房產(chǎn)檔案的信息技術(shù)管理

王兵 東營(yíng)市不動(dòng)產(chǎn)登記中心

房產(chǎn)檔案的信息技術(shù)管理

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房產(chǎn)檔案管理是建設(shè)單位管理工作中的重要部分，利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)管理房產(chǎn)檔案已經(jīng)成為信息化時(shí)代下的一種必然趨勢(shì)。不僅提高了房產(chǎn)檔案的管理利用效率，還提高了服務(wù)質(zhì)量、充分發(fā)揮房產(chǎn)檔案的價(jià)值。但是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)存在眾多不安全因素，為檔案管理提供便利的同時(shí)也為其信息安全帶來風(fēng)險(xiǎn)。因此如何在開放的信息化時(shí)代下，將房產(chǎn)檔案信息安全保存并有效利用，具有迫切的現(xiàn)實(shí)意義。本文將闡明信息技術(shù)對(duì)房產(chǎn)檔案管理的影響，總結(jié)提高房產(chǎn)檔案信息化管理水平的有效措施。

房產(chǎn)檔案 信息技術(shù) 管理 措施

科學(xué)技術(shù)的迅速發(fā)展帶人們進(jìn)入了信息化時(shí)代，信息技術(shù)逐漸滲透到人們生活的方方面面，成為現(xiàn)代社會(huì)生活不可缺少的工具，房地產(chǎn)管理也不例外。我國(guó)房地產(chǎn)檔案包含了房產(chǎn)權(quán)屬的登記、轉(zhuǎn)移、變更等記載，舊城改造等歷史記錄，企業(yè)開發(fā)投資決策的依據(jù)等重要內(nèi)容，具有極高的保存價(jià)值和法律價(jià)值。隨著社會(huì)的發(fā)展進(jìn)步，房產(chǎn)檔案的管理規(guī)模越來越大，管理難度也逐漸增強(qiáng)。近年來，我國(guó)已經(jīng)逐步實(shí)現(xiàn)了房產(chǎn)檔案信息管理的網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化，利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)提高管理水平。

1 信息技術(shù)對(duì)房產(chǎn)檔案管理的影響

1.1 實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化數(shù)字化管理

一方面，信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)了房產(chǎn)檔案的數(shù)字化管理。過去檔案都是以紙質(zhì)為載體儲(chǔ)存，儲(chǔ)存量大并且不方便使用。而計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用則將館藏紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成數(shù)字形式的電子檔案。比如利用掃描設(shè)備、轉(zhuǎn)錄設(shè)備將文字、照片、錄音、視頻等檔案以數(shù)字化的形式傳輸儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)中，建立數(shù)據(jù)庫(kù)被計(jì)算機(jī)處理和程序識(shí)別。方便相關(guān)工作人員利用計(jì)算機(jī)智能化檢索檔案，節(jié)省了人力物力。

另一方面，信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)了房產(chǎn)檔案的信息化管理，主要體現(xiàn)在：電子文件的使用方便了電子房產(chǎn)檔案的收集、整理、保管、銷毀；信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化管理，極大程度上提高了工作效率；實(shí)現(xiàn)了檔案信息資源共享，充分發(fā)揮房產(chǎn)資源的價(jià)值；通過信息技術(shù)開展信息服務(wù)等。

1.2 房產(chǎn)檔案管理存在的網(wǎng)絡(luò)安全問題

計(jì)算機(jī)本身就是一個(gè)復(fù)雜的操作系統(tǒng)，它的程序類型眾多。在房產(chǎn)檔案管理人員使用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行管理時(shí)，常常出現(xiàn)操作系統(tǒng)漏洞。黑客常常利用漏洞侵入系統(tǒng)，竊取、篡改或損壞重要房產(chǎn)檔案信息，給檔案信息的保存帶來了嚴(yán)重危害。另外，木馬程序、病毒入侵也是常見的檔案信息網(wǎng)絡(luò)安全問題，給檔案信息留下安全隱患。

2 提高房產(chǎn)檔案信息化管理水平的有效措施

2.1 建立完善的檔案管理系統(tǒng)

