基于過程方法構建電力檔案全面質量管理體系

鐘志平

摘 要：電力企業(yè)的檔案具備信息量大、涉及面廣等特點，在對其進行管理的過程中存在一定的難度，因此怎樣做好電力檔案管理成為了人們研究的重點內容。本文針對電力企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀，將全面質量管理體系應用在了電力檔案管理工作當中，利用信息系統(tǒng)對檔案進行固化，從而提升電力檔案管理質量，降低不必要的工作量，從而實現(xiàn)電力檔案全面質量管理，為電力企業(yè)創(chuàng)造更多的價值。

關鍵詞：過程方法；全面質量管理；電力檔案

1引言

隨著我國經(jīng)濟和社會的不斷發(fā)展，電力體系改革逐漸深化，電力企業(yè)的生產(chǎn)規(guī)模也在逐漸擴大，這對于電力企業(yè)的檔案管理工作提出了更高的要求。電力檔案不但變得越來越復雜，而且需要耗費的人力和物力也變得越來越多。檔案管理的質量直接影響著企業(yè)的發(fā)展，因此我們需要提升檔案管理質量，克服傳統(tǒng)檔案管理模式存在的弊端，為企業(yè)的發(fā)展和重大決策的確定提供重要的參考作用。但是，我國電力企業(yè)的檔案管理工作仍然存在一定的問題，這對于檔案管理質量和檔案參考價值而言都是極其不利的。所以，本文在此基礎之上，詳細分析了我國電力檔案管理現(xiàn)狀，從管理者的角度，圍繞全面質量管理理念探討了科學化的電力檔案管理體系，研制了一套適合我國電力行業(yè)發(fā)展狀況的檔案全面質量管理體系，希望能夠促進我國電力行業(yè)檔案管理工作的整體效率。

2電力檔案全面質量管理體系的理論依據(jù)

（1）檔案全面質量管理

檔案全面質量管理實際上就是在檔案管理過程中借鑒全面質量管理的方法，通過檔案質量保障體系部門與檔案管理人員之間的協(xié)作，逐步建立檔案收集、形成、分類、立卷、整理、保管以及利用等全過程的檔案質量管理系統(tǒng)，從而采用最好的手段、方法制造出用戶最滿意的檔案產(chǎn)品。此外，在對檔案進行全面質量管理之前，對檔案進行事前、中、后的全面質量管理能夠有效地提升檔案管理的準確性、完整性和真實性。

（2）過程方法

過程方法實際上就是使用一組實踐技術、方法、工具來改進、策劃、控制過程的效率、效果、適應性，其中主要包含過程的策劃、過程的實施、過程的監(jiān)測以及過程的改進這幾個部分，這也就是人們說的PDCA公循環(huán)。

過程方法相比于傳統(tǒng)的管理方法，最主要的區(qū)別就是過程方法時按照一定的方式對各類業(yè)務流程整合成系統(tǒng)。按照目標設計，更加關注業(yè)務過程之間的相互作用和業(yè)務內部流程的優(yōu)化工作，更加重視信息技術的使用情況。

3電力檔案管理現(xiàn)狀簡介

近年來，雖然我國的電力檔案管理工作得到了一定的重視，但是從整體對其進行分析，我們發(fā)現(xiàn)電力檔案管理工作仍然存在一定的問題，需要得到大家的重視，特別是檔案質量管理無法達到我們預期的效果，僅僅停留在傳統(tǒng)時候檢查模式上。傳統(tǒng)檢查模式存嚴重的弊端，具體體現(xiàn)在以下幾個方面：①若采取事后把關的模式，一旦發(fā)現(xiàn)檔案存在問題，需要對其進行返工處理，從而造成人力和物力的嚴重浪費；②檔案管理未在保管人和移交人之間制定檔案全面質量管理目標，就會使業(yè)務前端的檔案收集工作無法以及落實到位；③檔案之間缺乏必要的聯(lián)系，不能利用信息化工具建立不同檔案之間的關聯(lián)關系庫，所以無法對信息進行充分的利用。檔案管理工作是整個電力企業(yè)技術、生產(chǎn)、經(jīng)營和科研的一種記錄，對于企業(yè)的發(fā)展具有重要的現(xiàn)實意義，本文對電力檔案管理工作的現(xiàn)狀進行了分析，并給出了相應的建議，具體內容如下。

4檔案全面質量管理體系的設計

4.1設計總體思路

傳統(tǒng)的檔案管理工作是由檔案的收集、分類、鑒定、入庫和利用這幾個部分組成的，本文采用過程方法，按照過程策劃、實施、監(jiān)測以及改進這幾個部分對電力檔案的全面質量管理體系進行設計。

4.2具體設計內容

傳統(tǒng)檔案管理工作比較重視過程實施環(huán)節(jié)，會重點關注檔案收集、分類、鑒定、入庫和利用這幾方面的工作，但是這并不能滿足現(xiàn)代檔案管理質量的實際需求。針對上述的問題，我們需要從過程策劃、監(jiān)控和改進這幾個環(huán)節(jié)開展工作，將全面質量管理系統(tǒng)的設計和全過程質量管理進行有機的結合，從而克服上述的弊端，滿足電力系統(tǒng)檔案管理的需求。

