在線幫助功能在電子化采購(gòu)系統(tǒng)中的應(yīng)用

黃超　文玫　尹雯姣

摘要：所謂電子化采購(gòu)系統(tǒng)既是通過(guò)在企業(yè)內(nèi)部運(yùn)營(yíng)網(wǎng)絡(luò)當(dāng)中引入采購(gòu)管理系統(tǒng)，以此為根基。全面進(jìn)行電子化物資采購(gòu)的系統(tǒng)，該系統(tǒng)能夠極大程度上節(jié)約企業(yè)在采購(gòu)資源消耗，提升采購(gòu)效率。相對(duì)于人工采購(gòu)而言，該采購(gòu)方式更加透明，容易實(shí)行監(jiān)督管理，目前國(guó)內(nèi)概述已經(jīng)逐漸意識(shí)到電子采購(gòu)系統(tǒng)的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)，開始大范圍引入該系統(tǒng)。企業(yè)電子化采購(gòu)系統(tǒng)相對(duì)于個(gè)人而言，采購(gòu)項(xiàng)目復(fù)雜，涉及范圍廣，為了保障采購(gòu)效率，需要供應(yīng)商在規(guī)定時(shí)間內(nèi)按要求完成電子化投標(biāo)工作，者對(duì)于供應(yīng)商而言負(fù)擔(dān)較大。為了幫助供應(yīng)商方便快捷的使用系統(tǒng)、出現(xiàn)疑難問題是能夠得到針對(duì)性的解決方案，需要電子化采購(gòu)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)更新的幫助信息。

關(guān)鍵詞：在線幫助；電子化采購(gòu)系統(tǒng)；應(yīng)用

中圖分類號(hào)：TP311 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-3044（2017）33-0285-02

隨著時(shí)代的發(fā)展，電子信息技術(shù)與人民日常生活的聯(lián)系愈發(fā)緊密，很多行業(yè)都已經(jīng)開始與電子信息技術(shù)進(jìn)行全面的融合發(fā)展。采購(gòu)行業(yè)當(dāng)中也是如此，目前大部分企業(yè)當(dāng)中都引進(jìn)了電子化采購(gòu)系統(tǒng)，通過(guò)該系統(tǒng)能夠真正意義上實(shí)現(xiàn)采購(gòu)一體化，節(jié)約企業(yè)發(fā)展資本，提升采購(gòu)效率。但是目前企業(yè)在記性電子化采購(gòu)過(guò)程當(dāng)中對(duì)于供應(yīng)商造成一定的困擾，因?yàn)橐话愣云髽I(yè)采購(gòu)物資較為繁雜，供應(yīng)商整理資料以及信息篩選工作壓力較大。為了有效緩解該問題，很多供應(yīng)企業(yè)開始在電子化供應(yīng)系統(tǒng)當(dāng)中引入在線幫助功能，通過(guò)該功能，能顧更好實(shí)現(xiàn)信息甄別，提升供貨效率?；诖吮尘埃恼聦?duì)于在線幫助功能在電子化采購(gòu)系統(tǒng)中的應(yīng)用進(jìn)行綜合論述，幫助油管企業(yè)更好理解在線幫助功能優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)與供應(yīng)之間更好發(fā)展。

1 在線幫助功能簡(jiǎn)介

在線幫助功能是一種基于網(wǎng)絡(luò)的在線輔助插件，針對(duì)于不同需求，該功能能夠進(jìn)行針對(duì)性設(shè)計(jì)。采購(gòu)行業(yè)電子采購(gòu)系統(tǒng)當(dāng)中的在線幫助功能主要有兩方面的功能，一方面針對(duì)供應(yīng)企業(yè)自身采購(gòu)網(wǎng)絡(luò)而言，通過(guò)該系統(tǒng)能夠?qū)τ趦?nèi)部信息進(jìn)行整理，其功能相當(dāng)于“電子圖書管理員”；然而該系統(tǒng)最主要的面對(duì)人群是用戶，即是采購(gòu)者，通過(guò)該系統(tǒng)能夠保障采購(gòu)者信息閱讀、瀏覽效率。目前更多供應(yīng)商開始在自身電子采購(gòu)系統(tǒng)當(dāng)中引入在線幫助功能，實(shí)現(xiàn)對(duì)于自身整體采購(gòu)網(wǎng)絡(luò)更加全面的維護(hù)以及幫助[1]。

