演示、保存兩相宜 Word與PPT的互換

俞木發(fā)

用好樣式 DOC秒變PPT

大家知道PPT文檔一般都是一頁(yè)文檔一個(gè)主題，文字大多由標(biāo)題和副標(biāo)題組成，主要用于演示。DOC文檔則主要是一篇文章，文字主要由小標(biāo)題和正文組成，因此如果要將DOC文檔轉(zhuǎn)換為PPT，我們就需要預(yù)先對(duì)文檔進(jìn)行處理，這樣才方便在PPT中進(jìn)行展示。

比如一些員工的演講詞喜歡在Word中撰寫(xiě)，現(xiàn)在需要將其轉(zhuǎn)換為PPT便于投放到投影儀。首先在Word中要將文檔按照特定的樣式組織，打開(kāi)文檔后先選中原來(lái)文檔的標(biāo)題，接著點(diǎn)擊樣式框的新建樣式，按提示新建一個(gè)名為“演講標(biāo)題”的新樣式，字體格式建議設(shè)置為“等線，小三”（圖1）。

同上，選中演講正文后也新建一個(gè)“演講副標(biāo)題”的樣式，字體設(shè)置為“等線，五號(hào)”，格式設(shè)置為左對(duì)齊，間距設(shè)置為默認(rèn)。完成樣式的設(shè)置后，選中原來(lái)演講的標(biāo)題和正文的內(nèi)容，然后依次應(yīng)用到對(duì)應(yīng)的樣式（即演講主題和演講副標(biāo)題樣式）。完成后點(diǎn)擊“視圖→大綱視圖→顯示2級(jí)標(biāo)題”，查看原來(lái)文章的標(biāo)題和正文內(nèi)容是否對(duì)應(yīng)到相應(yīng)的級(jí)別。這里的標(biāo)題和副標(biāo)題內(nèi)容就對(duì)應(yīng)幻燈片中的主標(biāo)題和副標(biāo)題文本（圖2）。

完成上述操作后保存文檔，接著點(diǎn)擊“文件→Word選項(xiàng)→快速訪問(wèn)工具欄”，在“不在功能區(qū)中的命令”選中“發(fā)送到Microsoft PowerPopint”命令，點(diǎn)擊“添加”將其傳輸?shù)接覀?cè)菜單欄。接著返回Word窗口，點(diǎn)擊窗口上方恢復(fù)按鈕的“發(fā)送到PPT按鈕”即可（圖3）。

此時(shí)系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)啟動(dòng)PPT，同時(shí)上述文本內(nèi)容會(huì)按照標(biāo)題和副標(biāo)題級(jí)別自動(dòng)填充到幻燈片中。完成內(nèi)容的填充后可以對(duì)PPT稍加修飾，比如更換背景、配色等，還可以切換到“視圖→幻燈片母版”，快速設(shè)置好母版的版式進(jìn)行套用（圖4）。

就地取材 PPT高效轉(zhuǎn)DOC

除了上述轉(zhuǎn)換外，很多時(shí)候則需要將PPT文檔轉(zhuǎn)換為DOC以方便保存和后續(xù)瀏覽。如果要實(shí)現(xiàn)這類(lèi)轉(zhuǎn)換，PPT已經(jīng)提供相應(yīng)的組件。

如果要保持PPT原來(lái)幻燈片中的行標(biāo)、各種符號(hào)原封不動(dòng)保存到Word中，在PPT中打開(kāi)需要轉(zhuǎn)換的文檔后點(diǎn)擊“視圖→大綱視圖”，這樣在左側(cè)窗格可以看到所有幻燈片的文字內(nèi)容，按提示進(jìn)行全選復(fù)制，然后粘貼到Word中保存即可（圖5）。

不過(guò)這樣的方式只能復(fù)制PPT中的文字，如果還要保存其中的圖片，并且轉(zhuǎn)換后的文字無(wú)需再次編輯（比如產(chǎn)品宣傳文檔等），那么可以將PPT文檔另存為圖片。轉(zhuǎn)換后再將圖片導(dǎo)入Word，并加上簡(jiǎn)單的文字說(shuō)明即可（圖6）。

上述方法是使用簡(jiǎn)單復(fù)制粘貼的方法實(shí)現(xiàn)文檔轉(zhuǎn)換，如果PPT的幻燈片較多，那么還可以直接將其導(dǎo)出。點(diǎn)擊“文件→導(dǎo)出→創(chuàng)建講義”，點(diǎn)擊“創(chuàng)建講義”，在彈出的窗口選擇“備注在幻燈片旁”，這樣選擇的PPT文檔也會(huì)直接傳輸?shù)絎ord中（圖7）。

在啟動(dòng)的Word中會(huì)打開(kāi)上述PPT文件，點(diǎn)擊“頁(yè)面布局→分欄→兩欄”，這樣幻燈片都變成了兩欄的方式呈現(xiàn)。不過(guò)可能一些幻燈片文件會(huì)太大，導(dǎo)致一部分不顯示，最后還需要?jiǎng)h除多余文字、縮小頁(yè)邊距等操作，完成后保存即可（圖8）。

不過(guò)由于PPT的排版比較寬松，在Word中創(chuàng)建為講義后可能包含很多空行，對(duì)于這些空行使用查找與替換工具進(jìn)行刪除即可。打開(kāi)替換窗口，查找輸入“^p^p”，替換為“^p”，然后點(diǎn)擊“全部替換”即可。

如果你有很多的空行，如連續(xù)3行或是更多的空行，那么只需重復(fù)上述替換操作即可，其他多余元素的替換操作類(lèi)似。