（1）過程策劃環(huán)節(jié)

過程策劃環(huán)節(jié)需要做好以下幾方面的工作：①做好各項準備工作，即系統(tǒng)和模塊設計、錄入制度和規(guī)則，從而確定工作流程和控制原則，一旦出現(xiàn)質量偏差能夠及時采取相應的措施，避免產(chǎn)生嚴重的后果；②向業(yè)務前端工作人員提供業(yè)務說明、管理要求和培訓，幫助工作人員提升管理質量，降低不合格率。及時將相關的通知信息在系統(tǒng)上公告，幫助各個崗位的工作人員及時了解最新的規(guī)定和要求，用最短的時間找到最佳的工作。③掃描業(yè)務環(huán)節(jié)資料，并建立檔案管理的二維碼，將大量的文件快速保存在電子檔案當中，并對其賦予唯一的標識，方面后續(xù)的分類、入庫和借閱工作。通過掃描的方式進入管理系統(tǒng)，這樣能夠有效的降低檔案管理的工作量，均衡各項工作安排。

（2）過程實施環(huán)節(jié)

過程實施環(huán)節(jié)是檔案流轉的重要環(huán)節(jié)，主要有檔案形成、分類、收集、立卷、整理、保管和利用等環(huán)節(jié)組成。過程實施環(huán)節(jié)主要需要開展以下幾方面的工作：①工作人員將檔案的二維碼信息打包上傳到系統(tǒng)當中，檔案管理人員按照上傳的信息收集資料，嚴格審查資料的制作規(guī)范性和完整性，一旦發(fā)現(xiàn)問題需要經(jīng)過系統(tǒng)向業(yè)務員進行反饋，并通知其及時進行修改；②完成鑒定工作，確定符合要求的檔案治療需要被分類，然后對二維碼進行分類，按照二維碼分類并立卷歸檔，這就完成了檔案實體的入庫工作。借閱人員能夠利用系統(tǒng)對想要借閱的檔案編碼進行查詢，并實現(xiàn)在線閱讀或者直接申請借閱；③檔案在入庫之前就獲得了信息化編碼，入庫時需要將二維碼信息錄到卷宗號當中，這樣不但有利于快速查閱先關資料，還能夠降低到庫房借閱的工作量。人們在完成借閱工作之后，資料的二維碼會顯示借閱狀態(tài)，這樣能夠有效地預防檔案遺失問題的出現(xiàn)，能夠提升檔案的完整性。

（3）過程監(jiān)控環(huán)節(jié)

過程監(jiān)控環(huán)節(jié)是指管理人員在流轉環(huán)節(jié)留在系統(tǒng)上的一些記錄，能夠促進檔案管理工作向著流程化、規(guī)范化和信息公開化的方向發(fā)展，也能夠幫助大家隨時了解工作事項目前所處的節(jié)點。此外，檔案的安全性也是非常重要的內容，確保檔案室濕度、溫度、防火、防盜等都是符合相關的要求，并將這些信息關聯(lián)到系統(tǒng)當中，這樣就能夠實時提供監(jiān)控信息，設置提醒機制，幫助提升檔案管理工作的安全性。

（4）過程改進環(huán)節(jié)

過程改進環(huán)節(jié)屬于最后的一個環(huán)節(jié)，需要對管理流程和整個體系的建設進行改進和反思。過程改進環(huán)節(jié)需要設置問題收集和反饋平臺，幫助不同崗位的工作人員及時反饋使用過程中出現(xiàn)的問題，并設置問題解決機制，確保所有的問題都能夠得到專人跟蹤解決。此外，想要提升電力檔案管理的質量，整個系統(tǒng)當中還需要增加績效考核機制。改進環(huán)節(jié)的設置，能夠幫助系統(tǒng)提升下個循環(huán)的管理質量，總之，上述的四個環(huán)節(jié)是密不可分的，環(huán)環(huán)相扣，只有做好上述四個環(huán)節(jié)的工作，才能夠有效的提升電力檔案管理質量。

5 結束語

綜上所述，電力檔案管理工作在發(fā)展的過程中，面臨著很多的問題需要解決。本文采用過程分析方法，在電力檔案管理工作當中引入了全面質量管理的概念，圍繞著實施、策劃、監(jiān)測與改進這幾個方面建立了電力檔案全面質量管理體系。事實證明，該系統(tǒng)能夠提升電力檔案管理工作的質量，降低電力檔案管理的工作量，對于企業(yè)的發(fā)展具有極其重要的現(xiàn)實意義。

參考文獻：

[1]朱康康.高校檔案工作全面質量管理模式研究.浙江教育學院學報，2003（3）

[2]王曉紅.ISO 質量管理體系在檔案管理工作中的應用.山東檔案，2009（3）

[3]王延紅.運用八項質量管理原則練好檔案管理基本功.山東檔案，2009（4）

[4] 郭慧妮. 基于過程方法構建電力檔案全面質量管理體系.城建檔案，214 （11）

[5]張云.在檔案工作中堅持全面質量管理.機電兵船檔案，2012（3）