新常態(tài)下高校機要秘書基本素養(yǎng)及提升途徑的分析

韓冰 江蘇海事職業(yè)技術(shù)學(xué)院

新常態(tài)下高校機要秘書基本素養(yǎng)及提升途徑的分析

韓冰 江蘇海事職業(yè)技術(shù)學(xué)院

高校機要秘書是負(fù)責(zé)高校機要文件的收發(fā)工作的，所以對于高校而言機要秘書的選擇與培養(yǎng)是很重要的。在新常態(tài)下，高校機要秘書需要具備的基本素養(yǎng)有很多，高校該如何如何提升機要秘書的基本素養(yǎng)也面臨著問題。

新常態(tài) 高校機要秘書 基本素養(yǎng) 提升途徑

高校的機要秘書是很重要的職位，因為平常經(jīng)常會接觸到學(xué)校的機要文件，所以保密工作一定要做好，一旦泄密高?？赡軙p失嚴(yán)重。還有，應(yīng)為平常處理事物較為繁瑣，所以細心踏實也是必不可少的。高效的處理每一件事保證指令的及時傳達，信息的及時交互，學(xué)校的正常遠傳，高校機要秘書還需要高效的辦事效率。這些能力都是需要高校對機要秘書進行的培養(yǎng)。

1 機要秘書需要具備的基本素養(yǎng)

1.1 政治素養(yǎng)得過硬

高校機要秘書的工作會涉及到一些保密文件的收發(fā)，會接觸到大量的保密設(shè)備，一旦泄密就可能給學(xué)校甚至國家?guī)砭薮髶p失。所以，作為一位高校機要秘書就一定要做到嚴(yán)格遵書規(guī)定，不該看的不看，不該做的不做，不該說的不說。高校機要秘書對于高校的管理是很重要的一環(huán)，雖然平常處理事項較為瑣碎，但是多數(shù)都是保密事項，一旦泄露高校將會遭受巨大損失。沒有堅定的政治立場與敏銳覺悟就無法做好一個合格的高校機要秘書。

1.2 工作作風(fēng)要實在

因為高校機要秘書平時處理的都是一些瑣碎的事，所以需要工作認(rèn)真、有耐心，不能因為事情處理較為簡單就麻痹大意，一點點疏忽都會帶來巨大的損失。及時的收發(fā)文件，盡快的處理好手頭的每一件事，是高校機要秘書必許做好的。這樣的工作不需要強大的能力，只需要認(rèn)認(rèn)真真的努力做好手頭事就好，所以實在的作風(fēng)很重要。

1.3 辦事效率求高效

因為高校的事項會較為繁瑣，在特殊時期需要處理的事物會很多，而且這些事一般都會比較急，需要盡快處理。所以如果辦事效率低下就會延誤高校的正常運作，給高校帶來嚴(yán)重的損失。及時的處理手頭的事，保證高校的正常運轉(zhuǎn)是高校機要秘書必許做好的，而且還要遵守相關(guān)規(guī)范，不能為了快速做完任務(wù)就不顧忌規(guī)范。高效是高校機要秘書不需具備的能力，只有高效的做好每一件事，才能保證高校正常運轉(zhuǎn)。

2 基本素養(yǎng)提升途徑的分析

2.1 提升政治素養(yǎng)

高校機要秘書是十分重要的，在選擇人選的時候一定要謹(jǐn)慎，不能草草了事。對于高校來說師資力量固然重要，但是既要職位的建立也同樣重要。在選定人選后還要定期進行政治思想培訓(xùn)，加強政治思想覺悟。

例如：在選人時不應(yīng)該通過關(guān)系、后門等非正常手段篩選，而是通過正規(guī)渠道進行篩選。要經(jīng)過學(xué)校政治思想考核，經(jīng)過長時間的觀察與培養(yǎng)才能通過。在工作中時刻接受領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)督，所做的事都應(yīng)該讓領(lǐng)導(dǎo)知道。作為領(lǐng)導(dǎo)也應(yīng)該時刻關(guān)注秘書的思想，保證工作的順利進行。

2.2 扎實工作作風(fēng)

首先，在選人時就應(yīng)該注意，高校機要秘書應(yīng)該選擇性格沉穩(wěn)的人。然后，提升基本的工作能力，保證交代的事都能處理的游刃有余。最后，嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)的培養(yǎng)，把每一件事都能做的踏實、認(rèn)真。

例如：可以把機要秘書先行儲備起來，通過長時間培養(yǎng)，從基層做起，磨歷個性與工作態(tài)度，在長時間的渲染下，工作習(xí)慣就會形成，也就能保證在正式擔(dān)任高校機要秘書時能夠保證工作認(rèn)真，勝任上級交下來的工作。還有嚴(yán)格的考察制度與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注，讓高校機要秘書時刻感受到自身的重要性，保證工作時態(tài)度的時刻認(rèn)真。

2.3 提高工作效率

熟練掌握辦公軟件，熟悉所有工作流程，清楚是事情的輕重緩急，在適當(dāng)?shù)臅r候做適當(dāng)?shù)氖拢c上下級協(xié)調(diào)好時間，這樣才能保證高效的處理每一件事。這些能力的提升都需要時間的積累與學(xué)習(xí)，只有做好這些才能更好地完成工作。

例如：正式工作前先行培訓(xùn)辦公軟件的使用，要求能夠熟練使用每一種辦公軟件軟件。在熟練使用辦公軟件后，再觀察前任機要秘書的工作流程，并試著一點點親身實踐，在實踐中積累經(jīng)驗，提升自身辦事效率，熟悉自身職責(zé)完善自身能力。因為高校的辦公是有周期性的，所以高校機要秘書也應(yīng)該提前做好準(zhǔn)備，打好提前量有利于高效的處理事項。

結(jié)束語：高校機要秘書，雖然平常處理的事物較為簡單，但因為繁瑣而且保密性質(zhì)強，所以也是需要嚴(yán)格把控的職位，每一位高校機要秘書都應(yīng)該有過硬的政治素養(yǎng)，扎實的工作作風(fēng)與高校的工作效率。高校選擇機要秘書時也應(yīng)該謹(jǐn)慎，而且也需要高校不斷地培訓(xùn)機要秘書的政治素養(yǎng)。

[1]袁媛.新常態(tài)下機要秘書基本素養(yǎng)及提升途徑探索[J].產(chǎn)業(yè)與科技論壇,2016,15(15):217-218.

[2]吳淑琄.論高校機要秘書基本素養(yǎng)及提升途徑[J].淮北職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報,2014(4):137-138.

[3]周梅芳,葉洪濤.論新形勢下高校機要秘書工作特點與素養(yǎng)要求[J].科教文匯旬刊,2013(1):184-184.

[4]鐵紅玲.信息化環(huán)境下企業(yè)機要秘書的基本素養(yǎng)[J].改革與開放,2016(6):125-125.