第一，檔案部門利用信息技術(shù)設(shè)計(jì)規(guī)劃房產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)時(shí)，要按照從簡(jiǎn)到繁、循序漸進(jìn)、板塊劃分的原則。根據(jù)檔案的保存時(shí)間、來源、社會(huì)利用需求的高低、完整程度、稀缺性等多種方面對(duì)檔案分層管理。對(duì)那些已經(jīng)失去保存價(jià)值和利用價(jià)值的房產(chǎn)檔案刪除銷毀，拓寬檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的儲(chǔ)存空間，優(yōu)化管理結(jié)構(gòu)。將相關(guān)性強(qiáng)的電子檔案整合，在保證房產(chǎn)檔案的完整性的同時(shí)合理開發(fā)利用檔案資源；第二，利用數(shù)據(jù)庫(kù)、超文本技術(shù)、Excel等開發(fā)檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)分析功能，為使用者提供便捷的服務(wù)，并方便使用者做出決策；第三，在檔案管理體系中建立高效的檢索工具，并支持實(shí)時(shí)瀏覽，使使用者查找檔案更加方便；第四，保障管理系統(tǒng)中數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確，完善檔案制度建設(shè)，避免文檔的疏漏散失。

2.2 加強(qiáng)對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的安全管理

第一，檔案管理人員要加強(qiáng)對(duì)病毒的管理。在計(jì)算機(jī)上裝載“360殺毒軟件”、“金山毒霸”等殺毒軟件，運(yùn)用殺毒軟件及時(shí)查殺病毒，從而避免病毒對(duì)檔案系統(tǒng)的損壞；第二，利用防火墻技術(shù)，并修補(bǔ)系統(tǒng)高危漏洞，阻止黑客對(duì)檔案信息資源的非法訪問和輸出；第三，檔案管理人員可以應(yīng)用一些增強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)信息安全的技術(shù)，比如訪問控制、入侵檢測(cè)技術(shù)、數(shù)據(jù)加密、信息備份與恢復(fù)技術(shù)等。同時(shí)，也可以使用一些網(wǎng)絡(luò)安全產(chǎn)品，比如DG圖文檔加密、VPN系統(tǒng)、安全管理中心、電子簽證等，從而保障數(shù)據(jù)的安全。

2.3 加強(qiáng)房產(chǎn)檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)

檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)增強(qiáng)檔案管理工作人員的信息安全意識(shí)，增強(qiáng)檔案管理能力。一方面，檔案部門應(yīng)定期組織管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，擴(kuò)充其基礎(chǔ)理論知識(shí)，提高其業(yè)務(wù)水平和能力。并引導(dǎo)他們掌握計(jì)算機(jī)操作技能、辦公用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息保密技術(shù)等，熟悉計(jì)算機(jī)可能存在的安全隱患以及應(yīng)對(duì)的措施，以培養(yǎng)更多檔案管理工作需要的人才；另一方面，投入大量資金，招納能熟練使用各種信息技術(shù)，又有豐富實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的檔案管理的技術(shù)人才

2.4 加強(qiáng)各技術(shù)部門的分工合作

檔案機(jī)構(gòu)要落實(shí)責(zé)任制，明確信息部門、技術(shù)部門、管理部門的工作職責(zé)。信息部門負(fù)責(zé)房產(chǎn)檔案信息的采集、整合和開發(fā)；技術(shù)部門負(fù)責(zé)提供技術(shù)支持，完善檔案管理系統(tǒng)；管理部門負(fù)責(zé)房產(chǎn)檔案的日常歸檔整理。并且，加強(qiáng)各部門的協(xié)調(diào)合作，形成良好的工作關(guān)系，有效地提高房產(chǎn)檔案管理的質(zhì)量和效率。

綜上所述，利用信息技術(shù)手段開發(fā)房產(chǎn)檔案信息資源是一項(xiàng)長(zhǎng)期而艱巨的工程，也是新形勢(shì)下房地產(chǎn)業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)。但這一檔案管理方式還存在眾多問題，需要相關(guān)工作人員在技術(shù)上創(chuàng)新，在管理體制上完善。充分發(fā)揮房產(chǎn)檔案信息化管理的效用，提高了房產(chǎn)檔案資源的開發(fā)利用效率，為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)作出深刻貢獻(xiàn)。

[1]張寶軍.對(duì)房產(chǎn)檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)和思考[J].經(jīng)營(yíng)管理者，2008(13)

[2]曹智宏.解析房產(chǎn)檔案的現(xiàn)代化建設(shè)管理[J].黑龍江史志，2014(11)

王兵，男，1977-，山東省濱州市，漢，職位：科員，職稱：中級(jí)經(jīng)濟(jì)師，研究方向：房產(chǎn)、土地、不動(dòng)產(chǎn)等。