2 在線幫助功能在電子化采購(gòu)系統(tǒng)中的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)

相對(duì)于之前采購(gòu)系統(tǒng)當(dāng)中常用的用戶手冊(cè)系統(tǒng)而言，在線幫助功能無(wú)疑更為先進(jìn)與便捷化。在采購(gòu)系統(tǒng)當(dāng)中，加入該系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)供應(yīng)企業(yè)服務(wù)一體化，一方面，通過(guò)在線幫助功能自帶的精準(zhǔn)信息檢索功能，能夠幫助有采購(gòu)需求的企業(yè)實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)的物品查找，幫助客戶更多以自助的形式進(jìn)行查詢，緩解了供應(yīng)企業(yè)接待部門的壓力，同時(shí)也幫助客戶實(shí)現(xiàn)更加細(xì)致周到的服務(wù)。同時(shí)在線幫助功能使用更加方便，一般該系統(tǒng)都有一件呼出菜單設(shè)置，用戶通過(guò)固定指令，能夠到處在線幫助功能總菜單，在該菜單上有關(guān)于采購(gòu)方面的每一個(gè)步驟都有較為全面的解讀，更加便于用戶使用；另一方面，在線幫助功能對(duì)于供應(yīng)企業(yè)的網(wǎng)絡(luò)信息能夠?qū)崿F(xiàn)良好分類，很多供應(yīng)商自身供應(yīng)貨物種類繁雜，由原材料到半成品都屬于自身業(yè)務(wù)范圍，在該業(yè)務(wù)性質(zhì)之下，內(nèi)部信息難免會(huì)出現(xiàn)紊亂情況，用戶手冊(cè)功能對(duì)于信息整理方面鋼珠較小，而通過(guò)在線幫助功能，能夠?qū)τ诠?yīng)企業(yè)內(nèi)部信息進(jìn)行有效的整合，在線幫助信息庫(kù)進(jìn)行維護(hù)，更加便于供應(yīng)企業(yè)進(jìn)行管理[2]。

3 在線幫助功能在電子化采購(gòu)系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)方案

在電子化采購(gòu)系統(tǒng)當(dāng)中，在線幫助功能可以采用如下手段進(jìn)行實(shí)現(xiàn)：首先，供應(yīng)企業(yè)需要針對(duì)于在線幫助功能在企業(yè)系統(tǒng)后臺(tái)，進(jìn)行特殊程序編制，在服務(wù)器管理端對(duì)于企業(yè)當(dāng)中每個(gè)類型的信息設(shè)置不同標(biāo)碼識(shí)別系統(tǒng)，在此基礎(chǔ)上，就能夠通過(guò)在線幫助系統(tǒng)進(jìn)行供應(yīng)企業(yè)知識(shí)庫(kù)進(jìn)行維護(hù)，維護(hù)的過(guò)程當(dāng)中，供應(yīng)企業(yè)的信息分級(jí)也可以同步進(jìn)行，根據(jù)系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)劃分幫助目錄，幫助目錄最末級(jí)為知識(shí)點(diǎn)，每個(gè)知識(shí)點(diǎn)有唯一標(biāo)識(shí)碼。其次，在線幫助功能是一個(gè)完善的系統(tǒng)，針對(duì)于系統(tǒng)而言，需要配備成熟度額運(yùn)行于維護(hù)團(tuán)隊(duì)，通過(guò)該團(tuán)隊(duì)，在線幫助功能能夠?qū)崿F(xiàn)實(shí)時(shí)信息的更行，針對(duì)于企業(yè)內(nèi)部貨物供應(yīng)信息的轉(zhuǎn)變以及顧客采購(gòu)趨向的變化都能夠及時(shí)做出調(diào)整，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)與供應(yīng)之間更好的溝通。再次，圖像處理系統(tǒng)是傳統(tǒng)用戶手冊(cè)不具備的功能，也是在線幫助功能主要應(yīng)用特色之一，該功能在原材料采購(gòu)當(dāng)中尤其適用，原材料采購(gòu)工作具備的主要特點(diǎn)就是種類多，物品雜，很多采購(gòu)人員在電子采購(gòu)系統(tǒng)當(dāng)中都是以一種“閑逛”的形式進(jìn)行隨機(jī)采購(gòu)，因?yàn)椴糠植少?gòu)原材料自己了解程度有限，很多時(shí)候都是以一張圖片或者說(shuō)明作為采購(gòu)依據(jù)，通過(guò)圖像處理方式，在線幫助功能能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)于采購(gòu)者圖文并茂形式的介紹，針對(duì)于原材料或者半成品的每個(gè)部件形狀功能進(jìn)行直觀的介紹以及闡述，方便采購(gòu)者進(jìn)行更加直觀的理解，對(duì)號(hào)入座。同時(shí)在線幫助功能可以進(jìn)行供應(yīng)貨物鏈接，既是將站內(nèi)供應(yīng)貨物以站內(nèi)連接的形式與在線幫助功能銜接在一起，因?yàn)橥ㄟ^(guò)在線幫助功能，已經(jīng)將站內(nèi)供應(yīng)貨物進(jìn)行唯一編碼標(biāo)識(shí)，每個(gè)貨物都有自己獨(dú)特的記號(hào)，客戶在通過(guò)在線幫助功能瀏覽的過(guò)程當(dāng)中，可以通過(guò)通過(guò)點(diǎn)擊頁(yè)面上的幫助圖標(biāo)或按“F1”快捷鍵調(diào)取知識(shí)點(diǎn)內(nèi)容，對(duì)于自己感興趣的商品能夠直接跳轉(zhuǎn)到目標(biāo)貨物信息界面進(jìn)行了解更加詳細(xì)的內(nèi)容[3]。

