探討信息化技術(shù)在城市建設(shè)檔案管理中的應(yīng)用

陳國(guó)富

摘 要：隨著城市化進(jìn)程的不斷加快，城市中各種建筑在不斷的增多，對(duì)于相關(guān)文件管理的要求也日益提高。隨著信息化程度的提高，在城市建設(shè)檔案管理工作中使用信息化技術(shù)，有效的提高檔案管理的速度與利用率。本文分析了城市建設(shè)檔案信息化管理的問(wèn)題，并提出了相關(guān)的措施，希望對(duì)城市建設(shè)檔案信息化管理有所幫助。

關(guān)鍵詞：信息化技術(shù)；城市建設(shè)；檔案管理；應(yīng)用

隨著科技的發(fā)展，城市建設(shè)檔案管理工作中使用信息化技術(shù)是必然的，信息化技術(shù)的應(yīng)用可以有效的提高檔案管理工作的速度。相較于傳統(tǒng)的檔案管理，信息化檔案管理工作有著很多的優(yōu)點(diǎn)，不僅是在管理速度更快方面，也給檔案信息的利用提供了方便，充分的發(fā)揮了檔案管理工作的意義，因此應(yīng)該在城市建設(shè)檔案管理工作中使用信息化技術(shù)。

1 在檔案管理中應(yīng)用信息化技術(shù)的重要意義

1.1 保證檔案是真實(shí)完整的

檔案必須是真實(shí)的，假如檔案是不真實(shí)的也就沒(méi)有利用價(jià)值了。在檔案管理工作中利用信息化技術(shù)可以真實(shí)的反應(yīng)出紙質(zhì)檔案的實(shí)際情況。紙質(zhì)檔案在管理工作中常常會(huì)出現(xiàn)紙質(zhì)變黃、字跡模糊等的情況，會(huì)耗費(fèi)大量的人力與財(cái)力；紙質(zhì)檔案還會(huì)出現(xiàn)涂改、破損或者是丟失等的情況，而電子檔案則不會(huì)出現(xiàn)這些情況，因此電子檔案可以保證檔案至真實(shí)、完整的。

1.2 提高檔案處理的速度

在檔案管理工作中應(yīng)用信息化技術(shù)可以及時(shí)的將資料歸檔，并提高檔案的利用速度。比如：在檔案托管中心，代管的事業(yè)職工、自由職業(yè)者的檔案有很多，這些人員的檔案轉(zhuǎn)移、保險(xiǎn)的續(xù)費(fèi)、檔案信息的查找等工作是很多的，并且這些人員的流動(dòng)性比較強(qiáng)，因此在查找一個(gè)人的信息的時(shí)候，使用傳統(tǒng)的管理方式就必須在“歸檔”之后才可以進(jìn)行查詢，但是使用計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)管理檔案的時(shí)候，在接受檔案之后就可以直接把這個(gè)人的信息錄入到系統(tǒng)當(dāng)中，方便了對(duì)檔案的查詢，提高了工作的速度。利用信息化系統(tǒng)，可以快速的查詢數(shù)萬(wàn)人的個(gè)人信息與社保繳費(fèi)等的信息，而使用傳統(tǒng)的檔案管理方法則需要很長(zhǎng)的時(shí)間才可以完成這一工作。因而，信息化技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用可以降低工作人員的工作量，提高員工工作的效率。

1.3 節(jié)約了辦公的成本

傳統(tǒng)的檔案管理方法當(dāng)中，檔案管理的數(shù)量是與管理人員的工作量相關(guān)的，隨著檔案數(shù)量不斷的增加，就應(yīng)該增加檔案管理人員了，因此就會(huì)增加辦公的成本，在檔案管理工作中使用信息化技術(shù)，需要在檔案接收的時(shí)候?qū)⒓堎|(zhì)與影響材料轉(zhuǎn)換為數(shù)字，并在掃描、拍照、整理工作之后，錄入到系統(tǒng)當(dāng)中，在查找檔案的時(shí)候，只需要登錄系統(tǒng)就可以查找到相關(guān)的資料，這種方法不僅降低了管理的成本，還降低了管理人員的工作量，并且提高了查詢的速度，節(jié)約了辦公的成本。

2 城市建設(shè)檔案信息化管理工作存在的問(wèn)題

2.1 管理軟件并不統(tǒng)一

現(xiàn)階段，我國(guó)城市建設(shè)檔案管理工作中還存在著幾個(gè)問(wèn)題：第一，發(fā)展還不穩(wěn)定；第二，發(fā)展并不均衡；第三，發(fā)展方向并不統(tǒng)一。在城市建設(shè)檔案管理工作中使用信息化技術(shù)，改變了檔案生產(chǎn)的方法，檔案生產(chǎn)的主要方法就是自動(dòng)化與機(jī)讀兩種，有效的提高了檔案的保密性與真實(shí)性，并且對(duì)于檔案系統(tǒng)性的要求也日益提高。

2.2 基礎(chǔ)工作還不規(guī)范

在城建檔案管理工作中使用信息化技術(shù)，應(yīng)該在規(guī)范常見(jiàn)檔案管理的基礎(chǔ)上。不同的城市對(duì)于城建檔案管理的制度是不同的，沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，這與地域之間的差異是有關(guān)系的。另外，城建檔案信息化管理沒(méi)有建立統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，信息化技術(shù)的應(yīng)用水平比較低，在處理信息資料方面還存在著一些問(wèn)題，還應(yīng)該不斷的提高信息化技術(shù)水平。

