淺議信息化背景下的行政事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化

李延菲

摘 要：信息化背景下，各行各業(yè)的制度和技術(shù)也在不斷發(fā)生著變化?；ヂ?lián)網(wǎng)發(fā)展的速度飛快，在各個(gè)領(lǐng)域也實(shí)現(xiàn)了應(yīng)用。尤其是在檔案管理領(lǐng)域，檔案管理的數(shù)據(jù)和信息比較龐雜，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)能夠幫助檔案管理更快實(shí)現(xiàn)科學(xué)化的發(fā)展，所以利用好計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)是當(dāng)前行政事業(yè)單位檔案管理工作的重點(diǎn)。檔案管理工作在整個(gè)行政事業(yè)單位業(yè)務(wù)中是比較重要的組成部門。本文將檔案管理的相關(guān)概念等作為切入點(diǎn)，重點(diǎn)討論信息化背景下的行政事業(yè)單位檔案管理工作。希望能夠給當(dāng)前各地行政事業(yè)單位提供一定的參考。

關(guān)鍵詞：信息化；行政事業(yè)單位；檔案管理；科學(xué)化

行政事業(yè)單位的檔案管理工作對于國家的發(fā)展和經(jīng)濟(jì)的建設(shè)等有一定的關(guān)系，對于人民的生活也有影響。當(dāng)前隨著互聯(lián)網(wǎng)計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷進(jìn)步，人們真正開始進(jìn)入到信息時(shí)代。信息化背景下，行政事業(yè)單位的檔案管理也開始走上轉(zhuǎn)型之路。發(fā)展信息化建設(shè)能夠有效提高行政事業(yè)單位的檔案管理科學(xué)化，還能夠加快行政事業(yè)單位的各項(xiàng)改革深化。

1 研究背景分析

1.1 檔案管理概述

檔案管理也叫做檔案工作。主要是檔案管理相關(guān)部門對于接受到的檔案信息進(jìn)行管理和整理的過程，是國家檔案事業(yè)的基礎(chǔ)組成部分。檔案將復(fù)雜的檔案進(jìn)行收集、整理和歸檔等工作。原始的檔案通常包含的信息量比較大，其內(nèi)容也比較復(fù)雜，為了能夠讓檔案管理工作變得更加有秩序性，所以開發(fā)了檔案管理部門。社會(huì)水平發(fā)展的越高，其對檔案的管理的要求也會(huì)更加嚴(yán)格，以此來滿足社會(huì)經(jīng)濟(jì)等其他方面發(fā)展的需求，不斷推動(dòng)檔案管理工作的進(jìn)步。檔案管理工作經(jīng)過了漫長的歷史時(shí)期，由最初的簡單人工管理到現(xiàn)在復(fù)雜的計(jì)算機(jī)檔案處理基礎(chǔ)，證明檔案管理工作一直都在進(jìn)步的過程當(dāng)中。

1.2 信息化背景下行政事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀及問題分析

1.檔案管理制度不健全

當(dāng)下行政事業(yè)單位的檔案管理工作開始受到社會(huì)不同領(lǐng)域的關(guān)注。行政事業(yè)單位內(nèi)部的檔案管理部門工作出現(xiàn)了一些問題，需要專業(yè)人士的研究和改進(jìn)。部門行政事業(yè)單位的檔案管理人員對于自身的工作缺乏足夠重視。很多地方的行政事業(yè)單位檔案管理流于形式，缺乏有效的監(jiān)管措施。檔案管理在整個(gè)行政事業(yè)單位的工作中是相對比較重要的組成部分，雖然在平時(shí)不會(huì)發(fā)揮特別重大的作用，但是筆者認(rèn)為檔案管理的水平也一定程度上體現(xiàn)行政事業(yè)單位的對外形象問題和業(yè)務(wù)管理水平。如果單位的領(lǐng)導(dǎo)部門和領(lǐng)導(dǎo)人員也忽略檔案管理制度，對相關(guān)部門的人員素質(zhì)也不重視，那么很容易挫傷檔案管理部門工作人員的積極性和工作熱情。

2.管理資金投入較少

當(dāng)前部門行政事業(yè)單位的管理資金投入比較少，部門領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為如果投入的資金過多，會(huì)增加單位不必要的成本。造成了部分行政事業(yè)單位的檔案管理部門設(shè)備陳舊，檔案管理工作比較死板的問題。在當(dāng)前信息化技術(shù)如此發(fā)達(dá)的環(huán)境下，仍舊有檔案管理部門利用手寫方式來記錄檔案。但是紙質(zhì)檔案的保存難度比較高，容易造成丟失與破損。這給當(dāng)前的行政事業(yè)單位的檔案管理造成了一定的障礙。

3.檔案管理人員的素質(zhì)有待提高

檔案管理人員的綜合素質(zhì)是檔案管理工作提升的核心。管理人員只有具備比較高的管理水平才能真正提升檔案管理工作的效率。在信息化背景下，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)具備基礎(chǔ)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)操作技術(shù)和檔案電子化操作技能。但是通過研究資料顯示，很多行政事業(yè)單位檔案管理人員由于缺乏信息化的意識，對于檔案電子化的操作也不熟悉，缺乏職業(yè)責(zé)任感，造成了檔案管理人員隊(duì)伍素質(zhì)普遍偏低的情況出現(xiàn)。

