)庫(kù)里的數(shù)據(jù)信息核對(duì)無(wú)誤后發(fā)出指令，自動(dòng)識(shí)別模塊檔案存放的物理位置。如果反饋信息與查詢(xún)信息不一致，監(jiān)控模塊將自動(dòng)發(fā)出異常報(bào)警。當(dāng)信息與出庫(kù)指令信息進(jìn)行核對(duì)，對(duì)于異常情況進(jìn)行警報(bào)防止檔案被毀、被盜等。銷(xiāo)毀檔案，檔案的價(jià)值具有時(shí)間效應(yīng)，對(duì)于失去存檔價(jià)值的檔案進(jìn)行提示銷(xiāo)毀以避免其占用過(guò)多的檔案管理資源，同時(shí)管理人員也可以根據(jù)檔案銷(xiāo)毀系統(tǒng)發(fā)出的指令反饋保管期限，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的有效管理。

五、結(jié)語(yǔ)

物聯(lián)網(wǎng)相關(guān)技術(shù)將實(shí)物檔案管理推向了新的高度，在實(shí)現(xiàn)人與檔案，檔案與檔案之間直接對(duì)話(huà)的基礎(chǔ)上，讓檔案開(kāi)口說(shuō)話(huà)，賦予檔案高級(jí)智能化的管理模式，改變傳統(tǒng)檔案收集管理的比較難的現(xiàn)狀，優(yōu)化了檔案管理的整個(gè)過(guò)程。物聯(lián)網(wǎng)作為現(xiàn)代信息技術(shù)產(chǎn)物，在提高實(shí)物檔案管理的效率的基礎(chǔ)上，同時(shí)也為檔案信息機(jī)密泄露帶來(lái)了更多的風(fēng)險(xiǎn)。雖然當(dāng)前RFID標(biāo)簽的價(jià)格成本、技術(shù)操作等，限制了其實(shí)際應(yīng)用的廣泛程度，但是在檔案管理的問(wèn)題中，隨著互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的到來(lái)，檔案保管必將朝著更加安全方便的方向發(fā)展，作為為未來(lái)數(shù)字檔案管理的重要工具。

[1]王麗．淺談檔案管理工作的重要性[J]．科技信息,2010(23)．

[2]李英杰．城建檔案管理工作淺析[J]．遼寧醫(yī)學(xué)院學(xué)報(bào)(社會(huì)科學(xué)版),2009(03)．

[3]劉思洋,趙鵬．論醫(yī)學(xué)院校檔案管理的重要性[J]．人力資源管理,2010(04)．

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（作者單位：周口師范學(xué)院校長(zhǎng)辦公室）

本文系周口師范學(xué)院青年基金項(xiàng)目：基于RFID物聯(lián)網(wǎng)的檔案管理系統(tǒng)研究與設(shè)計(jì)（編號(hào)：ZKNUB3201713）。

張文雅（1985-），女，漢族，河南周口人，學(xué)士，周口師范學(xué)院校長(zhǎng)辦公室，助理館員。