2.3 工作人員的專業(yè)技術(shù)水平較低

城市建設(shè)檔案應(yīng)該具有機(jī)密性的特點(diǎn)，因此對(duì)于檔案管理人員的要求也就更高，對(duì)于管理人員的操作能力與技術(shù)水平的要求也比較高。管理人員應(yīng)該掌握信息化技術(shù)，確保城建檔案管理工作可以順利進(jìn)行。現(xiàn)階段，城市建設(shè)檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)水平與專業(yè)素質(zhì)都比較低，專業(yè)信息化技術(shù)人才也比較少，并不能熟練的操作信息設(shè)備，這對(duì)于城建建設(shè)檔案信息化管理的發(fā)展是不利的。

3 加強(qiáng)城建檔案信息化建設(shè)的對(duì)策

3.1 提升信息化管理的意識(shí)

隨著城市化進(jìn)程的不斷加快，城市建設(shè)檔案管理工作也受到了人們的重視。城市建設(shè)檔案管理工作的目的就是要記錄城市發(fā)展的變化。把這些信息記錄下來(lái)，可以有針對(duì)性的建設(shè)城市，提高城市建設(shè)的合理性，促進(jìn)城市建設(shè)的發(fā)展。然而，現(xiàn)階段城市建設(shè)檔案管理工作中還存在著一些問(wèn)題，這對(duì)于城市建設(shè)檔案管理工作的發(fā)展是不利的。傳統(tǒng)的檔案管理方法是不能滿足現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的要求的，這就不能保證城市建設(shè)檔案管理工作順利進(jìn)行。因而，我們應(yīng)該提高信息化管理意識(shí)，要重視城市建設(shè)檔案管理工作中的問(wèn)題，建立相關(guān)的管理制度，在城市建設(shè)檔案管理工作中應(yīng)用信息化技術(shù)，從而促進(jìn)城市建設(shè)檔案管理工作向著信息化的方向發(fā)展。

3.2 吸引專業(yè)人才加入

城市建設(shè)檔案管理部門(mén)應(yīng)該制定一系列可以吸引人才并留住人才的措施，提高專業(yè)化人才的待遇，建立相關(guān)的獎(jiǎng)勵(lì)與鼓勵(lì)機(jī)制，建造良好的工作氛圍，以提高城市建設(shè)檔案管理部門(mén)對(duì)于專業(yè)人才的吸引力，并留下這些人才。在城市建設(shè)檔案管理工作中重視專業(yè)人才的參與，可以避免由于認(rèn)知錯(cuò)誤而導(dǎo)致的決策方面的失誤。

3.3 提高管理人員的素質(zhì)

在城市建設(shè)檔案管理工作中應(yīng)用信息化技術(shù)，提高了對(duì)管理人員的專業(yè)素質(zhì)水平的要求，因此不僅要求管理人員有相關(guān)的工作經(jīng)驗(yàn)，還應(yīng)該充分的了解檔案管理工作。單位應(yīng)該通過(guò)開(kāi)展學(xué)習(xí)交流會(huì)或者是一些專業(yè)培訓(xùn)課程等，來(lái)提高管理人員的專業(yè)管理能力與專業(yè)素質(zhì)水平。單位可以定期的對(duì)管理人員進(jìn)行一些專業(yè)培訓(xùn)，比如保密培訓(xùn)、消防演練、新設(shè)備的培訓(xùn)等，將理論知識(shí)與實(shí)踐有效的結(jié)合起來(lái)，提高管理人員的實(shí)踐能力。而這些管理人員應(yīng)該積極地參與這些培訓(xùn)與交流活動(dòng)，要了解并認(rèn)識(shí)自己的不足之處，并利用這些培訓(xùn)與交流活動(dòng)來(lái)不斷的提高自己的能力與專業(yè)素質(zhì)。

3.4 制定相關(guān)的管理制度

城市建設(shè)檔案管理信息化建設(shè)不僅需要投入一定的資金與人才，還需要經(jīng)歷相關(guān)的管理制度與流程，依據(jù)工作流程來(lái)不斷的規(guī)范與管理城市建設(shè)檔案管理工作。比如：每一個(gè)部門(mén)的工作流程在涉及信息、檔案方面有著很大的區(qū)別，在事業(yè)單位會(huì)要求各個(gè)部門(mén)依據(jù)部門(mén)工作的需要來(lái)建設(shè)信息庫(kù)，方便了部門(mén)當(dāng)中檔案與信息的共享，而工作人員可以依據(jù)自己的需要來(lái)查找自己需要的檔案，有效的提高了檔案管理工作的實(shí)用性。采用科學(xué)的管理制度與操作方法可以有效的避免操作失誤，以免丟失檔案。

4 結(jié)語(yǔ)

總而言之，隨著城市化進(jìn)程的加快，在城市建設(shè)檔案管理工作中使用信息化技術(shù)是必然的，應(yīng)用信息化技術(shù)可以有效的提高檔案管理工作的效率、降低管理的成本。由城市長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展目標(biāo)來(lái)看，采取有效的措施來(lái)加強(qiáng)城市建設(shè)檔案信息和管理，可以提高檔案管理的效率，科學(xué)的促進(jìn)城市建設(shè)工作的發(fā)展。

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