檔案信息化管理對(duì)高素質(zhì)館員的要求和培養(yǎng)

文/姚彩珍，河北省承德市寬城滿族自治縣交通運(yùn)輸局

檔案信息化管理對(duì)高素質(zhì)館員的要求和培養(yǎng)

文/姚彩珍，河北省承德市寬城滿族自治縣交通運(yùn)輸局

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的逐漸成熟和擴(kuò)展，信息化技術(shù)被應(yīng)用到檔案管理活動(dòng)中，提高了檔案管理的科學(xué)性和合理性，成為檔案管理的主流。在信息化檔案管理?xiàng)l件下，面臨信息化管理方式，要求館員的素質(zhì)能力得到提升，以滿足信息化檔案管理需要。本文對(duì)檔案信息化管理對(duì)高素質(zhì)館員的要求進(jìn)行簡(jiǎn)單分析，探討培養(yǎng)高素質(zhì)館員的策略。

信息化管理；檔案管理信息化；館員素質(zhì)要求

1 引言

信息技術(shù)的發(fā)展使檔案管理工作全面走向信息化，計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)等信息技術(shù)已成為檔案管理中的普遍技術(shù)手段，這對(duì)檔案工作人員提出了信息素養(yǎng)要求。在目前檔案工作人員的信息素養(yǎng)普遍不高的情況下，通過(guò)強(qiáng)化檔案工作人員的信息意識(shí)，加強(qiáng)檔案工作人員的信息技術(shù)培訓(xùn)，提高檔案工作人員的綜合素養(yǎng)是有效提高檔案工作人員信息素養(yǎng)的有效辦法。

2 檔案信息化管理概述

2.1 檔案信息化管理系統(tǒng)的組成

信息化檔案系統(tǒng)由檔案采集系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)以及網(wǎng)上查閱系統(tǒng)三部分組成。其具體功能主要為檔案采集、目錄整理、系統(tǒng)維護(hù)、檔案審核四方面，同時(shí)能夠在網(wǎng)絡(luò)上實(shí)現(xiàn)多個(gè)客戶(hù)端同時(shí)對(duì)不通材料檔案進(jìn)行采集，大大提高了信息采集的效率，在實(shí)際應(yīng)用中非常方便、快捷并且高效；檔案管理系統(tǒng)：該系統(tǒng)的主要功能是能夠?qū)θ耸聶n案材料進(jìn)行收集、整理、鑒別、統(tǒng)計(jì)、轉(zhuǎn)遞、保管、查閱等，主要由信息管理、管理工具、業(yè)務(wù)管理以及系統(tǒng)維護(hù)四個(gè)部分組成；網(wǎng)上查閱系統(tǒng)：該系統(tǒng)能夠讓人事檔案資料信息進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)瀏覽查閱，使人事管理更加明朗化。同時(shí)，為了保證單位人事檔案資料信息的安全，該系統(tǒng)也采用了多種加密處理方式，能夠保障系統(tǒng)內(nèi)的資料不被破壞或竊取。

2.2 檔案信息化管理意義

隨著計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)軟件的開(kāi)發(fā)和使用，很多專(zhuān)業(yè)的管理軟件層出不窮，且在實(shí)際工作中得到很多的利用。在整個(gè)工作流程當(dāng)中需要制定出健全的政策制度，結(jié)合當(dāng)前相關(guān)信息檔案管理工作的難點(diǎn)和原則，同時(shí)對(duì)今后工作當(dāng)中應(yīng)當(dāng)重點(diǎn)遵循的核心原則，以及基本的指導(dǎo)方向等進(jìn)行全面和系統(tǒng)化的分析，旨在以此為基礎(chǔ)更好的實(shí)現(xiàn)對(duì)相關(guān)工作和政策理念的健全完善。在不斷的增強(qiáng)檔案信息化管理工作效益的同時(shí)還，需要注重對(duì)內(nèi)部人才素質(zhì)的增強(qiáng)，只有這樣才能夠在深層次之上保證檔案信息化管理工作的建設(shè)達(dá)到現(xiàn)代化的標(biāo)準(zhǔn)，提升政策制度的工作效益。

3 信息化檔案管理人員應(yīng)具備的信息素養(yǎng)

3.1 應(yīng)掌握一定的信息開(kāi)發(fā)知識(shí)

開(kāi)發(fā)信息資源是一門(mén)學(xué)問(wèn)，有著完整的理論體系和方法。檔案工作者應(yīng)該把檔案工作和信息工作結(jié)合起來(lái)，用信息學(xué)的理論和方法來(lái)開(kāi)發(fā)檔案信息資源，這是信息化條件下檔案工作人員必須具備的信息素養(yǎng)。

3.2 應(yīng)具有系統(tǒng)的信息開(kāi)發(fā)能力

檔案人工作員信息開(kāi)發(fā)就是有目的的進(jìn)行信息收集、積累、文獻(xiàn)資料二次加工、編制各種檢索工具、匯編各種專(zhuān)題資料等過(guò)程，為單位各方面工作直接提供信息利用，最大限度發(fā)揮檔案信息的作用。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制背景下，信息對(duì)一個(gè)單位的發(fā)展至關(guān)重要，采用什么樣的方式和方法，使檔案信息資源發(fā)揮最大作用，需要檔案人員提高信息素養(yǎng)，掌握信息學(xué)知識(shí)，了解信息規(guī)律,既能匯集信息，也能深加工信息。