通過(guò)上述設(shè)置能夠進(jìn)行成熟的在線幫助功能設(shè)置，對(duì)于供應(yīng)企業(yè)而言，在電子采購(gòu)系統(tǒng)當(dāng)中實(shí)現(xiàn)在線幫助功能，在為客戶提供更加優(yōu)質(zhì)服務(wù)的同時(shí)，與節(jié)省自身成本。

4 結(jié)論

綜上所述，電子采購(gòu)系統(tǒng)基于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，真正實(shí)現(xiàn)了采購(gòu)與供應(yīng)之間的信息交流，采購(gòu)者可以通過(guò)電腦，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行供貨信息瀏覽、下單，方便快捷。然而在企業(yè)電子采購(gòu)當(dāng)中，客戶對(duì)于貨物的采購(gòu)數(shù)量更多，種類繁雜，之前使用的用戶手冊(cè)技術(shù)，只能夠?qū)τ诠?yīng)商自身貨物信息進(jìn)行粗略的說(shuō)明，客戶進(jìn)行瀏覽時(shí)候，操作較為復(fù)雜，同時(shí)用戶幫助手冊(cè)，沒有辦法實(shí)現(xiàn)圖像描述，很多原材料描繪的過(guò)于抽象。通過(guò)在線幫助功能，一方面供應(yīng)商能夠?qū)τ趦?nèi)部貨物信息進(jìn)行編碼，通過(guò)每一個(gè)貨物信息的唯一標(biāo)識(shí)，實(shí)現(xiàn)站內(nèi)鏈接，客戶對(duì)于感興趣的商品能直接跳入供應(yīng)界面進(jìn)行詳細(xì)挑選，為客戶提供更加優(yōu)質(zhì)服務(wù)，另一方面實(shí)現(xiàn)對(duì)于內(nèi)部貨物更加細(xì)致管理，對(duì)于供應(yīng)企業(yè)未來(lái)發(fā)展提供更加良好幫助。

參考文獻(xiàn)：

[1] 高志玉，劉國(guó)權(quán). 在線材料數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)展與NIMS/MatWeb案例研究[J]. 材料工程，2013（11）：89-96.

[2] 麻瑞立，王文霞. 電子政府采購(gòu)沖擊波[J]. 中國(guó)政府采購(gòu)，2005（7）：10-13.

[3] 張迎新. 軟件“幫助”淺談[J]. 中國(guó)會(huì)計(jì)電算化，1999（4）：49.