4.檔案管理信息化思維意識落后

計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)對于現(xiàn)代社會(huì)來說幾乎成為無法回避的重點(diǎn)話題，尤其是表現(xiàn)在互聯(lián)網(wǎng)對于各行各業(yè)的滲透。但是在行政事業(yè)單位的檔案管理部門，很多人的檔案管理信息化思維比較落后，認(rèn)為只要采用傳統(tǒng)的方式就可以完成檔案管理工作，對于如何實(shí)施信息化建設(shè)缺乏動(dòng)力，單純依靠上級部門的培訓(xùn)和要求，導(dǎo)致了檔案管理工作的遲滯。

2 信息化背景下行政事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化的必要性

2.1 加強(qiáng)檔案管理是信息化社會(huì)發(fā)展的必然要求

隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，當(dāng)前我國的社會(huì)經(jīng)濟(jì)水平和人民生活水平都有了比較大的提升。尤其是對于我國的行政事業(yè)單位來說，傳統(tǒng)的檔案管理制度和模式已經(jīng)不適應(yīng)社會(huì)發(fā)展和人民的需求。所以信息化背景是行政事業(yè)單位檔案管理工作改革的新契機(jī)，能夠幫助檔案管理部門實(shí)現(xiàn)科學(xué)化，不斷完善相關(guān)的管理制度。

2.2 加強(qiáng)檔案管理是行政事業(yè)單位改革的重要措施

筆者認(rèn)為檔案管理始終在行政事業(yè)單位的各項(xiàng)事務(wù)中占重要地位。當(dāng)前行政事業(yè)單位的規(guī)模也在不斷的擴(kuò)大，相應(yīng)的檔案管理也要跟上單位總體發(fā)展的水平。檔案管理工作已經(jīng)不是簡單的文書抄錄或者檔案的保管業(yè)務(wù)，通過信息化建設(shè)的過程，檔案的作用在未來將會(huì)更加突出。所以提升檔案管理人員的工作積極性，加強(qiáng)檔案管理工作，能夠進(jìn)一步推動(dòng)行政事業(yè)單位的改革工作。

3 提高行政事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化水平的措施建議

3.1 增強(qiáng)信息化管理意識，重視檔案管理信息化建設(shè)

針對當(dāng)前部分行政單位工作人員信息化管理意識比較薄弱的現(xiàn)象，首先要加強(qiáng)相關(guān)人員對于信息化檔案管理的相關(guān)了解。如果檔案管理人員具有良好的互聯(lián)網(wǎng)思維意識，就容易理解檔案管理科學(xué)化的內(nèi)容和模式。但是如果檔案的管理人員缺乏信息化管理的意識，很難跟上現(xiàn)代信息化的潮流，進(jìn)而影響到檔案工作的進(jìn)步。所以對于當(dāng)前各地行政事業(yè)單位的檔案管理工作，從領(lǐng)導(dǎo)層到下面的工作人員都需要轉(zhuǎn)變固有的檔案管理傳統(tǒng)意識，結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行信息化管理。我們應(yīng)當(dāng)從自身的實(shí)際情況出發(fā)，把握行政事業(yè)單位檔案管理的科學(xué)化特點(diǎn)，對于一段時(shí)間以內(nèi)的檔案信息化建設(shè)進(jìn)行考查和改進(jìn)。比如加大對于檔案管理信息化建設(shè)的資金，加快檔案電子化的相關(guān)工作，對檔案管理工作實(shí)施有效監(jiān)管等。

3.2 提高檔案管理者的素質(zhì)、建設(shè)專業(yè)的檔案管理隊(duì)伍

檔案管理人員的綜合素質(zhì)是檔案管理信息化建設(shè)的核心與基礎(chǔ)。所以行政事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)定期對于檔案管理人員進(jìn)行信息化相關(guān)培訓(xùn)工作。同時(shí)對于檔案管理信息化人才進(jìn)行引進(jìn)，提升整個(gè)管理隊(duì)伍的信息化水平。對于自覺學(xué)習(xí)信息化檔案管理技術(shù)并且取得一定成果或者有貢獻(xiàn)的工作人員給予一定的精神鼓勵(lì)和物質(zhì)鼓勵(lì)。除了檔案管理相關(guān)知識的培訓(xùn)之外，還要對他們進(jìn)行思想政治教育和心理素質(zhì)、創(chuàng)新能力等的培養(yǎng)。二十一世紀(jì)是人才的戰(zhàn)爭，所以提升檔案管理者的素質(zhì)，組建富有信息化特點(diǎn)的檔案管理隊(duì)伍十分重要。

3.3 加大資金投入，營造良好的檔案工作環(huán)境

各地行政事業(yè)單位想要加快檔案管理工作的信息化建設(shè)，就不能缺少資金的投入，最大程度上創(chuàng)造比較好的工作環(huán)境。比如利用資金購置專門的檔案存放柜，在檔案室配備專業(yè)的消防設(shè)備等。另外，要利用好資金做好信息化硬件設(shè)備的購置。檔案管理部門的工作環(huán)境改善，能夠激發(fā)檔案管理工作人員的工作熱情和專業(yè)性，讓他們能夠使用這些方便快捷的檔案管理設(shè)備，全身心的投入到自己的檔案管理工作當(dāng)中。

4 結(jié)語

當(dāng)前部分行政事業(yè)單位的檔案管理部門在工作中表現(xiàn)出一些缺陷和問題，尤其是在信息化背景的沖擊下。如果行政事業(yè)單位沒有及時(shí)意識到自己的問題，難以適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的需求，無法真正為社會(huì)和人民群眾服務(wù)。將檔案管理工作賦予信息化的特點(diǎn)，健全相關(guān)的制度，營造更具有現(xiàn)代化的檔案管理環(huán)境。

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