3.3 應(yīng)掌握計(jì)算機(jī)和現(xiàn)代通訊技術(shù)方面的知識(shí)

檔案工作人員必須努力學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)方面的知識(shí)，提高自身素質(zhì)，學(xué)習(xí)現(xiàn)代化管理手段，采用新型優(yōu)質(zhì)軟件，提高檔案的管理水平。在日常的檔案信息管理過(guò)程中，能夠科學(xué)管理好、維護(hù)好本部門(mén)的局域網(wǎng)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、數(shù)據(jù)庫(kù)、網(wǎng)站、軟件系統(tǒng)，推動(dòng)應(yīng)用好系統(tǒng)的各項(xiàng)功能，提高檔案工作效率，確保信息化系統(tǒng)安全、穩(wěn)定運(yùn)行。利用現(xiàn)代科技整合檔案信息資源，把豐富的檔案信息資源直接推到利用者面前，由利用者擇舍，保持檔案信息使用通道的方便流暢，更好地適應(yīng)利用者需要。

3.4 應(yīng)具備較強(qiáng)的判斷能力

檔案管理是每一個(gè)單位職能活動(dòng)的一個(gè)組成部分，這決定了檔案室主要是為本部門(mén)服務(wù)，對(duì)社會(huì)僅提供諸如學(xué)歷、工資、親屬關(guān)系等項(xiàng)證明。而即使在單位內(nèi)部，也要求檔案人員能按照不同檔案種類(lèi)、不同檔案內(nèi)容、不同部門(mén)及查閱人員群體來(lái)正確區(qū)分檔案的開(kāi)放、保密的程度，保持適度開(kāi)放，做到既有利于工作的開(kāi)展又不致信息泄露。所以檔案人員既要講求原則，嚴(yán)格按保密制度辦事，同時(shí)又要有較強(qiáng)的判斷能力，對(duì)新用途的掌握靈活機(jī)動(dòng)。嚴(yán)格執(zhí)行借閱保密制度，準(zhǔn)確、快速地給查檔人員提供有關(guān)檔案材料。

4 信息化檔案管理館員素質(zhì)培養(yǎng)策略

4.1 提升綜合素質(zhì)

管理人員要不斷強(qiáng)化信息化管理工作意識(shí)，在工作中積極努力學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)技術(shù)，掌握基本的操作方法，這樣才能開(kāi)展實(shí)踐工作。單位要定期對(duì)管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，并且要開(kāi)展培訓(xùn)評(píng)估工作，對(duì)于進(jìn)步明顯的員工進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，實(shí)現(xiàn)工作人員內(nèi)部的優(yōu)勝劣汰，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案管理工作的同步管理控制，同步的建設(shè)相關(guān)措施，嚴(yán)格的進(jìn)行項(xiàng)目的審核與研究。

4.2 強(qiáng)化檔案工作人員的信息意識(shí)

信息技術(shù)的發(fā)展使檔案管理進(jìn)入了信息化時(shí)代。樹(shù)立檔案工作人員信息意識(shí)成為迫切的需要。信息技術(shù)的發(fā)展一方面為檔案工作的發(fā)展提供了有利條件，另一方面也使檔案信息資源的泄密變得更加容易。檔案管理首先是保證檔案信息資源的安全，所以在信息化的背景下必須強(qiáng)化檔案工作人員的信息意識(shí)，對(duì)外防止信息被竊取，對(duì)內(nèi)防止信息泄密。強(qiáng)化信息意識(shí)是檔案管理人員提高信息素養(yǎng)的基礎(chǔ)和前提。

4.3 強(qiáng)化在職檔案人員培訓(xùn)

加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員的信息技術(shù)培訓(xùn)，建立健全在崗檔案人員信息技術(shù)培訓(xùn)制度，經(jīng)常性的對(duì)檔案人員進(jìn)行信息技術(shù)培訓(xùn)，并使這種培訓(xùn)經(jīng)常化、制度化。要鼓勵(lì)檔案人員到高等院校在職進(jìn)修信息技術(shù)?？梢蚤_(kāi)展針對(duì)性、應(yīng)用性項(xiàng)目培訓(xùn)，通過(guò)報(bào)告、講座、結(jié)合參觀訪問(wèn)、實(shí)習(xí)交流等多樣化方式加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)方面的學(xué)習(xí)。還可以利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)開(kāi)展各種形式的遠(yuǎn)程培訓(xùn)和網(wǎng)上課程學(xué)習(xí)，提高檔案人員的信息化素養(yǎng)。

5 結(jié)束語(yǔ)

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，檔案管理工作面臨著新的技術(shù)條件，也對(duì)檔案管理人員提出了新的素質(zhì)要求。檔案管理者的綜合素質(zhì)能力，決定著檔案管理的科學(xué)性和合理性，信息化檔案管理時(shí)代，要求館員及時(shí)更新知識(shí)，學(xué)習(xí)信息化管理技術(shù)，逐步提高管理水平。

[1]郝學(xué)清.信息化條件下檔案管理的相關(guān)問(wèn)題分析[J].中國(guó)對(duì)外貿(mào)易,2011(5):294.

[2]楊鳳仙.論新形勢(shì)下檔案管理人員素質(zhì)提升對(duì)策[J].中小企業(yè)管理與科技,2009(9):15.